Pienen tärkeyden viestien lajitteleminen järjestelytoiminnolla Outlook 2016 for Macissa

Järjestelytoiminto siirtää pienen tärkeyden viestit pois Saapuneet-kansiosta, jotta tärkeiden viestien tarkistaminen on helpompaa. Järjestelytoiminto analysoi aikaisempien toimintojen perusteella tapaasi käsitellä sähköpostiviestejä ja määrittää sen perusteella, mitkä viesteistä todennäköisimmin ohittaisit. Nämä viestit siirretään Tarpeettomat-kansioon, jossa niitä on mahdollista tarkastella myöhemmin.

Tärkeää: Tarvitset järjestelytoiminnon käyttöön

  • sähköpostin Exchange-palvelimessa

  • Office 365:n.

Tarpeettomat-kansion sijainti

  1. Valitse Outlook 2016 for Macin vasemmasta ruudusta Exchange-tilisi. Se voi olla nimetty organisaatiosi mukaan (esimerkiksi Contoso).

  2. Valitse Tarpeettomat-kansio: järjestelytoiminto siirtää viestit tähän kansioon.

    Siirtyy Tarpeettomat-kansioon

En näe Tarpeettomat-kansiota luettelossa. Jos et näe Tarpeettomat-kansiota kansioluettelossa, et ehkä ole ottanut järjestelytoimintoa käyttöön. Lue ohjeet järjestelytoiminnon käyttöön ottamiseen.

Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön

Järjestelytoiminnon voi ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä vain Office 365:ssä, joten sinun täytyy kirjautua sovellukseen Outlookin verkkoversio oppilaitoksesi tai työpaikkasi tilillä.

  1. Avaa Outlookin verkkoversio ja valitse Asetukset Valitse Asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Asetukset-kohdasta Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat.

    Kohdassa Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat

  3. Valitse oikeanpuoleisen ruudun Tarpeettomat-kohdasta Separate items identified as clutter (Erottele tarpeettomiksi luokitellut kohteet) ja valitse Tallenna.

    Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön

Järjestelytoiminnon poistaminen käytöstä

  1. Avaa Outlookin verkkoversio ja valitse Asetukset Valitse Asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Asetukset-kohdasta Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat.

    Kohdassa Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat

  3. Poista oikeanpuoleisen ruudun Tarpeettomat-kohdasta Erottele tarpeettomiksi luokitellut kohteet -valintaruudun valinta ja valitse sitten Tallenna.

    Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön

Näin autat järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin

Sekä tarpeettomiksi viesteiksi että roskapostiksi lajiteltavat viestit suodatetaan pois, joten ne eivät näy Saapuneet-kansiossasi. Mahdolliseksi roskapostiksi tunnistetut viestit siirretään automaattisesti roskapostikansioon ja kaikki mahdollisesti haitallinen sisältö, kuten linkit tai viesteihin liitetyt ohjelmat, poistetaan käytöstä. Outlook käsittelee mahdollisesti määrittämäsi säännöt vasta tämän jälkeen. Saat lisätietoja säännöistä ohjeartikkelista Säännön luominen Outlook 2016 for Macissa.

Seuraavaksi järjestelytoiminto analysoi jäljellä olevat viestit aikaisempien toimintatapojesi perusteella ja suodattaa pois sellaiset viestit, jotka yleensä ohitat tai joihin et vastaa.

Seuraavien henkilöiden sähköpostiviestejä ei merkitä koskaan tarpeettomiksi:

  • sinä

  • kanssasi samaan johtamisketjuun kuuluvat henkilöt (jos olet Office 365 for Business ‑käyttäjä)

  • suorat alaisesi (jos olet Office 365 for Business ‑käyttäjä).

Järjestelytoiminto tarkistaa esimerkiksi seuraavien tekijöiden avulla, millaisia viestejä et tavallisesti lue:

  • lähettäjä

  • osallistumisesi keskusteluun

  • oletko ainoa vastaanottaja

  • tärkeys.

Järjestelytoiminto oppii ja mukautuu lukemistapojesi mukaisesti. Saattaa kestää muutaman päivän, ennen kuin järjestelytoiminto oppii käsittelemään sähköpostiviestejä haluamallasi tavalla, sillä järjestelmä tallentaa tiedon tekemistäsi valinnoista ja käsittelee sitten vastaavia viestejä jatkossa näiden tietojen perusteella. Voit auttaa järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin seuraavasti:

  • Jos näet viestin, joka on siirretty Tarpeettomat-kansioon vahingossa, valitse viesti ja vedä se Saapuneet-kansioon tai sen alikansioon.

  • Jos huomaat, että jokin pienen tärkeyden viesti on jäänyt Saapuneet-kansioosi, valitse ja vedä se Tarpeettomat-kansioon.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×