Outlook 2010:n parhaat käytännöt

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Microsoft Outlook 2010:n luonut tuotantotiimi on kirjoittanut tämän artikkelin asiakkaiden pyynnöstä. Outlook 2010 on suunniteltu monenlaisen käyttäjäkunnan käyttöön ja erilaisiin käyttötarkoituksiin. Vaikka ei ole olemassa vain yhtä oikeaa tapaa käyttää ohjelmaa, tietyt työskentelytavat helpottavat ohjelman käyttöä. Toivomme, että parhaat käytännöt auttavat kehittämään Outlookin käyttötuntumasta parhaan mahdollisen.

Tämä opas on näkemyksemme siitä, miten Outlook 2010:tä käytetään tehokkaasti ja monipuolisesti. Opas ei kuitenkaan ole kaikenkattava, vaan siinä käsitellään joitakin perustilanteita, joissa voit hyödyntää Outlookia tietojen hallinnassa.

Opas on tarkoitettu käyttäjille, jotka

  • työskentelevät suuryrityksessä, jossa on IT-osasto

  • vastaanottavat päivittäin yli 30 sähköpostiviestiä

  • kuluttavat päivittäin paljon aikaa lähettämällä ja vastaanottamalla viestejä Outlook 2010:ssä tai varaavat ohjelmassa kokouksia tai osallistuvat siinä varattuihin kokouksiin

  • käyttävät Outlook 2010:tä Microsoft Exchange Server -tilin kanssa.

Oppaasta on kuitenkin hyötyä kaikille palvelinasetuksista tai organisaation koosta riippumatta.

IT- järjestelmänvalvojat

Jos virkettä edeltää Office 2010 -logo Office 2010 -logo , lause viittaa muihin Microsoft Office 2010 -tuotteisiin, kuten Microsoft OneNote 2010:een ja Microsoft SharePoint Serveriin. Automaattiseen arkistointiin ja Outlookin datatiedostoihin (.pst) viittaavissa lauseissa käytetään Arkisto-kuvake -arkistokaappikuvaketta. Jos organisaatiossa ei käytetä näitä tuotteita tai toimintoja, kyseiset virkkeet voidaan ohittaa ilman, että se vaikuttaa tiedostojen käsittelyyn tai työnkulkuun.

Tämän artikkelin sisältö

Hyvän ajanhallinnan perusperiaatteet

Outlook 2010:n määrittäminen: asettelu

Kansiot

Säännöt

Tehtävät-palkki

Ilmoitukset

Luokat

Pikatoiminnot

Saapuneet-kansion pitäminen siistinä: neljä keskeistä toimintoa

Päivittäinen arviointi: ajan- ja tehtävienhallinta

Tehtävät: omien töiden tekeminen

Viestin etsiminen: tehokas haku

Tietyn henkilön lähettämän viestin etsiminen

Hyvien sähköpostiviestien kirjoittaminen

Kalenteri ja kokoukset

Yhteystiedot

Usein kysytyt kysymykset

Lisätietoja

Tietoja kirjoittajasta

Hyvän ajanhallinnan perusperiaatteet

Outlook 2010 on työkalu, jota voit käyttää sähköpostiviestien, kalenterin, yhteystietojen ja tehtävien hallintaan. Sillä on keskeinen vaikutus sekä viestintään että ajanhallintaan. Voit käyttää Outlook 2010:tä tehokkaasti muistamalla muutaman perusperiaatteen:

  • Lue viestejä mahdollisimman keskitetysti. Suodata kaikki luettavat viesti yhteen paikkaan eli Saapuneet-kansioon sääntöjen avulla.

  • Ohjaa jotkin viestit muualle kuin Saapuneet-kansioon. Sääntöjen avulla voit lähettää luettavat viestit Saapuneet-kansioon ja siirtää muut suoraan yhteystietoryhmien eli yleisen osoitteiston jakeluluettelojen kansioihin. Sinun ei tarvitse lukea jokaista sinulle lähettyä viestiä. Jos sähköpostiviestejä on paljon, se ei edes ole mahdollista. Vain tärkeiden viestien pitäisi siirtyä Saapuneet-kansioon. Muut viestit kannattaa kuitenkin säilyttää, sillä niitä voidaan tarvita esimerkiksi mahdollisissa ongelmatilanteissa.

  • Vähennä sijainteja, joissa käsittelet tiedostoja manuaalisesti. Älä turhaan rasita muistiasi miettimällä, mihin olet siirtänyt jonkin viestin, vaan etsi viestit tarvittaessa hakutoiminnolla.

  • Muista viestien käsittelyssä neljä keskeistä toimintoa. Kun luet viestejä, päätä haluatko

    • poistaa sen

    • käsitellä sen (vastata tai siirtää sen taustatietoihin)

    • delegoida sen (lähettää edelleen)

    • vai siirtää sen uudelleen arvioitavaksi tehtäväluetteloon (luokkia ja merkintöjä käyttäen).

  • Supista tehtäväluettelo yhdeksi luetteloksi. Käytä kaikkien tehtävien hallinnointiin yhtä tehtäväluetteloa ja yhtä kalenteria.

  • Tee tehtävät erissä. Ryhmittele samankaltaiset tehtävät yhteen luokkien avulla.

  • Lähetä viestit harkiten. Muista hyvien sähköpostiviestien kirjoittamisen ohjeet.

  • Tarkista kalenteri ja tehtäväluettelo säännöllisesti.

Vaikka et käyttäisi kaikkia tässä kuvattuja parhaita käytäntöjä, muutamankin käytännön noudattaminen parantaa Outlook 2010:n käyttökokemusta.

Sivun alkuun

Outlook 2010:n määrittäminen: asettelu

Parhaiden käytäntöjen ensimmäisenä vaiheena on järjestelmän määrittäminen siten, että Outlook 2010:n käyttö on mahdollisimman tehokasta. Parhaat käytännöt:

Lisätietoja suositusasettelun käyttöönottamisesta on usein kysytyissä kysymyksissä.

Sivun alkuun

Kansiot

Parhaat käytännöt:

  • Saapuneet-kansiossa säilytetään käsittelyä odottavat viestit. Saapuneet-kansion viestit on lähetetty suoraan sinulle, tai ne ovat tärkeitä luettavia.

Jos saat usein viestejä, joita lähetetään edestakaisin usean henkilön välillä, siirry keskustelunäkymään. Muuten viestit kannattaa järjestää päivämäärän mukaan (oletusjärjestys). Automaattisilla muotoilusäännöillä voit muuttaa vain sinulle lähetettyjen viestien värin sinisiksi.

  • Pidä yksi taustatietokansio Saapuneet-kansion alikansiona ja kokoa sinne kaikki taustatietoaineisto, johon ehkä haluat palata myöhemmin. Tähän kansioon ei siirretä mitään automaattisesti (esimerkiksi sääntöä käyttäen). Valitse kansion nimeksi esimerkiksi 1-Taustatiedot. (Kun nimen alussa on 1-, kansio näkyy heti Saapuneet-kansion alapuolella.) Koska kansio luodaan Saapuneet-kansion alikansioksi, se ei ole näkyvissä, kun Saapuneet-kansio tiivistetään.

Arkisto-kuvake Määritä tälle automaattinen arkistointi kerran vuodessa.

Huomautus: Jos kansion koko kasvaa liian suureksi (yli 10 000 kohdetta), Outlook 2010:n toiminta voi hidastua tähän kansioon siirryttäessä.

  • Luo omat kansiot työviesteille, omille viesteille ja yksityisille viesteille. Kun omat ja työviestit ovat omissa kansioissaan, voit huoletta tehdä viestihakuja esimerkiksi työtilanteessa muiden seisoessa vieressäsi, koska haku on helposti rajattavissa pelkkiin työviesteihin. Valitse omien viestien kansion nimeksi esimerkiksi 2-Omat. Jos toimit esimiehenä, voit luoda oman kansion vaikkapa työntekijäpalautetta varten ja nimetä sen esimerkiksi muotoon 3-Esimiestyö.

Arkisto-kuvake Määritä näille kansioille automaattinen arkistointi kerran vuodessa.

  • Luo omat kansiot yhteystietoryhmiin lähetetyille viesteille. Kaikkia yhteystietoryhmiin (tai niin sanottuihin luettelopalvelimiin, postituslistoihin tai jakeluluetteloihin) lähetettyjä viestejä ei välttämättä tarvitse lukea. Näihin kansioihin tallentuvat kaikki yhteystietoryhmän viestit, joita ei automaattisesti toimiteta Saapuneet-kansioon. Luo Saapuneet-kansioon yksi Yhteystietoryhmät-niminen pääkansio ja sen alle aihekohtaiset yhteystietoryhmien alikansiot. Yleensä kullekin yhteystietoryhmälle kannattaa luoda oma kansionsa, mutta jos ryhmät liittyvät toisiinsa, kaikki viestit voi myös ohjata samaan kansioon.

Kun tiivistät ylätason yhteystietoryhmäkansion, alikansioissa olevat lukemattomat viestit eivät ole häiritsevästi näkyvissä.

Huomautus: Jos sinun on luettava kaikki yhteystietoryhmän viestit, älä luo ryhmälle erillistä kansiota. Tällaisten viestien on mentävä suoraan Saapuneet-kansioon.

Arkisto-kuvake Määritä yhteystietoryhmien kansioiden automaattiseksi arkistointiväliksi kuusi kuukautta tai useammin, jos niihin liittyy aikarajoituksia – esimerkiksi kimppakyytiä koskevat kyselyt voi arkistoida päivittäin.

  • RSS-syötteiden kansiot. Yhteystietoryhmien kansioiden tavoin RSS-kansioissa on tietoja, jotka ovat joskus mielekkäitä mutta joita ei tarvitse lukea säännöllisesti. Nämä tiedot eivät myöskään ole yhtä kiireellisiä kuin sinulle suoraan osoitetut viestit. Outlook 2010 luo nämä kansiot automaattisesti.

Hakukansiot

Hakukansioita kannattaa käyttää, kun tietoa haetaan useista postikansioista. Hakukansiot ovat erityisen hyödyllisiä silloin, kun kerättävät tiedot ovat eri kansioihin tallennettuina. Tämäntyyppistä tiedonhakua on tehtävä esimerkiksi vuosikatsausta käsittelevään kokoukseen valmistauduttaessa.

Jos saat päivittäin erittäin paljon viestejä (yli 200 päivässä), hakukansioiden avulla voit kätevästi jäsentää eri lähettäjiltä saapuvia viestejä.

Siirtymisruudun Suosikit-osa

Suosikit (valinnainen)

Suosikit tuo näkyvyyttä kansioille, jotka voisivat kadota muiden sähköpostikansioiden joukkoon.

Suosikit on siirtymisruutu-kohdan yläpuolella sijaitseva sähköpostikansioiden alijoukko. Järjestelmä toimii, vaikka Suosikit eivät olisi käytössä. Jos näyttö on pieni, voit pienentää siirtymisruudun ja silti käsitellä viestejä siirtämällä ne pienennettyyn palkkiin, suorittaa yleisiä hakuja ja siirtyä Kalenteriin, Yhteyshenkilöihin ja Tehtäviin.

Parhaiden käytäntöjen mukaan Suosikeissa on seuraavat kansiot: Saapuneet, 1-Taustatiedot, Lähetetyt ja Poistetut.

Sivun alkuun

Säännöt

Outlookin järjestämisen tarkoituksena on siistiä Saapuneet-kansiota ja nostaa sieltä esille tärkeät viestit. Säännöt auttavat järjestelytyössä, sillä niiden avulla viestit siirtyvät eri kansioihin määrittämiesi ehtojen mukaan. Sääntöjä käyttämällä voit suodattaa Saapuneet-kansioon vain sellaiset viestit, jotka on ehdottomasti luettava.

