Pikaopas: Pikaviestien ja tavoitettavuustietojen käyttö

Tässä pikaoppaassa esitellään lyhyesti Microsoft® Lync™ 2010 -tietoliikenneohjelmiston perustoiminnot. Oppaassa kerrotaan, miten voit Lync 2010:n avulla helposti viestiä ja työskennellä työtovereidesi kanssa.

Sisältö

Sisäänkirjautuminen ja käytön aloittaminen

Yhteystietojen mukauttaminen

Kuva-asetusten muuttaminen

Yhteyshenkilöiden kuvien piilottaminen

Oman kuvan piilottaminen tai vaihtaminen

Yhteystietoluettelon luominen

Yhteyden ottaminen pikaviesteillä

Tallennettujen pikaviestikeskusteluiden tarkasteleminen

Sisäänkirjautuminen ja käytön aloittaminen

Jos olet jo kirjautunut organisaation verkkoon, kirjaudu sisään Lynciin toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Windowsin® tehtäväpalkissa Käynnistä, Kaikki ohjelmat, Microsoft Lync ja sitten Microsoft Lync 2010. Kun Lyncin pääikkuna avautuu ja näet oman nimesi ja tavoitettavuustilasi, sinut on kirjattu sisään.

  2. Napsauta nimesi alapuolella olevaa käytettävyysvalikkoa ja napsauta sitten tavoitettavuustilaasi tai valitse Palauta tila, jolloin Lync asettaa tilasi automaattisesti toimintasi ja Microsoft® Outlook® -kalenterin perusteella.

Lync-tavoitettavuustila

Seuraavassa taulukossa esitellään tavoitettavuustilan ilmaisimet sekä kerrotaan, mitä ne merkitsevät ja miten ne asetetaan.

Tavoitettavuustila

Kuvaus

Tilan asettamistapa

Lyncin tavoitettavuustila Käytettävissä Käytettävissä

Olet online-tilassa, ja sinuun voi ottaa yhteyttä.

Lync määrittää tämän tilan, kun se havaitsee, että olet tietokoneellasi. Voit myös määrittää tämän tilan, kun haluat muiden tietävän, että olet toimistossa, vaikka et käytäkään tietokonettasi.

Lyncin tavoitettavuustila Varattu Varattu

Olet varattu etkä halua, että sinua häiritään.

Lync asettaa tämän tilan silloin, kun olet Outlook-kalenterin mukaan kokouksessa. Voit myös valita tämän tilan itse pudotusvalikosta.

Lyncin tavoitettavuustila Varattu Neuvottelupuhelu käynnissä / Kokouksessa

Sinulla on käynnissä Lync-puhelu tai kokous etkä halua, että sinua häiritään.

Lync asettaa tämän tilan havaitessaan, että sinulla on meneillään Lync-kokous tai online-kokous.

Lyncin tavoitettavuustila Älä häiritse Älä häiritse

Et halua, että sinua häiritään. Näet keskusteluilmoitukset vain, jos ne tulevat omaan työryhmääsi kuuluvilta käyttäjiltä.

Voit valita tämän tilan pudotusvalikosta.

Lyncin tavoitettavuustila Poistunut Palaan pian

Olet hetken poissa tietokoneen ääreltä.

Voit valita tämän tilan pudotusvalikosta.

Lyncin tavoitettavuustila Poistunut Poistumassa/Poistunut

Olet kirjautuneena sisään, mutta tietokoneesi on ollut käyttämättömänä tai olet ollut poissa tietokoneeltasi tietyn ajan.

Lync asettaa tilaksesi Poistumassa, kun tietokoneesi on ollut käyttämättömänä viisi minuuttia, ja Poistunut, kun Poistumassa-tila on kestänyt viisi minuuttia. (Jos haluat muuttaa näitä oletusarvoja, napsauta Asetukset-painiketta Asetukset-kuvake , valitse Tila ja napsauta sitten nuolia, jotka ovat vaihtoehtojen Näytä tilanani Poistumassa, kun olen ollut toimeton näin monta minuuttia ja Näytä tilanani Poistunut, kun tilani on ollut Poistumassa näin monta minuuttia vieressä.) Voit myös valita tämän tilan avattavasta valikosta.

Lyncin tavoitettavuustila Poistunut Ei töissä

Et ole töissä, eikä sinuun voi ottaa yhteyttä.

Voit valita tämän tilan pudotusvalikosta.

Lync-tavoitettavuustila Offline-tilassa Offline-tilassa

Et ole kirjautunut sisään. (Näyt offline-tilassa henkilöille, joilta olet estänyt tavoitettavuustietojen näkymisen.)

