Sähköpostin lukeminen ja lähettäminen Outlook

Sähköpostiviestit toimitetaan postilaatikkoasi isännöivään palvelimeen. Viestit tallentuvat oletusarvoisesti postilaatikon Saapuneet-kansioon. Uudet viestit näkyvät postikansioissa lihavoituina. Kun viesti avataan, lihavointi poistuu.

Voit lajitella viestejä sarakkeen mukaan valitsemalla sarakeotsikon. Voit esimerkiksi määrittää, että uusimmat viestit näkyvät ensin, valitsemalla Vastaanotettu-sarakeotsikon.

Voit järjestää viestejä myös kansioiden avulla. Postilaatikossasi on tietyt oletuskansiot. Niitä ovat esimerkiksi seuraavat: Kalenteri, Yhteystiedot, Poistetut, Luonnokset, Saapuneet, Roskaposti ja Lähetetyt.

Sinulle lähetetyt viestit tallentuvat oletusarvoisesti Saapuneet-kansioon. Voit halutessasi järjestellä viestit hierarkkiseen kansiorakenteeseen ja muuttaa rakennetta tarpeen mukaan. Sinulla voi esimerkiksi olla Oma ryhmä -kansio, jossa on alikansio ryhmän kullekin jäsenelle. Jos joku jäsenistä lähtee ryhmästä, voit poistaa hänen kansionsa. Jos jäsen siirtyy toiseen ryhmään, voit siirtää hänen kansionsa kyseisen ryhmän kansioon.

Kansioiden ja niiden sisällön tarkasteleminen

1. Valitse siirtymisruudussa, että kaikki kansiot tuodaan näkyviin. Tämä näyttää kaikki kansiot, jotka on luotu Outlook:n kevyt- tai perusversioissa tai muissa sähköpostiohjelmissa, kuten Outlook Windows.

2. Valitse avattavasta luetteloruudusta haluamasi kansio ja valitse sitten vihreä nuoli.

Luo, siirrä, nimeä uudelleen tai poista kansioita

Aloita valitsemalla vasemmassa siirtymisruudussa Kansioiden hallinta.

• Luo uusi kansio-toiminnon avulla voit luoda ja nimetä uuden kansion pääkansion sisälle.

• Jos haluat nimetä uudelleen jo olemassa olevan kansion, valitse Nimeä kansio uudelleen .

• Valitse siirrettävä kansio Siirrä kansio -toiminnolla ja valitse sijainti, johon haluat sen siirtää.

• Poista kansio valitsemalla se ja napsauttamalla Poista kansio .

Viestin siirtäminen toiseen kansioon

1. Valitse sen viestin vieressä oleva valintaruutu, jonka haluat siirtää, ja valitse sitten Siirrä viestiluettelon yläpuolella olevasta valikosta.

2. Valitse kansio, johon haluat siirtää viestin. Jos et näe kansiota, käytä Saapuneet-kansion vieressä olevaa alasvetovalikkoa.

3. Siirrä viesti valitsemaasi kansioon valitsemalla Siirrä.

Jos päätät olla siirtämättä viestiä, sulje ikkuna ja palaa edelliseen näyttöön valitsemalla Sulje.

Kun poistat kohteen sähköpostilaatikosta, se siirtyy Poistetut-kansioon. Voit siis palauttaa kohteen etsimällä sen Poistetut-kansiosta ja siirtämällä sen takaisin Saapuneet-kansioon.

Voit poistaa kansion koko sisällön alikansioineen valitsemalla kansion, napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Tyhjennä kansio -vaihtoehdon.

Kohteiden poistaminen Poistetut-kansiosta pysyvästi

1. Valitse Posti-näkymän Poistetut-kansio.

2. Voit poistaa pysyvästi koko Poistetut-kansion sisällön, napsauta hiiren kakkospainikkeella Tyhjennä kansio.

3. Jos haluat poistaa pysyvästi vain osan Poistetut-kansion sisällöstä, valitse poistettavien kohteiden vieressä olevat valintaruudut, napsauta kohdetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.

Kun luot uuden viestin, käytät uutta viestilomaketta. Sama lomake on käytössä myös silloin, kun vastaat viestiin tai lähetät sen edelleen. Kun vastaat viestiin, otsikkotiedot (vastaanottaja, lähettäjä ja aihe) on täytetty valmiiksi.

1. Valitse Sähköposti-kohdassa Uusi sähköpostiviesti.

2. Valitse viestin vastaanottajat:

   • Kirjoita viestin vastaanottajien nimet tai sähköpostialiakset Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kenttiin. Jos nimiä on useita, erota ne toisistaan puolipisteillä. Voit selvittää nimet työkalurivin Tarkista nimet -kuvakkeen avulla. Jos nimille löytyy useita vastineita, selvittämättömät nimet näkyvät punaisina ja siirtymisruutuun tulee näkyviin nimiluettelo. Valitse haluamasi nimet luettelosta.

   • Lisätietoja on kohdassa Osoitteiston käyttö Outlook.