Seuraavia sääntöjä pidetään parhaiden käytäntöjen mukaisina. (Lisätietoja näiden sääntöjen määrittämisestä on tämän artikkelin lopussa olevissa usein kysytyissä kysymyksissä.)

  • Automaattiset vastaukset    Siirrä ilman sisältöä olevat kokousvastaukset Poistetut-kansioon. Voit tarkistaa kokousikkunan seurantavälilehdessä, kuka on hyväksynyt kokouskutsun.

  • Vastaanottaja: Minä    Kaikki suoraan sinulle lähetetyt viestit ja viestit, joissa olet Kopio-rivillä vastaanottajana, lähetetään suoraan Saapuneet-kansioon. Niissä ei käytetä mitään sääntöjä, vaikka sama viesti lähetettäisiin myös yhteystietoryhmälle.

  • Kokouspyynnöt lähetetään Saapuneet-kansioon    Kaikki kokouspyynnöt pitäisi lähettää Saapuneet-kansioon, vaikka ne olisi lähetetty yhteystietoryhmään.

  • Lähetettävien siirtäminen    Tämä sääntö viivyttää viestien lähettämistä vähintään minuutin. Jos käytät tätä sääntöä, varmista, että viestit on lähetetty, ennen kuin sammutat tietokoneen.

Huomautus:  Office 2010 -logo Tämä on vain asiakasta koskeva sääntö, joka ei toimi Outlook Web App (OWA) -sovelluksessa.

  • Yhteystietoryhmät     Kaikki yhteystietoryhmään lähetetyt viestit lähetetään yhteystietoryhmän kansioon, ellei viestiä tulkita viestin avainsanojen perusteella tärkeäksi. (Tällöin viesti lähetetään Saapuneet-kansioon.) Samankaltaisissa yhteystietoryhmissä kannattaa käyttää samaa sääntöä ja samaa kansiota. Jos sinun on luettava kaikki yhteystietoryhmälle osoitetut viestit, älä luo ryhmälle sääntöä. Tällaiset viestit on toimitettava suoraan Saapuneet-kansioon.

Sääntöjoukon pitäisi näyttää seuraavanlaiselta, kun niiden järjestely on valmis.

Sivun alkuun

Tehtävät-palkki

Tehtävät-palkki on Outlook 2010:n oikeanpuoleinen paneeli. Se sisältää kalenterin, tulevat tapaamiset ja yhdistetyn tehtäväluettelon, jossa on

  • viestit, joihin sinun on vastattava (merkityt viestit)

  • yhteyshenkilöt, joihin sinun on otettava yhteyttä (merkityt yhteyshenkilöt)

  • spontaanisti esiin tulevat tehtävät.

Tehtävät-palkin määrityksen parhaat käytännöt:

  • Näytä päiväyskaavio (oletusarvoisesti käytössä).

  • Näytä vain kolme tapaamista, jos näytön tarkkuus on pieni tai jos tietyllä päivällä ei ole useita tapaamisia (oletus).

  • Näytä viisi tapaamista, jos näytön tarkkuus on suuri tai jos joka päivä on useita tapaamisia (vähintään viisi).

  • Näytä tehtävät (oletusarvoisesti käytössä).

  • Office 2010 -logo Näytä Pikayhteystiedot (käytettävissä ja oletusarvoisesti otettu käyttöön, jos Microsoft Office Communicator 2007 R2 on käytössä).

Tehtävät järjestetään oletusarvoisesti määräpäivän mukaan, mutta käyttämiesi merkintöjen myös aloituspäivään perustuva järjestys voi olla mahdollinen. Jos haluat katsoa maanantaina seuraavalle viikolle siirrettyjä tehtäviä, järjestä tehtävät aloituspäivän mukaan. Jos haluat nähdä tehtävät niiden määräpäivänä, järjestä ne määräpäivän mukaan.

Oletusmerkintä

Pikanapsautusmerkinnän määrittämisen parhaana käytäntönä pidetään Tänään-arvon valitsemista (joka on myös oletus).

Sivun alkuun

Ilmoitukset

Jos saat paljon viestejä tai koet saapuvista viesteistä ilmoittavan äänimerkin häiritsevänä, seuraavat asetukset kannattaa poistaa käytöstä:

Outlookin työpöytäilmoitus

  • Windowsin tehtäväpalkin Outlook-kuvakkeessa näkyvä kirjekuvake

uuden sähköpostiviestin ilmoitus tehtäväpalkissa

  • kohdistimen muuttuminen hetkeksi kirjekuoreksi

  • edellä oleviin asetuksiin liittyvä äänimerkki.

Voit muuttaa näitä asetuksia valitsemalla ensin Tiedosto, sitten Asetukset ja lopuksi Posti.

Poista Viestin saapuminen -kohdasta kaikkien valintaneliöiden valinnat.

Viestin saapumisasetukset Backstage-näkymässä

Sivun alkuun

Luokat

Outlook 2010:n luokkien avulla voit hallita kohteita monin eri tavoin. Suositeltavia pääluokkia on kolme:

  • projekti (voi sisältää henkilöitä)

  • aihe

  • sijainti tai toiminta.

Luokkien käyttö ei ole välttämätöntä, mutta johdonmukaisesti käytettyinä luokat helpottavat työskentelyä. Niiden avulla tunnistat esimerkiksi helposti, mitä toimintoja voit tehdä välittömästi. Voit myös ryhmitellä samankaltaisia tehtäviä niin, että ne voidaan tehdä yhtä aikaa.

Luo luokkia seuraavasti:

  • Valitse missä tahansa näkymässä Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Luokittele ja valitse sitten Kaikki luokat.

Parhaiden käytäntöjen mukaisesti kannattaa luoda seuraavat luokat:

  • Oma luokkansa kullekin suoralle alaiselle ja esimiehelle. Luokka sisältää kohteet, joita haluat käsitellä seuraavassa tapaamisessa. (Luokan nimi voi olla esimerkiksi 1:1 Esimies.)

  • Oma luokkansa kullekin tärkeälle sijainnille tai toimintatyypille, jotta voit suorittaa joukkotoimintoja (ja siten tehostaa tehtävien hallintaa). Tällaisia luokkia ovat esimerkiksi seuraavat:

    • @Matka, jota voit käyttää viittaamaan kotimatkalla suoritettaviin tehtäviin.

    • @Sähköposti viittaa sähköpostiviesteihin, kokouksiin tai muihin Outlook 2010:n toimintoihin liittyviin tehtäviin.

    • @Koti, jota voit käyttää viittaamaan tehtäviin, jotka voit tehdä vain kotona.

    • @Kokous, jota voit käyttää viittaamaan kohteisiin, joita tarvitset kokouksen valmistelussa.

    • @Offline, jota voit käyttää viittaamaan tehtäviin, joita et tee tietokoneella (esimerkiksi asiakirjan kopiointi).

    • @Online, jota voit käyttää viittaamaan tehtäviin, jotka voit tehdä vain verkossa tai selaimella.

    • @Puhelin, jota voit käyttää viittaamaan puheluihin, jotka on soitettava tai joihin on vastattava.

    • @Luettava, jota voit käyttää viittaamaan tehtäviin, joissa on kyse lukemisesta ja joihin ei tarvitse vastata. Tämä luokka on kätevä esimerkiksi tilanteessa, jossa viesti tai liite on pitkä, mutta sinulla ei ole aikaa perehtyä siihen heti.

    • @Odottaa, jota voit käyttää viittaamaan viesteihin tai tehtäviin, joihin odotat vastausta, mutta jotka eivät vaadi itseltäsi varsinaisia toimia.

Väriluokat-valintaikkuna

Huomautus: @-merkin käyttö nostaa luokat esiin luokkaluettelossa. Jos luokan nimen alussa on @-merkki, kyseiset nimet ovat luettelossa ensimmäisinä ja muistuttavat, missä kyseinen tehtävä on suoritettava. (Esimerkiksi @Puhelin viittaa puhelimeen.)

  • Oma luokkansa kullekin tärkeälle aiheelle tai projektille, jotta löydät helposti tiettyyn aiheeseen liittyvät viestit – etenkin silloin, kun viestin tekstiosassa tai aiheessa ei ole sanaa, jonka perusteella viesti löytyy hakutoiminnolla.

  • Oma luokka tärkeille samana päivänä tehtäville kohteille, joita ei voi siirtää seuraavaan päivään.

Voit käyttää samassa kohteessa useita luokkia. (Esimerkiksi kansioihin järjesteltäessä kohde voi olla samanaikaisesti vain yhdessä kansiossa.) Jos sinulla on vaikkapa tärkeä viesti, josta haluat keskustella esimiehen kanssa ennen siihen vastaamista, voit luokitella viestin sekä @Sähköposti- että 1:1 Esimies -luokkaan.

Tehtävä, johon on liitetty useita luokkia

Pikanapsautus-luokka on eniten käyttämäsi luokka.

Määritä Pikanapsautus-luokka seuraavasti:

  • Valitse missä tahansa näkymässä Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmässä ensin Luokittele ja sitten Määritä pikanapsautus.

Tulet huomaamaan, että viestit ja tehtävät erottuvat paremmin Tehtävät-palkissa, nopeuttavat hakuja ja auttavat kokouksiin valmistautumista.

Huomautus: Lähtevissä viesteissä luokkia kannattaa käyttää erittäin harkiten, sillä luokkien nimet voivat näkyä vastaanottajille. Jos vastaanottajat eivät käytä Outlook 2010:tä tai Exchange Server 2010:tä, määrittämäsi luokat ovat heille näkyvissä.

Sivun alkuun

Pikatoiminnot

Pikatoimintojen valikoima Pikatoiminnot on uusi Outlook 2010 -ominaisuus, jolla voi suorittaa useita toimintoja yhdellä napsautuksella. Toiminto on kätevä työkalu, joka helpottaa Saapuneet-kansion pitämistä järjestyksessä ja joka tehostaa Outlookin käyttöä. Kokeile pikatoimintoa aina, kun huomaat tekevästi toistuvasti samoja vaiheita.

Huomautus:  Pikatoimintoja voi käyttää vain viesteissä.

Parhaat käytännöt sisältävät seuraavat pikatoiminnot. Lisätietoja on artikkelissa Yleisten tai toistuvien tehtävien automatisoiminen pikatoiminnoilla.

Pikatoiminto

Kuvaus

Käyttötilanne

Viittaus

Merkitsee viestin luetuiksi.

Siirtää sen 1-Taustatiedot-kansioon.

Tiedostojen siirtäminen yhdellä painikkeella.

Henkilökohtainen

Merkitsee viestin luetuiksi.

Siirtää sen 2-Henkilökohtaiset-kansioon

Henkilökohtaisten viestien siirtämiseen.

Valmis

Merkitsee viestin luetuiksi.

Merkitsee viestin suoritetuksi.

Siirtää sen 1-Taustatiedot-kansioon.

Taustatietoviestit, joihin olet vastannut tai jotka olet muuten käsitellyt.

Siirrä*

Merkitsee viestin luetuiksi.

Merkitsee viestin tehtäväksi samana päivänä.

Siirtää sen 1-Taustatiedot-kansioon.

Myöhemmin käsiteltävät viestit.

*Henkilökohtaiset ja Siirrä eivät ole oletuspikatoimintoja.

