Outlook-kalenterin parhaat käytännöt organisaatioille

Vastuuhenkilö/edustaja-tilanne

Jos organisaatiosi käytännöt niin sallivat, määritä asetuksiin, että Outlook muodostaa yhteyden Exchange-postilaatikkoon käyttämällä Exchange-välimuistitilaa. Näin varmistat parhaan suorituskyvyn.

Microsoft Outlookin, Microsoft Entouragen, Outlook for iOS:n, Outlook for Androidin ja Microsoft Outlook for Mac uudemmissa versioissa on useita parannuksia edustajatoimintoon. Lisätietoja näistä versioista on artikkelissa

Outlookin edustajatoiminto erilaisissa Microsoft Outlook- ja Entourage-versioissa

Uusien mallien jakamisskenaariot (REST) on suositeltavaa meille yksinkertaistetuille käyttöoikeustasoille (voi muokata, tarkastella otsikoita ja sijainteja jne.) sen sijaan, että mukautamme edustajien käyttöoikeuksia. Mukautetut käyttöoikeustasot eivät ole tuettuja uuden mallin jakamisessa, ja ne voivat johtaa odottamattomiin tuloksiin.

Edustajien määrän rajoittaminen

Outlook ei rajoita lisättävien edustajien määrää. Suosittelemme kuitenkin, että myönnät Muokkaaja-käyttöoikeudet vain yhdelle (1) edustajalle. Näin voit seurata, milloin ja kuinka kokoustietoja on käsitelty. Koska edustajat voivat käyttää omia tietojasi useilla eri laitteilla, tilanne, jossa usealla edustajalla on Muokkaaja-käyttöoikeudet, johtaa helposti siihen, ettet pysty selvittämään, miksi jotkin kokoustiedot puuttuvat tai ovat vanhentuneita.

Vaikka myönnät Muokkaaja-käyttöoikeudet vain yhdelle edustajalle, älä anna Tarkistaja- tai Avustaja-käyttöoikeuksia suurelle henkilömäärälle. Suuri nimettyjen edustajien määrä voi kuluttaa muita resursseja. Esimerkiksi sääntötietojen enimmäiskoko voi ylittyä. Kun lisäät edustajan, ohjelma tekee useita muutoksia:

Outlook lisää käyttöoikeudet tarvittaviin kansioihin.
Active Directory -määrite PublicDelegates päivitetään lisäämään Lähetä puolesta -oikeudet edustajalle.
Outlook lisää edustajan tiedot vastuuhenkilön postilaatikon edelleenlähetyssääntöön. Tämä varmistaa, että kokouspyynnöt lähetetään edelleen edustajalle.
Outlook tallentaa muut edustajatiedot vastuuhenkilön postilaatikkoon.

Kaikilla näillä osa-alueilla voi olla omat enimmäisrajansa. Kun arvot alkavat lähestyä enimmäisarvoja, tilanne voi vaikuttaa ohjelman suorituskykyyn ja vakauteen.

Huomautukset:

Tuotteen kehitystyön ja testauksen aikana Microsoft käytti enintään neljää (4) edustajaa. Tämän lisäksi edustajat käyttivät vain Outlookia. Laitekäyttöä ei testattu.
Jos Muokkaaja-käyttöoikeudet saanut edustaja on vaihdettava väliaikaisesti tai pysyvästi, muuta edustajan Muokkaaja-käyttöoikeudet Tarkistaja-käyttöoikeuksiksi tai Ei mitään -käyttöoikeuksiksi. Anna sitten uudelle tai varaedustajalle Muokkaaja-käyttöoikeudet.

Toistuvien kokousten käsitteleminen

Päättymispäivien määrittäminen ja kokouskertojen rajoittaminen

Outlookin avulla on helppo ajoittaa kokous, jossa on useita säännöllisiä tapahtumia. Suosittelemme, että määrität aina päättymispäivän ja rajoitat toistuvat sarjat tiettyyn määrään esiintymiä. Todennäköisesti toistuvat kokoukset vaativat jossain vaiheessa muutoksia. Esimerkiksi osallistujat lisätään yhteen esiintymään tai poistetaan siitä, tai kokouksen sijainti tai aika muuttuu lomapäivien tai odottamattomien olosuhteiden vuoksi. Outlook tallentaa kaikki nämä yksilölliset muutokset kokouspoikkeuksena. Kokoukset, joissa on hyvin paljon poikkeuksia, johtavat vaikeasti hallittavaan kokoussarjaan. Lisäksi se voi aiheuttaa odottamatonta toimintaa. Voit aina luoda uuden kokoussarjan, kun nykyinen päättyy. Kun mietit esiintymiskertojen määrää, ota huomioon esiintymistiheys. Vuoden aikana kahdesti viikossa pidettävässä kokouksessa on noin 90 kertaa enemmän tapahtumia kuin saman ajanjakson kuukausikokouksessa.

