Pilotoidaanko hanketta?: tekninen raportti

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

”Onko matkustajien joukossa lentäjää?” on lause, jota yksikään lentomatkustaja ei halua kuulla. Luin hiljattain uudelleen lehtijutun tällaisesta tositapahtumasta, joka tapahtui joulukuussa 2013. Kun Iowan Des Moinesista lähteneen lennon kapteeni sai sairauskohtauksen, koneen perämies kuulutti, onko matkustajien joukossa lentäjää. Kapteeni Mark Gongol, Yhdysvaltain ilmavoimien B1-pommikoneen pilotti, astui esiin. Kone, matkustajat ja miehistö pääsivät laskeutumaan turvallisesti.

Luin tämän hienon tarinan äskettäin uudelleen, koska se muistui mieleeni aivan muusta syystä. Tuleva asiakas soitti hiljattain ja kysyi, voisivatko he pilotoida yrityskäyttöön suunnitellun projektien ajanhallintaohjelmistomme. Tällaiset puhelut pysäyttävät aina hetkeksi. Kun lentokoneessa puhutaan piloteista, kaikki tietävät, mitä sillä tarkoitetaan. Kun arvioidaan ohjelmistovaihtoehtoja ja samalla puhutaan piloteista, en ole yhtä varma sanan merkityksestä.

Pilotti yhdistetään ohjelmistomaailmassa usein muihin haasteellisiin arviointimenetelmiin, kuten soveltuvuusselvitykseen. Tutustutaan näiden erilaisten termien merkityksiin ja tutkitaan, miten niitä voidaan parhaiten käyttää oman yrityksen arviointiprosessissa.

Soveltuvuusselvitys

Tämä termi on ollut käytössä jo useita vuosia, ja se on hyvin yleinen sähkötekniikan alalla. Kytkennästä tehtävällä koekytkentälevyllä tutkittiin, onko kytkentä mahdollista toteuttaa. Koekytkentää ei tehty tuotannon aloittamista silmällä pitäen. Soveltuvuusselvityksessä vietettiin enemmän aikaa laboratoriossa kuin tuotantoon menevää kytkentää luodessa, mutta mahdolliset vauriot kohdistuivat korkeintaan työn alla olleeseen kytkentälevyyn. Se oli edullinen ja riskitön tapa todistaa, että sähkökytkentä saattoi tuottaa toivotun tuloksen.

Ohjelmistomaailmassa soveltuvuusselvityksen on aina tarkoitus todistaa jotain. Kun asiakas pyytää apua yrityksen projektinhallinta- tai työaikaraportointiohjelmiston soveltuvuusselvityksen tekemiseen, vastaan aina samalla tavalla: Minkälaisen soveltuvuuden haluatte selvittää?

Tätä seuraa yleensä hiljaisuus ja hämmentynyt ilme.

Jos soveltuvuusselvitys suoritetaan ilman mitään tietoa siitä, mitä yritetään todistaa, kuinka voidaan arvioida sen onnistumista? Ei tietenkään mitenkään.

Miksi kukaan sitten haluaisi tehdä soveltuvuusselvityksen? Yleisin vastaus on, että pyytäjällä ei välttämättä vielä ole yrityksen johtotason suostumusta tutkittavan ohjelmiston käyttöönottoon. Hän toivoo, että jos johtajat itse näkevät sen toiminnassa, he innostuvat ideasta ja antavat suostumuksensa ohjelmiston käyttöönottoon. Tässä tapauksessa johtotasolle selvitetään yritysohjelmiston soveltuvuutta yrityksen käyttöön.

Jos johtajat olisi näin helppo vakuuttaa yritystason projektinhallinta- ja työaikaraportointiohjelmistojen soveltuvuudesta yritysten käyttöön, niitä otettaisiin käyttöön huomattavasti enemmän.

Tämän menetelmän heikkous on, että soveltuvuusselvitystä varten tehtävä käyttöönotto ei todennäköisesti saa samaa tukea kuin koko yrityksen kattavan järjestelmän varsinainen käyttöönotto saisi. Kun yrityksessä otetaan käyttöön esimerkiksi uusi työaikaraportointi- tai projektinhallintajärjestelmä, sen onnistuminen riippuu useista eri tekijöistä. Ensinnäkin niiden organisaation osa-alueiden johtajien ja henkilöstön, joita käyttöönotto koskee, on oltava aktiivisesti mukana käyttöönotossa. Lisäksi tarvitaan määrittämisaikaa, teknisen tuen apua uuden järjestelmän yhdistämisessä muihin yrityksen järjestelmiin, johtotason tukea, aikaa koulutukselle sekä, kyllä vain, rahaa.

Jos mitään näistä ei ole, millaisen järjestelmän voisi soveltuvuusselvityksen perusteella saada tehtyä? Se muistuttaisi tuskin lainkaan sitä, mitä olisit oikeasti halunnut. Nykyisenä pilvipalveluiden aikakautena saat todennäköisesti helposti käyttöösi kokonaan ylläpidetyn järjestelmän, jolloin sinun ei sentään tarvitse huolehtia palvelinten ja ohjelmistojen ostamisesta. Pelkkä järjestelmän asentaminenkin on kuitenkin vain pieni osa kaikkea sitä, mitä vaaditaan soveltuvuusselvitysjärjestelmän suppeaankin käyttöönottoon.