Valinnaiset pikatoiminnot

Edellä mainittujen pikatoimintojen lisäksi voit luoda työtehtävien ja päivittäisten yleisten toimien mukaan seuraavanlaisia pikatoimintoja:

Pikatoiminto

Kuvaus

Käyttötilanne

Luokittele ja siirrä

Merkitsee viestin luetuksi.

Luokittelee viestin.

Siirtää sen 1-Taustatiedot-kansioon.

Voit luokitella monet viesteistäsi, ennen kuin siirrät ne muualle. Tämä auttaa löytämään ne myöhemmin. Luo kutakin usein käyttämääsi luokkaa varten oma toiminto.

Merkitse ja siirrä

Merkitsee viestin luetuksi.

Merkitsee viestin.

Siirtää sen 1-Taustatiedot-kansioon.

Merkitset viestejä eri päivinä tehtäviksi (esimerkiksi Tänään tai huomenna). Luo kutakin usein käyttämääsi merkintää varten oma toiminto.

Merkitse, luokittele ja siirrä

Merkitsee viestin luetuksi.

Merkitsee viestin.

Luokittelee viestin.

Siirtää sen 1-Taustatiedot-kansioon.

Käytät muutamaa luokkaa, jotka auttavat hahmottamaan tehtävien kontekstin. Esimerkki: @Lue: merkitty huomiselle, määrittää @Lue-luokkaan.

Tiedoksi ja siirrä

Merkitsee viestin luetuksi.

Luo edelleen lähetettävän viestin tiedoksiantoviestinä.

Siirtää sen 1-Taustatiedot-kansioon.

Lähetät sähköposteja edelleen usein muille (esimerkiksi artikkeleita).

Delegoi

Merkitsee viestin luetuksi.

Luo edelleen lähetettävän viestin tietylle henkilölle.

Siirtää sen 1-Taustatiedot-kansioon.

Vastaanotat muille tarkoitettuja viestejä.

Tehtävä

Luo liitteen sisältävän tehtävän.

Poistaa viestin.

Tarvitset lisätietoja merkittyjen viestien kontekstista.

Yhteystietoryhmä

Merkitsee viestin luetuksi.

Siirtää sen yhteystietoryhmäkansioon (tai tietyn yhteystietoryhmän kansioon).

Saapuneet-kansioon saapuu vahingossa sääntöjen vuoksi joitakin yhteystietoryhmien viestejä. Esimerkki: Sinulla on sääntö, jonka mukaan kaikki foo-yhteystietoryhmän viestit siirretään kansioon paitsi siinä tapauksessa, että viestin tekstissä esiintyy sana palkki. Joskus foo-yhteystietoryhmän viesteissä esiintyvä palkki ei kuitenkaan liity millään tavoin haluamaasi asiaan.

Vastaa ja poista

Avaa vastausikkunan.

Poistaa alkuperäisen viestin.

Saat usein lyhyitä viestejä, joihin on vastattava mutta alkuperäistä viestiä ei tarvitse säilyttää. Voit esimerkiksi vastata kysymykseen "Lähdetäänkö lounaalle" lyhyesti "Kyllä".

Kun aloitat pikatoimintojen luomisen, voit keksiä myös muita tapoja, joilla saat tehtyä asioita mahdollisimman vähin napsautuksin. Aina kun huomaat toistavasi samaa toimintoa, kokeile pikatoiminnon luomista. Päivitä pikatoimintoja myös projektien muuttuessa, jotta toiminnot vastaavat tekemiäsi toimia.

Sivun alkuun

Saapuneet-kansion pitäminen siistinä: neljä keskeistä toimintoa

Järjestelmän määrittämisen jälkeen voit aloittaa saapuvien viestien hallinnan. Kun tärkeät viestit on määritetty saapumaan keskitetysti Saapuneet-kansioon, tiedät, että kaikki kansiossa olevat viestit on käsiteltävä huolellisesti.

Ota seuraavat seikat huomioon Saapuneet-kansion viesteissä:

  • Jos viesti ei ole tärkeä, poista se heti.

  • Jos voit käsitellä viestin alle kahdessa minuutissa, tee se (esim. vastaa, siirrä tai soita).

  • Jos viestiä ei ole tarkoitettu sinulle tai jos tilanne niin sallii, delegoi viesti (lähetä viesti edelleen).

  • Jos viesti on käsiteltävä mutta käsittely kestää yli kaksi minuuttia (lukeminen mukaan lukien), siirrä se myöhemmäksi.

Jos tarvitset viestin taustatiedoksi (vaikka olet jo päättänyt siirtää viestin käsittelyn myöhemmäksi), siirrä viesti taustatietokansioon. Toiminnan tavoitteena on vähentää viestien käsittelykertoja.

Viestin poistaminen

Poista viestit, joita sinun ei tarvitse lukea. Poista roskapostit.

Jos et enää halua saada keskusteluun kuuluvia viestejä, ohita se.

Ohita keskustelu -komento

Viestin käsitteleminen: kahden minuutin sääntö

Kahdessa minuutissa ehtii tekemään hämmästyttävän paljon. Esimerkiksi moniin viesteihin voi vastata alle kahdessa minuutissa. Jos viestin käsittely kuitenkin kestää kauemmin kuin kaksi minuuttia, siirrä se myöhemmäksi. Saat paremman käsityksen siitä, mitä ehdit tekemään kahdessa minuutissa, katsomalla ajan kellosta.

Kun olet käsitellyt viestin, tee jompikumpi seuraavista:

  • Poista viesti, jos viesti ei ole tärkeä.

  • Siirrä viesti johonkin taustatietokansioon (esimerkiksi 1-Taustatiedot-kansioon) pikatoiminnolla.

Jos haluat pitää kirjaa siitä, mitä olet tehnyt (vaikkapa kehityskeskusteluja varten), käytä Valmis-pikatoimintoa, sillä se merkitsee viestit suoritetuiksi.

Viestin delegointi

Joskus saat viestejä, jotka ovat oikeastaan tarkoitettu jollekin toiselle. Vastaa siinä tapauksessa viestiin ja lisää sen henkilön nimi Vastaanottaja-riville, jolle delegoit viestin. Jos joudut tekemään tämän usein, mieti, kannattaisiko luoda pikatoiminto, joka vastaa ja lisää Vastaanottaja-riville sen henkilön nimen, jolle viesti on delegoitu:

Jos haluat seurata myöhemmin, merkitseminen itsellesi ennen lähettämistä. Tehtävät-palkissa Merkitse tehtävä, jonka @Waiting -luokka.

Viestin siirtäminen myöhemmäksi

Milloin viesti kannattaa siirtää myöhemmäksi

Viestin siirtäminen myöhemmäksi tarkoittaa sitä, että perehdyt viestiin sitten, kun sinulla on aikaa.

Viestin myöhemmäksi siirtämisen syyt:

  • Viestiä ei voi käsitellä alle kahdessa minuutissa.

  • Viestin lukeminen kestää jonkin aikaa.

  • Viestin vastaus on laadittava huolellisesti.

  • Viestin käsittely vaati muiden ohjelmien käyttöä. (Viesti on esimerkiksi lisättävä johonkin asiakirjaan.)

Viestin siirtäminen myöhemmäksi: merkitseminen

Kun päätät, että sinulla ei ole aikaa käsitellä viestiä heti, voit merkitä sen.

  • Jos viesti on käsiteltävä samana päivänä, valitse sen merkinnäksi Tänään (napsauta seurantakuvaketta hiiren ykköspainikkeella).

  • Jos viestin käsittelyn voi siirtää myöhemmäksi, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja merkitse se jonain muuna päivänä käsiteltäväksi.

  • Jos viestiin on palattava useita kertoja, voit helpottaa viestin käyttöä vetämällä sen Tehtävät-palkin Myöhemmin-ryhmään. Jos käytettävissäsi ei ole Myöhemmin-ryhmää, määritä tehtävän Aloituspäivä-merkintä 100 vuoden päähän. (Käytä tätä merkintää harvoin, jotta siitä ei tule yleistä kaatoluokkaa.)

  • Jos viesti on käsiteltävä pian, käytä Ei määräpäivää -merkintää, jotta muistutus näkyy Tehtävät-palkin ylälaidassa. Koska tämä ryhmä on tehtäväluettelon yläreunassa, käytä sitä harkiten ja tyhjennä se säännöllisesti.

Viestin merkitsemisen lisäksi, voit

  • lisätä siihen sopivat luokat.

  • merkitä viestin luetuksi napsauttamalla Taustatieto-pikatoimintoa, jos viestiä ei ole vielä merkitty luetuksi, ja siirtää sen taustatietokansioon (1-Taustatiedot).

Jos huomaat käyttäväsi jatkuvasti samoja luokkia ja merkintöjä, luo uusi pikatoiminto, joka merkitsee, lisää luokan ja siirtää kansioon.

Kun kohde on merkitty, se näkyy Tehtävät-palkissa. Kun olet merkinnyt viestin ja siirtänyt sen taustatietokansioon, olet käsitellyt viestin ja voit siirtää sen pois näkyvistä. Viesti on kuitenkin edelleen tehtäväluettelossa, joten voit siirtyä huoletta seuraavaan viestiin tietäen, että palaat merkittyihin viesteihin myöhemmin.

Lisätietojen lisääminen merkittyihin kohteisiin

Jos viestin Aihe-rivi ei sisällä riittävästi tietoja kontekstista, voit valita lisättävien tietojen mukaan jommankumman toimintatavan:

  • Voit vaihtaa tehtävän nimen valitsemalla tehtävän Tehtävät-palkissa tai napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Nimeä tehtävä uudelleen. Tehtävän nimen vaihtaminen ei muuta viestin aihetta mutta helpottaa hahmottamaan, mistä tehtävässä on kyse.

  • Voit luoda tehtävän ja lisätä viestin sen liitteeksi.

Voit lisätä viestiin luokan, jotta pystyt hahmottamaan nopeasti seuraavana vuorossa olevan tehtävän. Kun tehtävät on luokiteltu, näet Tehtävät-palkissa yhdellä vilkaisulla, mitä voi tehdä heti (@Toimisto), mitkä tehtävät odottavat muiden toimia (@Odottaa) ja mitä tehtäviä käsitellään kokouksissa (@Kokous).

Myöhemmäksi siirrettyjen tehtävien käsitteleminen

Kun olet käsitellyt viestit, voit siirtyä tehtäväluetteloon. Nyt voit vastata myöhemmäksi siirtämiisi viesteihin.

Viestien siirtäminen kansioihin

Joskus saat viestejä, jotka eivät juuri nyt koske sinua mutta joita voit tarvita myöhemmin. Ohjeet ovat hyvä esimerkki tällaisesta viestistä. Siirrä nämä viestit taustatietokansioon (1-Taustatiedot) napsauttamalla vastaavaa pikatoimintoa. Luokan lisääminen viestiin helpottaa sen löytämistä myöhemmin. (Luokka voi olla esimerkiksi @Projekti.) Lisää luokka, ennen kuin siirrät viestin kansioon.

Kun olet käsittelyt viestit, Saapuneet-kansion pitäisi olla tyhjä, ja voit siirtyä seuraavaksi tarkastelemaan kalenteria ja tehtäviä.

Sivun alkuun

Päivittäinen arviointi: ajan- ja tehtävienhallinta

Parhaiden käytäntöjen mukaisesti kannattaa varata joka aamu aikaa tehtäväluettelon ja kalenterin hallintaan. Aamulla suoritettavia tehtäviä ovat seuraavat:

  • kyseiselle päivälle ja tulevalle viikolle ajoitettujen tapaamisten ja kokousten tarkistaminen

  • tehtävien tarkistaminen ja muutosten tekeminen

  • tapaamisten lisääminen kalenteriin, jotta myös työtehtäville jää aikaa.

