Outlookin perustoiminnot

Outlook järjestelee sähköpostisi, kalenterisi, yhteystietosi, tehtäväsi ja tehtäväluettelosi kaikki samassa paikassa. Tämä järjestely alkaa sähköpostitilistäsi. Sieltä voit alkaa käsitellä sähköpostejasi, muuttaa niitä tehtäviksi ja tapaamisiksi sekä tallentaa henkilöiden tiedot yhteystietoihisi siten, ettei sinun tarvitse enää koskaan muistaa sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa. Seuraavassa esitellään nämä perustehtävät.

Aloittaminen

Ensimmäiseksi sinun pitää määrittää Outlook-tilisi. Sen jälkeen voit vastaanottaa ja lähettää sähköposteja, käyttää kalenteria, luoda yhteystietoja ja käsitellä Outlook-tehtäviä.  

Asetukset määritetään automaattisesti, jos olet käyttänyt samassa tietokoneessa Outlookin aiempaa versiota. Jos aiempi versio ei ole ollut käytössä, automaattinen tilin määritys alkaa, kun käynnistät Outlookin ensimmäistä kertaa, ja se ohjaa sinua prosessin vaiheissa.

Ohjelma kysyy sinulta nimeä, sähköpostiosoitetta ja salasanaa. Yleensä tämä riittää, mutta jos automaattinen määritys epäonnistuu, Outlook kysyy lisätietoja, kuten postipalvelimesi nimeä. Jos sinulla ei ole näitä tietoja, sähköpostipalvelusi toimittaja voi antaa sinulle lisätietoja.

Lisää tili -painike Backstage-näkymässä

Huomautus: Jos haluat myöhemmin lisätä uuden sähköpostitilin, käynnistä automaattinen tilin määritys valitsemalla Tiedosto > Lisää tili.

Pikavalintapalkki

Pikavalintapalkki on tärkeä osa Outlook-käyttökokemusta. Se on myös helppo siirtyä Outlookin tärkeimpien ominaisuuksien välillä: Sähköposti, Kalenteri, Henkilöt ja Tehtävät. Palkki toimii työkaluja ja asetuksia sisältävien, Outlookin käyttöä ja hallintaa helpottavien vakiovälilehtien ja -valintanauhojen lisänä.

Pikavalintapalkki sijaitsee tavallisesti Outlook-ikkunan alareunassa, ja valittujen asetusten mukaan siinä näkyvät toimintojen nimiin liittyvät painikkeiden nimet (vasen kuva) tai kuvakkeet (oikea kuva).

Outlookin pikavalintapalkki, jossa näkyvät nimen mukaan Sähköposti-, Kalenteri-, Ihmiset- ja Tehtävät-painikkeet sekä Lisää (kolme pistettä) -vaihtoehdot

Outlookin pikavalintapalkki, jossa näkyvät Sähköposti-, Kalenteri-, Ihmiset-, Tehtävät- ja Lisää-kuvakkeet

Pikavalintapalkissa näkyvien kohteiden muuttaminen

Voit määrittää, mitkä painikkeet (tai kuvakkeet) näkyvät pikavalintapalkissa ja missä järjestyksessä.

  1. Valitse Lisää Lisäasetukset > Siirtymisasetukset.

    Tuo siirtymisasetukset näkyviin valitsemalla Lisää (kolme pistettä) pikavalintapalkissa

  2. Toimi Siirtymisasetukset-valintaikkunassa seuraavasti:

    Pikavalintapalkin palkissa Siirtymisasetukset-valintaikkuna

    • Jos haluat muuttaa palkissa näkyvien painikkeiden tai kuvakkeiden määrää, suurenna tai pienennä oletusasetusta 4 kohdassa Näkyvien kohteiden enimmäismäärä.

    • Jos haluat näyttää kuvakkeet nimien sijaan, valitse Järjestä siirtyminen -valintaruutu.

    • Jos haluat muuttaa painikkeiden tai kuvakkeiden järjestystä, valitse kohde Näytä tässä järjestyksessä -ruudussa ja valitse sitten Siirrä ylös tai Siirrä alas.

  3. Valitse OK.

    Vihje: Jos haluat peruuttaa tekemäsi muutokset tai vain haluat aloittaa alusta, valitse Palauta.

Sähköpostin yhdistää sinut organisaatiosi sisä- ja ulkopuolisiin henkilöihin. Voit lisätä sähköpostiviesteihisi sähköisen allekirjoituksesi ja liitteitä.