On helppo ymmärtää, miksi organisaatiot harkitsevat tarkkaan, ennen kuin luovuttavat rahaa ja resursseja sellaisen järjestelmän käyttöönottoon, jolla on mahdollisesti vaikutusta koko organisaatioon. Se on riskisijoitus. Yleensä puhutaan vain yritysten projektinhallintaohjelmistojen hyvistä puolista, mutta on helppoa ymmärtää, kuinka samalla projektilla voi pieleen mennessään olla yhtä lailla negatiivisia vaikutuksia. Riskien minimointi on siis luonnollisesti yksi tärkeä huomioitava seikka. Mutta jos todellinen haaste on johtotason vakuuttaminen järjestelmän hyvistä puolista, siihen on varmasti parempiakin tapoja. Meillä HMS Softwarella keskitytään muutamiin seuraavista tekniikoista:

  1. Ota yhteyttä olemassa olevaan asiakkaaseen.

    Meillä on ilo työskennellä upeiden asiakkaiden kanssa, jotka ovat kaiken kaikkiaan melko tyytyväisiä. Kun tulevalla asiakkaalla on epäilyksiä siitä, mihin he oikein ovat ryhtymässä, me annamme heidän keskustella nykyisen asiakkaamme kanssa. Monissa tapauksissa asiakkaamme on tarjoutunut järjestämään jopa henkilökohtaisen tapaamisen. Toisinaan he ovat olleet toisiinsa yhteydessä puhelimitse, mihin me emme tarkoituksella osallistu. Kehotamme asiakastamme kertomaan sekä hyvistä puolista että eteen tulleista haasteista.

  2. Haluamme todistaa toimivuuden.

    Jos sinulla on ajatus, jonka soveltuvuus täytyy selvittää, anna meidän auttaa sen selvittämisessä. Joidenkin käyttöönottojen tiettyjen puolten soveltuvuus on hyvästä syystä ensin selvitettävä. Kenties käyttöönottoon liittyy suuria määriä tietynlaisen tiedon käsittelyä. Meitä pyydettiin esimerkiksi kerran näyttämään, miten ratkaisu toimii erityisen kuormittavan projektin kohdalla. Meitä on pyydetty osoittamaan ohjelmiston toimivuus tietyissä selaimissa tai tiettyjen tietokantojen kanssa tai näyttämään, miten ohjelmisto toimii yhdessä määrättyjen ulkoisten järjestelmien tiettyjen versioiden kanssa. Jos järjestelmän arviointi estyy tällaisten seikkojen takia, silloin alan asiantuntijat ovat oikeita henkilöitä haasteen selvittämiseen.

  3. Tarjoamme tarvittaessa koulutusta.

    Jos tuleva asiakas haluaa ehdottomasti nähdä järjestelmän toimivan henkilökuntansa käytössä organisaation tietojen käsittelyssä, autamme lataamaan tiedot isännöityyn järjestelmään. Sen jälkeen vähintään määritämme järjestelmän asiakkaan toiveiden mukaiseksi ja koulutamme kokeiluun osallistuvat henkilöt. Tulemme mieluusti paikan päälle yritykseen auttamaan itse esittelyssä, mutta jos se ei ole mahdollista, pyydämme päästä tutustumaan esittelyyn osallistuvien henkilöiden käyttämään käsikirjoitukseen tai esittelymateriaaliin ja tarjoamme apuamme sen muokkaamisessa tai esittelyn pitäjien kouluttamisessa.

Missä on pilotti, kun sitä tarvitaan?

Entäpä sitten pilottiprojekti? Sehän on parempi vaihtoehto, eikö vain? Voi olla. Jos sinua pyydetään järjestämään yrityksen työaikaraportointi- tai projektinhallintajärjestelmän käyttöönoton pilotti, kannattaa aloittaa asettamalla tavoitteet. Jos tavoitteena on soveltuvuuden selvittäminen, kyseessä ei ole pilottiohjelma.

Pilottiprojekti on ohjelmiston varsinainen, oikea, ja aito käyttöönotto. Pilottiin osallistuu yleensä vain osa siitä organisaation käyttäjien kokonaismäärästä, jonka toimintaan arvioitava järjestelmä mahdollisesti myöhemmin vaikuttaa. Siksi pilottiohjelman suorittaminen vie todennäköisesti jonkin aikaa. Vaikka koko lopullisen kohdekäyttäjäryhmän tarpeet huomioidaan alusta asti, pilottiohjelman aikana keskitytään ohjelmiston aitoon käyttöönottoon pilottikäyttäjien kohdalla. He käyttävät uutta järjestelmää aitojen projektiensa hallintaan tai oikeiden työaikaraporttiensa täyttämiseen.