Opettele kieltäytymään

Kun tarkastelet kalenteria ja tehtäväluetteloa, arvioi realistisesti, mitä ehdit tekemään. Joskus on myös osattava kieltäytyä. Seuraavassa on esimerkkejä tilanteista, joissa kieltäytyminen on järkevää ja säästää aikaa:

  • Hylkää kokoukset, joihin sinun ei tarvitse osallistua. Se on täysin perusteltua.

  • Poista tehtävät, joita sinun ei tarvitse tehdä tai joista tiedät, ettet tule tekemään niitä.

  • Lähetä viesti, jossa ilmoitat valmistelevasi vastausta (ja muista merkitä asia itsellesi tehtäväksi). On parempi kertoa vastaanottajalle, milloin oikeasti ehdit vastaamaan, kuin antaa tämän luulla, että olet unohtanut hänen pyyntönsä.

Kalenterin hallinta

Jos koko päivä on täynnä kokouksia, sinulla ei ole riittävästi aikaa tehtävien suorittamiseen ja viestien kirjoittamiseen, joten siirrä tehtävät seuraaville päiville.

Jos tehtävän suorittaminen kestää kauan tai jos se on pakko tehdä (eli se ei ole tehtävä, josta olet todennut, että sinun ei tarvitse sitä tehdä), varaa sille aikaa vetämällä se päivittäisestä tehtäväluettelosta kalenteriin.

Tehtävien luontitapoja

Kun selaat kalenteria ja tehtäviä, mieleesi tulee väistämättä muita tehtäviä, jotka sinun on tehtävä. Voit luoda tehtäviä Outlookissa seuraavilla tavoilla:

  • Merkitse viesti.

  • Kirjoita tehtäväluettelon yläpuolella olevaan Kirjoita uusi tehtävä -ruutuun.

  • Luo uusi tehtävä Ctrl+Vaihto+K-näppäinyhdistelmällä.

  • Jos ajat autoa ja jos se on turvallista eikä lainsäädäntö sitä kiellä, tallenna tehtävät mobiililaitteen tai matkapuhelin äänimuistitoiminnolla ja siirrä ne sieltä myöhemmin tehtäväluetteloon.

  • Office 2010 -logo Jos olet kokouksessa, tee muistiinpanoja OneNotessa. OneNote:ssa merkityt kohteet näkyvät Outlook 2010:n tehtäväluettelossa.

Tehtävien hallintatapoja

Seuraavilla toimintatavoilla helpotat tehtävien hallintaa:

  • Lisää mieleen juolahtavat tehtävät kirjoittamalla ne Kirjoita uusi tehtävä -ruutuun Tehtävät-palkissa tai tehtäväluettelon yläpuolella, päivittäisen tehtäväluettelon tyhjään tilaan tai valitsemalla valintanauhassa Uusi tehtävä.

  • Poista tehtävät, joita sinun ei tarvitse tehdä. Tehtäväluettelo on tärkeä, joten pidä se aina siistinä, jotta sen toimivuus ei kärsi. Jos haluat säilyttää merkityn viestin, valitse Poista luettelosta. Valitse muussa tapauksessa Poista.

  • Merkitse suoritetut tehtävät valmiiksi, jolloin ne poistetaan Tehtävät-palkista.

  • Kun muutat merkityn viestin tehtävän aihetta, tehtävä toimi on helpompi hahmottaa. Jos esimerkiksi merkityn viestin aiherivillä lukee Ryhmän jäsenyyttä ei voi vaihtaa näppäimistöä käyttäen, aiheeksi kannattaa vaihtaa Vastaa Jaakolle, koska se on tehtävän seuraava toimenpide. Voit muuttaa tehtävän aihetta valitsemalla kohteen Tehtävät-palkista ja kirjoittamalla uuden aiheen tai napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Nimeä tehtävä uudelleen. Tehtävän aiheen muuttaminen ei muuta viestin aihetta. Vain tehtäväluettelossa näkyvä aihe muuttuu.

  • Luokkien lisääminen auttaa hahmottamaan, mitä on tehtävä seuraavaksi. Luokkien avulla voit myös tuoda joitakin tehtäviä muita paremmin esille.

  • Järjestä tehtäviä ryhmittelemällä samankaltaiset tehtävät yhteen. Samaan ryhmään kuuluvia ovat esimerkiksi saman luokan tehtävät. Voit siirtää tehtävän napsauttamalla tehtävää tehtäväluettelossa ja vetämällä sitä. Näin voit käsitellä samankaltaisia tehtäviä yhdessä.

  • Vedä tehtävät päivittäisestä tehtäväluettelosta ja Tehtävät-palkista siihen päivään, jolloin aiot tehdä tehtävän. Jos tehtävän suorittaminen vie aikaa, varaa kalenterista aikaa sen tekemiseen vetämällä se kalenteriin.

On tietenkin hyödyllistä, että kaikki on järjestyksessä, mutta älä kuitenkaan käytä liian paljon aikaa tehtäväluettelon priorisointiin ja hallintaan. Tehtäväluettelon hallinnankaan ei pidä viedä kaikkea aikaasi!

Kalenterin käyttö: ajankäytön hallinta tapaamistoiminnon avulla

Muista, että tehtäviä on aina enemmän kuin aikaa niiden tekemiseen.

Hyvään ajanhallintaan kuuluu myös ajan varaaminen viestien käsittelyyn, tapaamisten ja tehtävien hallintaan sekä pohdintaan siitä, mitä sinun on tehtävä.

Voit varata tämän ajan itsellesi kalenteriin säännöllisten tapaamisten ja kokousten muodossa. Pidä kalenterivarauksia todellisena ajankäyttösuunnitelmana – käytä siis varaamasi aika siihen tehtävään, johon olet sen varannut.

Varaa aikaa seuraaville tehtäville:

  • Viestien käsittely. Ajan varaaminen viestien käsittelyä varten on erityisen tärkeää, jos saat paljon sähköpostiviestejä. Vaikka olisit määrittänyt sääntöjen avulla vain tärkeät viestit näkymään Saapuneet-kansiossa, tarvitset silti aikaa viestien käsittelyyn.

Vihje:  Kun käsittelet ja luet viestejäsi, poista visuaaliset häiriötekijät pienentämällä siirtymisruutu, Tehtävät-palkki ja valintanauha napsauttamalla Lukunäkymä Tilarivin Lukunäkymä-komento -painiketta tilarivillä. Voit avata pienentämäsi toiminnot napsauttamalla Normaalinäkymä Tilarivin Normaalinäkymä-komento -painiketta (Lukunäkymä-painikkeen vasemmalla puolella).

  • Tarkastele sekä kyseisen päivän että tulevan viikon tehtäviä ja tapaamisia. Tarkista ne kalenterista ja tehtävistä ja mieti, mitkä tapaamiset ja tehtävät ovat tärkeimpiä. Jos kalenterissa on paljon varauksia, tee näin:

  • Poista päällekkäiset tapaamiset, koska et voi olla kahdessa paikassa samanaikaisesti.

  • Varaa aikaa työnteolle.

  • Mieti, mitä teet, käytätkö aikaasi järkevästi ja oletko asettanut asiat oikeaan tärkeysjärjestykseen.

  • Järjestä säännöllisesti tapaamisia esimiehesi kanssa. Jos tapaat esimiehesi säännöllisesti, pystyt pitämään hänet ajan tasalla työtehtävistäsi ja tarvittaessa määrittämään prioriteetit uudelleen. Voit määrittää toistuvan kokouksen napsauttamalla Toistuva tapahtuma Painikkeen kuva -painiketta.

Sivun alkuun

Tehtävät: omien töiden tekeminen

Viikon arviointi

Käytettävissä olevan ajan ja tehtävien määrän kokonaisvaltainen tarkastelu auttaa priorisoimaan tärkeitä tehtäviä. Samalla pystyt myös kertomaan muille, mitä pystyt realistisesti tekemään ja mitä et. Kuluneen ja tulevan viikon arviointi on myös kätevä tapa valmistautua viikkotapaamiseen esimiehen kanssa tai tilannekatsauksen toimittamiseen sähköpostitse.

Työskentelypaikka

Kun olet käsitellyt viestit, on kätevintä jatkaa työskentelyä (esimerkiksi vastata viesteihin) Outlookin tehtävänäkymässä. Kun työskentelet tehtävänäkymässä, Saapuneet-kansioon tulevat uudet sähköpostiviestit eivät häiritse työskentelyä.

Tehtävien joukkokäsittely

Kun käsittelet tehtäväluettelossa ja kalenterissa olevia tehtäviä, tee samankaltaiset tehtävät yhtä aikaa. Jos sinulla on esimerkiksi vain muutama minuutti aikaa, soita puheluita (jos niitä on vain muutama). Tee paljon energiaa vaativat tehtävät silloin, kun olet virkeimmilläsi. Jotkut tarvitsevat hyvän vireystilan esimerkiksi viesteihin vastaamiseen. Käsittele vähän energiaa vaativat tehtävät, kuten tilaviestien lukemiset, myöhään iltapäivällä tai kun olet muuten väsynyt. Kun käsittelet tehtäviä joukkoina, kaikki projektisi edistyvät samalla kertaa.

Yksi tapa joukkokäsitellä tehtäviä on tehtävien lajittelun vaihtaminen Lajittelujärjestys: Aloituspäivä -asetuksesta Lajittelujärjestys: Luokat -asetukseksi. Voit vaihtaa asetuksen napsauttamalla Lajittelujärjestys-otsikkoa ja valitsemalla sitten Luokat.

Huomautus: Tee ensin sellaiset tehtävät, jotka estävät muita suorittamasta omia töitään.

Lajittelujärjestysvalikko

Tehtävien viimeistely

Kun olet suorittanut tehtävät, merkitse ne valmiiksi. Outlook 2010 pitää automaattisesti luetteloa valmiiksi merkityistä tehtävistä. Tämä luettelo voi olla hyödyllinen yhteenveto siitä, mitä olet tehnyt. Jos tehtävää tai viestiä ei tarvitse säilyttää, poista tehtävä tai viesti tai niihin liitetty merkintä.

Valintanauhan Merkitse valmiiksi -komento

Offline-tila

Jos sinulla on paljon tehtävää, harkitse siirtymistä offline-tilaan, jolloin saapuvat viestit eivät häiritse työskentelyä.

Kun siirryt online- ja offline-tilojen välillä, kaikki Outlook-profiilin sähköpostitilit muuttuvat vastaavasti.

  • Valitse Lähetä tai vastaanota -välilehden Asetukset-ryhmässä Offline-tila.

Valintanauhan Offline-tila-komento Online-tilassa.

Offline-tila-komento on korostettu, kun työskentelet offline-tilassa.

Valintanauhan Offline-tila-komento Offline-tila käytössä

Palaa online-tilaan napsauttamalla korostettua Offline-tila-kuvaketta.

Sivun alkuun

Viestin etsiminen: tehokas haku

Tietyn henkilön lähettämän viestin etsiminen

Jos haluat löytää tietyn henkilön lähettämän viestin, napsauta taustatietokansiossa (esimerkiksi 1-Taustatiedot) Haku-ruutua ja valitse sitten Haku-välilehdessä Lähettäjä.

Valintanauhan Lähettäjä-komento

Kirjoita henkilön nimi.

Pikahaku, jossa hakuehtona Lähettäjä

Vaihtoehtoisesti voit aloittaa kirjoittamalla nimen ja tarkentamalla hakutuloksia valitsemalla alanuolinäppäimellä Lähettäjä.