Lync asettaa tämän tilan, kun kirjaudut ulos tietokoneeltasi.

Lyncin tavoitettavuustila Tuntematon Tuntematon

Tavoitettavuustilaa ei tiedetä.

Tämä tila saattaa näkyä yhteyshenkilöillä, jotka eivät käytä Lynciä pikaviestiohjelmanaan.

Huomautus: Yhteyshenkilön nimen vieressä näkyvä punainen asteriski kertoo, että henkilö on ottanut Outlookissa käyttöön poissaoloviestin.

Lisätietoja tavoitettavuustilan asettamisesta on kohdassa Tavoitettavuustietojen muuttaminen.

Sivun alkuun

Yhteystietojen mukauttaminen

Voit muokata yhteystietojasi, kuten sijaintia, puhelinnumeroja ja tavoitettavuustietoja. Voit esimerkiksi lisätä matkapuhelinnumeron ja antaa sen vain lähimpien yhteyshenkilöiden käyttöön.

  1. Voit lisätä oman huomautuksen, jolla kerrot muilla käyttäjille, mitä teet tänään:

    • Napsauta Lyncin pääikkunassa nimesi yläpuolella olevaa muistilappua ja kirjoita sitten huomautus, kuten "Työskentelen kotona" tai "Olen kiireinen – lähetä mieluiten pikaviesti".

    • Voit poistaa huomautuksen tyhjentämällä sen tekstikentän.

    • Voit kertoa sijaintisi muille napsauttamalla kohdan Määritä sijaintisi vieressä olevaa nuolta tai nykyistä sijaintiasi ja valitsemalla sitten sijaintivalikosta (˅) Näytä sijaintini muille. Lisätietoja sijaintisi asettamisesta on kohdassa Aseta sijaintisi.

Sijainnin asettaminen Lyncissä

  1. Lisää puhelinnumerosi napsauttamalla Asetukset-painiketta Asetukset-kuvake ja valitsemalla sitten Puhelimet.

  2. Napsauta lisättävän puhelinnumeron painiketta (esimerkiksi Työpuhelin tai Matkapuhelin).

  3. Kirjoita numero Muokkaa Puhelinnumeroa -valintaikkunaan ja valitse sitten OK. Lisätietoja puhelinnumeroiden lisäämisestä ja muuttamisesta on kohdassa Aseta puhelimen valinnat ja numerot.

  4. Valitse Sisällytä yhteystietokorttiini -valintaruutu ja valitse sitten OK.

  5. Voit muuttaa niiden henkilöiden tietosuojatasoa, joiden haluat näkevän henkilökohtaiset puhelinnumerosi, napsauttamalla yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa, valitsemalla Muuta tietosuojatasoa ja sitten Ystävät ja sukulaiset.

Yhteystietojen mukauttaminen

Lisätietoja tavoitettavuustiedoista ja tietosuojatasoista on kohdassa Hallinnoi tavoitettavuustietojasi.

Sivun alkuun

Kuva-asetusten muuttaminen

Voit piilottaa tai näyttää yhteyshenkilöidesi kuvat oman valintasi mukaan. Voit myös muuttaa oman kuvasi tai piilottaa sen muilta.

Yhteyshenkilöiden kuvien piilottaminen

  1. Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta Asetukset-kuvake .

  2. Valitse Lync – asetukset -valintaikkunassa Henkilökohtainen.

  3. Piilota muiden käyttäjien kuvat poistamalla Näytä valokuva -kohdassa Näytä yhteyshenkilöiden valokuvat -valintaruudun valinta ja valitsemalla sitten OK.

Kuvien piilottaminen

Oman kuvan piilottaminen tai vaihtaminen

  1. Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta Asetukset-kuvake .

  2. Valitse Lync – asetukset -valintaikkunassa Oma kuva.

  3. Tee jokin seuraavista:

    • Jos haluat piilottaa kuvan, valitse Älä näytä kuvaani.

    • Jos haluat vaihtaa kuvasi, valitse Näytä kuva verkko-osoitteesta, kirjoita kuvasivuston (kuten OneDriven tai Facebookin) osoite tiedostonimineen ja napsauta sitten Yhdistä kuvaan -painiketta.

Oman kuvan vaihtaminen

Huomautus: Kuvan koon on oltava alle 30 kilotavua. Jos haluamasi kuva on yli 30 kilotavun kokoinen, katso ohjeet kohdasta Valmistele kuva Lync 2010:ä varten.