Toistuvan kokoussarjan päättäminen ennen alkuperäistä päättymispäivää

Vaikka voit peruuttaa toistuvan kokouksen, kokoussarjan päättymispäivän muuttaminen on parempi vaihtoehto. Näin sinä ja osallistujat voivat pitää kirjaa aiemmin järjestetyistä kokouksista. Jos peruutat toistuvan kokouksen kokonaan, myös sen historiatiedot menetetään. Paras vaihtoehto on määrittää uusi päättymispäivä ja lähettää päivitys kaikille osallistujille. Näin kokoussarja päätetään aikaisin samalla, kun tiedot aiemmista kokouksista säilytetään.

Huomautukset:

Jos lopetat kokoussarjan aikaisemmin, toistuvaan kokoukseen liittyvät poikkeukset menetetään. Lisätietoja poikkeuksista on edellä kohdassa Päättymispäivien määrittäminen ja kokouskertojen rajoittaminen.
Tämä paras käytäntö on voimassa myös silloin, kun haluat muuttaa aiemmin luodun kokoussarjan aihetta. Lopeta kokoussarja aikaisin ja luo uusi toistuva kokous käyttämällä toista aihetta.

Lisätietoja sarjan kaikkien vielä pitämättömien kokousten peruuttamisesta on artikkelissa Sarjan kaikkien tulevien kokousten peruuttaminen

Järjestäjän vaihtaminen

Outlook ei tarjoa mahdollisuutta vaihtaa kokouksen järjestäjää. Voit vaihtaa toistuvan kokouksen järjestäjän lopettamalla toistuvan kokouksen. Tee tämä määrittämällä aikaisempi päättymispäivä ja lähetä päivitys osallistujille. Tämän vaiheen jälkeen uuden järjestäjän tulee luoda uusi toistuva kokous.

Lisätietoja aikaisemman päättymispäivän määrittämisestä on artikkelissa Kokouksen peruuttaminen

Liitteiden jakamisen välttäminen toistuvissa kokouksissa

Liitteet monimutkaistavat toistuvien kokousten poikkeuksia. Kukin poikkeus sisältää liitteistä oman kopionsa. Kun toistuviin kokouksiin tulee uusia poikkeuksia, myös liitteistä luodaan jälleen kopiot. Jos teet muutoksia joihinkin liitteisiin, muutokset eivät päivity muihin poikkeuksiin. Jos vaadit, että kaikilla osallistujilla on viimeisimmät muutokset mihin tahansa kokoukseen, on suositeltavaa tallentaa liitteet SharePointiin tai OneDriveen ja jakaa ne linkin avulla aina, kun se on mahdollista.

Huomautus: Liitteiden lisääminen ja poistaminen erillisiin, toistumattomiin kokouksiin on täysin tuettua.

Kaikkien kokouspyyntöjen ja peruutusten käsitteleminen

Vaikka voit poistaa kokouspyynnön suoraan Saapuneet-kansiosta, on tärkeää, että käsittelet pyynnön asianmukaisesti hyväksymällä tai hylkäämällä sen. Kun peruutat kokousta, käytä aina Poista kalenterista -komentoa Saapuneet-kansiostasi. Vältä kokousten käsittelemistä suoraan kalenterissa.

Kokousten kopioinnin välttäminen

Outlook poistaa aina kaikki kopioidun kokouksen ja alkuperäisen kokouksen väliset linkit. Tämä auttaa varmistamaan tietojen yhtenäisyyttä. Uudemmissa Outlook-versioissa ohjelma lisää aihekenttään tekstin "Kopio". Näin kokousten kopiot erottuvat helposti.

Outlookin versiosta 2311 alkaen kokousten kopioimista ei enää tueta. Tämä on tarkoituksellinen muutos kokousten kopioinnin estämiseksi. Kokousten kopiointia kannattaa välttää, koska kokouskopioihin liittyvät toiminnot voivat tuottaa odottamattomia tuloksia. Tämä on ollut pitkään dokumentoitu paras käytäntö. Outlook-työryhmä rajoitti odottamattomia tuloksia estämällä kokousten kopioinnin.

Lisätietoja viimeisimmästä kokousten kopioinnin estävästä päivityksestä on seuraavissa aiheissa:

Outlook estää kokousten kopioimisen käyttämällä "Kokousten kopiointia ei tueta".

Kokouspyyntöjen lähettäminen edelleen

Jos käytössäsi on Outlook 2010 tai sitä uudempi versio ja olet kokouksen osallistuja, voit lähettää kokouksen eteenpäin henkilölle, joka käyttää Outlook 2010- tai sitä uudempaa versiota, jossa on Kokouksen edelleenlähetysilmoitus -ominaisuus. Kun käytät Outlook 2010:tä tai uudempaa versiota kokouksen välittämiseen henkilölle, jota ei oltu aluksi kutsuttu kokoukseen, Outlook 2010 lähettää kokouksen edelleenlähetysilmoituksen kokouksen järjestäjälle. Kun järjestäjä saa kokouksen edelleenlähetysilmoituksen, uusi osallistuja lisätään järjestäjän kokoukseen. Jos aikaisemmin kutsuttujen osallistujien on tiedettävä, että kokoukseen lisättiin osallistuja, järjestäjän on avattava kokous ja lähetettävä kokouspäivitys kaikille osallistujille.