Pikahaku ja hakuehtoehdotukset

Liitetiedoston sisältävän viestin etsiminen

Jos haluat löytää liitetiedoston sisältävän viestin, napsauta Haku-ruutua ja valitse Haku-välilehdessä Sisältää liitteitä.

Valintanauhan Sisältää liitteitä -komento

Kaikki hakutermit lisätään toisiinsa, joten jos haluat löytää jonkun lähettämän liitetiedostoja sisältävän viestin, koosta haku napsauttamalla valintanauhan komentoja (Lähettäjä ja Sisältää liitteitä).

Pikahakuesimerkki sisältää useita hakuehtoja

Viestien etsiminen koko postilaatikosta

Joskus viestiä ei löydy taustatietokansiosta, sillä kyse voi olla lähettämästäsi viestistä tai väärään kansioon siirretystä viestistä. Siinä tapauksessa voit aloittaa haun mistä tahansa kansiosta (esimerkiksi Saapuneet- tai 1-Taustatiedot-kansiosta) ja valita sitten Etsi uudestaan kaikista sähköpostiviesteistä.

Tulokseton pikahaku

Voit myös valita Haku-välilehdessä Kaikki sähköpostiviestit.

Valintanauhan Kaikki sähköpostiviestit

Jos epäilet, että etsimäsi viesti on hyväksytty kokouspyyntö (ja on siksi kalenterissa), kokeile haun laajentamista koskemaan kaikkia Outlook-kohteita.

Jos huomaat suorittavasi usein koko postilaatikkoa koskevia hakuja, voit määrittää kaikki kansiot oletushakualueeksi Backstage-näkymässä.

  1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset.

  2. Valitse Haku.

  3. Valitse Tulokset-kohdassa Kaikki kansiot.

Pikahakuasetukset Backstage-näkymässä

Haun lopettaminen

Kun löydät etsimäsi kohteen ja olet valmis siirtymään seuraavaan tehtävään, napsauta pikahakuruudun vieressä Sulje haku -painike -painiketta tai valitse Haku-välilehden Sulje-ryhmässä Sulje haku.

Pikahaun Sulje haku -komennot

Hyvien sähköpostiviestien kirjoittaminen

Seuraavien ohjeiden avulla kirjoittamissasi sähköpostiviesteissä on ammattimainen ote ja viestisi menee perille.

Hyvien sähköpostiviestien perussäännöt: tee näin

  • Lue viesti, ennen kuin lähetät sen.

  • Varmista, että aihe on kuvaava ja mahdollisiin toimenpiteisiin ohjaava. Esimerkiksi aiheessa Myyntiryhmä: lähettäkää johtokunnan strategiapalaverin ehdotetut ajankohdat, Myyntiryhmä on ryhmän nimi ja lähettäkää vaadittava toimenpide. Muita käteviä aloituksia ovat esimerkiksi Tiedoksi: ja Edellyttää toimenpiteitä.

  • Jos jokin toimenpide on tehtävä, mainitse se Aihe-ruudussa.

  • Vaihda viestin aihe, jos keskustelun aihe muuttuu.

  • Kirjoita kaikki viestit lyhyesti ja ytimekkäästi.

  • Mainitse viestissä tärkein asia ensimmäisenä ja vähiten tärkeä viimeisenä.

  • Harkitse tärkeiden tietojen lihavointia.

  • Sijoita toimenpiteitä vaativat asiat tai kysymykset omille riveilleen, jotta ne erottuvat muusta tekstistä ja jotta lukija huomaa ne.

  • Lihavoi niiden henkilöiden nimet, joille esität kysymyksiä. Esimerkki: "Jaakko: Mikä on projektin tilanne?"

  • Lähetä viesti vain niille henkilöille, joiden on luettava viesti.

  • Jos viesti on tarkoitettu henkilölle tiedoksi, lisää henkilö Kopio-riville.

  • Jos henkilön on vastattava viestiin tai häneltä edellytetään toimenpiteitä, lisää henkilö Vastaanottaja-riville.

  • Käytä tarvittaessa allekirjoitusta. Allekirjoituksen on hyvä olla yksinkertainen, lyhyt, ammattimainen ja mielellään ilman grafiikkaa.

  • Jos haluat saa vastauksen heti, älä lähetä viestiä, vaan soita tai Office 2010 -logo lähetä pikaviesti.

  • Jos sähköpostikeskustelussa on yli 10 viestiä eikä asiaa ole saatu ratkaistua, harkitse, kannattaako järjestää kokous, jossa asiasta voidaan keskustella. Sähköposti ei ole aina tehokas tapa ratkaista monisyisiä ongelmatilanteita. Kun viesti on valittuna, valitse Aloitus-välilehden Vastaa-ryhmässä Kokous.

Liitä kokous vastaukseen -komento

  • Kuittaa viestit, jotka vaativat pitkää vastausta. Jos et ehdi heti kirjoittamaan varsinaista vastausta, ilmoita viestin lähettäjälle, että perehdyt asiaan ja vastaat tiettyyn ajankohtaan mennessä. Merkitse viesti, jotta muistat käsitellä sen myöhemmin.

  • Käytä Hyvin tärkeä Hyvin tärkeä -kuvake -toimintoa harkiten.

Valintanauhan Tunnisteet-ryhmä

  • Jos esität kysymyksen, johon usea henkilö voi vastata, lähetä kysymys vain yhdelle henkilölle sen sijaan, että lähettäisit sen koko ryhmälle.

Seuranta: merkintöjen käyttö lähtevissä viesteissä

Toimi seuraavasti, kun lähetät viestin henkilölle, jonka on vastattava sinulle:

  • Merkitse viesti itsellesi, kun lähetät sen.

  • Muuta merkityn viestin tehtävänimi siten, että sen nimen alussa Tehtävät-palkissa on Seuranta.

  • Merkitse siihen @Odottaa-luokka.

  • Suorittamalla nämä vaiheet tiedät, että seuraava toimi on uuden viestin lähettäminen tai vastauksen odottaminen.

Vihje: Itsesi muistuttaminen toisen viestin lähettämisestä on usein tehokkaampi tapa kuin viestin merkitseminen vastaanottajalle. Jos vastaavasti lupaat viestissä, että teet jotakin, merkitse viesti itsellesi, jotta asia näkyy tehtävänä Tehtävät-palkissa ja siten muistuttaa sinua.

Hyvien sähköpostiviestien perussäännöt: älä tee näin

  • Älä käytä taustamallia.

  • Älä sisällytä esimiestäsi jokaiseen lähettämääsi viestiin.

  • Älä lähetä viestiä, jos olet vihainen. Voit kirjoittaa viestin, tallentaa sen Luonnokset-kansioon ja palata siihen myöhemmin.

  • Älä odota nopeaa vastausta, jos lähetät pitkän viestin. (Viestissä on yli kaksi kappaletta.)

  • Älä lähetä seurantaviestiä, ellei ensimmäisestä viestistä ole kulunut vähintään päivä. Jos et saa vastausta kohtuullisessa ajassa, soita tai käytä Office 2010 -logo pikaviestiä.

  • Älä käytä luku- tai vastaanottokuittausta kaikissa viesteissä. Käytä niitä vain siinä tapauksessa, ettet ole varma, saako vastaanottaja viestin.

  • Älä liitä seurantaa tai Hyvin tärkeä -kuvake -merkintää jokaiseen lähettämääsi viestiin, koska vastaanottajat eivät ajan mittaan reagoi niihin.

  • Älä käytä pelkkiä ISOJA KIRJAIMIA.

  • Älä lähetä liitetiedostoja – lähetä sen sijaan linkkejä. Tämä sääntö koskee erityisesti kokouspyyntöjä, joiden liitetiedostot voivat viedä huomattavasti palvelimen tallennustilaa.

  • Älä laajenna jakeluluetteloita. Jakeluluetteloiden laajentaminen vaikeuttaa viestien lukemista ja aiheuttaa sen, että viestit päätyvät vääriin kansioihin sääntöjä käytettäessä.

  • Älä ole sarkastinen. Kaikilla ei ole välttämättä samanlainen huumorintaju.

  • Älä kirjoita mitään sellaista, mitä kuka tahansa yrityksen työntekijä ei voisi lukea. Et voi koskaan tietää, mihin viestisi päätyy.

  • Älä käytä kursiivia tai "hassuja" fontteja, sillä niitä on vaikea lukea.

  • Älä käytä punaisia fontteja, koska niitä on vaikea lukea ja niiden käyttö voidaan tulkita arvosteluksi.

  • Älä koskaan käytä Vastaa kaikille -toimintoa, kun pyydät, että sinut poistetaan yhteystietoryhmästä.

Yhteystietoryhmiä (tunnettiin aiemmin nimellä jakeluluettelo) koskevia ohjeita

Jos olet vastaamassa suurelle yhteystietoryhmälle, noudata kaikkia edellä mainittuja ohjeita.

Jos tarvitset lisätietoja tai selvität ongelmaa itse, vastaa koko yhteystietoryhmälle ja kerro, että hoidat asiaa, ja vastaa sitten yksittäiselle henkilölle erikseen. Muista vastata yhteystietoryhmälle, kun ongelma on ratkaistu, ja ilmoittaa tehdystä ratkaisusta. Tällä tavoin ratkaisu on myös muiden yhteystietoryhmän jäsenten käytettävissä.

Uudelleenohjaaminen muille

Jos joku lähettää viestin yhteystietoryhmään, jonka jäsen olet, mutta joku muu tai toinen yhteystietoryhmä voisi vastata viestiin paremmin, tee näin:

  • Vastaa ja lisää oikea yhteystietoryhmä tai henkilö Vastaanottaja-riville.

  • Pyydä, että vastaukset lähetetään oikealle yhteystietoryhmälle tai henkilölle.

  • Älä lisää alkuperäistä yhteystietoryhmää Piilokopio-riville, koska viestin suodattamiseen ei käytetä muiden sääntöjä. Jätä yhteystietoryhmä Vastaanottaja- tai Kopio-riville.

  • Jos olet siirtymässä uuteen tehtävään ja huomaat ohjaavasi henkilöitä säännöllisesti uudelleen, määritä pikatoiminto.

Yhteystietoryhmästä poistuminen

Jos saat viestejä yhteystietoryhmästä, jonka jäsen et halua olla, lähetä viesti verkonvalvojalle tai yhteystietoryhmän omistajalle ja pyydä, että sinut poistetaan ryhmästä. Älä vastaa koko yhteystietoryhmälle. Voit etsiä yhteystietoryhmän omistajan kaksoisnapsauttamalla yhteystietoryhmän nimeä Vastaanottaja-rivillä.

Rivikommenttien käyttäminen

Voit vastata kätevästi viestissä oleviin kysymyksiin tai niissä mainittuihin ongelmiin lisäämällä rivikommentin. Noudata seuraavia parhaita käytäntöjä:

  1. Mainitse viestissä, että käytät rivikommentteja. Voit esimerkiksi todeta, että kommenttisi on lisätty oheiseen tekstiin.

  2. Erota oma tekstisi alkuperäisestä viestistä. Voit käyttää esimerkiksi seuraavia tapoja:

    • Käytä eriväristä fonttia.

    • Lisää kommentin alkuun oma nimesi tai nimikirjaimet hakasulkeissa, esimerkiksi [Miika Wahlman].

      Kuva

    • Kursivoi tai lihavoi fontti tai käytä molempia muotoiluja.

  3. Älä poista mitään, mitä et ole itse kirjoittanut.

Jos haluat kommentoida vain jotain pitkän viestin osaa, kopioi kyseisen viestin osa vastaukseen, käytä eriväristä fonttia ja lainausmerkkejä ja kirjoita sitten vastauksesi.

