Poistamisen hyväksyntä -työnkulun käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Poistamisen hyväksyntä -työnkulku on suunniteltu tukemaan yrityksen tietueiden hallintatarpeita. Tämä työnkulku hallitsee asiakirjojen vanhenemis- ja säilytysprosessia sallimalla osallistujien päättää, säilytetäänkö vai poistetaanko vanhentuneet asiakirjat tai kohteet.

Sisältö

Poistamisen hyväksyntä-työnkulun toiminta

Poistamisen hyväksyntä-työnkulun luettelon, kirjaston tai sisältölajin lisääminen tai muuttaminen

Poistamisen hyväksyntä-työnkulun käyttäminen Vanhenemiskäytännön määrittäminen

Poistamisen hyväksyntä-työnkulun aloittaminen

Poistamisen hyväksyntä-työnkulun tehtävän suorittaminen

Miten Poistamisen hyväksyntä -työnkulku toimii?

Poistamisen hyväksyntä -työnkulku tukee tietueiden ja asiakirjojen hallintaprosesseja tarjoamalla organisaatioille keinon hallita ja seurata vanhentuneen sisällön arvioimis- ja poistoprosessia. Käyttäjät voivat aloittaa Poistamisen hyväksyntä -työnkulun manuaalisesti yksittäisille asiakirjoille tai kohteille. Jotta vanhentunut sisältö voitaisiin yhdenmukaistaa, hallinnan organisaatiot voivat määrittää Poistamisen hyväksyntä -työnkulun toimimaan yhdessä tietojen hallintakäytännön Vanheneminen-käytäntötoiminnon kanssa siten, että työnkulku aloitetaan automaattisesti aina sivuston asiakirjojen tai kohteiden vanhentuessa. Vaikka Poistamisen hyväksyntä -työnkulkua voidaan käyttää mille tahansa Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivuston luettelolle, kirjastolle tai sisältölajille, sitä voidaan käyttää erityisesti tietuesäiliön sivustossa tukemaan tietueiden hallinnan tarpeita ja organisaation asiakirjojen säilytyskäytäntöjä.

Kun Poistamisen hyväksyntä -työnkulku aloitetaan, se luo työnkulun tehtäväluetteloon Poistamisen hyväksyntä -työnkulun tehtävät eri asiakirjoille ja kohteille. Näitä tehtäviä ei määritetä yksittäisille osallistujille, vaan ne kirjataan työnkulun tehtäväluetteloon. Henkilöt, joilla on tämän tehtäväluettelon käyttöoikeus (esimerkiksi tietueiden ylläpitäjät), voivat avata tehtäväluettelon ja suorittaa nämä tehtävät hyväksymällä kohteiden poistamisen. Koska Poistamisen hyväksyntä -työnkulku luo todennäköisesti paljon Poistamisen hyväksyntä -tehtäviä varsinkin, jos se on määritetty alkamaan automaattisesti kohteiden vanhentuessa, Poistamisen hyväksyntä -työnkulku sisältää tuen usean tehtävän suorittamiselle kerrallaan, joten tietueiden ylläpitäjät tai muut henkilöt, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet, voivat käsitellä yhdellä kertaa useita kohteita.

Sivun alkuun

Luettelon, kirjaston tai sisältölajin Poistamisen hyväksyntä -työnkulun lisääminen tai muuttaminen

Ennen kuin työnkulkua voi käyttää, se on lisättävä luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, jotta se olisi käytettävissä tietyssä paikassa oleville asiakirjoille tai kohteille. Työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon ja sisältölajiin edellyttää luetteloiden hallintaoikeuksia. Tavallisesti tämän tehtävän suorittavat sivuston järjestelmänvalvojat tai tiettyjen luetteloiden tai kirjastojen hallinnasta vastaavat henkilöt. Se, millä tavoin työnkulku on käytettävissä sivustossa, vaihtelee sen mukaan, mihin se on lisätty:

  • Jos lisäät työnkulun suoraan luetteloon tai kirjastoon, se on käytettävissä vain kyseisessä luettelossa tai kirjastossa oleville kohteille.

