Project Web Accessin Projektipäällikkö-roolia koskevia ohjeita

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Projektipäälliköt ovat vastuussa päivittäisen projektinhallinnan tehtävistä, kuten aikataulujen luomisesta, ylläpidosta ja päivittämisestä, ja koordinoinnista muiden projektipäälliköiden, resurssipäälliköiden ja ryhmien jäsenten kanssa.

Tässä artikkelissa kuvataan toimintoja, jotka ovat käytettävissäsi projektipäällikkönä tai ryhmänvetäjänä projektissa, kun käytössä on Microsoft Office Project Web Access. Artikkeli tarjoaa laajan yleiskuvauksen Project Web Accessista projektipäällikön tai projektin ryhmänvetäjän näkökulmasta.

Voit käyttää Project Web Accessin toimintoja joko Project Web Accessilla, Microsoft Office Project Professional 2007 -sovelluksella tai molemmilla. Tämä riippuu siitä, mihin käyttöoikeusryhmään järjestelmänvalvoja on sinut määrittänyt.

Mitä projektipäällikön oikeudet kattavat?

Project Web Accessin aloitussivun toimintojen käyttäminen

Tehtävien ja työaikaraporttien käyttäminen

Resurssien käsitteleminen

Projektikeskuksen käyttäminen

Tietojen analysoiminen ja raporttien luominen

Yhteistyö organisaation muiden käyttäjien kanssa

Project Professionalin käyttö

Käyttöönottovinkkien, blogien ja muiden tietojen lukeminen verkosta

Project Web Accessin aloitussivun toimintojen käyttäminen

Project Web Accessin aloitussivu on ensisijainen aloituspaikka käyttäjille, jotka käyttävät Microsoft Office Project Server 2007 -tietokantaan tallennettuja tietoja. Kun kirjaudut Project Web Accessiin, näet mahdolliset toimia odottavat kohteet (kuten hyväksymistä vaativat tehtäväpäivitykset) ja kohteet, jotka ovat muuttuneet edellisen kirjautumisesi jälkeen. Aloitussivulta voit siirtyä muihin Project Web Accessin toimintoihin, kuten tehtäviin, projektikeskukseen, resurssikeskuksiin, päivityksiin, tilaraportteihin, tiedostoihin, ongelmiin ja riskeihin.

Huomautus:  Project Web Accessin aloitussivulla näytettävä sisältö riippuu palvelimessa käytettävissä olevista toiminnoista ja ominaisuuksista, käyttäjän roolista, käyttöoikeuksista ja suojausluokista (mukaan lukien kyseiseen suojausluokkaan määritetyt projektit ja näkymät) sekä aloitussivulle määritetyistä mukautuksista.

Project Web Accessin aloitussivun toiminnot

Sivun alkuun

Tehtävien ja työaikaraporttien käyttäminen

Tehtävien hallinta

Tehtäväpäivitysten hallinta

Työaikaraporttien hallinta

Outlook-integrointi

Ennen kuin ryhmän jäsenet voivat kirjata tunteja (työaikaraportti) tai tilansa (tehtävä), järjestelmänvalvojan on määritettävä tuntilomakkeet tai tehtävän tila tai molemmat. Tuntilomakkeisiin kirjataan tehtäviin, projekteihin ja muihin kohteisiin käytetyt todelliset tunnit. Tuntilomakkeet ovat tärkeitä, jos seuraat käyttöasteita, laskutettavaa aikaa ja muita aikaan perustuvia arvoja. Ryhmän jäsenet voivat antaa tehtävän tilan Omat tehtävät -sivullaan, minkä ansiosta järjestelmänvalvoja voi seurata tarkasti projektien tehtävien tilaa ja edistymistä.

Jos organisaatiossa seurataan Office Project Professional 2007 -ohjelmalla luomiesi projektien tilannetta, haluat varmasti seurata tehtävän tilaa.

Ryhmänvetäjien vastuulla on tiimin jäsenille projektissa tai projekteissa määritettyjen tehtävien valvonta. Myös ryhmänvetäjille voidaan määrittää projektien tehtäviä. Lisäksi heitä saatetaan pyytää raportoimaan todelliset työtunnit verrattuna projektin tehtäviin tuntilomakkeissaan sekä ylläpitämään tilaraportteja ja vastaamaan projektipäälliköiden tilaraportteihin ja tekemään yhteistyötä muiden kanssa organisaatiossa. Joissain organisaatioissa projektien tehtävät määritetään ryhmänvetäjille, jotka sitten delegoivat ne omien ryhmiensä jäsenille.

