Outlookin yhteystietojen käyttö yhdistämisen tietolähteenä

Outlookin yhteystietojen käyttö yhdistämisen tietolähteenä

Jos haluat lähettää joukkosähköpostia Outlookin yhteystietoluettelossa oleville henkilöille, voit käyttää Wordin yhdistämistoimintoa. Outlook-yhteystietoluetteloa voi käyttää yhdistämisen tietolähteenä. Yhteystietoluettelo on osoitteisto, jota käytetään henkilöiden tietojen tallentamiseen ja järjestelyyn.

Yhdistäminen Outlook-yhteystietoluettelon avulla

Yhdistämisprosessin tärkein vaihe on tietojen määrittäminen ja valmisteleminen yhdistämistä varten. Outlook-yhteystietokortti voi sisältää perustietoja, esimerkiksi nimen ja sähköpostiosoitteen, sekä lisätietoja, kuten katuosoitteen, puhelinnumeron ja valokuvan. Voit lisätä yhteyshenkilöitä Outlook-osoitteistoosi artikkelin Yhteyshenkilön lisääminen ohjeiden mukaisesti.

Kun Outlook-yhteystietoluettelosi on valmis, noudata seuraavia ohjeita suorittaaksesi yhdistämisen Wordin avulla.

  1. Valitse Outlookin Yhteystiedot-kansiossa valintanauhan Aloitus-välilehdestä Yhdistäminen.

    Yhdistä-painike on Aloitus-välilehden Toiminnot-ryhmässä

  2. Valitse haluamasi vaihtoehdot Yhteystietojen yhdistäminen -valintaruudussa. Valitse sitten asiakirjatyyppi, jonka haluat luoda. Valitse OK.

    Aloita yhdistäminen valitsemalla Yhteystiedot-kansion Aloitus-välilehdeltä Yhdistä

    Vihjeitä: 

    • Jos haluat vain valitut yhteystiedot yhdistämiseen, valitse Vain valitut yhteystiedot -valintanappi. Yhteystiedot täytyy kuitenkin valita ennen tähän vaiheeseen siirtymistä. Jos et ole valinnut yhteystietoja, valitse Peruuta, palaa Yhteystiedot-kansioon, valitse yhteystiedot ja aloita uudelleen vaiheesta 1.

    • Jos sinulla on jo luotuna ja tallennettuna Wordin yhdistämisasiakirja, vaihda valintanapiksi Aiemmin luotu asiakirja ja määritä se. Muussa tapauksessa jätä Uusi asiakirja -valintanappi valituksi, jolloin Word kehottaa sinua luomaan asiakirjan, kun etenet vaiheeseen 3.

    • Jos aiot käyttää luetteloa myöhemmin uudelleen, tallenna tiedosto valitsemalla Pysyvä tiedosto -ruutu ja nimeämällä yhteystietotiedosto. Tämä on erityisen kätevää, jos olet valinnut tiettyjen yhteystietojen yhdistämisen ja haluat käyttää tätä joukkoa uudelleen ilman, että valitset ne joka kerta manuaalisesti.

  3. Microsoft Word avautuu. Vaiheessa 2 valituista asetuksista riippuen saat joko valmiiksi luodun yhdistämisasiakirjan tai uuden tyhjän asiakirjan. Kirjoita teksti, jonka haluat näkyvän jokaisessa yhdistetyssä asiakirjassa.

    Huomautus: Jos haluat lisää ohjeita yhdistämiseen, valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen > Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen. Tämän artikkelin tietoihin voit palata ohjatun yhdistämisen vaiheessa 3, Vastaanottajien valitseminen.

  4. Lisää yhdistämiskentät, jotka hakevat tiedot Outlook-yhteystietoluettelosta asiakirjaan.

    Huomautukset: Esimerkkejä yhdistämiskentistä:

    • Osoitelohko. Tämän avulla voit lisätä vastaanottajan koko nimen ja osoitteen Outlook-yhteystietoluettelostasi kirjeeseen tai sähköpostiviestiin.

      Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää -ryhmässä Osoitelohko.

    • Tervehdysteksti. Tämän avulla voit lisätä tervehdyksen (esimerkiksi Arvoisa rouva Reho) kirjeeseen tai sähköpostiviestiin.

      Valitse Postitukset-välilehden Kirjoita ja Lisää -ryhmässä Tervehdysrivi.

    Kirjoita- ja lisää kenttiä -ryhmän avulla voit lisätä kenttiä yhdistämisasiakirjaan.

    Katso lisätietoja yhdistämiskenttien lisäämisestä Outlook-yhteystiedoista artikkelista Yhdistämiskenttien lisääminen.

  5. Kun asiakirja on valmis, valitse Esikatsele tuloksia ja sitten Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietue -painike, jotta voit tarkastella jokaista asiakirjan kopiota.

  6. Suorita yhdistäminen loppuun valitsemalla Valmis‑ryhmästä Viimeistele yhdistäminen ja valitse sitten Tulosta asiakirjat tai Lähetä sähköpostiviestejä.

Yhdistämisen tallentaminen

Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se pysyy yhteydessä tietolähteeseen.

Yhdistämisasiakirjan käyttäminen uudelleen

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.

Postitusluettelon muokkaaminen

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja Muokkaa vastaanottajaluetteloa, jolloin voit lajitella, suodattaa ja valita haluamasi osoitteet.

Onko sinulla Word-asiakirjojen yhdistämiseen liittyviä kysymyksiä, joihin emme vastanneet tässä?

Kysy kysymyksesi Word-yhteisön keskustelupalstalla

Auta parantamaan Outlookia

Onko sinulla ehdotuksia Outlookin yhdistämistoiminnon tai muiden toimintojen parantamiseksi? Jos on, tutustu Outlookin UserVoice -sivustoon ja kerro ehdotuksesi!

Katso myös

Yhdistäminen – maksuton 10 minuutin video-opetusohjelma

Yhdistäminen ja kirjekuoret

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×