  • Jos lisäät työnkulun luettelon sisältölajiin (sivuston sisältölajin esiintymään, joka on lisätty tiettyyn luetteloon tai kirjastoon), se on käytettävissä vain tätä sisältölajia edustaville kohteille siinä luettelossa tai kirjastossa, johon kyseinen sisältölaji on liitetty.

  • Jos lisäät työnkulun sivuston sisältölajiin, se on käytettävissä kaikille kyseistä sisältölajia edustaville kohteille kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa, joihin on lisätty kyseisen sisältölajin esiintymä. Jos haluat työnkulun olevan laajalti käytettävissä tiettyä sisältölajia edustaville kohteille sivustokokoelman luetteloissa tai kirjastoissa, saavutat tämän tuloksen tehokkaimmin lisäämällä työnkulun suoraan sivuston sisältölajiin.

Poistamisen hyväksyntä -työnkulun lisääminen tai muuttaminen

Poistamisen hyväksyntä -työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin noudattaa samoja vaiheita kuin luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin jo liitetyn Poistumisen hyväksyntä -työnkulun muokkaaminen.

  1. Kun haluat avata sen luettelon Lisää työnkulku -sivu, johon haluat lisätä työnkulun, menettele seuraavasti.

Luettelolle tai kirjastolle

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Käyttöoikeudet ja käytännöt -kohdasta Työnkulun asetukset.

Luettelon sisältölajille

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, joka sisältää sen luettelon sisältölajin esiintymän, johon haluat lisätä työnkulun.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Napsauta Sisältölajit-kohdassa sen sisältölajin nimeä, johon haluat lisätä työnkulun.

    Huomautus: Jos luetteloa tai kirjastoa ei ole määritetty sallimaan useita sisältölajeja, Sisältölajit-kohtaa ei näy luettelon tai kirjaston Mukauta-sivulla.

  3. Valitse Asetukset-valikosta Työnkulun asetukset.

Sivuston sisältölajille

  1. Valitse-sivuston sivustokokoelman kotisivulla Sivuston toiminnot valikosta Painikkeen kuva Valitse Sivuston asetuksetja valitse sitten Muokkaa kaikkia sivuston asetuksia.

  2. Valitse Valikoimat-luettelosta Sivuston sisältölajit.

  3. Napsauta sen sivuston sisältölajin nimeä, johon haluat lisätä työnkulun, ja valitse Työnkulun asetukset.

Jos tähän luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin on jo lisätty työnkulkuja, tämä vaihe avaa välittömästi Muuta työkulun asetuksia -sivun. Siirry Lisää työnkulku -sivulle valitsemalla Lisää työnkulku. Jos tähän luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin ei ole vielä lisätty työnkulkuja, tämä vaihe avaa välittömästi Lisää työnkulku -sivun.

  1. Napsauta Lisää työnkulku -sivun Työnkulku-osassa Poistamisen hyväksyntä -työnkulkumallia.

  2. Kirjoita Nimi-osaan työnkulun yksilöllinen nimi.

  3. Määritä Tehtäväluettelo-osassa tässä työnkulussa käytettävä tehtäväluettelo.

    Huomautukset: 

    1. Voit käyttää oletustehtäväluetteloa tai luoda uuden. Jos käytät oletustehtäväluetteloa, työnkulun osallistujat löytävät helposti omat työnkulkuun sisältyvät tehtävänsä tehtäväluettelon Omat tehtävät -näkymästä.

    2. Luo uusi tehtäväluettelo, jos tähän työnkulkuun liittyy arkaluontoisia tai luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillään yleisestä tehtäväluettelosta.

    3. Kun luot tehtäväluetteloa Poistamisen hyväksyntä -työnkululle, tämän tehtäväluettelon käyttöoikeudet kannattaa antaa vain niille organisaation henkilöille, joilla on oikeus hyväksyä kohteiden poistaminen (esimerkiksi tietueiden ylläpitäjille).

