Parametrien käyttäminen kyselyissä, lomakkeissa ja raporteissa

Kun haluat, että Accessin kysely pyytää sinulta tietoja aina, kun suoritat sen, luo parametrikysely.

Luomalla lomakkeen voit myös kerätä parametriarvoja, joilla rajoitetaan kyselyiden, lomakkeiden tai raporttien palauttamia tietueita. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit parantaa parametrien käyttöä kyselyissä, lomakkeissa ja raporteissa lomakkeiden avulla.

Tämän artikkelin sisältö

Yleiskatsaus

Parametrien käyttäminen kyselyissä

Parametrin tietotyyppien määrittäminen

Parametreja keräävän lomakkeen luominen

Raportin parametrit keräävän lomakkeen luominen

Yleiskatsaus

Accessin parametrikyselyn ehtojen avulla voit rajoittaa tietuejoukkoa, jonka kysely palauttaa. Saatat ehkä huomata, että parametrikyselyn tarjoamat valintaikkunat eivät riitä tarkoituksiisi. Tässä tapauksessa voit luoda lomakkeen, joka vastaa paremmin parametrikeräystarpeitasi. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit luoda lomakkeen, joka kerää kyselyn ja raportin parametrit. Artikkelissa oletetaan, että osaat luoda kyselyitä ja määrittää niiden parametreja. Sinun tulisi vähintäänkin osata luoda valintakysely. Jos et osaa tätä, tämä artikkeli ei sovellu sinulle.

Tämä artikkeli sisältää esimerkkejä parametrien käytöstä kyselyissä. Artikkelissa ei anneta kattavia ohjeita ehtojen määrittämiseen.

Parametrien käyttäminen kyselyissä

Voit käyttää kyselyssä parametria helposti luomalla kyselyn, joka käyttää ehtoja. Voit luoda kyselyn, joka pyytää sinulta jotain tiettyä tietoa, esimerkiksi osanumeron, tai useita tietoja, esimerkiksi kaksi päivämäärää. Parametrikysely näyttää kullekin parametrille erillisen valintaikkunan, jossa sinua pyydetään antamaan parametrin arvo.

Parametrin lisääminen kyselyyn

  1. Avaa Rakennenäkymä, luo valintakysely ja avaa sitten luomasi kysely.

  2. Kirjoita sen kentän, jossa haluat parametria käyttää, Ehto-riville hakasulkeissa se teksti, jonka haluat näytettävän parametrin valintaikkunassa. Se voi olla esimerkiksi seuraava:

    [Alkamispäivä].

    Kun suoritat parametrikyselyn, kehote (eli teksti) näkyy valintaikkunassa ilman hakasulkeita.

    Voit käyttää parametrikehotteissa myös lausekkeita. Voit käyttää esimerkiksi seuraavaa lauseketta:

    Between [Alkamispäivä] And [Päättymispäivä].

    Huomautus: Jokaiselle parametrikehotteelle näytetään oma valintaikkunansa. Toisessa esimerkissä näytetään kaksi valintaikkunaa: yksi alkamispäivälle ja yksi päättymispäivälle.

  3. Toista vaihe 2 jokaiselle kentälle, johon haluat lisätä parametreja.

Yllä annettujen ohjeiden avulla voit lisätä parametrin mihin tahansa seuraavista kyselytyypeistä: valintakysely, ristiintaulukointikysely, liittämiskysely, taulukon luova kysely tai päivityskysely.

Voit lisätä parametrin myös yhdistämiskyselyyn seuraavasti:

  1. Avaa yhdistämiskysely SQL-näkymässä.

  2. Lisää WHERE-lause, joka sisältää kaikki ne kentät, joihin haluat pyytää parametria.

    Jos WHERE-lause on jo olemassa, tarkista, sisältääkö se jo kentät, joissa haluat käyttää parametrikehotetta. Jos se ei sisällä niitä, lisää ne.

  3. Käytä WHERE-lauseessa ehtojen sijasta parametrikehotetta.

Parametrin tietotyyppien määrittäminen

Voit määrittää myös, minkä tyyppisiä tietoja parametri hyväksyy. Voit määrittää tietotyypin mille tahansa parametrille, mutta erityisen tärkeää on, että määrität tietotyypin numero- valuutta- tai päivämäärä/aika-tiedoille. Kun määrität parametrin hyväksymät tietotyypit, käyttäjät näkevät hyödyllisen virheilmoituksen, jos he antavat vääränlaisia tietoja (esimerkiksi kirjoittaessaan tekstiä kohtaan, johon pitäisi lisätä valuutan tiedot).

Huomautus: Jos parametri määritetään hyväksymään tekstitiedot, kaikki annetut tiedot tulkitaan tekstiksi eikä annetuista tiedoista anneta virheilmoitusta.