Uuden sähköpostiviestin luominen

  1. Valitse missä tahansa sähköpostikansiossa (esimerkiksi Saapuneet-kansiossa) Uusi sähköposti.

    Uusi sähköposti

    Pikanäppäin:    Voit luoda sähköpostiviestin painamalla CTRL+VAIHTO+M.

  2. Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, valitse Lähetä.

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestin luominen.

Sähköpostin allekirjoituksen lisääminen viesteihin

Voit luoda henkilökohtaisia allekirjoituksia, jotka näkyvät viestiesi alareunassa. Allekirjoitukset voivat sisältää tekstiä, kuvia, sähköisen käyntikortin, logon tai jopa kuvan käsinkirjoitetusta allekirjoituksesta.

Allekirjoituksen luominen

  1. Valitse uudessa viestissä Allekirjoitus >Allekirjoitukset.

    Allekirjoitus

  2. Valitse Viestin allekirjoitus ‑välilehdessä Uusi.

  3. Kirjoita nimi ja valitse sitten OK.

  4. Tee kohdassa Valitse oletusallekirjoitus seuraavat toimet:

    • Valitse Sähköpostitili-luettelosta sähköpostitili, jonka viesteihin haluat lisätä allekirjoituksen.

    • Valitse Uudet viestit -luettelosta haluamasi allekirjoitus, jonka haluat lisätä automaattisesti kaikkiin uusiin sähköpostiviesteihin. Jos et halua allekirjoittaa sähköpostiviestejä automaattisesti, voit sivuuttaa tämän vaihtoehdon, koska oletusarvona on (ei mitään).

    • Valitse Vastatut/välitetyt-luettelosta allekirjoitus, jonka haluat lisätä automaattisesti, kun vastaat viesteihin tai välität niitä. Hyväksy muussa tapauksessa oletusasetus (ei mitään).

  5. Valitse Muokkaa allekirjoitusta, kirjoita allekirjoitus ja valitse sitten OK.

Allekirjoituksen lisääminen

  • Valitse uudessa viestissä Allekirjoitus ja napsauta sitten haluamaasi allekirjoitusta.

    Allekirjoitus

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestin allekirjoituksen luominen ja lisääminen.

Sähköpostiviestin lähettäminen edelleen tai viestiin vastaaminen

  1. Valitse valintanauhassa tai lukuruudussa Vastaa, Vastaa kaikille, tai Lähetä edelleen

    Vastaa

  2. Valitse Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-ruudussa yksi seuraavista:

    • Jos haluat lisätä vastaanottajan, napsauta asianmukaisessa ruudussa ja kirjoita vastaanottajan nimi.

    • Jos haluat poistaa vastaanottajan, napsauta asianmukaisessa ruudussa, valitse vastaanottajan nimi ja paina sitten Poista.

Lisätietoja on aiheessa Sähköpostiviestiin vastaaminen tai sähköpostiviestin lähettäminen edelleen.

Liitetiedoston lisääminen sähköpostiviestiin

Voit jakaa tiedoston liittämällä sen viestiisi. Voit liittää myös muita Outlook-kohteita, kuten viestejä, yhteystietoja tai tehtäviä.

  1. Luo uusi viesti tai valitse aiemmin luotu viesti ja valitse Vastaa, Vastaa kaikille tai Lähetä edelleen.

  2. Valitse viesti-ikkunassa Viesti > Liitä tiedosto.

    Liitä tiedosto

Lisätietoja on aiheessa Tiedoston, viestin, yhteyshenkilön tai tehtävän liittäminen sähköpostiviestiin.

Sähköpostiviestin liitetiedoston avaaminen tai tallentaminen

Voit avata liitteen lukuruudusta tai avatusta viestistä. Kun olet avannut liitteen ja tarkastellut sitä, voit tallentaa sen. Jos viestissä on useampi kuin yksi liite, voit tallentaa ne ryhmänä tai yksi kerrallaan.

Liitteen avaaminen

Käyttämäsi Outlook-version mukaan voi olla, että liitteen avaamiseen on useita vaihtoehtoja.

  • Kaksoisnapsauta liitettä.

Lisätietoja on aiheessa Liitteiden avaaminen.

Liitteen tallentaminen

  1. Valitse liite lukuruudussa tai avatussa viestissä.

  2. Valitse Liitteet-välilehden Toiminnot-ryhmässä Tallenna nimellä. Voit myös napsauttaa liitettä hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Tallenna nimellä.