3. Kirjoita Aihe-ruutuun lyhyt otsikko.

4. Kirjoita viesti tekstiosaan.

5. Lähetä viesti vastaanottajille valitsemalla viestityökaluriviltä Lähetä.

6. Jos et halua lähettää viestiä heti, valitse viestityökaluriviltä Tallenna tai Sulje. Viesti tallentuu Luonnokset-kansioon, ja se säilyy siellä, kunnes avaat ja lähetät sen.

Muut viestityökalurivin asetukset

• Valitse Aseta tärkeys , jos haluat määrittää viestin tärkeyden korkeaksi, normaaliksi tai matalaksi.

• Valitse paperiliitinkuvake, jos haluat lisätä liitteen.

Valitse Asetukset ja määritä, kuinka monta kohdetta sivulla näytetään ja mitä tehdä kohteen siirtämisen tai poistamisen jälkeen tai kun viestissä on lukukuittaus. Et voi muuttaa sitä, kuinka useinOutlook kevytversio tarkistaa uudet viestit, koska sähköposti on saatavilla heti, kun sähköpostipalvelin vastaanottaa sen. Voit tarkistaa uudet saapuneet viestit päivittämällä selaimen sivun.

1. Valitse siirtymisruudussa Sähköposti.

2. Valitse kansio, joka sisältää luettavan tiedoston. Sähköpostiviestit saapuvat aina Saapuneet-kansioon ja näkyvät lihavoituina.

3. Avaa viesti valitsemalla viestin aihe.

Kun avaat sähköpostiviestin, seuraavat tiedot näkyvät viestin otsikko-osassa:

• Aihe: viestin aihe.

• Lähettäjä: lähettäjän tai organisaation nimi tai sähköpostiosoite.

• Lähetetty: viestin lähetetty päivämäärä ja kellonaika.

• Vastaanottaja: ensisijaisten vastaanottajien nimet tai sähköpostiosoitteet.

• Kopio: kopion vastaanottajien nimet tai sähköpostiosoitteet.

Saat lisätietoja lähettäjästä tai vastaanottajasta (esimerkiksi henkilön osoitteen tai puhelinnumeron) valitsemalla Lähettäjä-, Vastaanottaja- tai Kopio-rivillä olevan nimen.

Kun vastaat viestiin, uusi viestilomake avautuu ja sisältää tarvittavat nimet Vastaanottaja- ja Kopio-riveillä. Voit tarvittaessa lisätä tai poistaa nimiä. Kun lähetät viestin edelleen, täytät kaikki vastaanottajat itse.

Siirry Asetukset-kohtaan ja määritä automaattinen vastausviesti (poissa), joka lähetetään poissa ollessasi viestin lähetetyille ihmisille.

Viestin lähettäjälle vastaaminen

1. Valitse viestin lukulomakkeen työkaluriviltä Vastaa. Kun valitset Vastaa-kohdan, Vastaanottaja-rivillä on valmiina alkuperäisen viestin lähettäjä.

2. Viestin aihe näkyy Aihe-ruudussa.

3. Alkuperäisen viestin teksti on kopioituna viestin tekstiosassa. Kirjoita vastauksesi lähettäjän alkuperäiseen viestiin tai sen yläpuolelle.

Vastaaminen lähettäjälle ja kaikille muille viestin vastaanottajille

1. Valitse viestin lukulomakkeen työkaluriviltä Vastaa kaikille. Kun valitset Vastaa kaikille, Vastaanottaja- ja Kopio-riveillä näkyvät valmiina alkuperäisen viestin lähettäjä ja kaikki muut vastaanottajat.

2. Viestin aihe näkyy Aihe-ruudussa.

3. Alkuperäisen viestin teksti on kopioituna viestin tekstiosassa. Kirjoita vastauksesi lähettäjän alkuperäiseen viestiin tai sen yläpuolelle.

Viestin lähettäminen edelleen

1. Valitse viestin lukulomakkeen työkaluriviltä Välitä.

2. Kirjoita Vastaanottaja-riville sähköpostiosoite, johon haluat lähettää viestin edelleen.

3. Alkuperäisen viestin teksti on kopioituna viestin tekstiosassa. Jos haluat lisätä viestiin omaa tekstiä, kirjoita se lähettäjän alkuperäisen viestin joukkoon tai sen yläpuolelle.

Kun viesti on valmis, valitse viestin työkaluriviltä Lähetä.

Liite voi olla missä tahansa ohjelmassa luotu tiedosto, esimerkiksi Word-asiakirja, Excel-laskentataulukko, .wav-tiedosto tai bittikarttatiedosto. Voit liittää minkä tahansa tiedoston, jota voi käyttää tietokoneestasi tai verkon kautta, mihin tahansa kohteen, joka on luotu Outlook. Voit myös poistaa kohteessa olevia liitteitä.

Jos viesti sisältää liitteen, viestiluettelossa näkyy kyseisen viestin kohdalla paperiliitinkuvake Kalenterinäkymässä kalenterimerkinnän kulmassa näkyy paperiliitinkuvake. Kun merkintä avataan, liiteluettelo tulee näkyviin. Yhteystietoon liittyvä liiteluettelo tulee näkyviin, kun yhteystieto avataan.