Sivun alkuun

Tehtävien hallinta

Ryhmän jäsenet voivat tarkastella, muokata, delegoida ja päivittää Project Professional 2007:ää käyttävän projektipäällikön heille tai heidän tiimilleen määrittämiä tehtäviä sekä työaikoja Project Web Accessin Omat tehtävät -sivulla. Pääset omiin tehtäviin valitsemalla pikakäynnistyspalkista Omat tehtävät.

Tehtävien hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Tehtäväpäivitysten hallinta

Project Web Accessin Tehtävien päivitykset -sivulla voi tarkistaa tehtävien ja työaikojen muutoksia, joita ryhmän jäsenet lähettävät Omat tehtävät -sivuiltaan. Tehtävien päivitykset -sivulla voit myös päivittää projekteihin uusimmat tiedot.

Voit päivittää projektien tietoja Tehtävien päivitykset -sivulla kahdella tavalla:

  • Manuaalisesti   : Voit hyväksyä jokaisen tehtävämuutoksen napsauttamalla Hyväksy-painiketta Tehtävien päivitykset -sivulla. Jos vastaat tehtävämuutospyyntöön ennen sen hyväksymistä, muutospyyntö poistetaan Tehtävien päivitykset -sivun luettelosta siihen saakka, kunnes ryhmän jäsen vastaa. Voit päivittää uusia tehtäväpyyntöjä ja tehtävien delegointipyyntöjä sekä vastata niihin samaan aikaan.

  • Automaattisesti (sääntöjen avulla)   : Voit luoda ja suorittaa sääntöjä, jotka päivittävät projekteihin automaattisesti muutokset, jotka eivät vaadi tarkistusta ennen hyväksymistä. Voit luoda sääntöjä, jotka suoritetaan tietyissä projekteissa, kaikissa projekteissa, tietyissä kohteissa (resurssit) tai resurssiryhmille tietyissä sijainneissa organisaatiosi resurssirakenteessa.

Tehtäväpäivitysten hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Työaikaraporttien hallinta

Työaikaraportteihin kirjataan todelliset työtunnit tehtävistä, projekteista ja muista kohteista. Ne ovat tärkeitä, jos seuraat käyttöasteita, laskutettavaa aikaa ja muita aikaan perustuvia arvoja.

Luo työaikaraportti, jos

  • organisaatio haluaa seurata laskutettavia ja ei-laskutettavia tunteja

  • sinun täytyy integroida toiminta laskentajärjestelmän kanssa palkanmaksua tai laskutusta varten

  • johto haluaa nähdä resurssien käyttämien tuntien tiedot ja kuinka nämä tunnit on käytetty (laskutettavat ylityötunnit verrattuina laskutettaviin normaalitunteihin verrattuna ei-laskutettaviin tunteihin).

Työaikaraporttien hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Outlook-integrointi

Project Web Access on integroitu sovellukseen Microsoft Outlook, jotta ryhmien jäsenet voivat päivittää tehtäviään seuraavilla: Office Outlook 2007, 2003 ja XP. Jos ryhmien jäsenet haluavat käyttää Outlookin integrointitoimintoja, heidän täytyy täyttää seuraavat vaatimukset.

  • Heillä täytyy olla kelvollinen Project Web Access -käyttäjätili, jolla he voivat käyttää sivua, jolla Outlookin integrointitoiminnot määritetään.

  • Heidän täytyy käyttää jotain seuraavista: Office Outlook 2007, 2003 tai XP.

  • Heidän täytyy ladata ja asentaa Outlookin Microsoft Office Project -apuohjelma.

Outlook-toiminnot

Sivun alkuun

Resurssien käsitteleminen

Resurssitietojen hallinta

Projektin henkilöstön määrittäminen

Osaamisen hallinta

Hallintoprojektit

Project Web Accessin resurssikeskuksessa projekti- ja resurssipäälliköt voivat tarkastella, muokata ja analysoida tietoja käyttäjistä (resurssit), jotka on määritetty tehtäviin projekteissa, jotka on julkaistu Project Server -tietokantaan. Resurssikeskuksessa näytetään luettelo resursseista yrityksen kohteesta resurssivaranto. Oikeuden resurssikeskuksen kohteiden tarkasteluun myöntää Project Server -järjestelmänvalvoja.

Sivun alkuun

Resurssitietojen hallinta

Resurssikeskuksessa voit muokata resurssien tietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteita, tilitietoja ja ryhmiä, joihin he kuuluvat. Voit myös tarkastella heidän määrityksiään ja käytettävyystietojaan.