Pilottikäyttöönotossa kohdataan samat haasteet kuin aidossa laajamittaisessa käyttöönotossa lukuun ottamatta tietojen määrään tai monimutkaisuuteen liittyviä haasteita. Pilottiprojektien yleisimpiin haasteisiin ovat kuuluneet kokemukseni mukaan muun muassa tuen puute, riittämätön budjetti ja aika sekä riittämättömät resurssit. Luultavasti pahin haaste on kuitenkin ollut pilottiprojektin onnistumisen arvioinnin kannalta olennaisten selkeiden tavoitteiden puute.

Tämä ei tarkoita sitä, että pilottiprojektin suorittaminen olisi huono vaihtoehto. Pilotin järjestäminen voi olla hyvinkin järkevä ratkaisu, ja sen avulla voidaan minimoida keskeneräisen tai huonosti määritetyn käyttöönoton koko organisaatiolle aiheuttamat riskit. Pilottiprojektin onnistumisen varmistaminen vaatii kuitenkin jonkin verran ajatustyötä.

Aloimme hiljattain työstää merkittävän suuruusluokan käyttöönottoa eräässä julkisen sektorin organisaatiossa. Tässä tehtävässä on kiitollista se, että organisaatio on jo käyttänyt kaiken tarvittavan ajan arvioinnin suorittamiseen. He ovat valinneet yritysjärjestelmänsä. Ilokseni voin todeta, että he valitsivat meidän järjestelmämme. Olemme tehneet yhteistyötä asiakkaan arviointityöryhmän kanssa viimeisen vuoden ajan varmistaaksemme, että teknisiin kysymyksiin saadaan vastaukset. Nyt on aika keskittää huomio siihen vaikutukseen, joka käyttöönotolla on organisaation henkilöstön jokapäiväiseen työskentelyyn.

Asiakas ehdotti, että työskentelisimme 6 kuukauden ajan testiryhmän kanssa, joka huomattavasta koostaan huolimatta edustaa vain noin 10:tä prosenttia koko käyttäjäkunnasta. Budjetti on riittävä, pilottiohjelmalla on ylimmän johdon tuki ja meillä on riittävästi aikaa varmistaa, että voimme avustaa kaikissa tällaiseen käyttöönottoon liittyvissä asioissa. Ryhmä, joka nyt aloittaa työskentelyn tässä projektinseuranta- ja työaikaraportointiympäristössä, tulee työskentelemään samassa ympäristössä myös tulevaisuudessa, kun järjestelmä otetaan kunnolla käyttöön. Kyse ei siis ole ainoastaan testaamisesta. Kyseessä on oikeastaan käyttöönoton ensimmäinen vaihe, ei pelkkä ”kokeillaan ja katsotaan, mitä tapahtuu” -tyyppinen kokeilu. Yllä olevien seikkojen ansiosta voimme olettaa saavamme hyviä tuloksia myöhemmin tänä vuonna.

Lopuksi

Pilotti- ja soveltuvuusselvitysprojektit ovat yritysohjelmistomaailman perusasioita, mutta jos sellainen on näköpiirissä, voit edesauttaa onnistumista varmistamalla, että kaikki projektiin osallistuvat henkilöt tietävät menestyksen avaintekijät:

  1. Varmista ensin, että tavoitteet on määritelty selkeästi.

  2. Varmista sitten, että yritysjohto ymmärtää projektin tarpeet ja tukee tavoitteiden saavuttamista rahallisesti, antamalla tarvittavat resurssit ja tarjoamalla riittävästi aikaa.

  3. Varmista lopuksi, että sinulla on projektisuunnitelma ja että hallitset projektia kuin mitä tahansa muuta tärkeää projektiasi.

Tietoja kirjoittajasta

Chris Vandersluis on Kanadan Montrealissa sijaitsevan HMS Software -yrityksen pääjohtaja ja perustaja. HMS Software on Microsoftin Certified Partner -kumppani. Chrisillä on taloustieteen tutkinto McGill-yliopistosta sekä yli 30 vuoden kokemus projektinhallintajärjestelmien automaatiosta. Hän on PMI:n (Project Management Institute) pitkäaikainen jäsen ja auttoi perustamaan MPUG:n (Microsoft Project Users Group) Montrealin, Toronton ja Quebecin paikallisosastot. Chrisin kirjoituksia on julkaistu muun muassa seuraavissa julkaisuissa: Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada -lehti, PMI:n PMNetwork sekä Project Times. Hän opettaa edistynyttä projektinhallintaa McGillin yliopistossa ja puhuu usein projektinhallintaan liittyvissä tilaisuuksissa eri puolilla Pohjois-Amerikkaa ja ympäri maailmaa. HMS Software tuottaa projektikeskeistä TimeControl-ajanhallintajärjestelmää, ja se on ollut Microsoftin Project Solution Partner -kumppani vuodesta 1995.

Chris Vandersluisiin voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen chris.vandersluis@hms.ca

Jos haluat lukea lisää Chris Vandersluisin kirjoittamia EPM:ään liittyviä artikkeleita, tutustu hänen EPM Guidance -blogiinsa (englanniksi) (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×