Sivun alkuun

Yhteystietoluettelon luominen

Lisää sellaiset henkilöt yhteystietoluetteloon, joiden kanssa olet yhteydessä usein tai joita haluat seurata.

  1. Kirjoita henkilön nimi tai sähköpostiosoite Lyncin pääikkunassa olevaan hakukenttään.

  2. Etsi haluamasi henkilö hakutuloksista ja napsauta hänen nimeään hiiren kakkospainikkeella.

  3. (Valinnainen) Jos aiot olla henkilön kanssa yhteydessä usein, valitse Kiinnitä usein käytettyihin yhteyshenkilöihin.

  4. Lisää heidät ryhmään valitsemalla Lisää yhteystietoluetteloon ja napsauttamalla ryhmän nimeä tai, jos et ole vielä luonut ryhmiä, valitsemalla Lisää uuteen ryhmään ja antamalla ryhmälle nimi. Voit lisätä yhteyshenkilöjä tähän ryhmään myöhemmin.

Lisää yhteystietoihin

Yhteystietojen tuominen ja yhteystietoluettelon synkronoiminen saattaa edellyttää Lync Server 2010:n määrittämistä. Kysy tukihenkilöstöltä tietoja omassa käyttöympäristössäsi saatavilla olevista vaihtoehdoista.

Voit poistaa yhteyshenkilön toimimalla seuraavasti:

  • Napsauta poistettavaa yhteyshenkilöä hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa ja valitse sitten Poista yhteystietoluettelosta.

Lisätietoja yhteyshenkilöjen hallinnasta on kohdassa Yhteystietojen ja Yhteystietoluettelon hallitseminen.

Sivun alkuun

Yhteyden ottaminen pikaviesteillä

Jos haluat aloittaa pikaviestikeskustelun yhteystietoluettelon henkilön tai ryhmän kanssa, toimi seuraavasti:

  1. Kaksoisnapsauta Lyncin pääikkunan yhteystietoluettelossa yhteyshenkilöä, jolle haluat lähettää pikaviestin. Näytölle avautuu keskusteluikkuna.

  2. Kirjoita viestisi keskusteluikkunan alaosaan ja lähetä sitten viestisi painamalla Enter-näppäintä.

Vastaanottaja kirjoittaa vastauksensa sinulle saatuaan viestisi. Vastaanottajan kirjoittaessa vastausta näytölle ilmestyy viesti, joka ilmoittaa hänen kirjoittavan.

Voit muuttaa muotoiluja, kuten fontteja, korostuksia tai värejä, ja lisätä viestiisi hymiöitä napsauttamalla keskusteluikkunan alaosassa olevia Fontti- ja Hymiö-kuvakkeita. (Lyncin hymiöt ovat valmiiksi määritettyjä, eikä niitä voi muokata tai lisätä uusia.) Voit myös kopioida tekstiä, taulukoita ja linkkejä muista Microsoft Office -ohjelmista ja liittää ne suoraan pikaviestiisi. Pikaviestin keskusteluikkunaan ei voi suoraan liittää näyttökuvia, valokuvia eikä muuta grafiikkaa, mutta voit jakaa grafiikkaa pikaviesti-ikkunan kautta kahdella tavalla:

  • Valitse Jaa ja valitse sitten Työpöytä. Näytölläsi näkyvät kohteet tulevat näkyviin pikaviestikeskustelun muille osallistujille.

  • Valitse Jaa ja Uusi luonnoslehtiö. Napsauta Luonnoslehtiön alaosassa näkyvää Lisää kuva -painiketta, selaa haluamasi kuva esiin ja kaksoisnapsauta sitä.

Koska Lyncin tarkoituksena on toimia nopeana ja epämuodollisena viestintävälineenä, pikaviestitekstien oikeinkirjoitusta ei tarkisteta.

Lisätietoja pikaviestien lähettämisestä on kohdassa Pikaviestin luominen ja lähettäminen.

Voit kutsua pikaviestikeskusteluun uusia osallistujia toimimalla seuraavasti:

  1. Vedä Lyncin pääikkunassa yhteyshenkilön nimi yhteystietoluettelosta ja pudota se keskusteluikkunaan. Voit lisätä keskusteluun organisaatiosi ulkopuolisia yhteyshenkilöitä (joille et voi lähettää pikaviestiä) sähköpostitse napsauttamalla keskusteluikkunan Henkilöasetukset-valikkoa ja valitsemalla sitten Kutsu sähköpostilla.

Kutsu sähköpostilla

  1. Liity keskusteluun napsauttamalla sähköpostiviestissä olevaa linkkiä (ulkopuoliset käyttäjät voivat liittyä keskusteluun, vaikka heillä ei olisikaan Lynciä asennettuna).