    Tallenna nimellä Liitteet

Lisätietoja on aiheessa Liitteiden tallentaminen.

Tapaamiset ja kokoukset ovat osa henkilökohtaista elämääsi ja työelämääsi, ja kalenterisi on täydellinen väline molempien hallintaan. Outlookin avulla määrittää ajoitettujen tapahtumien muistutuksia.

Kalenteritapaamisen luominen

Tapaamiset ja kokoukset eivät tarkoita samaa asiaa Outlookissa. Tapaamiset ovat kalenteriin ajoitettavia toimintoja, joihin ei liity muiden henkilöiden kutsumista tapaamisiin eikä resurssien, kuten kokoushuoneen tai laitteen, varaamista.

Valitse Kalenteri

  • Valitse Kalenteri-kansiossa Uusi tapaaminen. Voit myös napsauttaa kalenteriruudukon aikalohkoa hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Uusi tapaaminen -vaihtoehdon.

    Kalenteri Uusi tapaaminen

    Pikanäppäin:    Luo tapaaminen painamalla CTRL+VAIHTO+A.

Lisätietoja on aiheessa Tapaamisen ajoittaminen.

Kokouksen ajoittaminen

Outlookissa kokoukseen sisältyy muita henkilöitä ja siihen voi liittyä resursseja, kuten kokoushuoneita. Saat kokouspyyntöjesi vastaukset Saapuneet-kansioosi.

  • Valitse Kalenteri-kansiossa Uusi kokous.

    Kalenteri Uusi kokous

Pikanäppäin:    Luo uusi kokouspyyntö missä tahansa Outlook-kansiossa painamalla CTRL+VAIHTO+Q.

Lisätietoja on aiheessa Kokouksen järjestäminen.

Muistutuksen asettaminen

Muistutukset tuovat näyttöön ponnahdusikkunan, jolloin et unohda tärkeitä määräaikoja. Outlook-ohjelmassa voit määrittää tai poistaa muistutuksia melkein mille tahansa, mukaan lukien sähköposteille, tapaamisille ja yhteystiedoille.

Tapaamiset ja kokoukset

  • Avaa Tapaaminen tai Kokous ja valitse sitten avattavasta Muistutus-luetteloruudusta, kuinka kauan ennen tapaamista tai kokousta haluat saada siitä muistutuksen. Voit ottaa muistutuksen pois käytöstä valitsemalla Ei mitään.

Sähköpostiviestit, yhteyshenkilöt ja tehtävät

  • Valitse Seuranta > Lisää muistutus.

Vihje: Muistutusten avulla voit merkitä sähköpostiviestejä nopeasti tehtäväkohteiksi. Tällöin viesti näkyy Tehtävää-luettelossa ja Tehtävät-kansiossa, mutta muistutusta ei lisätä automaattisesti. Lisää muistutus napsauttamalla viestiluettelon lippua hiiren kakkospainikkeella. Jos viestisi on auki, voit valita myös Seuranta > Lisää muistutus.

Seuranta

Henkilöt

Ihmiset on yhteisnimitys henkilöille ja yrityksille, jotka muodostavat henkilökohtaisen elämäsi ja työelämäsi yhteystiedot. On täysin oman harkintasi varassa, kenet tai minkä lisäät yhteystiedoksi, vain itsesi tai yrityksesi asettamat säännöt voivat rajoittaa lisättäviä yhteystietoja. Yritykselläsi voi esimerkiksi olla sääntöjä, jotka koskevat viestintää tiettyjen ulkoisten sähköpostiosoitteiden kanssa.

Yhteyshenkilön luominen

Yhteystieto voi koostua yksinkertaisesti nimestä ja sähköpostiosoitteista, tai ne voivat sisältää lisätietoja, esimerkiksi katuosoitteita, puhelinnumeroita, kuvan ja syntymäpäiviä. Yhteyshenkilöt löytyvät Henkilöt-vaihtoehdosta Outlook-ikkunan vasemmassa alakulmassa olevista pikanäppäimistä.

Henkilöt

  • Valitse Henkilöt-kohdassa Uusi yhteyshenkilö.

    Uusi yhteyshenkilö

    Pikanäppäin    Luo yhteyshenkilö missä tahansa Outlook-ohjelman kansiossa painamalla CTRL+VAIHTO+C.