    4. Luo uusi tehtäväluettelo, jos organisaatiossasi on lukuisia työnkulkuja tai jos työnkulkuihin liittyy lukuisia tehtäviä. Tässä tapauksessa jokaiselle työnkululle kannattaa luoda oma tehtäväluettelo.

  4. Valitse Historialuettelo-osassa tässä työnkulussa käytettävä historialuettelo. Historialuettelossa näkyvät kaikki tapahtumat, jotka esiintyvät työnkulun tietyssä esiintymässä.

    Voit käyttää Historia-luettelon oletusarvoa tai luoda uuden luettelon. Jos organisaatiossasi on tarkoitus käyttää useita työnkulkuja, kannattaa ehkä luoda jokaiselle työnkululle oma historia.

  5. Määritä Aloitusasetukset-osassa milloin ja kenen toimesta työnkulun voi aloittaa.

    Huomautukset: 

    1. Tietyt asetukset eivät välttämättä ole käytettävissä, jos valitsemasi työnkulkumalli ei tue niitä.

    2. The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  6. Jos lisäät tämän työnkulun sivuston sisältötyyppiin, määritä Päivitä luettelon ja sivuston sisältötyypit ‑osassa, lisätäänkö sama työnkulku kaikkiin tästä sisältötyypistä periytyviin sisältötyyppeihin.

    Huomautus: Päivitä luettelon ja sivuston sisältölajit -osa näkyy Lisää työnkulku -sivulla vain sivuston sisältölajeja käsiteltäessä.

  7. Valitse OK.

Sivun alkuun

Vanhenemiskäytännön määrittäminen käyttämään Poistamisen hyväksyntä -työnkulkua

Jos haluat Poistamisen hyväksyntä -työnkulun alkavan automaattisesti asiakirjojen tai kohteiden vanhetessa, sinun on määritettävä kyseisen luettelon, kirjaston tai sisältölajin tietojen hallintakäytännön asetuksissa vanhenemiskäytäntö.

  1. Jos et ole vielä tehnyt sitä poistamisen hyväksyntä-työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppi, jolle määritetään vanhenemiskäytännön.

  2. Avaa luettelon, kirjaston tai sisältölajin tietojen hallintakäytäntö seuraavasti:

Luettelolle tai kirjastolle

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, jolle haluat määrittää vanhenemiskäytännön.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdassa Tietojen hallintakäytännön asetukset.

Luettelon sisältölajille

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, joka sisältää sen luettelon sisältölajin esiintymän, jolle haluat määrittää vanhenemiskäytännön.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Napsauta Sisältölajit-kohdassa sen sisältölajin nimeä, johon haluat lisätä työnkulun.

    Jos luettelon tai kirjaston asetuksissa ei ole sallittu useiden sisältölajien käyttöä, kyseisen luettelon tai kirjaston Mukauta-sivulla ei ole Sisältölajit-osaa.

  3. Valitse Asetukset-luettelosta Tietojen hallintakäytännön asetukset.

Sivuston sisältölajille

  1. Valitse-sivuston sivustokokoelman kotisivulla Sivuston toiminnot valikosta Painikkeen kuva Valitse Sivuston asetuksetja valitse sitten Muokkaa kaikkia sivuston asetuksia.

  2. Valitse Valikoimat-luettelosta Sivuston sisältölajit.

  3. Napsauta sen sivuston sisältölajin nimeä, jolle haluat määrittää vanhenemiskäytännön, ja valitse Tietojen hallintakäytännön asetukset.

Jos haluat määrittää vanhenemiskäytännön luettelolle tai kirjastolle ja kyseinen luettelo tai kirjasto tukee useiden sisältölajien hallintaa, valitse se sisältölaji, jolle haluat määrittää tietojen hallintakäytännön, ja valitse OK.

  1. Valitse Käytännön määrittäminen -osassa Määritä käytäntö.

  2. Valitse OK.

  3. Kirjoita Käytännön muokkaaminen -sivun Nimi ja hallinnan kuvaus -osaan lyhyt kuvaus käytännöstä, jota olet luomassa.

    Huomautus: Voit määrittää nimiä vain Sivustokokoelmien käytännöt -luettelossa määritetyille tietojen hallintakäytännöille.

