Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt: Käytön sujuvoittaminen Outlookin määritysten avulla

Tämä artikkeli on osa Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt -artikkelisarjaa. Sivun alalaidassa olevassa Katso myös -kohdassa on linkit sarjan muihin artikkeleihin.

Outlook for Mac 2011:n määrittäminen: Asettelu

Parhaiden käytäntöjen ensimmäisenä vaiheena on järjestelmän määrittäminen siten, että Outlook for Mac 2011:n käyttö on mahdollisimman tehokasta. Parhaiden käytäntöjen mukaisesti

Lisätietoja suositeltavan asettelun määrittämisestä on sivun alalaidan Usein kysytyt kysymykset -linkistä avautuvassa artikkelissa.

Kansiot

Parhaiden käytäntöjen mukaisesti

  • Saapuneet-kansiossa säilytetään käsittelyä odottavat viestit. Saapuneet-kansion viestit on lähetetty suoraan sinulle, tai ne ovat tärkeitä luettavia. Jos saat usein viestejä, joita lähetetään edestakaisin usean henkilön välillä, siirry keskustelunäkymään. Muuten viestit kannattaa järjestää päivämäärän mukaan (oletusjärjestys).

  • Pidä yksi taustatietokansio Saapuneet-kansion alikansiona ja kokoa sinne kaikki taustatietoaineisto, johon ehkä haluat palata myöhemmin. Tähän kansioon ei siirretä mitään automaattisesti (esimerkiksi sääntöä käyttäen). Valitse kansion nimeksi esimerkiksi 1-Taustatiedot. (Kun nimen alussa on 1-, kansio näkyy heti Saapuneet-kansion alapuolella.) Koska kansio luodaan Saapuneet-kansion alikansioksi, se ei ole näkyvissä, kun Saapuneet-kansio tiivistetään.

    Huomautus   Jos kansion koko kasvaa liian suureksi (yli 10 000 kohdetta), Outlook for Mac 2011:n toiminta voi hidastua siirryttäessä kansioon.

  • Luo omat kansiot työviesteille, omille viesteille ja yksityisille viesteille. Kun omat ja työviestit ovat omissa kansioissaan, voit huoletta tehdä viestihakuja esimerkiksi työtilanteessa muiden seisoessa vieressäsi, koska haku on helposti rajattavissa pelkkiin työviesteihin. Valitse omien viestien kansion nimeksi esimerkiksi 2-Omat.

    Jos toimit esimiehenä, voit luoda oman kansion vaikkapa työntekijäpalautetta varten ja nimetä sen esimerkiksi muotoon 3-Esimiestyö.

  • Luo omat kansiot yhteystietoryhmiin lähetetyille viesteille. Kaikkia yhteystietoryhmiin (tai niin sanottuihin luettelopalvelimiin, postituslistoihin tai jakeluluetteloihin) lähetettyjä viestejä ei välttämättä tarvitse lukea. Näihin kansioihin tallentuvat kaikki yhteystietoryhmän viestit, joita ei automaattisesti toimiteta Saapuneet-kansioon. Luo Saapuneet-kansioon yksi Yhteystietoryhmät-niminen pääkansio ja sen alle aihekohtaiset yhteystietoryhmien alikansiot. Yleensä kullekin yhteystietoryhmälle kannattaa luoda oma kansionsa, mutta jos ryhmät liittyvät toisiinsa, kaikki viestit voi myös ohjata samaan kansioon. Kun tiivistät ylätason yhteystietoryhmäkansion, alikansioissa olevat lukemattomat viestit eivät ole häiritsevästi näkyvissä.

    Huomautus    Jos sinun on luettava kaikki yhteystietoryhmän viestit, älä luo ryhmälle erillistä kansiota. Tällaisten viestien on mentävä suoraan Saapuneet-kansioon.

