Project Online -käyttöönoton tukeminen projektitoimiston (PMO, Project Management Office) avulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

< Lisää Project-ohjeita

Mikä on projektitoimisto?

Oletko suunnittelemassa Project Onlinen käyttöönottoa yrityksessäsi? Kuinka aiot käyttää Project Onlinea – tai mitä liiketoimintahaasteita pyrit sillä ratkaisemaan? Tyypillisiä käyttöönottotilanteita ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Yrityksen johto haluaa tarkastella projektin tilatietoja helpommin.

  • Resurssien hallintaa ja työvoiman kohdistamista eri projekteihin halutaan sujuvoittaa.

  • Ajankäytön seurantaa halutaan yksinkertaistaa.

  • Projektitietojen hallinnassa halutaan käyttää tehokkaampia työkaluja kuin Excel-taulukoita.

Organisaatiot, jotka ovat onnistuneimmin käyttäneet Project Onlinea tämänkaltaisten liiketoimintahaasteiden ratkaisemisessa, ovat määrittäneet standardeja, prosesseja ja parhaita käytäntöjä oman organisaationsa projektienhallintaa varten. Henkilöä tai ryhmää, joka luo ja hallinnoi näitä projektinhallinnan sääntöjä, kutsutaan toisinaan nimellä projektitoimisto, englanniksi Project Management Office (PMO).

Mitä projektitoimisto tekee?

Suurissa yrityksissä projektitoimisto voi olla oma osastonsa, joka hoitaa koko organisaation laajuisesti projektinhallintaan liittyviä asioita, kuten projektinhallinnan johtamista, toteutusta, koulutusta ja tarvekartoitusta sekä määrittää, mikä on paras tapa tuottaa hyödyllisiä raportteja. Pk-yrityksissä projektitoimisto voi olla yksittäinen henkilö tai ryhmä, mutta se voi myös pyrkiä vastaamaan samoihin ongelmiin kuin suurissa yrityksissä. Kaikille projektitoimistoille yhteisiä päämääriä ovat seuraavat:

  • projektinhallintajärjestelmän käyttöönoton edistäminen ja sen puolesta puhuminen

  • projektinhallinnan yksinkertaistaminen organisaation käyttäjien näkökulmasta automatisoimalla työkalussa käytettäviä prosesseja

  • toimintaperiaatteiden, menettelytapojen ja parhaiden käytäntöjen luominen projektinhallintatoimintoja varten

  • toimiminen projektinhallinnan asiantuntijoina ja "huippuosaamisen" keskuksena, joka kouluttaa projektinhallinnan parhaiden käytäntöjen ja työkalujen käyttöön

  • riittävän tuen saaminen yrityksen johdolta, jotta muutoksia voidaan viedä läpi johdon suositusten nojalla.

Onko toiminta-ajatusta edelleen vaikea hahmottaa? Otetaan vielä askel taaksepäin ja rinnalle esimerkki, johon on helppo samaistua. Katsotaan, kuinka tavallisen perheen pää todennäköisesti huolehtii perheestään:

Tarve

Projektitoimisto

Perhe

PMO - Tiedot

Projektitoimisto auttaa löytämään tehokkaan tavan toimittaa tietoa projektin sidosryhmille projektin tila- ja kuntoraporttien välityksellä. Tähän voi liittyä raportointitarpeiden tutkimusta, vaadittavien tietojen siirtämistä järjestelmään sekä sellaisten työnkulkujen muodostamista, joilla varmistetaan, että toistuviin raportteihin vaadittavat tiedot saadaan järjestelmään ajoissa.

Perheen pää tarvitsee tietoa siitä, kuinka asiat sujuvat:

  • lasten koulumenestyksestä kertovat lukukausitodistukset kahdesti vuodessa

  • taloustilanteesta kertovat tiliotteet kerran kuussa

  • perheenjäsenten terveydentilasta kertovat työpaikan ja koulun terveystarkastukset kerran vuodessa.

PMO – Tiedot jokaisen työtehtävistä

Projektitoimisto luo prosesseja, jotta projektinhallintajärjestelmään saadaan oikeat tiedot ja jotta projektikohtaiset tilatiedot välittyvät projektipäälliköille. Se tarjoaa myös opastusta ja parhaita käytäntöjä resurssienhallintaan.

Perheenjäsenten on tiedettävä, kuka tekee mitäkin. Tarvittavaa tietoa ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Kuka hakee lapset päiväkodista, vie koiran ulos illalla tai valmistaa päivällisen.