  4. Kirjoita Käytäntömääritelmä-osaan kuvaava määritelmä, jolla käytännön tarkoitus selitetään käyttäjille. Tämä määritelmä tulee näyttöön, kun käyttäjät avaavat asiakirjoja tai kohteita, joita käytäntö koskee. Käytäntömääritelmän tulisi selittää, mitkä käytännön ominaisuudet koskevat tätä sisältöä tai mitä erikoiskäsittelytoimenpiteitä sisältö vaatii. Käytäntömääritelmän enimmäispituus on 512 merkkiä.

  5. Määritä tämän käytännön piiriin kuuluvien asiakirjojen ja kohteiden säilytysaika-asetukset valitsemalla Ota käyttöön Vanheneminen ja määrittämällä sitten säilytysaika sekä toiminnot, jotka suoritetaan kohteiden vanhennuttua.

  6. Valitse säilytysaika, jolla määritetään, milloin asiakirjat tai kohteet vanhenevat. Toimi seuraavasti:

    1. Jos haluat määrittää vanhenemispäivämäärän päivämääräominaisuuden perusteella, valitse Kohteen ominaisuuksiin perustuva ajanjakso ja valitse sitten asiakirjan tai kohteen toiminto (esimerkiksi Luotu tai Muokattu) sekä toimintoa seuraava aikajakso (esimerkiksi päivien, kuukausien tai vuosien lukumäärä), jonka kuluttua haluat kohteen vanheneman.

    2. Jos haluat, että vanheneminen määritetään työnkulun tai mukautetun säilytyskaavan perusteella, valitse Määritetään ohjelmallisesti.

  7. Valitse Kohde vanhenee -luettelosta, mitä haluat tehtävän asiakirjan tai kohteen vanhentuessa. Jos haluat aloittaa asiakirjalle tai kohteelle Poistamisen hyväksyntä -työnkulun, valitse Aloita tämä työnkulku ja valitse sitten haluamasi työnkulun nimi.

  8. Valitse OK.

Sivun alkuun

Poistamisen hyväksyntä -työnkulun aloittaminen

Poistamisen hyväksyntä -työnkulku määritetään usein alkamaan automaattisesti kohteiden vanhennuttua. Jos Poistamisen hyväksyntä -työnkulun asetuksissa on sallittu käyttäjien aloittaa työnkulku manuaalisesti, voit aloittaa työnkulun asiakirjalle tai kirjastolle suoraan siitä kirjastosta tai luettelosta, johon kohde on tallennettu. Työnkulun aloittamiseen vaaditaan vähintään kohteiden muokkausoikeus. Joidenkin työnkulkujen aloittaminen voi edellyttää myös luetteloiden hallintaoikeutta.

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

  2. Siirrä osoitin sen tiedoston tai kohteen nimen kohdalle, jonka työnkulun haluat aloittaa, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse Työnkulut.

  3. Napsauta Aloita uusi työnkulku -osassa sen Poistamisen hyväksyntä -työnkulun nimeä, jonka haluat aloittaa.

    Poistamisen hyväksyntä -työnkulku alkaa välittömästi ja luo työnkulun tehtäväluetteloon Poistamisen hyväksyntä -tehtävän.

Sivun alkuun

Poistamisen hyväksyntä -työnkulun tehtävän suorittaminen

Poistamisen hyväksyntä -työnkulku luo Poistamisen hyväksyntä -tehtäviä asiakirjoille tai kohteille. Näitä tehtäviä ei määritetä yksittäisille osallistujille, vaan ne kirjataan työnkulun tehtäväluetteloon. Henkilöt, joilla on tämän tehtäväluettelon käyttöoikeus (esimerkiksi tietueiden ylläpitäjät), voivat avata tehtäväluettelon ja suorittaa nämä tehtävät hyväksymällä kohteiden poistamisen.

