Perustoimintojen suorittaminen Excel 2016:ssa näytönlukijan avulla

Perustoimintojen suorittaminen Excel 2016:ssa näytönlukijan avulla

Excel on tehokas työkalu tietojen seuraamiseen ja analysointiin, ja voit suorittaa esimerkiksi nämä perustehtävät Excelissä näytönlukuohjelman avulla. Sen sarake- ja riviruudukot muodostavat solut, jotka sisältävät lukuja, tekstiä tai kaavoja. Näiden ruudukkojen avulla voit tehdä muun muassa yksinkertaisia laskutoimituksia tai tallentaa ja tutkia suuria tietomääriä. Voit lajitella tai suodattaa tietoja, sijoittaa niitä taulukoihin ja luoda tyylikkäitä kaavioita, jotka näyttävät tietojen merkityksen.

Huomautus: Tässä ohjeaiheessa oletetaan, että JAWS-käyttäjät ovat poistaneet virtuaalisen valintanauhaominaisuuden käytöstä.

Sisältö

Uuden työkirjan luominen

Excel-tiedostoja kutsutaan työkirjoiksi. Kussakin työkirjassa on taulukoita, joita kutsutaan tavallisesti laskentataulukoiksi tai Excel-taulukoiksi. Voit lisätä työkirjaan niin monta taulukkoa kuin haluat tai voit jakaa tietoja erillisiin työkirjoihin.

  1. Aloita uuden työkirjan luonti Excelissä painamalla näppäinyhdistelmää Alt + F, N.

  2. Jos haluat avata tyhjän työkirjan, paina L-näppäintä.

Tietojen lisääminen

Kun kirjoitat tietoja taulukkoon, käsittelet rivejä, sarakkeita ja soluja. Soluihin viitataan niiden sijainnilla taulukon riveillä ja sarakkeissa. Näin ollen solu A1 sijaitsee A-sarakkeen ensimmäisellä rivillä. Uudessa taulukossa A1 on oletusarvoisesti valittuna.

  1. Painamalla nuolinäppäimiä voit valita tyhjän solun, johon alat lisätä tietoja. Kun siirryt työkirjan soluihin ja käytät JAWSia, kuulet soluviittauksen ja solun sisällön. Kun valitset tyhjän solun, kuulet esimerkiksi ”Tyhjä, G4”. Lukijassa kuulet soluviittauksen, mutta et solun sisältöä.

  2. Kirjoita soluun teksti tai numero.

  3. Jotta sisältö lisätään soluun ja pääset siirtymään sarakkeen seuraavaan soluun, paina Enter-näppäintä. Jos haluat siirtyä rivin seuraavaan soluun, paina sarkainnäppäintä. Voit käyttää myös nuolinäppäimiä.

Tietojen lisääminen Summa-painikkeella

Summa-funktiolla voit tehdä nopeasti yhteenlaskun numeroille, joita olet lisännyt taulukkoon.

  1. Valitse solu, johon haluat yhteissumman. Tämä on yleensä yhteen laskettavien lukujen oikealla puolella tai alapuolella oleva solu.

  2. Voit lisätä Summa-funktion soluun painamalla näppäinyhdistelmää Alt+H, sitten U-näppäintä ja lopuksi S-näppäintä.

    Vihje: Voit tehdä muutoksia siihen, mitä soluja Summa-funktioon lasketaan mukaan. Valitse yhteenlaskun solualue pitämällä Vaihto-näppäintä painettuna ja painamalla nuolinäppäimiä.

  3. Kun olet varmistanut, että Summa-funktio on luomassa kaavan haluamistasi soluista, paina Enter-näppäintä. Summa-funktio laskee valittujen solujen luvut yhteen ja lisää summan valitsemaasi soluun.

  4. Voit kuunnella Summa-funktion laskutoimituksen tuloksen palaamalla Summa-funktion sisältävään soluun. Kuulet numeron ja sen, että, luku on laskutoimituksen tulos, sekä soluviittauksen kuten ”538, sisältää kaavan, G6”.