Kun liitteen sisältävä kohde avataan, liitetyn tiedoston nimi näkyy liiteluettelossa. Tietyt liitteet, kuten .txt- ja .gif-tiedostot, voi avata selaimella.

Tiedoston liittäminen sähköpostiviestiin tai muuhun kohteeseen

1. Kun luot viestin, tapaamisen tai yhteystiedon, valitse >liitteet viestilomakkeen työkalurivillä. Viesteissä on Liitteet-linkki viestin otsikossa. Kalenterin kohteiden työkalurivillä näkyy Liitteet-linkki, tai jos merkintä on kokous, viestin tekstiosaa yläpuolella. Yhteystiedot-sivun alareunassa on Liitteet-linkki.

2. Kirjoita valitse Upload tiedosto -ruutuun tiedoston nimi tai etsi tiedosto valitsemalla Hae.

3. Kun olet löytänyt liitettävän tiedoston, lisää se liiteluetteloon valitsemalla Avaa.

4. Toista vaiheet 1–3 kullekin tiedostolle, jonka haluat liittää kohteeseen.

Ohjelma saattaa katkaista pitkät tiedostonimet ennen tiedostojen liittämistä. Tämä ei vaikuta tiedostojen sisältöön.

Liitteiden poistaminen kohteesta

1. Avaa viesti.

2. Valitse x-kuvake niiden tiedostojen vieressä, jotka haluat poistaa.

Liitteet eivät kopioidu, kun vastaat viestiin. Tiedoston paikalle tulee paikkamerkkikuvake. Jos haluat, että liitteet pysyvät mukana, älä vastaa viestiin, vaan lähetä se edelleen. Jos haluat muokata liitetiedostoja, ne on ladattava ensin tietokoneeseen.

Liitteen lukeminen tai tallentaminen

• Valitse liitetiedoston nimi. Voit joko avata liitteen asianmukaisella sovelluksella tai tallentaa liitteen levylle.

• Voit avata tietyntyyppiset liitteet myös verkkosivuiksi ja tarkastella niitä selaimella valitsemalla Avaa Web-sivuna -vaihtoehdon (tai Avaa selaimessa -vaihtoehtoa). Seuraavat tiedostotyypit voi avata verkkosivuiksi:

  • Word tiedostojen siirtäminen

  • Excel tiedostojen siirtäminen

  • PowerPoint tiedostojen siirtäminen

  • Adobe Acrobatin .pdf-tiedostot

Liitteen lähettäminen

Jotta voit lähettää muokatun liitteen, sen luomiseen käytetyn sovelluksen on oltava asennettuna tietokoneessasi. Jos esimerkiksi haluat muokata Word-tiedostoliitettä, tietokoneessasi on oltava Word asennettuna.

1. Avaa viesti, joka sisältää alkuperäisen liitteen.

2. Valitse liite ja tallenna se tietokoneeseen valitsemalla Tallenna.

3. Avaa liite tallennussijainnista ja tee haluamasi muutokset.

4. Tallenna muutokset ja sulje tiedosto.

5. Palaa Outlook ja avaa alkuperäinen viesti.

6. Jos haluat poistaa viestistä alkuperäisen liitteen ja liittää muokkaamasi version viestiin, valitse Vastaa.

7. Jos haluat sisällyttää viestiin sekä alkuperäisen liitteen että muokkaamasi version, valitse Välitä.

Jos odottamasi sähköposti ei ole Saapuneet-kansiossa, kokeile seuraavia toimenpiteitä:

• Tarkista Roskaposti-kansio.

• Jos sähköpostiviesti on yhdistetyllä tilillä, se otetaan Sähköpostin kevytversioon Outlook kerran tunnissa.

• Varmista lähettäjältä, että viesti on lähetetty kyseiseen sähköpostiosoitteeseen.

• Päivitä selainnäkymä. Viestit ovat luettavissa heti, kun palvelin vastaanottaa ne.

Windowsin kevytversiossa Outlook vähemmän viestintävaihtoehtoja kuin perusversiossa. Kevytversiossa et voi esimerkiksi suorittaa seuraavia toimintoja:

• Hallitse Saapuneet-kansion sääntöjä tai aseta edelleenlähetys.

• Lisää kuvia sähköpostin allekirjoitukseen tai käyttää useita sähköpostiviestin allekirjoituksia.

• Viestien esikatseleminen tai lukuruudun käyttäminen.

• Aseta hälytys tai ilmoitus kun viesti saapuu.

• Vaihda viestien fonttikokoa, käytä RTF-, tai HTML-muotoiluja, käytä yläotsaketta.

• Muodosta tai katkaise yhteys muihin sähköpostitileihin, tai avaa jonkun toisen henkilön postilaatikko.

LisätietojaOutlook Light-versiosta, kuten siitä, miten pääset takaisin perusversioon tai mitkä ominaisuudet ja rajoitukset ovat, on kohdassa Lisätietoja Outlook.