Postilaatikon koon hallinta

Saatko viikoittain tai jopa päivittäin viestejä, joissa varoitetaan, että postilaatikon tila on loppumassa? Postilaatikon koon hallinta on puhdistustyökalu, jolla voit hallita postilaatikon kokoa.

  1. Valitse Outlook, ja valitse Tiedosto> Puhdistustyökalut > Postilaatikon koon hallinta.

    Postilaatikon koon hallintatyökalu

  2. Tee jokin seuraavista:

    • Tarkastele koko postilaatikon ja sen yksittäisten kansioiden kokoa.

    • Etsi kohteita päivämäärän tai koon perusteella.

    • Käytä automaattista arkistointia kohteiden arkistoimiseen.

    • Tarkastele Poistetut-kansion kokoa ja tyhjennä Poistetut-kansio.

    • Tarkastele Ristiriidat-kansion kokoa ja poista kyseinen kansio.

Postilaatikon koon hallinnan parhaat käytännöt

Jos sähköpostisi on tallennettu sähköpostipalvelimeen, kuten Exchange, järjestelmänvalvojasi voi rajoittaa toimintoja, kun postilaatikko saavuttaa tallennustilan ylärajan. Voit esimerkiksi saada varoituksen, kun tallennustilaa on käytetty 90 Mt. Kun tallennustilaa on käytetty 100 Mt, et ehkä enää voi lähettää sähköpostiviestejä ja 110 Mt:n jälkeen et ehkä enää voi vastaanottaa sähköpostiviestejä.

Voit hallita postilaatikon kokoa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

  • Vanhojen kohteiden arkistoiminen: Voit siirtää säilytettäviä vanhoja kohteita arkistoon. Voit luoda erillisen Outlookin datatiedosto (.pst) -arkiston, jonka voit aina halutessasi avata Outlookissa. Oletusarvon mukaan Outlookarkistoi kohteet tasaisin väliajoin automaattisesti. Voit myös arkistoida kohteita manuaalisesti milloin tahansa. Tällöin voit päättää, mitkä kohteet arkistoidaan, sekä milloin ja minne ne tallennetaan.

    Huomautus:  Jos Arkistoi-komento ei ole näkyvissä, organisaatio on voinut poistaa toiminnon käytöstä.

  • Poistetut-kansion tyhjentäminen: Tyhjennä Poistetut-kansio usein, jotta et säilytä turhia viestejä.

  • Roskaposti-kansion tyhjentäminen: Tyhjennä Roskaposti-kansio säännöllisesti ja säästä näin postilaatikon tilaa tarpeellisille viesteille.

  • Tallenna liitetiedostot postilaatikon ulkopuolelle: Liitteitä kertyy paljon ajan myötä, jolloin ne voivat viedä paljon tilaa. Jos haluat säilyttää tietyt liitteet, harkitse niiden tallentamista ryhmäsivustolle, OneDrive-sovellukseen tai koneellasi oleviin kansioihin.

Voit käyttää postilaatikon koon hallintatyökalua, jonka avulla voit tarkastella postilaatikon ja yksittäisten kansioiden kokoa. Voit myös arkistoida vanhat kohteet Omat kansiot -tiedostoon (.pst) ja tyhjentää Poistetut-kansion.

  1. Valitse Työkalut -valikosta Postilaatikon koon hallinta.

  2. Tee jokin seuraavista:

    • Jos haluat tarkastella postilaatikon kokoa ja yksittäisten kansioiden kokoa, valitse Näytä postilaatikon koko.

    • Jos haluat etsiä vanhoja kohteita, valitse n päivää vanhemmat kohteet, kirjoita luku väliltä 1 ja 999 ja valitse sitten Etsi.

    • Jos haluat etsiä suuria kohteita, valitse n kilotavua suuremmat kohteet, kirjoita luku väliltä 1 ja 9999 ja valitse sitten Etsi.

    • Jos haluat siirtää vanhoja kohteita postilaatikosta Omat kansiot -tiedostoon (.pst), valitse Automaattinen arkistointi. Oletuskansio .pst-arkistotiedostoille on c:\Documents and Settings\käyttäjä\Local Settings\ Application Data\Microsoft\Outlook.

    • Jos halua tarkastella Poistetut-kansion kokoa, valitse Näytä poistettujen kohteiden koko.

    • Jos haluat tyhjentää Poistetut-kansion, valitse Tyhjennä.

    • Jos haluat tarkastella Ristiriidat-kansion kokoa, valitse Näytä ristiriitojen koko.

    • Jos haluat poistaa Ristiriidat-kansion sisällön, valitse Poista.

Omat kansiot -tiedoston (.pst) koon pienentäminen

Jos poistat kohteita Omat kansiot -tiedostostasi (.pst), tiedosto pakataan automaattisesti taustalla, kun et käytä tietokonetta ja Outlook on käynnissä. Jos haluat pienentää tiedoston kokoa välittömästi, voit pakottaa pakkaamisen. Datatiedoston pakkaamiseen voi mennä useita minuutteja.

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Datatiedoston hallinta.

  2. Valitse pakattava datatiedosto, ja valitse sitten Asetukset.

  3. Valitse Pakkaa.

Huomautus:  Outlookia ei tarvitse sulkea .pst-tiedoston pakkaamisen jälkeen.

Sivun alkuun

Offline-kansiotiedoston (.ost) koon pienentäminen

Offline-kansiotiedoston (.ost) koon pienentäminen voi parantaa suorituskykyä, jos olet poistanut suuren määrän kohteita. Tämä toimenpide ei poista kohteita, jotka tallennetaan palvelimeen.

  1. Poista kaikki kohteet, joita et halua säilyttää, ja tyhjennä sitten Poistetut-kansio.

  2. Valitse Työkalut-valikosta Tiliasetukset.

    Tiliasetukset-komento puuttuu.

    Tiliasetukset -komento on Työkalut-valikossa Microsoft Office Outlook 2007:ssä. Jos käytät jotakin Outlookin aiempaa versiota, seuraavat ohjeet eivät päde. Käytä kyseisessä tuotteessa olevaa Ohjetta apuna. Jos käyttämäsi ohjelman otsikkorivillä näkyy Microsoft Outlook Express, käyttämäsi ohjelma ei ole sama kuin Outlook. Etsi lisätietoa Outlook Expressin Ohjeesta.

  3. Valitse luettelosta Microsoft Exchange Server, ja valitse sitten Muuta.

  4. Valitse Lisää asetuksia.

  5. Valitse Lisäasetukset-välilehti ja valitse sitten Offline-kansiotiedoston asetukset.

  6. Valitse Pakkaa.

Huomautus: 

  • Jos haluat poistaa kohteen sekä online- että offline-kansioista, valitse kohde ja paina sitten DELETE-näppäintä.

  • Jos käytät Exchange-tiliä Exchange-synkronointitilassa, vain valittu kansio poistetaan paikallisesta .ost-tiedostosta. Palvelimessa olevat kohteet ladataan uudelleen .ost-tiedostoon seuraavan synkronoinnin yhteydessä, jos kansio valitaan Exchange Server -sähköpostitilin Lähetys- ja vastaanottoasetustenkansioasetuksissa.

  • Kun käytät Exchange-synkronointitilaa, julkisia yleisiä kansioita ei synkronoida oletusarvoisesti. Jos päätät synkronoida julkiset kansiot, Offline-kansiotiedoston (.ost) koko voi kasvaa merkittävästi.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×