Yksinkertaisen kaavan luominen

Voit lisätä yksinkertaisen kaavan suorittamaan taulukkosi lukujen yhteen-, vähennys-, kerto- tai jakolaskuja. Kaava luodaan yhdistämällä soluviittauksia (kuten B4 tai D6), jotka sisältävät luvut, jotka haluat laskea matemaattisella operaattorilla. Operaattorit ovat plus- (+), miinus- (-), tähti- (*) tai vinoviivamerkit (/) yhteenlaskua, vähentämistä, kertomista ja jakamista varten (tässä järjestyksessä).

  1. Valitse solu, johon haluat kaavan tuloksen. Tämä on yleensä laskettavien lukujen oikealla puolella tai alapuolella oleva solu.

  2. Kirjoita yhtäläisyysmerkki (=). Excel-kaavan alussa on aina yhtäläisyysmerkki.

  3. Luo kaava kirjoittamalla yhdistelmä soluviittauksia (kuten B4 tai D6) ja matemaattiset operaattorit. Esimerkki =B4+B5, =B4-B5, =B4*B5 tai =B4/B5.

    Vihje: Soluviittausten sijasta voit tehdä nopeita laskutoimituksia kirjoittamalla luvut kaavaan, esimerkiksi =20+10, =20-10, =20*10 tai =20/10.

  4. Paina Enter-näppäintä. Luvut lasketaan ja tulos näkyy valitussa solussa.

    Vihje: Jos haluat, että kohdistin pysyy aktiivisessa solussa, paina Ctrl+Enter-näppäinyhdistelmää.

Lukumuotoilun käyttäminen

Voit erotella erityyppiset luvut lisäämällä soluun lukumuotoilun, kuten Valuutta-, Prosentti- tai Päivämäärä-muotoilun.

  1. Valitse solut, jotka sisältävät muotoiltavat luvut.

  2. Avaa numeromuotoilun yhdistelmäruutu näppäinyhdistelmällä Alt+H, N.

  3. Voit selata käytettävissä olevia lukumuotoiluja painamalla ala- tai ylänuolinäppäintä.

    Vihje: Jos haluamasi lukumuotoilu, kuten Erikoismuotoilu tai Mukautettu, ei ole luettelossa, poistu lukumuotoilujen luettelosta painamalla Esc-näppäintä. Avaa Muotoile solut -valintaikkunan Luku-välilehti painamalla näppäinyhdistelmää Alt+H, O ja sitten E. Voit selata käytettävissä olevien lukumuotoilujen luetteloa painamalla sarkainnäppäintä ja sitten ala- tai ylänuolinäppäintä.

  4. Jos haluat käyttää valittua lukumuotoilun valittuihin soluihin, paina Enter-näppäintä.

Tietojen suodattaminen tai lajitteleminen taulukossa

Kun luot taulukon tiedoistasi laskentataulukossa, voit analysoida tietoja eri tavoin, kuten suodattamalla tai lajittelemalla nopeasti.

  1. 1. Jotta pääset valitsemaan tiedot, jotka analysoidaan taulukkona, valitse ensimmäinen solu. Siirry sitten tietojen viimeiseen soluun (yleensä soluryhmän vastakkainen kulma) pitämällä Vaihto-näppäintä painettuna ja painamalla nuolinäppäimiä. Kun olet valinnut haluamasi solut, kuulet solualueen ensimmäisen solun soluviittauksen ja sitten alueen viimeisen solun soluviittauksen ja sisällön. (Lukijassa kuulet alueen ensimmäisen solun soluviittauksen ja sisällön.)

  2. Avaa Pika-analyysi-työkalu painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Q.

  3. Siirry Taulukot-välilehdelle painamalla T-näppäintä.

  4. Valitse Taulukko-ruudukko painamalla sarkainta ja sitten Enter-näppäintä. Valitsemasi tiedot muotoillaan taulukoksi. Sarakeotsikot lisätään, ja rivit muotoillaan vaihtelevin värein.