Piilokopio-toiminnon käyttäminen

Jos lisäät vastaanottajan nimen sähköpostiviestin Piilokopio-kenttään, viestin kopio lähetetään vastaanottajalle, mutta hänen nimensä ei näy viestin muille vastaanottajille.

Piilokopio-toiminnon avulla voit poistaa turhat henkilöt sähköpostikeskustelusta, kun he eivät enää mielestäsi tarvitse lisäviestejä tai jos keskustelun aihe on muuttunut.

Jos olet esimerkiksi yksi viidestä henkilöstä, jolle kysymys on lähetetty, ja haluat vastata siihen, siirrä neljä muuta henkilöä Piilokopio-riville ja lisää viestiin seuraavanlainen kommentti: "Markus, Lassi, Teemu ja Oona saavat viestin piilokopiona. Vastaus kysymykseen on…" Seuraavat viestit lähetetään vain sinun ja alkuperäisen lähettäjän välillä.

Älä käytä piilokopiotoimintoa tilanteissa, joissa haluat jonkun muun (kuten esimiehen) tietävän luottamuksellisesta viestistä. Piilokopio-rivillä oleva vastaanottaja ei välttämättä huomaa, että kyse on piilokopiosta, ja hän saattaa vastata kaikille, jolloin selviää, että hän on saanut viestin piilokopion. Lähettäjä voi joutua tässä tilanteessa ikävään valoon.

Jos haluat jonkun muun olevan tietoinen ongelmasta, älä käytä piilokopiotoimintoa vaan lähetä viesti edelleen sen jälkeen, kun olet lähettänyt sen.

Sivun alkuun

Kalenteri ja kokoukset

Milloin on järkevämpää järjestää kokous?

Kutsu kokous, kun

  • ryhmä tekee yhteistyötä ensimmäisen kerran

  • eri vastaanottajien välillä on lähetetty yli 10 suhteellisen pitkää viestiä

  • tarvitaan keskustelua tai ideapalaveria tai on tehtävä yhteistyötä

  • se on tehokkain tapa edetä. Tee kokouksen tavoite selväksi ennen sen koolle kutsumista.

Kokouksen osallistujat

Kutsu vain henkilöt, joita asia koskee. Jokainen kokoukseen kutsuttu lisähenkilö monimutkaistaa kokousta ja vaikeuttaa sen hallintaa. Toisaalta jos kokouksessa on tehtävä päätöksiä, varmista, että kaikki tärkeät sidosryhmät ovat paikalla, sillä muutoin kokous on ajan ja resurssien tuhlausta.

Kokousajan valitseminen

Valitse kaikille osallistujille sopiva aika tarkistamalla kutsuttujen vapaa/varattu-tiedot kalenterista. Saat kaikkien kokoukseen osallistuvien käytettävyystiedot näkyviin Aikatauluavustaja-toiminnolla.

Osallistujien käytettävyys näkyy vapaa/varattu-ruudukossa. Kokouksen alkamisaika näkyy vihreänä pystyviivana. Kokouksen päättymisaika näkyy punaisena pystyviivana.

Outlookin vapaa/varattu-ruudukko

Voit avata aikatauluavustajan kokouspyynnön kirjoittamisen aikana seuraavasti:

  • Valitse Kokous-välilehden Näytä-ryhmässä Aikatauluavustaja.

Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudussa näkyy ehdotuksia kokouksen parhaasta ajankohdasta (joka sopii useimmille osallistujille). Valitse kokousaika napsauttamalla ajankohtaehdotusta Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudussa Ehdotetut ajat -kohdassa tai valitse jokin ajankohta vapaiden ja varattujen aikojen ruudukosta.

Kokouspyynnön ehdotettujen aikojen ruutu

Huomautus:  Jos Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruutua ei näy, valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Kokoushuoneiden hakutoiminto.

Valintanauhan Kokoushuoneiden hakutoiminto -komento

Jos huomaat luovasi säännöllisesti kokouksia samojen henkilöiden kanssa, luo siirtymisruutuun ryhmä, josta sinun on helppo tarkistaa kyseisten henkilöiden vapaa/varattu-tiedot. Myös kokoushuoneet voivat sisältyä näihin ryhmiin, mikä helpottaa vapaan kokoushuoneen etsimistä.

Luo kalenteriryhmä seuraavasti:

  • Valitse kalenterin Aloitus-välilehden Kalentereiden hallinta -ryhmässä ensin Kalenteriryhmät ja sitten Luo uusi kalenteriryhmä.

Henkilökohtainen vai etätapaaminen

Henkilökohtainen tapaaminen kannattaa järjestää seuraavissa tilanteissa:

  • Ryhmä työskentelee yhdessä ensimmäisen kerran.

  • Kokouksessa näytettävät tai esiteltävät asiat eivät ole sähköisessä muodossa.

  • Kokous on ideointikokous.

  • Kokouksessa tehdään paljon yhteistyötä.

  • Kaikilla osallistujilla ei ole mahdollisuus käyttää puhelinta, Office 2010 -logo Office Live Meeting -ohjelmaa tai sopivaa kokousohjelmistoa ja -laitteistoa.

Muussa tapauksessa kannattaa harkita Live Meetingin käyttöä tai puhelinkokousta.

Vihje: Jos joudut matkustamaan kokouspaikalle, varmista, että kalenterissa näkyy varattuna myös matkustusaika ennen kokousta ja kokouksen jälkeen.

Kokoukseen liittyvien tiedostojen käsitteleminen

Kokoukseen valmistautumisessa on otettava huomioon tiedostot, jotka usein jaetaan joko ennen kokousta tai sen aikana.

Office 2010 -logo Jos kaikki osallistujat voivat käyttää yritysverkkoa, tallenna tiedostot SharePoint-sivustoon tai jaettuun verkkoasemaan.

Office 2010 -logo Jos kokoukseen osallistuu yrityksen ulkopuolisia henkilöitä (esimerkiksi myyjä, joka ei voi käyttää intranetiä), harkitse SharePoint Workspacen käyttöä

Älä liitä kokouspyyntöön liitetiedostoja.

Esityslistan valmisteleminen: tehtävien hyödyntäminen

  • Hyödynnä @Kokous-luokkaa esityslistaa kootessa   .

Luo yksittäinen tehtävä, merkitse se @Kokous-luokkaan ja määritä kokouspäivä sen aloitus- tai määräpäiväksi. Kun kokouspäivä lähestyy ja keskustelunaiheita nousee esille, lisää tehtävään kommentteja, luettelokohtia ja ajatuksia sitä mukaa kuin niitä tulee mieleen. Tästä tehtävästä tulee kokouksen esityslista.

Merkitse tehtävä kokouksen jälkeen valmiiksi ja luo uudet tehtävät toimenpiteitä varten.

  • Keskustelun kohteena on viestijoukko tai yksi viesti…    

Jos sinulla on viesti, jos haluat keskustella kokouksessa, merkitse viestiin kokouspäivä ja liitä siihen @Kokous-luokka.

Jos viestejä, joista haluat keskustella, on yli kolme, älä merkitse niitä erikseen tehtäväluetteloon. Luo sen sijaan uusi tehtävä, jossa näkyy kokouksen nimi. Napsauta sitten viestejä hiiren kakkospainikkeella ja vedä ne tehtävään (jolloin ne kopioituvat). Merkitse tämä tehtävä @Kokous-luokkaan.

  • Lisätilaa omille ajatuksille...   

Office 2010 -logo Jos teet töitä yhdessä muiden kanssa tai jos vain tarvitset enemmän tilaa omien ajatusten kirjaamiseen, harkitse OneNote-muistikirjan käyttämistä. Tämä muistikirja voidaan jakaa SharePoint-sivustossa tai paikallisessa palvelimessa. OneNote 2010 -ohjelmalla voi tehdä monipuolisemmin muistiinpanoja kuin Outlook 2010 -tehtävissä.

Yhteistyö kokouksen aikana

Kokouksessa käytettävä yhteistyötyökalu määräytyy sijainnin ja osallistujien käyttöoikeuksien mukaan.

Jos yhteistyössä tehdään asiakirjaa ja kaikki ovat samassa huoneessa, voit käyttää Wordssa Jäljitä muutokset- ja Kommentit-toimintoja.

Office 2010 -logo Jos pidät esityksen ja mukana on muualla olevia osallistujia, käytä Microsoft Lyncin online-kokous- ja keskustelutoimintoja. Jos kyse on epämuodollisesta tapaamisesta, kaikki voivat liittyä Microsoft Lyncin ryhmäkeskusteluun, jossa voit jakaa työpöytäsi tai toisen näytön:

Microsoft Lync -ikkuna ja näytön jakamisasetukset

Office 2010 -logo Jos haluat tehdä yhteistyötä heti, voit tehdä muistiinpanoja yhdessä muiden kanssa samaan OneNote-muistikirjaan. Jos muistikirja ei ole jaettu muistikirja, lähetä muistiinpanot viestissä kokouksen jälkeen.

Office 2010 -logo Jos kirjoitat kokouksessa muistiinpanoja tai kirjoitat sen pöytäkirjan, voit lisätä OneNotessa kokouksen tiedot Outlookista muistiinpanoihin. Voit lähettää muistiinpanot kokouksen jälkeen osallistujille viestinä.

Toistuvan kokouksen lopettaminen

Kun kokoussarja päättyy, älä peruuta kokousta ja poista samalla kaikkia kokousesiintymien historiatietoja vaan muuta toistuvuus päättymään viimeisessä kokousesiintymässä. Voit tehdä tämän osoittamalla Toistuvuus-painiketta ja muuttamalla päättymispäivän.

Kalenterin jakaminen

Sinun ei välttämättä tarvitse jakaa kalenteria, koska kaikki organisaatiossa näkevät, milloin olet vapaa tai varattu. He eivät kuitenkaan välttämättä näe kokousten ja tapaamisten sisältöä tai aihetta. Voit kuitenkin jakaa kalenterin helposti työryhmäsi kanssa, jos haluat, että he näkevät kaikki kokouksesi ja tapaamisesi.

Haluat ehkä, että joku muu, kuten assistentti, käyttää kalenteria puolestasi ja hyväksyy tai hylkää kokouskutsut. Voit tässä tapauksessa delegoida kalenterin. Jos päätät tehdä niin, valitse edustajaksi vain yksi henkilö (ei siis kaikkia). Jos edustajia on useita, kalenteriin voi tulla virheitä.

Office 2010 -logo Luo ryhmätoiminnoille SharePoint-kalenteri, jota kaikki voivat käyttää, sen sijaan että jakaisit oman kalenterisi. Luo SharePoint-sivustoon esimerkiksi kalenteri, johon ryhmä voi merkitä loma-aikansa.

Kun järjestät kokouksen sellaisten henkilöiden kanssa, jotka eivät näe vapaa/varattu-tietojasi, lähetä kalenterisi heille viestissä. Kyse voi olla esimerkiksi yrityksen ulkopuolisista henkilöistä.

Huomautus: Kalenterin jakaminen määräytyy järjestelmässä käytössä olevan Microsoft Exchange Serverin version ja järjestelmänvalvojan määrittämien palvelinasetusten mukaan.