Vastaa pikaviestiin kaksoisnapsauttamalla saapunutta keskustelupyyntöä ja napsauttamalla alaosassa olevaa tekstiruutua (aluetta, jossa on Fontti- ja Hymiö-kuvakkeet). Kirjoita sitten vastauksesi ja paina Enter-näppäintä.

Vihjeitä: Keskustelupyynnöt eivät näy Älä häiritse -tilassa, ellet ole määrittänyt asetuksiasi toisin, mutta muutoin Lync lähettää sinulle oletusarvoisesti sekä visuaalisen ilmoituksen että äänimerkin aina, kun joku yrittää ottaa sinuun yhteyttä pikaviestillä. Toisinaan keskustelupyyntö voi kuitenkin jäädä huomaamatta. Jos haluat varmistaa, että huomaat keskustelupyynnöt, voit kokeilla seuraavaa:

  • Määritä näyttösi niin, että Lync on aina etualalla. Napsauta tätä varten Asetukset-painikkeen vieressä olevaa avattavan luettelon nuolta, valitse Työkalut ja sitten Aina päällimmäisenä.

  • Jos käytössäsi on useita näyttöjä, ota tavaksesi pitää Lyncin pääikkuna näytössä, jossa työskentelet.

  • Tarkista, että tietokoneesi kaiutinten ja muiden äänilaitteiden äänenvoimakkuus on riittävän kovalla.

  • Varmista, että Lync on määritetty lähettämään ääni-ilmoituksia. Valitse tätä varten Asetukset-työkalu, valitse Soittoäänet ja äänet, valitse Toista äänet Lyncissä (mukaan lukien saapuvien ilmoitusten ja pikaviestien ilmoitukset) ja tarkista, että paneelin muita valintaruutuja ei ole valittu.

  • Harkitse oletusääntä erottuvamman ja kuuluvamman ilmoitusäänen valitsemista. Tee se seuraavasti:

  • Napsauta Asetukset-painiketta, valitse Soittoäänet ja äänet, napsauta Ääniasetukset-painiketta ja sitten Äänet-välilehteä.

  • Vedä Ohjelmatapahtumat-näyttöpaneelin liukusäädintä alas Microsoft Lync 2010 -luetteloihin.

  • Valitse Saapuva pikaviesti. Ikkunan alareunassa olevassa Äänet-näytössä lukee COMMUNICATOR_iminvite.

  • Napsauta sitten tekstin vieressä olevaa avattavan luettelon nuolta ja kokeile luettelossa olevia äänimerkkejä.

  • Kun löydät äänen, jota haluat käyttää saapuvien pikaviestien ilmoituksissa, valitse Käytä. Ohjelmatapahtumat-näytössä pitäisi nyt lukea Saapuva pikaviesti ja Äänet-ikkunassa pitäisi näkyä valitsemasi .wav-tiedoston nimi. (Voit myös tallentaa oman .wav-tiedoston tätä tarkoitusta varten ja selata sitten kyseiseen tiedostoon ja valita sen pikaviesti-ilmoitukseksi.)

Jos et saa yhteyttä yhteyshenkilöihin, ota yhteyttä tukihenkilöstöösi tai tutustu kohteessa Virheet ja vianmääritys oleviin ongelmanratkaisuohjeisiin.

Sivun alkuun

Tallennettujen pikaviestikeskusteluiden tarkasteleminen

Lync Basic tallentaa oletuksena automaattisesti kaikki pikaviestikeskustelut. Voit tarkastella tai jatkaa aiempia pikaviestikeskusteluja toimimalla seuraavasti:

  1. Napsauta hakuruudun yläpuolella olevaa Keskustelut-kuvaketta.

Lync näyttää keskusteluhistoriasi.

  1. Kaksoisnapsauta keskustelua, jota haluat jatkaa.

Lisätietoja aiemmista keskusteluista on kohdassa Aiempien keskustelujen etsiminen.

Voit poistaa kohteita pikaviestikeskusteluhistoriasta toimimalla seuraavasti:

  • Napsauta poistettavaa pikaviestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista keskustelu.

Voit poistaa pikaviestikeskusteluhistorian automaattisen tallentamisen käytöstä toimimalla seuraavasti:

  1. Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta Asetukset-kuvake .

  2. Valitse Lync – asetukset -valintaikkunassa Henkilökohtainen.

  3. Poista Tallenna pikaviestikeskustelut sähköpostin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruudun valinta.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×