  5. Voit suodattaa taulukon sarakkeen sisällön perusteella.

    1. Siirry sen sarakkeen otsikkoon, jonka tietojen mukaan haluat suodattaa.

    2. Valitse sarakeotsikossa oleva nuoli.

    3. Paina sarkainta, kunnes kuulet viestin ”Valitse kaikki, valittu”.

    4. Poista tämän valintaruudun valinta painamalla välinäppäintä.

    5. Voit selata suodatusvaihtoehtoja painamalla alanuolinäppäintä ja valita välinäppäintä painamalla ne valintaruudut, joiden sisältämien tietojen perusteella haluat suodattaa. Paina Enter-näppäintä.

    6. Jos haluat poistaa suodattimen ja näyttää kaikki tiedot uudelleen, toista vaiheet a–c. Voit valita Valitse kaikki -valintaruudun painamalla välinäppäintä. Paina Enter-näppäintä.

  6. Lajittele taulukko.

    1. Siirry sen sarakkeen otsikkoon, jonka mukaan haluat taulukon lajitella.

    2. Valitse sarakeotsikossa oleva nuoli.

    3. Jos haluat valita vaihtoehdon Lajittele pienimmästä suurimpaan (numerot) tai Lajittele A–Ö (teksti), paina S-näppäintä. Jos haluat valita vaihtoehdon Lajittele suurimmasta pienimpään tai Lajittele Ö-A, paina O-näppäintä.

Taulukon lukujen laskeminen

Pika-analyysi-työkalujen avulla voit laskea lukuja nopeasti. Excel näyttää esimerkiksi summan, keskiarvon ja lukumäärän laskentatulokset taulukossa lukujen alapuolella tai niiden vieressä.

  1. Jotta pääset valitsemaan tiedot, jotka lasketaan taulukkona, valitse ensimmäinen solu. Siirry sitten tietojen viimeiseen soluun (yleensä soluryhmän vastakkainen kulma) pitämällä Vaihto-näppäintä painettuna ja painamalla nuolinäppäimiä.

  2. Avaa Pika-analyysi-työkalu painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Q.

  3. Siirry Summat-välilehteen painamalla O-näppäintä ja sitten sarkainta.

  4. Painamalla oikeaa nuolinäppäintä voit selata vaaka- tai pystysuuntaisten tietojen laskentavaihtoehtoja, kuten Summa, Keskiarvo, Laske numerot, % yhteensä ja Juokseva.

  5. Valitse laskentavaihtoehto ja paina Enter-näppäintä. Valitut tiedot lasketaan määritysten mukaisesti.

  6. Voit kuunnella tulokset valitsemalla kaavat sisältävät solut yksi kerrallaan. Kuulet kaavan tuloksen ja tiedon siitä, että solu sisältää kaavan, sekä soluviittauksen.

Tietojen muotoileminen tai korostaminen taulukoksi

Ehdollisen muotoilun ja sparkline-kaavioiden avulla voit korostaa tärkeimpiä tietoja tai näyttää tietojen suuntauksia. Pika-analyysi-työkalun avulla voit ottaa nopeasti käyttöön näitä korostuksia.

  1. Jotta pääset valitsemaan tiedot, jotka haluat korostaa ehdollisella muotoilulla ja sparkline-kaavioilla, valitse ensimmäinen solu. Siirry sitten tietojen viimeiseen soluun (yleensä soluryhmän vastakkainen kulma) pitämällä Vaihto-näppäintä painettuna ja painamalla nuolinäppäimiä.

  2. Avaa Pika-analyysi-työkalu painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Q.

  3. Jos haluat siirtyä Muotoilu-välilehdelle, paina F-näppäintä. Jos haluat siirtyä Sparklinet-valikkoon, paina S-näppäintä. Jos haluat siirtyä välilehden asetuksiin, paina sarkainta.