Voit määrittää kyselyn parametrien tietotyypit seuraavasti:

  1. Kun kysely on avattu rakennenäkymässä, valitse Rakenne-välilehden Näyttäminen tai piilottaminen -ryhmästä Parametrit.

  2. Kirjoita Kyselyn parametrit -valintaikkunan Parametri-sarakkeeseen niiden parametrien kehotteet, joiden tietotyypin haluat määrittää. Varmista, että parametrit vastaavat kyselyn rakenneruudukon Ehdot-rivin kehotetta.

  3. Valitse Tietotyyppi-sarakkeesta kunkin parametrin tietotyyppi.

Parametreja keräävän lomakkeen luominen

Vaikka parametrikyselyillä on oma valintaikkunansa, jossa parametrit kerätään, ne tarjoavat vain perustoiminnot. Kun keräät parametrit lomakkeen avulla, voit hyödyntää seuraavia toimintoja ja ominaisuuksia:

  • Voit käyttää tietotyyppikohtaisia ohjausobjekteja, esimerkiksi kalenteriohjausobjekteja päivämäärille.

  • Kerätyt parametrit säilyvät, minkä ansiosta voit käyttää niitä useammassa kuin yhdessä kyselyssä.

  • Voit käyttää parametrien keräämisessä yhdistelmä- tai luetteloruutua, jossa ovat valittavissa tietyt arvot.

  • Voit hyödyntää ohjausobjekteja muissa toiminnoissa, esimerkiksi kyselyn avaamisessa tai päivittämisessä.

Seuraavasta videosta näet, miten voit luoda yksinkertaisen lomakkeen kyselyn parametrien keräämiseksi, jotta sinun ei tarvitse käyttää parametrikyselyihin yleensä liittyviä valintaikkunoita.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Raportin parametrit keräävän lomakkeen luominen

Tällaisen tilanteen voi ratkaista usein eri tavoin, mutta esittelemme tässä niistä vain yhden, jossa käytetään lähinnä makroja. Luo raportin parametrit keräävä lomake alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Vaihe 1: luo lomake, johon voit antaa tietoja

Vaihe 2: luo koodimoduuli, jolla tarkistat, onko parametrilomake jo ladattu

Vaihe 3: luo makro, joka ohjaa lomaketta ja raporttia

Vaihe 4: lisää lomakkeeseen OK- ja Peruuta-painikkeet

Vaihe 5: käytä lomaketietoja kyselyn ehtoina

Vaihe 6: lisää makrotoiminnot raporttitapahtumiin

Vaihe 7: kokeile sitä

Vaihe 1: luo lomake, johon voit antaa tietoja

  1. Valitse Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmässä Lomakkeen rakennenäkymä.

  2. Avaa ominaisuusikkuna rakennenäkymässä painamalla F4-näppäintä ja määritä sitten lomakkeen ominaisuudet alla olevan taulukon mukaisesti.

    Ominaisuus

    Asetus

    Otsikko

    Anna tähän nimi, joka näytetään lomakkeen otsikkorivillä.

    Oletusnäkymä

    Yksittäinen lomake

    Salli lomakenäkymä

    Kyllä

    Salli taulukkonäkymä

    Ei

    Salli Pivot-taulukko-näkymä

    Ei

    Salli Pivot-kaavio-näkymä

    Ei

    Vierityspalkit

    Ei kumpikaan

    Tietuevalitsimet

    Ei

    Siirtymispainikkeet

    Ei

    Reunan tyyli

    Valintaikkuna

  3. Valitse kullekin parametrille, jonka haluat lomakkeen keräävän, Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Tekstiruutu.

  4. Määritä tekstiruutujen ominaisuudet alla olevan taulukon mukaisesti.

    Ominaisuus

    Asetus

    Nimi

    Anna parametrille kuvaava nimi, esimerkiksi Alkamispäivä.

    Muoto

    Valitse muoto, joka vastaa parametrikentän tietotyyppiä. Jos kyseessä on päivämääräkenttä, valitse esimerkiksi Yleinen päivämäärä.

  5. Tallenna lomake ja anna sille nimi, esimerkiksi frmCriteria.

Vaihe 2: luo koodimoduuli, jolla tarkistat, onko parametrilomake jo ladattu

  1. Valitse Luo-välilehden Makrot ja koodi-ryhmästä Moduuli. Jos käytät Access 2007:ää, valitse Luo-välilehden Muut-ryhmästä Moduuli.

    Uusi moduuli avautuu Visual Basic -editorissa.

  2. Kirjoita tai liitä seuraava koodi Visual Basic -editoriin:

    Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean
    Dim oAccessObject As AccessObject
    Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName)
    If oAccessObject.IsLoaded Then
    If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then
    IsLoaded = True
    End If
    End If
    End Function
  3. Tallenna moduuli yksilöllisellä nimellä ja sulje sitten Visual Basic -editori.