Pikakansiot   

Pikakansioita eli hakukansioita kannattaa käyttää, kun tietoa haetaan useista postikansioista. Pikakansiot ovat erityisen hyödyllisiä silloin, kun kerättävät tiedot ovat tallennettuina eri kansioihin. Tämäntyyppistä tiedonhakua on tehtävä esimerkiksi valmistauduttaessa vuosikatsausta käsittelevään kokoukseen.

Smart Folders -toiminto

Jos saat päivittäin erittäin paljon viestejä (yli 200 päivässä), hakukansioiden avulla voit kätevästi jäsentää eri lähettäjiltä saapuvia viestejä.

Lisätietoja pikakansioiden määrittämisestä on sivun alalaidan Usein kysytyt kysymykset -linkistä avautuvassa artikkelissa.

Säännöt

Outlookin järjestämisen tarkoituksena on siistiä Saapuneet-kansiota ja nostaa sieltä esille tärkeät viestit. Säännöt auttavat järjestelytyössä, sillä niiden avulla viestit siirtyvät eri kansioihin määrittämäsi ehtojen mukaan. Käyttämällä sääntöjä voit suodattaa Saapuneet-kansioon vain ne viestit, jotka on ehdottomasti luettava.

Seuraavia sääntöjä pidetään parhaiden käytäntöjen mukaisina. (Lisätietoja sääntöjen määrittämisestä on tämän artikkelin alalaidan Usein kysytyt kysymykset -linkistä avautuvassa artikkelissa.)

  • Vastaanottaja: Minä    Kaikki suoraan sinulle lähetetyt viestit ja viestit, joissa olet Kopio-rivillä vastaanottajana, lähetetään suoraan Saapuneet-kansioon. Niissä ei käytetä mitään sääntöjä, vaikka sama viesti lähetettäisiin myös yhteystietoryhmälle.

  • Yhteystietoryhmät     Kaikki yhteystietoryhmään lähetetyt viestit lähetetään yhteystietoryhmän kansioon, ellei viestiä tulkita viestin avainsanojen perusteella tärkeäksi. (Tällöin viesti lähetetään Saapuneet-kansioon.) Samankaltaisissa yhteystietoryhmissä kannattaa käyttää samaa sääntöä ja samaa kansiota. Jos sinun on luettava kaikki yhteystietoryhmälle osoitetut viestit, älä luo ryhmälle sääntöä. Tällaiset viestit on toimitettava suoraan Saapuneet-kansioon.

Ilmoitukset

Jos saat paljon viestejä tai koet saapuvista viesteistä ilmoittavan äänimerkin häiritsevänä, seuraavat asetukset kannattaa poistaa käytöstä:

Voit muuttaa näitä asetuksia valitsemalla Outlook-valikosta Asetukset ja valitsemalla sitten Äänet ja ilmoitukset. Poista Viestin saapuminen -kohdasta kaikkien valintaneliöiden valinnat.

Saapumisviesti

Luokat

Outlook for Mac 2011:n luokkien avulla voit hallita kohteita monin eri tavoin. Suositeltavia pääluokkia on kolme:

  • projekti (voi sisältää henkilöitä)

  • aihe

  • sijainti tai toiminta.

Luokkien käyttö ei ole välttämätöntä, mutta johdonmukaisesti käytettyinä luokat helpottavat työskentelyä. Niiden avulla esimerkiksi tunnistat helposti, mitä toimintoja voit tehdä välittömästi. Voit myös ryhmitellä samankaltaisia tehtäviä niin, että ne voidaan tehdä yhtä aikaa.

Luo luokkia seuraavasti:

  • Valitse Aloitus-välilehdestä Luokittele ja valitse sitten Lisää uusi.

Parhaiden käytäntöjen mukaisesti kannattaa luoda seuraavat luokat:

  • Oma luokkansa kullekin suoralle alaiselle ja esimiehelle. Luokka sisältää kohteet, joita haluat käsitellä seuraavassa tapaamisessa. (Luokan nimi voi olla esimerkiksi 1:1 Esimies.)