Sivun alkuun

Yhteystiedot

Outlook 2010 -yhteyshenkilöjen käyttäminen yritysympäristössä

Vaikka yrityksessä on käytössä yleinen osoitteisto, yhteyshenkilöt kannattaa säilyttää tietyissä tilanteissa Outlook 2010:ssä. Yhteystieto kannattaa luoda

  • yrityksen ulkopuoliselle henkilölle

  • henkilölle, josta haluat muistaa jotakin tai jonka yhteystietoon haluat lisätä tietoja, esimerkiksi syntymäpäivän

  • henkilölle, jonka haluat synkronoida matkapuhelimeen, etenkin jos puhelimesta ei ole yhteyttä yrityksen osoitekirjaan tai mahdollisten yhteyshäiriöiden varalta.

Yhteystietoryhmän luominen Outlook 2010:ssä

Outlook 2010:ssä kannattaa luoda yhteystietoryhmä, kun haluat helpottaa viestien lähettämistä yrityksen ulkopuoliselle ryhmälle. Jos ryhmä on yrityksen sisällä, luo julkinen yhteystietoryhmä. (Pyydä lisätietoja IT-järjestelmänvalvojalta.)

Sivun alkuun

Usein kysytyt kysymykset

Mitä ovat pikatoiminnot?

Pikatoiminnot on uusi Outlook 2010 -ominaisuus, jolla voi suorittaa useita toimintoja yhdellä napsautuksella. Toiminto on kätevä työkalu, joka helpottaa Saapuneet-kansion pitämistä järjestyksessä ja joka tehostaa Outlookin käyttöä. Kokeile pikatoimintoa aina, kun huomaat tekevästi toistuvasti samoja vaiheita.

Huomautus:  Pikatoimintoja voi käyttää postikohteissa (esimerkiksi Saapuneet-kansion kohteissa).

Miksi lukuruutu kannattaa sijoittaa näytössä oikealle eikä alas (tai miksi sitä ei kannata poistaa käytöstä)?

Pitkän kapean tekstisarakkeen lukeminen on helpompaa kuin lyhemmän mutta leveämmän tekstin lukeminen. Tämä johtuu siitä, että silmien liikuttaminen alaspäin on helpompaa kuin vasemmalta oikealle liikuttaminen pitkillä etäisyyksillä, sillä silloin myös päätä ja niskaa on liikutettava, mikä voi olla väsyttävää. Lukuruutu kannattaa pitää käytössä, jotta voit lukea viestin sisällön itse viestiä avaamatta.

Mitä tehdään kansioille, joita ei enää tarvita?

Siirtymisruudun kansioluettelossa pitäisi olla vain sellaisia kansioita, joita käytät usein. Jos luettelossa on runsaasti kansioita, joita et edes tunnista, siirrä kaikki postit taustatietokansioon ja poista nykyiset kansiot.

Miten määritetään asetus, jolla vain minulle lähetetyt viestit muuttuvat sinisiksi?

  1. Valitse Näytä-välilehden Nykyinen näkymä -ryhmässä Näyttöasetukset.

Valintanauhan Näkymän asetukset -komento

  1. Valitse Näkymän lisäasetukset -valintaikkunassa Ehdollinen muotoilu.

Näkymän lisäasetukset -valintaikkuna

  1. Valitse Ehdollinen muotoilu -valintaikkunasta Lisää.

  2. Kirjoita Nimi-ruutuun Minä ja valitse Fontti.

  3. Valitse Fontti-valintaikkunan Väri-kohdassa ensin Sininen ja sitten OK.

  4. Valitse Ehdollinen muotoilu -valintaikkunassa Ehto.

  5. Valitse Suodatin-valintaikkunassa Kun olen -valintaruutu (Ainoa henkilö Vastaanottaja-rivillä -kohdan vieressä) ja valitse OK kussakin valintaikkunassa.

Milloin keskustelunäkymää kannattaa käyttää?

Keskustelunäkymä on kätevä seuraavissa tilanteissa:

  • Tarkistat viestisi suhteellisen harvoin, joten näet kerralla enemmän viestejä.

  • Sinulla on paljon viestiketjuja, joissa on runsaasti edestakaisin lähetettyjä viestejä.

  • Haluat nähdä, kuka on vastannut kenelle.

  • Saat paljon viestejä.

Kun tarkastelet viestejä keskustelunäkymässä, näet nopeasti, missä keskusteluissa on eniten viestejä. Tällaisessa tapauksessa saattaa olla kätevintä lukea vain viimeinen viesti ja vastata siihen. Voit myös valita koko keskustelun ja kohdistaa toimen siihen. Esimerkiksi pitkän viestisarjan viimeisessä viestissä voi olla yksinkertainen toteamus, että kysymykseen on vastattu, joten voit poistaa koko keskustelun.

Keskustelunäkymässä näet myös muissa kansioissa olevat viestit, mikä on erittäin kätevää, jos vastaanotat pitkässä keskustelussa uuden viestin. Tällä tavoin näet koko viestihistorian, myös omat vastauksesi.

Kannattaako henkilökohtaiset ja työhön liittyvät viestit säilyttää samassa paikassa?

Viestien lukupaikkojen vähentäminen ei suinkaan tarkoita sitä, että työhön liittyvät ja henkilökohtaiset viestit menevät sekaisin. Parhaiden käytäntöjen mukaisesti työhön ja henkilökohtaiseen viestintään pitäisi olla omat sähköpostitilit. Toisaalta käsiteltäviä sähköpostiosoitteita pitäisi olla mahdollisimman vähän. Outlook 2010:ssä voit katsella useita tilejä samanaikaisesti. Voit katsoa työviestejä (Exchange Server) yhdessä datatiedostossa ja Outlook.com- (jossa on Outlook Connector) ja Google Gmail -tiliä toisessa datatiedostossa samalla Outlook 2010 -profiililla.

Miten hyötyä on viestien merkitsemisestä luetuiksi ja lukemattomiksi?

Kun viesti näkyy Outlook 2010:ssä luettuna tai lukemattomana, näet nopeasti, mitkä viestit olet lukenut ainakin kerran ja mitkä ovat lukematta. Viestien luettu- ja lukematta-tila voi kuitenkin muuttua helposti, kun viestiä napsautetaan, joten tila ei välttämättä näy aina oikein. On hyvä muistaa, että kyseessä on työkalu – ei aukoton tilatieto.

Voit merkitä viestin nopeasti luetuksi pikanäppäinyhdistelmällä Ctrl+Q. Jos haluat merkitä viestin lukemattomaksi, käytä näppäinyhdistelmää Ctrl+U.

Miksi viestin merkitseminen luetuksi tai lukemattomaksi ei riitä sellaisenaan?

Jotkut yrittävät käyttää viestin luettu- tai lukematta-tilaa osoittamaan, onko viesti uusi vai taustatietoa. Lukematta-tila ei kuitenkaan ole luotettava, koska heti kun viestistä siirrytään toiseen viestiin, ohjelma merkitsee viestin automaattisesti luetuksi. Lisäksi muut laitteet (kuten puhelimet) merkitsevät viestin aivan liian usein luetuksi. Niinpä viestejä joudutaan lukemaan uudelleen ja käyttäjä joutuu kuluttamaan toistamiseen aikaa sen miettimiseen, mitä viestille on tehtävä. Jos lukematta- ja luettu-tilojen avulla jaotellaan viestit Saapuneet-kansiossa tehtävänkaltaisiksi kohteiksi ja käsittelemättömiksi viesteiksi, tämä jaottelu yleensä epäonnistuu viimeistään siinä vaiheessa, kun viestejä alkaa tulla paljon ja joukossa on sellaisia, joita et joka tapauksessa koskaan lue. (Tiedät viestin aihetta vilkaisemalla, että sinun ei tarvitse lukea niitä.) On paljon tehokkaampaa aina käydä kaikki Saapuneet-kansion viestit läpi ja päättää viestikohtaisesti, mitä kullekin tehdään. Läpikäydyt viestit siirtyvät pois Saapuneet-kansiosta – sen sijaan että niitä jäisi sinne "lukemattomina".

Miksi viestit kannattaa siirtää kansioihin?

Parhaiden käytäntöjen mukaisesti viesteille on yksi keskitetty sijainti, jossa voit palata niihin sen jälkeen, kun olet käsitellyt ne. Kun kansioita on rajoitettu määrä (1-Taustatiedot ja 2-Omat), et siirrä viestejä vahingossa väärään kansioon eikä niitä tarvitse kopioida useaan aiheen tai projektin mukaiseen kansioon.

Tämä ei tarkoita sitä, ettei samaan aiheeseen tai projektiin liittyviä viestejä joutuisi joskus selaamaan. Outlook 2010:ssä on vain paremmat työkalut – kuten luokat ja hakukansiot – tähän tarkoitukseen.

Miksi taustatietokansioita on vain yksi?

Kun kansioita on vain yksi, sinun ei tarvitse miettiä, mihin kansioon erilaiset viestit siirretään. Tiedät myös, että olet lukenut kaikki kansiossa olevat viestit ja että haluat säilyttää ne.

Jos kansioita on useita, sinun on mietittävä jokaisen viestin kohdalla, mihin kansioon se siirretään. Tämä on entistäkin hankalampaa, jos viestin voi aiheensa puolesta siirtää moneen kansioon. Jos vaihtoehtoja on useita, monet kansiot jäävät helposti käyttämättä, mikä puolestaan lisää kansionäkymän sekavuutta.

Vaikka kaikkien viestien säilyttäminen Saapuneet-kansiossa kuulostaa harmittomalta, muista, että kulutat joka kerta turhaan aikaa, kun joudut eri viestien kohdalla ihmettelemään, pitikö viestille tehdä jotain vai oliko se vain pelkkää taustatietoa. On paljon yksinkertaisempaa, jos tiedät, että Saapuneet-kansiossa on vain uusia asioita. Saapuneet-kansio on sijainti, johon muiden toimet vaikuttavat, kun taas taustatietokansion sisältö on täysin oman harkintasi varassa.

Miksi yhteystietoryhmille tarvitaan erilliset kansiot?

  • Arkisto-kuvake Erilaiset arkistointivälit    Tarvitset erilliset kansiot yhteystietoryhmille ryhmien aiheen ja automaattisen arkistointivälin mukaan. Jos kuulut esimerkiksi kimppakyytiyhteystietoryhmään, Kimppakyyti-kansion viestit pitäisi poistaa päivittäin. Työhön liittyvä yhteystietoryhmä arkistoidaan sen sijaan harvemmin, esimerkiksi kerran vuodessa.

  • Keskustelujen tehokas ryhmittely    Kun sinulla on aiheenmukaisia yhteystietoryhmien kansioita, näet koko keskustelun yhteen ryhmitettynä. Voit myös tarvittaessa etsiä kansiosta tehokkaasti tietoa hakutoiminnolla.

Miksi yhteystietoryhmille ja RSS-syötteille tarvitaan erilliset kansiot?

Suurien jakeluluetteloiden ja RSS-syötteiden lähetyt viestit voivat nopeasti hukuttaa alleen muun Saapuneet-kansion sisällön. Nämä tietovirrat ovat kuin iso sanomalehti: lehdessä voi olla hyödyllisiä tai kiinnostavia artikkeleita, mutta koko lehden lukeminen vie paljon aikaa. Valitse sääntöjen avulla luettavaksi sinua kiinnostavat ja sinulle tärkeät asiat.

Milloin yhteystietoryhmän viestin pitäisi mennä ryhmäkansioon eikä Saapuneet-kansioon?

Jakeluluettelosäännön ja -kansion käyttöä kannattaa harkita, jos

  • yhteystietoryhmässä lähetetään paljon viestejä

  • yhteystietoryhmässä on paljon vastaanottajia.