Lisätietoja on aiheessa Yhteyshenkilön luominen tai lisääminen.

Outlookin osoitteiston yhteystietoluettelon noutaminen

Osoitteistossa olevien yhteystietojen kopion tallentaminen on hyvä käytäntö. Sovelluksessa Outlook 2013 tai Outlook 2016 for Windows voit ladata pilkuin erotettuja arvoja sisältävän yhteystietotiedoston (.csv) laitteeseesi ja avata sen Excel-sovellukseen.

  1. Avaa Outlook, valitse Tiedosto > Avaa ja vie > Tuo tai vie.

    Valitse Avaa ja vie ja sitten Tuo tai Vie.

  2. Valitse ohjatussa tuomisessa ja viemisessä Vie tiedostoon > Seuraava.

  3. Valitse Pilkulla erotetut arvot ja valitse sitten Vie tiedostoon -sivulla Yhteystiedot kansioksi, johon tililtäsi viedään.

    Vieritä ylöspäin ja valitse vietävä Yhteystiedot-kansio.

    Tärkeää: Ennen kuin jatkat, varmista, että valitsemasi Yhteystiedot-kansio on liitetty sähköpostitiliisi. Tämä on erityisen tärkeää, jos teet nämä toimenpiteet toisen henkilön tietokoneessa.

  4. Valitse Seuraava > Selaa ja siirry sitten sijaintiin, johon haluat tallentaa pilkuin erotettuja arvoja sisältävän tiedoston (.csv).

  5. Kirjoita tiedostonimi ja valitse sitten OK > Seuraava.

    Tallenna yhteystietojen osoitteistosi .csv-tiedostona

  6. Aloita vientiprosessi valitsemalla Valmis.

    Huomautus: Outlook ei näytä sanomaa, kun vientiprosessi on valmis.

Yhteystiedot sisältävän .csv-tiedoston avaaminen

Viedyt, pilkuin erotetut yhteystiedot sisältävä tiedosto (.csv) avataan yleensä Excel-sovellukseen.

  1. Selaa sijaintiin, johon tallensit .csv-tiedoston, ja avaa se.

  2. Varmista, että yhteystiedot näkyvät tiedostossa.

    Esimerkki Exceliin avatusta Outlookin .csv-tiedostosta

    Huomautus: Tiedostossa voi olla tyhjiä soluja. Se on normaalia.

  3. Sulje tiedosto tekemättä muutoksia, jotta välttäisit mahdolliset ongelmat tiedoston tuonnissa toiseen laitteeseen, jossa on sama Outlook-versio tai toinen sähköpostipalvelu.

Tehtävän luominen

Monet käyttäjät kirjoittavat tehtäväluetteloita esimerkiksi paperilla tai laskentataulukossa olevaan luetteloon tai käyttävät jotakin paperin ja sähköisten tapojen yhdistelmää. Outlook-ohjelmassa erilaiset luettelot voidaan yhdistää yhdeksi luetteloksi, vastaanottaa muistutuksia ja seurata tehtävän edistymistä.

  1. Avaa Outlook ja valitse Aloitus-välilehden Uusi-ryhmässä Uudet kohteet.

  2. Valitse Tehtävä, täytä tehtävälomake tarvittaessa ja valitse sitten Tallenna ja sulje.

Pikanäppäin    Luo uusi tehtävä painamalla CTRL+VAIHTO+K.

Lisätietoja on aiheessa Tehtävien ja seurattavien kohteiden luominen.

Tehtävän määrittäminen

  1. Valitse pikavalintapalkista Tehtävän kuvake Outlookin pikavalintapalkissa tai siirtymispalkista Tehtävät.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Luo tehtävä valitsemalla Uusi tehtävä -kuvake valintanauhasta tai painamalla Ctrl+VAIHTO+K .

      tai

    • Avaa aiemmin luotu tehtävä.

  3. Valitse Määritä tehtävä.

    Valintanauhan Määritä tehtävä -komento

  4. Toimi yhteystietolomakkeessa seuraavasti:

    • Kirjoita Vastaanottaja-ruutuun nimi tai sähköpostiosoite.

    • Lisää Aihe, valitse Aloituspäivä ja Määräpäivä ja määritä Tila ja Prioriteetti tarpeen mukaan.

      Määritetyn tehtävän alkamispäivän ja määräpäivän ominaisuudet

    • Hyväksy tai poista kahden valintaruudun oletusvalinta: Säilytä päivitetty kopio tästä tehtävästä tehtäväluettelossa ja Lähetä minulle tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu.