  • Jos joku ei pysty hoitamaan tavanomaista tehtäväänsä, on tiedettävä, kuka vastaa siitä hänen puolestaan.

  • Kunkin perheenjäsenen työ- ja opiskeluaikataulujen sekä tavoitettavuuden on hyvä olla kaikkien tiedossa ja nähtävillä. Näin on helppo tietää, kenelle voidaan aikatauluttaa mitäkin tehtäviä.

PMO – keskustelupalstat yhteistyötä varten

Projektitoimisto auttaa luomaan projektin yhteistyösivustoja ja mukauttamaan niitä sivuston käyttäjien tarpeiden mukaan.

Perheenjäsenet tarvitsevat foorumin yhteistyötä ja viestintää varten. Esimerkkejä ovat seuraavat:

  • Tärkeät tapahtumat kirjoitetaan keittiön seinäkalenteriin.

  • Asioista keskustellaan päivittäin päivällispöydässä.

PMO – Riskien arviointi ja vähentäminen

Projektitoimisto on vastuussa riskienhallintajärjestelmän laatimisesta.

Perheen pään on mietittävä, kuinka mahdollisia riskejä voidaan minimoida:

  • vakuutustarpeiden määrittäminen

  • kuntosalijäsenyyden hankkiminen

  • eläkesäästöihin ohjattavan rahamäärän kasvattaminen.

PMO – Muodosta säännöt ja prosessit

PT tarkastelee nykyisiä prosesseja ja työnkulkuja ja löytää keinot automatisoida niitä käytettävän projektinhallintatyökalun avulla. Johonkin näistä saattaa liittyä ohjainten määritys, jotta voidaan valita, mitä projekteja jatketaan, kun määritetty budjetti on saatu (portfolioanalyysi).

Perheen yhteisten sääntöjen sopiminen, esimerkiksi seuraavat:

  • lasten kotiintulo- ja nukkumaanmenoaikojen sopiminen

  • Määritä tekijöiden avulla, mitkä ostokset tehdään (esimerkiksi ”pitäisikö tänä vuonna ostaa auto, korjata katto vai lähteä lomalle?").

  • nurmikkosadettimen automaattiajastuksen käyttäminen

  • ruokaostosten ja juoksevien asioiden ajoittaminen tiettyyn viikonpäivään.

Projektitoimisto ohjaa yritystä tehokkaampaan projektinhallintaan muun muassa seuraavilla tavoilla:

  • Tiedon kerääminen siitä, mitkä ovat organisaation projektinhallintatarpeet. Esimerkiksi organisaation liiketoimintatarpeiden analysointi, näihin tarpeisiin vastaavien prosessien suunnittelu ja kyseisten prosessien yhdistäminen Project Onlinen asetuksiin tai työnkulkuihin.

  • Säännöllisesti tarkasteltavien tietojen määrittäminen sekä työskentely projektin ylläpitäjän kanssa, jotta tiedot voidaan jakaa sidosryhmille. Esimerkiksi viikoittaisen projektin tilaraportin luominen, jotta sidosryhmät saavat käsityksen käynnissä olevien projektien tilanteesta.

  • Prosesseja ja työnkulkuja koskevien sääntöjen luominen. Esimerkiksi sellaisen työnkulun luominen, jossa projekti-ideat käyvät läpi hyväksyntäprosessin, ennen kuin niistä tulee Project Onlinen projekteja.

  • Olemassa olevien tietojen siirtäminen nykyisestä projektinhallintajärjestelmästä uuteen. Esimerkiksi helpoimman tavan määrittäminen sille, kuinka resurssi- ja projektitietoja voidaan siirtää Microsoft Excel -laskentataulukoista Project Onlineen tai käyttäjien omissa tietokoneissa olevista Project Professional -sovelluksista keskitettyyn Project Online-ympäristöön.

  • Projektisalkun hallintaan liittyvän tuen antaminen niin, että projektien priorisointi ja ennustettavuus helpottuvat. Yritykset ovat usein kiinnostuneita monista projekteista, mutta kaikkia projekteja ei voi toteuttaa, koska varat ja resurssit ovat rajalliset. On tärkeää pystyä erottamaan projektit, joista kannattaa pitää kiinni. Projektitoimisto pystyy tehostamaan projektien ja ohjelmien valintaprosessia ja siten varmistamaan, että investoinnit ovat linjassa organisaation strategisten tavoitteiden ja kasvunäkymien kanssa.