Huomautus: Joitain resurssimääritteitä, esimerkiksi heidän kalenteriasetuksiaan, voi muokata vain Project Professional 2007:llä.

Resurssitietojen hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Projektin henkilöstön määrittäminen

Projektipäälliköt voivat muodostaa tiimejä projekteja varten monien eri parametrien perusteella, muun muassa resurssien osaamisen ja käytettävyyden perusteella. Voit luoda projektiryhmän Project Web Accessin Muodosta ryhmä -toiminnolla.

Kun käytät sitä, huomioi seuraavat seikat:

  • Esimiehet eivät ehkä näe kaikki resursseja tai he eivät ehkä voi määrittää kaikkia heistä projekteihin.

  • Jotta löydät resursseja, joilla on tarvittavaa osaamista, organisaatiosi täytyy ottaa käyttöön resurssirakenne ja muita yritysresursseja (jäsennyskoodi), joiden avulla määritetään erilaisia osaamisen ja resurssien suhteita organisaatiossasi.

  • Voit määrittää tehtäviä resurssien ryhmille: yksittäiset ryhmän jäsenet voivat sitten valita tehtävistä itselleen haluamansa.

  • Esimiehet voivat käyttää sekä ehdotettuja että sitovia varauksia resursseille. Jos määrität resursseja projekteihin vahvistamatta niitä sitovasti, esimiehet voivat seurata mahdollisia resurssimäärityksiä ehdotetuissa uusissa projekteissa. Esimerkiksi palveluorganisaatiot käyttävät usein ehdotettuja varauksia, jotta ne voivat vertailla erilaisia määritysvaihtoehtoja ja hallita sekä ehdotettuja että hyväksyttyjä määrityksiä. Organisaatioiden resurssipäälliköt, joilla on käytössä keskitetty resurssivaranto, ja projektipäälliköt, jotka huolehtivat omista henkilöstöasioistaan, käyttävät usein ehdotettuja varauksia, sillä niiden avulla he voivat seurata ja hallita henkilöstöpyyntöjä.

Ryhmänvetäjät voivat auttaa projektien henkilöstöasioissa. Usein heidän vastuulla on myös tiimin jäsenille projektissa tai projekteissa määritettyjen tehtävien valvonta. Myös ryhmänvetäjille voidaan määrittää projektien tehtäviä. Lisäksi heitä saatetaan pyytää raportoimaan todelliset työtunnit verrattuna projektin tehtäviin tuntilomakkeissaan sekä ylläpitämään tilaraportteja ja vastaamaan projektipäälliköiden tilaraportteihin ja tekemään yhteistyötä muiden kanssa organisaatiossa. Joissain organisaatioissa projektien tehtävät määritetään ryhmänvetäjille, jotka sitten delegoivat ne omien ryhmiensä jäsenille.

Huomautus: Joitain resurssimääritteitä ja asetuksia, esimerkiksi kalenteriasetuksia ja vaihdettuja resursseja, voi muokata vain Project Professional 2007:llä.

Projektin henkilöstötoiminnot

Sivun alkuun

Osaamisen hallinta

Voit etsiä työhön parhaan mahdollisen resurssin Project Web Accessiin ja Project Professional 2007:ään osana organisaatiosi projektinhallintaratkaisua kuuluvilla osaamisen hallintatoiminnoilla. Korvaa yleiset resurssit todellisilla resursseilla Project Professional 2007:n ohjatulla resurssien korvaamisella. Etsi työhön vaaditun osaamisen omaavat resurssit Project Web Accessin Muodosta ryhmä -toiminnolla.

Huomautus: Joitain resurssimääritteitä, esimerkiksi kalenteriasetuksia ja ohjattua resurssien korvaamista, voi muokata vain Project Professional 2007:llä.

Osaamisen hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Loma-aikojen ja vapaa-ajan hallinta (hallinnollinen työ)

Project Web Accessissa voit seurata muuhun kuin työhön kuluvaa aikaa (hallinnollinen työ) ja vapaa-aikaa, esimerkiksi lomia, ryhmän kokouksia, koulutusta, sisäisiä projekteja muuta projektien ulkopuoliseen työhön käytettävää aikaa. Ryhmän jäsenet antavat hallinnollisen työn tiedot Omat tuntilomakkeet -sivuillaan.

Organisaatiosi tulisi seurata hallinnollista työtä seuraavissa tapauksissa:

  • Projekti on integroitu kirjanpitojärjestelmään, joka vaatii tiedot poikkeuksista.