    • Tarvittaessa voit kirjoittaa viestin valintaruutujen alapuolella olevaan sisältölohkoon.

  5. Jos haluat tehtävän toistuvan, valitse valintanauhasta Toistuminen, valitse haluamasi asetukset Toistuvat tehtävät -valintaikkunassa ja valitse sitten OK.

    Huomautus:  Jos määrität toistuvan tehtävän, tehtävän kopio säilyy tehtäväluettelossasi, mutta se ei koskaan päivity. Jos valitset Lähetä minulle tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu -valintaruudun, näyttöön tulee tilaraportti joka kerta, kun toistuva tehtävä on suoritettu.

  6. Valitse Lähetä.

Vihje: Outlook voi seurata yhdelle henkilölle määritetyn tehtävän edistymistä. Jos haluat usean henkilön työskentelevän tehtävän parissa, jaa tehtävä pienempiin osiin tai määritä jokainen tehtävä erikseen. Jos haluat esimerkiksi seurata raporttia, jonka kirjoittamiseen osallistuu kolme henkilöä, luo kolme erillistä tehtävää ja määritä jokainen yksittäinen tehtävä asianomaiselle kirjoittajalle.

Määritetyn tehtävän hyväksyminen tai hylkääminen

Kun tehtävä on luotu ja määritetty sinulle, se näkyy Saapuneet-kansiossasi.

Tehtäväpyynnön lukuruudussa näkyvät Hyväksy- ja Hylkää-komennot

  • Valitse lukuruudussa Hyväksy tai Hylkää.

    tai

    Avaa tehtävä, valitse valintanauhassa Hyväksy tai Hylkää ja valitsemastasi vaihtoehdosta riippumatta valitse Muokkaa vastausta ennen lähettämistä tai Lähetä vastaus nyt ja valitse sitten OK.

    Huomautus: Hyväksytyt tehtävät näkyvät Outlook-tehtäväluettelossasi.

Jos avaat tehtävän, voit valita Vastaa, Vastaa kaikille tai Lähetä edelleen sen mukaan, haluatko vastata tehtävän antaneelle henkilölle ja muille vastaanottajille vai lähettää viestin edelleen muille. Voit myös lisätä kommentin viestilohkoon.

Tehtävän tarkasteleminen

  1. Avaa Outlook ja valitse pikavalintapalkista Tehtävän kuvake Outlookin pikavalintapalkissa .

  2. Kaksoisnapsauta Tehtäväluettelo- tai Tehtävät-luettelossasi kohdetta, jolloin koko lomake tulee näkyviin.

Voit muuttaa tehtävien näyttötapaa milloin tahansa.

  • Valitse Aloitus-välilehden Nykyinen näkymä -ryhmässä toinen näkymä.

    Tehtävien nykyisen näkymäasetukset .

Tehtävän tulostaminen

Voit valita, miten tehtäväsi näytetään, ja tulostettavien kohteiden valinnan mukaan tulostaa sitten tehtävät taulukkotyylisinä tai muistiotyylisinä. Jos esimerkiksi valitset tulostettavaksi yhden tehtävän, ainoa tulostusvaihtoehto on Muistiotyyli. Jos taas valitset luettelon, kuten Tehtävät-luettelon, vaihtoehtona on myös Taulukkotyyli.

  1. Valitse pikavalintapalkista Tehtävän kuvake Outlookin pikavalintapalkissa .

    Outlookin pikavalintapalkki

  2. Valitse yksi tehtävä kansiossa – Tehtäväluettelo tai Tehtävät-luettelon – tai valita kansio.

  3. Valitse Tiedosto > Tulosta ja valitse asetuksissa haluamasi muoto (jos valittavissa).

Sähköpostiviestin, yhteystietojen tai kalenterimerkinnän tulostaminen

Outlookissa voit tulostaa yksittäisiä kohteita, kuten sähköpostiviestejä, yhteyshenkilöjä tai kalenterimerkintöjä, tai suurempia näkymiä, kuten kalentereita, osoitteistoja tai postikansioiden sisällysluetteloita.

  1. Napsauta tulostettavaa Outlook-kohdetta tai -kansiota.

  2. Valitse Tiedosto > Tulosta.

Tulosta

Lisätietoja on aiheessa Kohteiden tulostaminen Outlookissa.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×