Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tietueiden hallinta parantaa mahdollisuuksia valvoa, miten pitkävaikutteisia liiketoimintatietueita ja juridisia tietueita käsitellään. Paikallaan tapahtuva tietueiden hallinta mahdollistaa myös sen, että nämä tietueet voivat olla osa yhteistä työtilaa, missä niitä säilytetään muiden käsiteltävien tiedostojen kanssa.

Voit aktivoida tietueiden hallinnan sivustokokoelman tasolla ja poistaa lisäksi tietueiden manuaalisen määrittelyn käytöstä luettelon tai kirjaston tasolla sen mukaan, mikä on organisaation tietueiden hallintaratkaisun rakenne. Luetteloiden ja kirjastojen oletusarvona on kuitenkin se, että tietueiden manuaalinen määrittely on käytössä, kun ominaisuus on aktivoitu sivustokokoelman tasolla

Aktivoi Paikallaan tapahtuva tietueiden käsittely SharePointissa

Jos et ole vielä tehnyt, sinun on aktivoitava paikallaan tapahtuva tietueiden käsittely ennen kuin voit tehdä seuraavat tehtävät. Jos olet aktivoinut, Ohita nämä vaiheet.

  1. Siirry päätason sivustoon.

  2. Valitse Asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

    SharePoint ryhmän liitetty sivustoon ja valitsemalla asetukset, sitten Sivuston sisältöja valitse sitten Sivuston asetukset.

  3. Valitse Sivustokokoelman hallinta -kohdassa Sivustokokoelman ominaisuudet.

  4. Sivustokokoelmaominaisuudet Valitse paikallaan tapahtuva tietueiden käsittely Etsi ja valitse Aktivoi.

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen sivustokokoelmaan

Jos tietueiden hallintaratkaisu on usean sivuston laajuinen, voit määrittää tietueiden hallinnan asetukset seuraavasti:

  • Voit määrittää haluamasi rajoitukset, jotka koskevat tietueeksi määriteltyä asiakirjaa.

  • Voit määrittää, voiko sivuston kaikissa luetteloissa tai kirjastoissa määritellä asiakirjan tietueeksi manuaalisesti.

  • Voit määrittää, kuka voi manuaalisesti määritellä asiakirjoja tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyt.

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen sivustokokoelmaan

Huomautus: Et voi suorittaa näitä toimia loppuun, ennen kuin aktivoit paikallaan tapahtuvan tietueiden käsittelytoiminnon sivustokokoelman tasolla.

  1. Siirry päätason sivustoon.

  2. Valitse Asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

    SharePoint ryhmän liitetty sivustoon ja valitsemalla asetukset, sitten Sivuston sisältöja valitse sitten Sivuston asetukset.

  3. Valitse Sivustokokoelman hallinta ‑kohdasta Tietueen määrittelyasetukset.

  4. Valitse Tietueen määrittelyasetukset -sivun Tietueen rajoitukset -osasta haluamasi vaihtoehto, jossa on määritetty, millaisia rajoituksia tietueeksi määriteltävälle kohteelle asetetaan. Tämä asetus ei vaikuta kohteisiin, jotka on jo määritelty tietueiksi.

    • Ei lisärajoituksia    Tämä rajoitus on hyödyllinen, jos haluat, että tietueiksi määritellyillä kohteilla on erilainen säilytyskäytäntö kuin tietueiksi määrittelemättömillä, mutta et halua estää tietueiden poistamista tai muokkaamista.

    • Estä poistaminen    Tämä on tietuekeskuksen oletusrajoitus.

    • Estä muokkaaminen ja poistaminen    Tämä rajoitus on hyödyllinen, jos haluat lukita tiedoston ja estää sen muokkaamisen ja poistamisen. Asiakirjan viereen tulee näkyviin lukkokuvake, joka ilmaisee, että kohde on lukittu.

  5. Valitse Tietueeksi määrittelyn käytettävyys -osassa vaihtoehto, joka määrittää, voiko kohteita oletusarvoisesti määrittää tietueiksi manuaalisesti luetteloissa ja kirjastoissa. Jos valitset Ei ole käytettävissä kaikissa sijainneissa oletusarvoisesti -vaihtoehdon, kohteita voi määritellä tietueksi vain käytännön tai työnkulun kautta.

    Yksi vaihtoehto Tietueeksi määrittelyn käytettävyys -osiossa sallii tietueeksi määrittelyn peruuttamisen. Valitse Tietueen tila -kohdan vieressä olevasta Yhteensopivuustiedot-kohdasta Peruuta tietueeksi määrittely. Ohjelma kysyy vahvistuksen kohteen tietuemäärittelyn peruuttamiselle.

    Huomautus: Määrittelyn peruuttamisvaihtoehto tulee näkyvin vain tietueiksi määritetyille kohteille.

  6. Määritä Määrittelyroolit-osassa ne käyttäjätyypit, jotka voivat määritellä kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.

    • Kaikki luettelon osallistujat ja ylläpitäjät    Kaikki käyttäjät, joilla on luettelon kohteiden muokkausoikeudet, voivat määritellä luettelon kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.

    • Vain luettelon ylläpitäjät    Vain käyttäjät, joilla on luettelon hallintaoikeudet, voivat määritellä luettelon kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.

    • Vain käytännön toiminnot    Vain käytännön toiminnot tai järjestelmätilin suorittamat mukautetut koodit voivat määritellä luettelon kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.

  7. Valitse OK.

Sivun alkuun

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen luetteloon tai kirjastoon

Voit määrittää tietueiden hallinnan asetukset, joilla voit estää tai sallia tietueiden luomisen sivuston tietyissä luetteloissa tai kirjastoissa. Voit myös määrittää, että kaikki tiettyihin kirjastoihin tai luetteloihin lisätyt kohteet määritellään automaattisesti tietueiksi.

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen luetteloon tai kirjastoon

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon haluat määrittää tietueiden hallinnan.

  2. Jos kyse on kirjastosta, napsauta Kirjaston työkalut -kohdan Kirjasto-välilehteä. Jos kyse on luettelosta, napsauta Luettelon työkalut -kohdan Luettelo-välilehteä.

  3. Valitse kirjaston valintanauhasta Kirjaston asetukset. Jos kyse on luettelosta, valitse Luettelon asetukset.

    SharePoint Onlinessa Valitse asetukset ja valitse sitten Luetteloasetukset tai kirjaston asetukset.

    Huomautus: Jos tässä ohjeessa mainittua valintanauhan painiketta ei näy, muuta näytön tarkkuutta tai selainikkunan kokoa siten, että kaikki käytettävissä olevat valintanauhan painikkeet näkyvät. Voit myös laajentaa ryhmän painikevalikoimaa napsauttamalla ryhmän painiketta.

  4. Valitse Luettelon asetukset ‑sivulta Tietueen määrittelyasetukset.

  5. Tietueen määrittelyasetukset sivulla Manuaalisen tietueeksi määrittelyn käytettävyys -osassa jokin seuraavista toimista:

    • Valitse, haluatko käyttää sivustokokoelman oletusasetusta.

    • Salli tietueiden manuaalinen määritteleminen tässä kirjastossa tai luettelossa.

    • Älä koskaan salli tietueiden manuaalista määrittelemistä tässä kirjastossa tai luettelossa.

  6. Valitse Automaattinen määrittely ‑osassa, haluatko, että kaikki luetteloon tai kirjastoon lisätyt kohteet määritellään automaattisesti tietueiksi.

  7. Valitse OK.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×