Pitäisikö tiedostot tallentaa OneDrive for Business -palveluun vai ryhmäsivustoon?

Kaikkien asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Business -palveluun saattaa tuntua houkuttelevalta. Linkki OneDrive for Business -kirjastoon on aina näkyvissä sivun ylälaidassa, ja sen avulla voi helposti ladata tai luoda tiedoston OneDrive for Businessista. On kuitenkin hyvä miettiä, ketkä pääsevät tarkastelemaan OneDrive for Business -palveluun tallennettuja tiedostoja. Jos kyseessä on projektiin liittyvä tiedosto, joka on usean henkilön käsiteltävänä, se kannattaa ehkä tallentaa ryhmäsivustoon.

Miten OneDrive for Business ja SharePoint-ryhmäsivusto eroavat toisistaan?

OneDrive for Business on paikka, jossa voit tallentaa, synkronoida ja jakaa tiedostoja pilvessä sekä käyttää niitä missä tahansa laitteessa ja jakaa niitä muiden henkilöiden kanssa. Osana Office 365- ja SharePoint Server -ohjelmia OneDrive for Business auttaa sinua päivittämään ja jakamaan tiedostojasi mistä tahansa. Sen avulla voit myös yhteiskäyttää Office-asiakirjoja.

SharePoint-ryhmäsivusto on paikka, jossa käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä tiedostojen, asiakirjojen ja ideoiden parissa. Se on määritetty helpottamaan kaksisuuntaista viestintää ryhmän jäsenten välillä. SharePoint sisältää kattavan valikoiman tiedostokirjastoja, tehtäväluetteloita, kalentereita, työnkulkuja, wikejä ja muita ominaisuuksia, jotka helpottavat ryhmän viestintää ja yhteistyön tekemistä.

Sekä OneDrive for Businessia että SharePoint-ryhmäsivustoa käytettäessä tiedostot tallennetaan pilvipalveluun. Voit synkronoida joko OneDrive for Businessin tai SharePointin tietokoneesi kanssa. Lisätietoja on artikkeleissa OneDrive for Business-tiedostojen synkronointi ja Sivustokirjastojen synkronointi tietokoneeseen.

Tallenna tiedostot OneDrive for Business -palveluun, jos

  • et aio jakaa tiedostoja.
    OneDrive for Business -palveluun tallennetut asiakirjat ovat oletusarvoisesti yksityisiä, ellet sijoita niitä Jaettu kaikille -kansioon. OneDrive for Business on paras vaihtoehto luonnoksille ja omille asiakirjoille, joita muiden ei tarvitse nähdä.

  • Aiot jakaa tiedostoja yksitellen, mutta niiden laajuus tai elinkaari on rajoitettu.
    Jos esimerkiksi kirjoitat blogikirjoitusta, joka ei liity projektiin, ja haluaisit joidenkin työtovereiden tarkastavan sen ennen sen julkaisemista. Tässä tilanteessa olettaisit työtovereiden käyttävän tiedostoa yhden kerran, eivätkä he tarvitse tietoja sen tallennuspaikasta tai asiayhteydestä. Käyttäjät tarvitsevat vain linkin ja muokkausoikeuden tiedostoon.

  • et pysty tunnistamaan aiemmin luotua ryhmäsivustoa, johon asiakirja kuuluu eikä asiakirjaa varten tarvitse mielestäsi luoda uutta ryhmäsivustoa.

Tallenna asiakirjat ryhmäsivuston kirjastoon, jos

  • haluat ryhmän jäsenten pitävän asiakirjaa merkityksellisenä käynnissä olevalle projektille.

  • haluat jakaa omistus- ja käyttöoikeuksia useammalle henkilölle. Jos asiakirja on tärkeä projektin onnistumisen kannalta, on hyvä, jos myös muut henkilöt voivat hallita sivustoa.

  • haluat jakaa käyttöoikeuksia sivuston perusteella yksittäisen asiakirjan sijaan. Jos käyttäjillä on ryhmäsivuston käyttöoikeudet, niin he voivat myös käyttää siellä olevia asiakirjoja.

  • muut projektiin liittyvät asiakirjat on jo tallennettu ryhmäsivuston kirjastoon, joten muut olettavat myös oman asiakirjasi olevan siellä.

  • haluat luoda sisäänkuittauksen työnkulun, joka määrittää asiakirjan toiselle henkilölle.

Jos sinulla on pienyritys, tiedostojen tallennus ja jakaminen kannattaa määrittää niin, että käytät OneDrive for Business -palvelua ja Office 365 -ryhmäsivustoa yhdessä. Lisätietoa oman ryhmäsivuston mukauttamisesta on tässä opetusvideossa. Se sisältää ohjeet, joiden avulla voit siirtää ryhmäsivuston ylemmälle tasolle, jotta ryhmän jäsenet voivat siirtyä nopeasti oman OneDrive for Business -kansion ja Office 365 -ryhmäsivustosi välillä.

Tiedostojen siirtäminen OneDrive for Business -palvelusta ryhmäsivustoihin

Joskus yksittäisten tiedostojen merkitys kasvaa ja niistä tulee projektin kannalta tärkeitä. Silloin voi olla järkevää siirtää ne OneDrive for Business -palvelusta ryhmäsivustoon.

Tiedostot siirretään OneDrive for Business -palvelusta ryhmäsivuston kirjastoon manuaalisesti. Voit kopioida tai leikata tiedoston ja sitten liittää sen. Tiedostoja on helpointa siirtää kirjastosta toiseen Resurssienhallinnan kautta. Napsauta kirjastossa Kirjasto-välilehteä ja valitse Avaa Resurssienhallinnassa.

Avaa Resurssienhallinnassa -komento valintanauhan Kirjasto-välilehdessä

Seuraavassa opetusvideossa kerrotaan lisää asiakirjojen siirtämisestä:

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Jos käytät SharePointia verkossa tai SharePoint 2016:ta paikallisesti, et ehkä näe Sivustot-kohtaa sivun yläreunan valikossa. Valitse sovellusten käynnistys Sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse sitten Sivustot tai SharePoint.

Vianmääritysvinkkejä tiedostoja OneDrive for Business -palvelusta siirrettäessä

Muutama asia kannattaa pitää mielessä, kun siirrät tiedostoja OneDrive for Business -palvelusta ryhmäkirjastoon:

  • Alkuperäiseen tiedostoon johtavat hyperlinkit eivät enää toimi, koska olet poistanut tiedoston OneDrive for Business -palvelusta. Ryhmäsivustoon siirretty tiedosto kannattaa jakaa, jotta sivuston käyttäjät saavat päivitetyn, toimivan linkin.

  • Jos käyttäjät seurasivat alkuperäistä asiakirjaa, heidän uutissyötteessään olevat linkit asiakirjaan eivät enää toimi. Käyttäjät voivat palauttaa suhteen seuraamalla asiakirjaa sen uudessa sijainnissa.

  • Voit halutessasi korvata OneDrive for Business -palvelussa olevan alkuperäisen tiedoston versiolla, jossa on linkki uuteen tiedostoon ja joka ilmoittaa uuden sijainnin.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×