  • Oma luokkansa kullekin tärkeälle sijainnille tai toimintatyypille, jotta voit suorittaa joukkotoimintoja (ja siten tehostaa tehtävien hallintaa). Tällaisia luokkia ovat esimerkiksi seuraavat:

    @Matka   , jota voit käyttää viittaamaan kotimatkalla suoritettaviin tehtäviin.

    @Sähköposti   , jota voit käyttää viittaamaan sähköpostiviesteihin, kokouksiin tai muihin Outlook for Mac 2011:n toimintoihin liittyviin tehtäviin.

    @Koti   , jota voit käyttää viittaamaan tehtäviin, jotka voit tehdä vain kotona.

    @Kokous   , jota voit käyttää viittaamaan kohteisiin, joita tarvitset kokouksen valmistelussa.

    @Offline   , jota voit käyttää viittaamaan tehtäviin, joita et tee tietokoneella (esimerkiksi asiakirjan kopiointi).

    @Online   , jota voit käyttää viittaamaan tehtäviin, jotka voit tehdä vain verkossa tai selaimella.

    @Puhelin   , jota voit käyttää viittaamaan puheluihin, jotka on soitettava tai joihin on vastattava.

    @Luettava   , jota voit käyttää viittaamaan tehtäviin, joissa on kyse lukemisesta ja joihin ei tarvitse vastata. Tämä luokka on kätevä esimerkiksi tilanteessa, jossa viesti tai liite on pitkä, mutta sinulla ei ole aikaa perehtyä siihen heti.

    @Odottaa   , jota voit käyttää viittaamaan viesteihin tai tehtäviin, joihin odotat vastausta, mutta jotka eivät vaadi itseltäsi varsinaisia toimia.

    Outlook-luokat

    Huomautus   @-merkin käyttö nostaa luokat esiin luokkaluettelossa. Jos luokan nimen alussa on @-merkki, kyseiset nimet ovat luettelossa ensimmäisinä ja muistuttavat, missä kyseinen tehtävä on suoritettava. (Esimerkiksi @Puhelin viittaa puhelimeen.)

  • Oma luokkansa kullekin tärkeälle aiheelle tai projektille, jotta löydät helposti tiettyyn aiheeseen liittyvät viestit – etenkin silloin, kun viestin tekstiosassa tai aiheessa ei ole sanaa, jonka perusteella viesti löytyy hakutoiminnolla.

  • Oma luokkansa tärkeille samana päivänä tehtäville asioille, joita ei voi siirtää seuraavaan päivään.

    Huomautus   Voit käyttää samassa kohteessa useita luokkia. (Esimerkiksi kansioihin järjesteltäessä kohde voi olla samanaikaisesti vain yhdessä kansiossa.) Jos sinulla on vaikkapa tärkeä viesti, josta haluat keskustella esimiehen kanssa ennen siihen vastaamista, voit luokitella viestin sekä @Sähköposti- että 1:1 Esimies -luokkaan.

Luokittelun avulla nopeutat hakuja ja tehostat työntekoa, esimerkiksi kokouksiin valmistautumista.

Huomautus   Lähtevissä viesteissä luokkia kannattaa käyttää erittäin harkiten, sillä luokkien nimet voivat näkyä vastaanottajille. Jos vastaanottajat eivät käytä Outlook for Mac 2011:tä tai Exchange Server 2010:tä, määrittämäsi luokat ovat heille näkyvissä.

Katso myös

Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt: Ajanhallinnan perusperiaatteet

Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt: Saapuneet-kansion hallinnan neljä keskeistä toimintoa

Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt: Ajanhallinnan tehostaminen päivittäisin tarkistuksin

Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt: Työskenteleminen Tehtävät-näkymässä

Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt: Viestien etsiminen

Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt: Hyvien sähköpostiviestien kirjoittaminen

Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt: Kalenterit ja kokoukset

Outlook for Mac 2011:n parhaat käytännöt: Usein kysytyt kysymykset

Käyttö: Outlook for Mac 2011



Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kyllä Ei

Miten voimme parantaa?

255 merkkiä jäljellä

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!

Tukiresurssit

Vaihda kieli