Poistamisen hyväksyntä -työnkulun tehtäviä voidaan suorittaa yksittäin tai useita kerrallaan. Koska Poistamisen hyväksyntä -työnkulku luo todennäköisesti suuria määriä työnkulun tehtäviä yhdellä kertaa, voi olla kätevintä käsitellä useita työnkulun tehtäviä samalla kertaa.

Yksittäisen Poistamisen hyväksyntä -työnkulun tehtävän suorittaminen

  1. Siirry sivuston tehtäväluetteloon ja etsi ne Poistamisen hyväksyntä -tehtävät, jotka haluat suorittaa.

    Huomautus: Jos työnkulku ei käytä oletustehtäväluetteloa, työnkulun tehtävä ei ehkä näy tehtäväluettelossa. Voit etsiä työnkulun tehtävät siirtymällä siihen luetteloon tai kirjastoon, johon työnkulun kohde on tallennettu. Osoita haluamaasi kohdetta, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse Työnkulut. Napsauta Työnkulun tila -sivun Tehtävät-osassa työnkulun tehtäväluettelon linkkiä.

  2. Osoita haluamasi tehtävän nimeä, napsauta näyttöön tulevaa nuolta ja valitse Muokkaa kohdetta.

  3. Voit tarkastella kohde, joka on lähetetty poistamisen, valitsemalla tämän työnkulkutehtävän kohde-kohdan vieressä olevaa linkkiä.

  4. Toimi Poistaminen-osassa seuraavasti:

    • Jos haluat poistaa kohteen, valitse Poista tämä kohde ja määritä, haluatko säilyttää kopion kohteen metatiedoista valvontalokissa.

    • Jos haluat säilyttää kohteen, valitse Älä poista tätä kohdetta.

  5. Kirjoita Huomautukset-kohtaan mahdolliset huomautukset, jotka koskevat suorittamaasi toimintoa.

  6. Valitse OK.

Sivun alkuun

Usean Poistamisen hyväksyntä -työnkulun tehtävän suorittaminen samalla kertaa

  1. Avaa sen Poistamisen hyväksyntä -työnkulun tehtäväluettelo, jonka useita tehtäviä haluat suorittaa samalla kertaa.

    Huomautus: Jos työnkulku ei käytä oletustehtäväluetteloa, työnkulun tehtävä ei ehkä näy tehtäväluettelossa. Voit etsiä työnkulun tehtävät siirtymällä siihen luetteloon tai kirjastoon, johon työnkulun kohde on tallennettu. Osoita haluamaasi kohdetta, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse Työnkulut. Napsauta Työnkulun tila -sivun Tehtävät-osassa työnkulun tehtäväluettelon linkkiä.

  2. Valitse työnkulun Toiminnot valikosta Valikon kuva , tehtäväluettelon Käsittele kaikki tehtävät.

  3. Valitse Usean tehtävän valinta -osassa samalla kertaa käsiteltävien tehtävien tyyppi.

  4. Jos suodattanut suodattimilla tehtäväluettelossa tietyn Poistamisen hyväksyntä -tehtävien osajoukon, vahvista Tehtävän tiedot -osassa, että olet suodattanut näkyviin haluamasi tehtävät.

  5. Valitse OK.

  6. Toimi Poistaminen-osassa seuraavasti:

    • Jos haluat hyväksyä kohteiden poistamisen, valitse Poista nämä kohteet. Jos haluat säilyttää kopion näiden kohteiden metatiedoista, valitse Säilytä kohteiden metatietojen kopio valvontalokissa -valintaruutu.

    • Jos haluat hylätä kohteiden poistamisen, valitse Älä poista näitä kohteita.

  7. Kirjoita Huomautukset-kohtaan mahdolliset kommentit poistotoimenpiteistä.

  8. Valitse OK.

  9. Toiminto onnistui-sivulla kertoo, että valitut tehtävät on ajoitettu processsing ja näyttöön tulee sähköpostivahvistus, jos tehtävät ovat käsitelleet. Oletusarvon mukaan tehtävissä käsitellään yö, vaikka palvelimen järjestelmänvalvoja voivat muuttaa tätä asetusta. Valitse OK.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×