  4. Voit selata muotoilu- ja sparkline-vaihtoehtoja painamalla oikeaa tai vasenta nuolinäppäintä. Numeroiden muotoiluvaihtoehtoja ovat esimerkiksi Tietopalkit, Väri ja Kuvakejoukko. Tekstin muotoiluvaihtoehtoja ovat esimerkiksi Teksti sisältää, Arvojen kaksoiskappaleet, Yksilölliset arvot, Yhtä suuri kuin ja Poista muotoilu. Sparkline-vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Rivi, Sarake ja Voitto/tappio, ja ne ovat käytettävissä vain, kun luvut on valittu.

  5. Valitse muotoilu- tai sparkline-vaihtoehto ja paina Enter-näppäintä. Valitut tiedot muotoillaan määritysten mukaisesti.

Tietojen näyttäminen kaaviossa

Pika-analyysi-työkalu suosittelee tiettyä kaaviota ja luo tietojen visuaalisen esityksen nopeasti.

  1. Jotta pääset valitsemaan numerot ja otsikot, jotka haluat esittää kaaviona, valitse ensimmäinen solu. Siirry sitten tietojen viimeiseen soluun (yleensä soluryhmän vastakkainen kulma) pitämällä Vaihto-näppäintä painettuna ja painamalla nuolinäppäimiä.

  2. Avaa Pika-analyysi-työkalu painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Q.

  3. Siirry Kaaviot-välilehteen painamalla C-näppäintä ja sitten sarkainta.

  4. Voit selata kaaviovaihtoehtoja painamalla oikeaa tai vasenta nuolinäppäintä.

  5. Valitse haluamasi kaavion tyyppi ja paina Enter-näppäintä. Valitsemiasi tietoja esittävä kaavio lisätään laskentataulukkoon upotettuna objektina.

Huomautus: Lue lisää eri tavoista luoda kaavioita Excel 2016 for Windowsissa.

Työn tallentaminen

  1. 1. Paina näppäinyhdistelmää Ctrl+S. Jos tallennat tämän työkirjan ensimmäistä kertaa, valitse juuri avatusta Tallenna nimellä -Backstage-näkymästä sen tallennuspaikka ja anna sille nimi.

  2. Siirry sarkaimella Tallenna nimellä -näkymän sijaintivaihtoehtoihin.

  3. Valitse työkirjan tallennussijainti, kuten OneDrive tai Tämä tietokone painamalla ala- tai ylänuolinäppäintä. Vaihtoehtoisesti voit avata Tallenna nimellä -valintaikkunan, valita Selaa ja painaa sitten Enter-näppäintä.

  4. Siirry sarkaimella valitun tallennussijainnin kansioon. Voit siirtyä kansiorakenteessa ylöspäin valitsemalla Yksi taso ylöspäin. Siirry kansioluetteloon painamalla sarkainta toistuvasti. Siirry luettelossa painamalla sarkainta tai nuolinäppäimiä. Valitse kansio painamalla Enter-näppäintä.

  5. Siirry sarkaimella Kirjoita tiedostonimi tähän -ruutuun ja kirjoita työkirjan nimi.

  6. Siirry sarkaimella Tallenna-painikkeeseen ja paina Enter-näppäintä.

Tulosta työsi

  1. Avaa Tulosta-Backstage-näkymä painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+P.

  2. Selaa sarkaimella tulostusasetuksia, kuten Tulostusasetukset, Tulosta yksipuolisena, Pystysuunta, Normaalit reunukset ja Sivun asetukset. Pääset vaihtamaan valitun asetuksen painamalla Enter-näppäintä. Valitse toinen asetus ylä- tai alanuolinäppäimellä ja paina sitten Enter-näppäintä.

  3. Kun tulostusasetukset ovat haluamasi, valitse Tulosta painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto+Sarkain, kunnes kuulet ”Tulosta”. Paina Enter-näppäintä. Tulostin tulostaa työkirjan.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×