  • Käyttäjien tunneperäisten reaktioiden hallinta tutusta projektinhallintajärjestelmästä uuteen siirryttäessä. Esimerkiksi hienotunteinen vaikuttaminen projektipäällikköihin ja uuden toimintamallin esittely niin, että projektipäälliköt havaitsevat, mitä hyötyä on projektitiedostojen julkaisemisesta Project Onlinessa sen sijaan, että tiedostot tallennetaan kiintolevylle ja jaetaan sieltä eteenpäin. Projektitoimisto voi tarvittaessa keskittyä ensin vanhempien projektipäälliköiden vakuuttamiseen, koska heidän vaikutusvaltansa myötä muutos voi lähteä etenemään helpommin.

  • Muutoksen teknisten haasteiden hallinta tarjoamalla laadukasta koulutusta.

Miksi projektitoimistoa tarvitaan?

Edellä mainitussa perhe-esimerkissä joidenkin tarpeiden huomiotta jättäminen voi johtaa vakaviin seurauksiin. Jos esimerkiksi lapsen koulutodistus jätetään lukematta, vanhemmat voivat luulla, että asiat ovat koulussa kunnossa, vaikka lapsen pitäisikin ehkä käyttää enemmän aikaa läksyihinsä tai hän tarvitsisi tukiopetusta. Samaan tapaan Project Onlinen käyttöönotto ilman tahoa, joka auttaa standardoinnissa ja käytön omaksumisessa, voi johtaa hankalaan tilanteeseen. Kun organisaatioon on perustettu projektitoimisto, Project Onlinen käyttöönoton sujuvuus voidaan paremmin taata. Yrityksen päämäärien mukaisesti tämä voi tarkoittaa tehostettua projektinhallintaa (esimerkiksi useampia ajoissa valmistuneita projekteja) ja sen myötä pienempiä projektinhallintakustannuksia (esimerkiksi useampia budjetissaan pysyneitä tai sen alittaneita projekteja).

Mitkä ovat projektitoimiston perustamisen ensimmäiset vaiheet?

Olet luultavasti edennyt jo projektitoimiston perustamisen ensimmäisiin vaiheisiin, koska olet päätynyt lukemaan tätä artikkelia. Jos olet kiinnostunut siirtymään Project Onlinen käyttöön, sinulla on todennäköisesti jo ajatus siitä, kuinka se voi parantaa tehokkuutta tai ratkaista jonkin ongelman yrityksessäsi. Jos haluat perustaa projektitoimiston osaksi yrityksen toimintaa, käy läpi seuraavat asiat:

Määrittele, mitä haluat projektitoimiston tekevän

Projektitoimiston tärkeimmät tavoitteen käyttäjästä tulee yrityksen ongelman korjaamiseen? Voit esimerkiksi haluta toteuttamisesta ajanseurantajärjestelmään saat tekeminen parannettu hallinta. Tai voit joutua projektin tiedot eri kaksi tai jopa kolme eri sovelluksia ja koottavat tiedot yhteen järjestelmään, joka auttavat ymmärtämään projektien suorittamisen. Tai se voi olla esitellään meneillään olevan projektin hallinta ja osoitteen projektin hallinta koulutus tarpeisiin. Kun tiedät, miksi Projektitoimiston tarvita, se on helppoa laajuus vaatimukset ovat ja ylläpitoa.

Tuen hankkiminen ylemmältä johdolta

Varmista, että ylempi johto tukee asiaa. Projektitoimistolla on oltava ylemmän johdon tuki, sillä ilman sitä hanke erittäin todennäköisesti epäonnistuu. Jos tiedät valmiiksi, että joku ylemmän johdon edustajista tuntee projektitoimiston edut ja tärkeyden, asiassa on huomattavasti helpompi edetä. Jollei tällaista henkilöä ole, yksi parhaista tavoista saada johdon tuki taakseen on näyttää, mitä hyötyä on Project Onlinen kaltaiseen projektinhallintajärjestelmään siirtymisestä. Voit tehdä tämän esittelemällä johdolle liiketoimintaongelman, joka pystytään ratkaisemaan uuden toimintamallin avulla. Olet ehkä jo ryhtynyt tekemään näin, kun ensi kertaa arvioit Project Onlinen toimivuutta, mutta saat johdon varmimmin puolellesi, jos pystyt osoittamaan ratkaisun toimivuuden pilottiympäristössä oman yrityksesi tiedoilla. Hyötyjen osoittaminen on ratkaisevan tärkeää.