Huomautus: Jos haluat ilmoittaa tietyille henkilöille kokouksesta, mutta et halua kutsua heitä, vedä kokouskutsu kalenterista Outlookin vasemman alakulman Posti-kuvakkeeseen. Tämä avaa kokouksen tiedot sisältävän sähköpostiviestin, jonka voit lähettää eteenpäin. Ota huomioon, että sähköpostiviesti ei lisää vastaanottajia kokoukseen ja että se sisältää ainoastaan kokouksen tiedot, kuten päivämäärän, kellonajan, aiheen ja esityslistan.

Microsoft Exchange -käyttäjät

Myös Microsoft Exchange Server 2007:ssä on Kokouksen välitysilmoitus -toiminto osana Alustavien kokousten välittäjä -ominaisuutta. Jos muodostat Outlookilla yhteyden organisaation Exchange Server -postilaatikkoon, Exchangen asetukset voivat vaikuttaa kokouksen välitysilmoitustoimintoon, jos Exchange-järjestelmänvalvoja on määrittänyt tiettyjä asetuksia. Exchange-järjestelmänvalvoja on esimerkiksi voinut estää kokousten välitysilmoitusten lähettämisen etätoimialueisiin.

Yleensä on suositeltavaa, ettei osallistuja lähetä kokousta edelleen, jos hän ei kuulu kokouksen järjestäjän kanssa samaan Exchange-organisaatioon. Poikkeuksena on tilanne, jossa kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:

Osallistuja käyttää Microsoft Outlook 2010:tä tai uudempaa versiota.
Osallistujan Exchange-järjestelmänvalvoja sallii kokousten välitysilmoitusten lähettämisen etätoimialueisiin.
Järjestäjä käyttää Microsoft Outlook -asiakasohjelmaa.

Jos osallistujalla on käytössään jokin muu kuin Exchange-postijärjestelmä, kokousten edelleenlähetystä ei yleensä suositella, elleivät kaikki seuraavat ehdot täyty:

Osallistuja käyttää Microsoft Outlook 2010:tä tai uudempaa versiota.
Järjestäjä käyttää Microsoft Outlook -asiakasohjelmaa.

Jos järjestäjä ei jostain syystä saa kokouksen välitysilmoitusta, kokoukseen osallistujia ei lisätä järjestäjän kokoukseen. Jos järjestäjä muuttaa myöhemmin kokouksen tietoja ja lähettää päivityksen, se lähetetään vain alun perin kokoukseen kutsutuille. Osallistujat, joille on aiemmin välitetty kokoustietojen kopio, eivät saa päivitystä.

Jos edellä mainitut rajoitukset estävät sinua lähettämästä kokouspyyntöjä luotettavasti edelleen, paras vaihtoehto on pyytää kokouksen järjestäjää lisäämään kokoukseen halutut osallistujat. Jollet ole varma, että sekä oma käyttöympäristösi että toivottujen osallistujien käyttöympäristöt ovat vaatimusten mukaiset, on tärkeää, että pyydät kokouksen järjestäjää lisäämään tarvittavat osallistujat.

Huomautus: Outlook-edustajat eivät saa kokousten välitysilmoituksia.

Lisäsuosituksia Microsoft Exchange -käyttäjille

Kalenteria käyttävien laitteiden ylläpito

Varmista, että kaikissa laitteissa, joilla muodostat yhteyden kalenteriin, on kaikki viimeisimmät päivitykset asennettuina. Jotkin laitteet synkronoivat kalenterin ja muiden kansioiden tiedot Exchange ActiveSyncin avulla. Näihin laitteisiin kuuluvat Outlook for iOS, Outlook for Android, Apple iOS ja Android-laitteet. Myös Research In Motion (RIM) -BlackBerry-laitteet ja jotkin muut laitteet voivat synkronoida kalenterin tiedot.

Lisätietoja tunnetuista ongelmista on artikkelissaMicrosoft Exchange ActiveSynciin ja muiden valmistajien laitteisiin liittyvät ongelmat.

Huomautus: Joissakin tapauksissa useat Outlook-asiakasohjelmat ja laitteet voivat muokata kohteita samanaikaisesti, mikä voi aiheuttaa ristiriitatilanteita. Jotta voit mahdollisimman hyvin välttää tällaiset tilanteet, älä käsittele samaa kohdetta usealla asiakasohjelmalla tai laitteella lyhyen ajanjakson aikana.

Outlookin kanssa integroituvien apuohjelmien ylläpito

Miltei kaikki Outlookin apuohjelmat käyttävät Outlookin tietoja. Apuohjelma voi muuttaa Outlook-kohdetta, jota olet parhaillaan muokkaamassa Outlookissa tai toisessa laitteessa. Tämä voi aiheuttaa ristiriitatilanteita. Jotta voit mahdollisimman hyvin välttää tällaiset tilanteet, varmista, että asennat uusimmat päivitykset kaikkiin Outlookin kanssa integroituviin ohjelmiin ja apuohjelmiin. Jollet käytä jotakin ohjelmaa tai apuohjelmaa tai tällaisen ohjelman ei tarvitse integroitua Outlookin kanssa, poista ohjelma käytöstä tai poista sen asennus.