Vaihe 3: luo makro, joka ohjaa lomaketta ja raporttia

Access-makrojen alimakrojen avulla voimme määrittää kaikki vaiheet, jotka on suoritettava yhdessä makrossa. Luomme neljä alimakroa (Avaa valintaikkuna, Sulje valintaikkuna, OK ja Peruuta), joilla hallitsemme tässä prosessissa vaadittuja eri tehtäviä. Luo uusi makro, joka sisältää seuraavat alimakrot ja toiminnot. Käytä tukenasi alla olevaa näyttökuvaa. Ota huomioon, että tässä esimerkissä parametrilomakkeemme nimi on frmCriteria. Jos annoit aiemmin luomallesi lomakkeelle jonkin muun nimen, huomioi tämä luodessasi makroa. Muista myös napsauttaa Rakenne-välilehden Näytä kaikki toiminnot -asetusta, jotta näet kaikki makrotoiminnot.

Tämä on näyttökuva Accessin makrosta, jossa on neljä alimakroa ja toimintoja.

Tallenna ja sulje makro. Anna makrolle nimi, esimerkiksi Päivämääräaluemakro.

Vaihe 4: lisää lomakkeeseen OK- ja Peruuta-painikkeet

  1. Avaa uudelleen parametrilomake, jonka loit aiemmin rakennenäkymässä.

  2. Varmista Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä, että Käytä ohjattua ohjausobjektien luomista -asetus ei ole valittuna.

  3. Valitse Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Painike.

  4. Siirrä osoitin lomakkeen tekstiruutujen alapuolella ja luo sitten OK-komentopainike vetämällä.

  5. Jos ominaisuusikkuna ei ole näkyvissä, avaa se painamalla F4-näppäintä.

  6. Määritä OK-painikkeen ominaisuudet alla olevan taulukon mukaisesti.

    Ominaisuus

    Asetus

    Nimi

    OK

    Otsikko

    OK

    Oletus

    Kyllä

    Napsautettaessa

    Anna makrolle nimi, esimerkiksi Päivämääräaluemakro.OK.

  7. Luo Peruuta-komentopainike ja määritä sen ominaisuudet alla olevan taulukon mukaisesti.

    Ominaisuus

    Asetus

    Nimi

    Peruuta

    Otsikko

    Peruuta

    Napsautettaessa

    Anna makrolle nimi, esimerkiksi Päivämääräaluemakro.Peruuta.

  8. Tallenna lomake ja sulje se.

Vaihe 5: käytä lomaketietoja kyselyn ehtoina

  1. Avaa kysely, jonka loit aiemmin rakennenäkymässä.

  2. Anna tietojen ehdot. Käytä Forms-objektia, lomakkeen nimeä ja ohjain-nimeä:

    • Jos sinulla on esimerkiksi Access-tietokanta (.accdb tai .mdb) ja lomake nimeltä frmCriteria, voit viitata kyselyssä ohjausobjekteihin nimeltä Alkamispäivä ja Päättymispäivä seuraavalla lausekkeella:

      Between [Forms]![frmCriteria]![Alkamispäivä] And [Forms]![frmCriteria]![Päättymispäivä].

Vaihe 6: lisää makrotoiminnot raporttitapahtumiin

  1. Avaa raportti, jota haluat käyttää rakennenäkymässä.

  2. Jos ominaisuusikkuna ei ole näkyvissä, avaa se painamalla F4-näppäintä.

  3. Varmista, että raportin Tietuelähde-ominaisuus käyttää aiemmin määrittämääsi parametrikyselyä.

  4. Näet nämä kaksi muuta raporttiominaisuutta alla olevassa taulukossa kuvatulla tavalla.

    Ominaisuus

    Asetus

    Avattaessa

    Anna makrolle nimi, esimerkiksi Päivämääräaluemakro.Avaa valintaikkuna.

    Suljettaessa

    Anna makrolle nimi, esimerkiksi Päivämääräaluemakro.Sulje valintaikkuna.

    Raportin avaustapahtuman yhteydessä Access suorittaa toiminnot, jotka on määritetty Päivämäärämakro-objektin Avaa valintaikkuna -alimakrossa. Raportin sulkemistapahtuman yhteydessä Access suorittaa taas toiminnot, jotka on määritetty Päivämäärämakro-objektin Sulje valintaikkuna -alimakrossa.

  5. Tallenna ja sulje raportti.

Vaihe 7: kokeile sitä

Nyt kun olet luonut kaikki Access-objektit on aika kokeilla niitä. Avaa raportti tulostuksen esikatselussa tai raporttinäkymässä. Huomaat, että parametrilomakkeesi avautuu valintaikkunatilassa, ennen kuin Access näyttää raportin. Anna tarvittavat ehdot aiemmin luomiisi tekstiruutuihin ja napsauta sitten lomakkeen OK-painiketta. Access piilottaa sitten lomakkeen (Näkyvissä = Ei) ja avaa raportin, joka näyttää vain ehtojasi vastaavat tiedot. Tämä toimii, koska parametrikysely, johon raportti perustuu, voi lukea piilotetun lomakkeen ohjausobjektien arvot. Kun suljet lomakkeen, Access sulkee myös parametrilomakkeen.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×