Vahva ylemmän johdon tuki voi auttaa myös alkuvaiheessa käyttäjien vastustaessa siirtymistä tutusta toimintamallista uuteen projektinhallintajärjestelmään, kuten Project Onlineen. Käyttöönottoa tukeva tiedottaminen ja hyötyjen esittely muille vaikutusvaltaisille sidosryhmille, kuten vanhemmille projektipäälliköille, saattaa vaikuttaa psykologisesti myös laajempaan käyttäjäkuntaan ja voi olla auttamassa vanhoista toimintamalleista irrottautumisessa.

Tiimin kokoaminen

Oltiinpa projektitoimistoa muodostamassa pieneen tai suureen yritykseen, sen on pystyttävä vastaamaan seuraavista asioista:

Rooli

Kuvaus

Project Onlinen käyttöönottosuunnitelman edistäminen

Jos olet parhaillaan käyttöönoton Project Online, yleinen palvelupaketti on henkilö drive sitä. Samalla tavalla kuin minkä tahansa projektin käyttöönottosuunnitelman edistäminen on omistaja varmistaaksesi, että tarvittavat tehtävät henkilökunnan osallistuminen ja valmis.

Projektinhallinnan tarpeiden tutkiminen

Tämä henkilö arvioi organisaation projektinhallinnan vaatimuksia. Hänen on keskusteltava yrityksen henkilöstön kanssa yli organisaatiorajojen kaikilla osastoilla selvittääkseen, kuinka projekteja tällä hetkellä hallitaan, mitkä ovat käyttäjien vaatimukset ja kuinka esille tuleviin asioihin pystytään paremmin vastaamaan Project Onlinen käyttöönoton myötä. Vaatimukset on ilmoitettava projektin ylläpitäjälle, jotta ne voidaan toteutusvaiheessa ottaa asianmukaisesti huomioon Project Onlinessa. Tältä henkilöltä vaaditaan hyvää projektinhallintatietämystä, mutta hänellä on oltava myös hyvät vuorovaikutustaidot. Yrityksen henkilöstöllä voi olla yllättävän vahva tunneside prosesseihin, joista sen on siirtymässä luovuttava, joten henkilön on osattava kuunnella käyttäjien huolenaiheita ja pystyttävä esittelemään, kuinka uusi järjestelmä helpottaa työntekoa.

Koulutus, dokumentaatio ja tuki

Tästä osa-alueesta vastaavan henkilön on arvioitava käyttäjien taitotasoa ja vastattava tuotteen käyttökoulutuksesta. Tähän voi sisältyä roolipohjaisen koulutuksen tarjoaminen projektin ylläpitäjille, projektipäälliköille, tiiminvetäjille ja tiimien jäsenille. Vaikka suurin työ liittyy koulutuksen järjestämiseen projektipäälliköille ja ylläpitäjille, myös tiiminvetäjät ja tiimien jäsenet tarvitsevat tukea. Heille pikaohjeet, "lunttilaput", tarkistuslistat ja lyhyet opetusohjelmat voivat osoittautua hyödyllisimmiksi. Henkilön on myös selvitettävä, kuinka käyttäjiä tuetaan yrityksen sisällä ja kuinka monimutkaisemmat ongelmat hoidetaan asianmukaisia kanavia pitkin.

Yhteistyö IT-osaston kanssa

Yhteistyö IT-osaston kanssa on tärkeää, koska osaston tukea tarvitaan Project Onlinen rekisteröinti-, asennus- ja määritystehtävissä. Jos yrityksessä ollaan vasta arvioimassa Project Onlinen käytön etuja, IT-osaston edustaja voi perehtyä aiheeseen helposti tutustumalla ohjeeseen Project Onlinen käytön aloittaminen.

Projektitoimiston on työskenneltävä yhteistyössä IT-osaston kanssa seuraavilla osa-alueilla:

  • Office 365:n hallinta: Projektitoimisto toteuttaa Office 365:n järjestelmänvalvojan kanssa käyttäjien ja käyttöoikeuksien määritykset.

  • Project Onlinen hallinta: Projektitoimisto toteuttaa Project Onlinen järjestelmänvalvojan kanssa esimerkiksi mukautettujen kenttien, resurssien ja työaikaraporttien määritykset. Yhdessä toteutetaan myös prosessien tuominen Project Onlineen työnkulkujen kautta.

Joillakin suuryritysten projektitoimistoilla on projektipäälliköitä, joille voidaan antaa tehtäväksi lisätukea tarvitsevien projektien avustaminen. Projektin laajuuden mukaan tehtävät voivat vaihdella projektin omistajan neuvonnasta projektin omistajuuden haltuunottoon.