  • Hallintotiimi haluaa nähdä poikkeusraportit.

  • Projekti- tai henkilöstöpäälliköt haluavat tiimin jäsenten ilmoittavan ajat, jolloin he eivät ole toimistossa, koska nämä ajat eivät ole käytettävissä projektitoimeksiantoihin.

Hallinnollisen työn hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Projektikeskuksen käyttäminen

Projektikeskus tarjoaa projektipäälliköille, ryhmän jäsenille ja muille projektin sidosryhmille kätevän tavan tarkastella tarkempia tietoja yksittäisistä projekteista ja projektiehdotuksista sekä yhteenvetotietoja koko organisaation projekteista. Kuka tahansa projektikeskuksen käyttöön Project Web Accessissa tai Project Professional 2007:ssä oikeutettu käyttäjä voi käyttää siellä kaikkien niiden projektien tietoja, joihin hänet on määritetty. Projektikeskuksessa ovat käytettävissä vain tietokannassa (Project Server 2007) julkaistut projektit.

Projektikeskuksen toiminnot

Sivun alkuun

Tietojen analysoiminen ja raporttien luominen

Tilaraporttien hallinta

OLAP-raporttien käyttö

Project Web Access tarjoaa monia raportointitapoja, joilla ryhmäsi voi tehdä yhteistyötä tehokkaasti. Resurssit voivat luoda tilaraportteja, joilla he voivat raportoida tehtäviensä edistymisestä. Lisäksi projektipäällikkö voi luoda tarkkoja verkkoanalyysiraportteja eli OLAP-raportteja.

Huomautus: Muista, että tiettyjä tehtäviä voivat suorittaa vain Project Web Accessin järjestelmänvalvojien ryhmään kuuluvat käyttäjät. Jos et näe palvelinasetusten linkkiä Project Web Accessin pikakäynnistyspalkissa, et kuulu järjestelmänvalvojien ryhmään. Tässä tapauksessa et voi mukauttaa näkymiä, määrittää raportteja ja työaikaraportteja tai poistaa projekteja.

Sivun alkuun

Tilaraporttien hallinta

Tilaraportit kuvaavat määritettyjen tehtävien edistymistä. Projektipäälliköt voivat automatisoida tilatietojen pyytämisen ja vastaanottamisen: he voivat lähettää ryhmien jäsenille tilaraporttipyyntöjä, joihin ryhmän jäsenet voivat vastata toimittamalla pyydetyt tiedot. Ryhmän jäsenet voivat lähettää tilaraportteja myös omatoimisesti. Projektipäälliköt voivat määrittää tilaraportit siten, että he saavat yksilölliset raportit ja yhdistetyn raportin kaikista.

Tilaraporttien hallintatoiminnot

Sivun alkuun

OLAP-raporttien käyttö

Eri tasojen esimiehet voivat käyttää useita erilaisia raportteja, joilla he voivat analysoida projektien ja resurssien suorituskykyä tietyssä projektissa tai useissa projekteissa. Voit käyttää Pivot-taulukoita ja Pivot-kaavio-näkymiä, jos haluat käsitellä raportteja vuorovaikutteisesti ja muokata joitain raportin rakenteessa olevia kenttiä. Kaikki nämä raportit auttavat sinua saamaan käsityksen organisaation tilasta projektien ja resurssien suorituskyvyn osalta.

Huomautus: Joitain raportteja, kuten visuaalisia raportteja, voi luoda ja tarkastella vain Project Professional 2007:ssä.

OLAP-raporttien hallintatoiminnot

Sivun alkuun

Yhteistyö organisaation muiden käyttäjien kanssa

Project Web Access sisältää monia toimintoja, joiden avulla organisaatiosi resurssit voivat tehdä yhteistyötä projektien tehtävien, ongelmien, riskien ja muiden projektien onnistumiseen vaikuttavien osa-alueiden saralla.

Yhteistyötoiminnot

Sivun alkuun

Project Professionalin käyttö

Project Professional 2007:llä voit suorittaa monia projektinhallintatehtäviä osana organisaatiosi projektinhallintaratkaisua.

Huomautus:  Erilaisten yrityksen projektinhallintatehtävien suorittaminen Project Professionalilla edellyttää tiettyjä käyttöoikeuksia (Project Server 2007).

Project Professionalin toiminnot

Sivun alkuun

Käyttöönottovinkkien, blogien ja muiden tietojen lukeminen verkosta

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×