Projektitoimiston toiminta-ajatuksen määrittäminen

Kaikilla projektitoimistoilla pitäisi olla erikseen määritetty toiminta-ajatus. Jos yrityksen projektitoimiston tarpeet on jo arvioitu, toiminta-ajatuksen määrittäminen on huomattavasti helpompaa. Tarkista yrityksen toiminta-ajatus ja pyri määrittämään projektitoimiston toiminta-ajatus linjassa sen kanssa. Toiminta-ajatuksen ei tarvitse olla liian monimutkainen – riittää, että sen perusteella on helppo ymmärtää, miksi projektitoimisto on olemassa ja mikä sen rooli on yrityksessä.

Suunnitelman luominen projektitoimiston perustamista varten

Kun olet määrittänyt projektitoimiston perustamiseen liittyvät tehtävät, luo niistä yleistason projektisuunnitelma. Voit ajatella projektitoimiston perustamista yhtenä suurena projektina, johon määritetään tehtävät, kestotiedot ja työnjaot. Projektisuunnitelma tarkentuu, kun alkuvaiheen tehtävät, kuten ympäristön arviointi, on suoritettu. Projektisuunnitelman avulla voidaan luoda projektitoimiston perustamisaikataulu, jota vasten arvioidaan jo valmistuneita, vielä keskeneräisiä sekä myöhemmässä vaiheessa toteutettavia tehtäviä. Projektitoimiston perustamiseen liittyvät tehtävät voivat näyttää Project Online -projektisuunnitelmassa esimerkiksi tältä:

PMO-projektisuunnitelma Project Onlinessa

Projektitoimistoa koskevan lisätiedon hankkiminen

Jos yrityksessäsi ei vielä ole projektitoimistoa, ajatus sellaisen perustamisesta voi tuntua aluksi hankalalta. Vaikka yrityksen tarpeet ja vaatimukset ohjaavat vahvasti projektitoimiston käyttöönottovaihetta, on hyvä perehtyä siihen, kuinka luodaan hyvät puitteet projektitoimiston perustamis- ja kehitystyötä varten. Yrityksen tavoitteiden mukaisesti kannattaa tutkia erilaisia projektitoimistoihin liittyviä prosesseja ja alakohtaisia menetelmiä sekä selvittää, mikä projektitoimistomalli tuntuu sopivimmalta. Projektitoimiston perustamisesta ja hallinnoinnista on saatavilla kirjallisuutta, koulutuksia ja verkkoresursseja, joita kannattaa hyödyntää.

Jos tarvitset apua projektitoimiston perustamisessa, voit olla yhteydessä Microsoftin valtuutettuun yhteistyökumppaniin tai Microsoftin konsultointipalveluihin. Microsoftilla on myös omia konsultteja, joilla on vankka kokemus projektitoimistojen perustamisesta pk-yrityksiin ja suuryrityksiin.

Mitä seuraavaksi?

Oletko valmis perustamaan projektitoimiston oman yrityksesi käyttöön? Toivottavasti olet tämän artikkelin perusteella vakuuttunut siitä, että projektitoimisto on investointi, joka on varmasti siihen käytetyn ajan ja rahan arvoinen. Se vaatii tiivistä yhteistyötä kaikkien yrityksen työntekijöiden kesken, joten ylempään johtoon kuuluvalla "promoottorilla" on keskeisen tärkeä tehtävä. Myös projektitoimiston perustamisesta saatavilla olevaan aineistoon kannattaa tutustua huolellisesti. Jos tarvitset apua, voit kääntyä Microsoftin valtuutetun kumppanin tai konsultointipalvelujen puoleen.

Jos yrityksesi ei ole kovin suuri, hanke voi tuntua työläältä. Sinulla ei välttämättä ole resursseja palkata henkilöitä kaikkiin Tiimin kokoaminen -taulukossa mainittuihin rooleihin – eikä sinun tarvitsekaan tehdä niin. Riittää, että olet tietoinen siitä, että kyseiset vastuualueet on todennäköisesti hoidettava jossakin vaiheessa yrityksen tarpeiden mukaisessa laajuudessa. Huomaa myös, että vaadittavat työpanokset riippuvat yrityksen koosta ja tavoitteista. Pienemmän yrityksen projektitoimiston on ehkä oltava yhteydessä vain muutamaan vanhempaan projektipäällikköön ja arvioitava heidän tarpeensa. Suuremmassa yrityksessä osastoja voi olla useita, ja niillä voi olla erilaisia tarpeita.

Projektitoimiston perustaminen auttaa Project Onlinen onnistuneessa käyttöönotossa, ja Project Onlinen käyttö tukee projektitoimiston toimintaa. Onnea toteutukseen!

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×