Kansioon ei pitäisi siirtää suoraan viestejä, joissa on tärkeitä yritystä koskevia uutisia. Tällaisia ovat esimerkiksi toimitusjohtajan lähettämät viestit tai IT-osaston tiedotteet palvelimen käyttökatkoksesta. Riippumatta siitä, kuinka usein viestejä lähetetään, yhteystietoryhmälle kannattaa luoda sääntö ja kansio, jos sen viesteissä on vain joskus hyödyllistä tai mielenkiintoista tietoa.

Miten RSS-syötteiden säännöt määritetään?

Jos tilaat useita RSS-syötteitä, käsittele niitä muiden jakeluluetteloiden tavoin. Siirrä kiinnostavat RSS-syötteet (käytä avainsanoja) Saapuneet-kansioon, mutta anna muiden siirtyä automaattisesti RSS-kansioihin.

Entäpä jos käytössä on säilytyskäytäntöjä tai Exchange Serverin online-arkisto?

Käytä automaattisen arkistoinnin sijasta organisaatiossa käytössä olevaa ratkaisua ja noudata yrityksen käytäntöjä tavalliseen tapaan. Jos yrityksen käytännöt määrittävät, että kullekin kohteelle on useita kansioita, noudata näitä käytäntöjä.

Miten automaattinen vastaussääntö määritetään?

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  3. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa Uusi sääntö.

  4. Valitse Ohjatun sääntöjen luomisenAloita tyhjästä säännöstä -kohdassa ensin Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä ja sitten Seuraava.

  5. Valitse vaiheessa 1Käyttää lomakkeen nimilomaketta -valintaruutu. (Asetus löytyy vierittämällä alaspäin.)

  6. Valitse vaiheessa 2 ensin Lomakkeen nimi ja sitten Hyväksyvä kokousvastaus ja Alustava kokousvastaus. Kun olet lisännyt kaksi lomaketta, valitse Ohjattu sääntöjen luominen -pääikkunassa ensin Sulje ja sitten Seuraava. Varmista, että olet valinnut valintaikkunan yläosan luettelosta Sovelluslomakkeet, koska muutoin et ehkä voi valita asetuksia Hyväksyvä kokousvastaus ja Alustava kokousvastaus.

Valitse lomake -valintaikkuna

  1. Valitse seuraava poikkeus: Paitsi, jos tekstissä esiintyy tietyt sanat.

  2. Valitse vaiheessa 2Tietyt sanat, lisää välilyönti ja valitse sitten Lisää ja lopuksi OK.

  3. Valitse Valmis.

Miten Vastaanottaja: minä -sääntö määritetään?

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  3. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa Uusi sääntö.

  4. Valitse Ohjatun sääntöjen luomisenAloita tyhjästä säännöstä -kohdassa ensin Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä ja sitten Seuraava.

  5. Valitse ensin Kun nimeni on Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa -valintaruutu ja sitten Seuraava.

  6. Valitse ensin ehdoksi Lopeta sääntöjen käsittely (asetus löytyy vierittämällä alaspäin) ja sitten Valmis.

Miten Kokouskutsut lähetetään Saapuneet-kansioon -sääntö määritetään?

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  3. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa Uusi sääntö.

  4. Valitse Ohjatun sääntöjen luomisenAloita tyhjästä säännöstä -kohdassa ensin Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä ja sitten Seuraava.

  5. Valitse ensin ehdoksi Joka on kokouskutsu tai päivitys (asetus löytyy vierittämällä alaspäin) ja sitten Seuraava.

  6. Valitse ensin Lopeta sääntöjen käsittely -toiminto (asetus löytyy vierittämällä alaspäin) ja sitten Valmis.

Miten Lähettävien kohteiden siirtäminen -sääntö määritetään?

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  3. Valitse Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa Uusi sääntö.

  4. Valitse Ohjatun sääntöjen luomisenAloita tyhjästä säännöstä -kohdassa ensin Käytä sääntöä lähettämissäni viesteissä ja sitten Seuraava.

  5. Kun valitset Seuraava uudelleen, tätä sääntöä käytetään kaikissa lähettämissäsi säännöissä.

  6. Valitse Lykkää toimitusta n minuuttia.

  7. Valitse vaiheessa 2 ensin n-määrä ja sitten OKLykätty toimitus -valintaikkunassa. (Minuuttia-ruudun oletusarvona on 1.)

  8. Valitse Seuraava.

  9. Valitse seuraava poikkeus: Paitsi, jos viestissä on merkintä Tärkeys.

  10. Valitse vaiheessa 2 ensin Tärkeys ja sitten Hyvin tärkeä.

  11. Valitse Seuraava ja kirjoita tämän säännön nimeksi Lähetetyt.

  12. Valitse Valmis.

Huomautus:  Tämä sääntö koskee vain asiakasta, eikä sitä voi käyttää, jos Outlook 2010 ei ole käytössä.

Miten Jakeluluettelot-sääntö määritetään?

Luo sääntö kaikille niille jakeluluetteloille tai yhteystietoryhmille, joiden jäsen olet mutta joiden jokaista viestiä sinun ei tarvitse lukea.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  3. Valitse Säännöt ja ilmoitukset ‑valintaikkunan Sähköpostisäännöt-välilehdessä Uusi sääntö.

  4. Valitse Ohjatun sääntöjen luomisen Pidä asiat järjestyksessä -kohdassa ensin Siirrä tietyn lähettäjän viestit tiettyyn kansioon ja sitten Seuraava.

  5. Valitse Henkilöltä tai ryhmältä -valintaruutu.

  6. Valitse vaiheessa 2 henkilö tai jakeluluettelo, lisää yhteystietoryhmä ja valitse lopuksi Seuraava.

  7. Valitse Siirrä se määritettyyn kansioon- ja Lopeta sääntöjen käsittely -valintaruudut. (Asetus löytyy vierittämällä alaspäin.)

  8. Valitse vaiheessa 2Määritetty ja valitse sopiva jakeluluettelokansio ja valitse sitten Seuraava.

  9. Valitse seuraavat poikkeukset: Paitsi, jos nimeni esiintyy Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa ja Paitsi, jos aiheessa tai tekstissä esiintyy tietyt sanat.

  10. Valitse vaiheessa 2Tietyt sanat ja kirjoita kaikki sanat, joiden vuoksi haluat lukea viestin. Jos jakeluluettelo esimerkiksi koskee yleisiä asioita mutta olet ainoa, joka hoitaa tiettyjä asioita, kirjoita näiden asioiden avainsanat. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

  11. Valitse Valmis.

Vihje: Jos mieleesi ei tule mitään syytä, minkä vuoksi yhteystietoryhmän viesti pitäisi lähettää Saapuneet-kansioon, mieti, kannattaisiko sinun pyytää nimesi poistamista kyseisestä yhteystietoryhmästä.

Huomautus:  Toista vaihteet 2–10 kunkin jakeluluettelon kohdalla (yksi sääntö kutakin kansiota kohden).

Miksi sääntöjä kannattaa käyttää?

Ajan mittaan vastaanottamiesi viestien määrä todennäköisesti kasvaa. Et pysty lukemaan eikä sinun edes pitäisi yrittää lukea kaikkia sinulle lähetettyjä viestejä. Lue sen sijaan vain itsellesi tärkeät viestit. Sääntöjen avulla voit priorisoida tärkeät viestit ja vähentää häiriötekijöitä.

Vihje:  Se, että viesti on lähetetty sinulle (tai tilaamaasi jakeluluetteloon), ei automaattisesti tarkoita, että sinun on luettava viesti tai vastattava siihen.

Mitä päiviä voi määrittää merkinnöillä

Pikatoiminto

Kuvaus

Käyttötilanne

Tänään

Tänään

Tänään

Huomenna

Huomenna

Huomenna

Tällä viikolla

Kaksi päivää tästä hetkestä tai työviikon viimeinen päivä sen mukaan, kumpi on ensin. (Oletusasetuksia käytettäessä maanantaina kyseinen päivä on keskiviikko ja tiistaina torstai.)

Työviikon viimeinen päivä

Ensi viikolla

Seuraavan työviikon ensimmäinen päivä

Seuraavan työviikon viimeinen päivä

Mitä vuosia sitten Tehtävät-palkkiin merkityille tehtäville ja viesteille pitäisi tehdä?

Jos et käytä tehtäviä tai merkintöjä aktiivisesti, valitse kaikki kohteet, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Poista. Tämä toiminto poistaa vanhat tehtävät sekä merkittyjen viestien ja yhteyshenkilöjen merkinnät kohteita poistamatta.

Mitä käyttämättömille luokille kannattaa tehdä?

Poista kaikki luokat, joita et aio käyttää. Sama luokka koskee kaikkia kohteita, joten jos käytät luokkaa yhteystiedoissa, säilytä se.

Mikä on paras värien valintatapa?

Harkitse, mitä värejä käytät, kun luot väriluokkia. Älä esimerkiksi valitse samaa väriä @Puhelin- ja @Sähköposti-luokille. Käytä kuitenkin kaikissa 1:1-luokissa samankaltaisia värejä (kuten vihreän sävyjä). Ajan mittaan erotat tehtäväluettelosta pelkkien värien perusteella, mitkä tehtävät vaativat toimenpiteitä. Jos esimerkiksi @Kotona-väri on violetti ja olet töissä, sinun ei tarvitse puuttua violetilla merkittyihin tehtäviin lainkaan.

Miksi itselle kannattaa varata kalenteriin aikaa?

Kun varaat itsellesi aikaa kalenterissa, vapaa/varattu-tiedot päivittyvät ja muut eivät tee kyseisille ajoille yhtä helposti sinua koskevia varauksia. Jos kalenterisi on kovin varattu, tämä voi olla ainoa tapa, jolla saat itsellesi aikaa työskentelyyn.

Se myös auttaa sitoutumaan työhön: jos olet merkinnyt asian kalenteriin, voi olla helpompaa sitoutua hoitamaan se kyseisenä aikana. Jos joku tekee varauksen samaan ajankohtaan, muista siirtää oma työskentelyaikasi toiseen ajankohtaan. Älä petkuta itseäsi.

Miten selviän Saapuneet-kansion 10 000 viestistä?

Jos sinulla on Saapuneet-kansiossa yli 20 kohdetta, käsittele edellisen viikon viestit, valitse sitten loput viestit ja siirrä ne 1-Taustatiedot-kansioon. Kyllä, voit todella tehdä näin. Ja se tuntuu hyvältä.

Miksi viestejä on niin paljon?

Jos tunnut hukkuvan viestitulvaan, saat luultavasti enemmän viestejä kuin mitä pystyt käsittelemään ja sinun on ehkä määritettävä tehokkaampia sääntöjä. Kartoita, mistä viestit tulevat, järjestämällä ne lähettäjän mukaan ja kutistamalla sitten kaikki otsikot. Saatko sellaisten yhteystietoryhmien viestejä, joita sinun ei tarvitse lukea? Jos saat, luo sääntö. Jos vaihdat näkymää, muista vaihtaa se takaisin.

Aikaa on 10 minuuttia: mitä Saapuneet-kansiosta pitäisi lukea ensimmäisenä?

Jos sinulla on vain vähän aikaa esimerkiksi kokousten välillä, voit lukea sinisellä merkityt viestit eli viestit, jotka on lähetetty suoraan sinulle. Usein tällaiset viestit odottavat sinun toimenpiteitäsi ja ovat tärkeimpiä viestejä.

Miten usein viestit pitäisi lukea?

Monille viestien lukemisesta on tullut lähes pakkomielle. Käytä aamulla 20 minuuttia viestien käsittelyyn ja siirry sen jälkeen tehtäväluettelon päivittäistarkistukseen. Aloita tämän jälkeen päivän työt. Viestien lukeminen vain kerran aamulla ja kerran työnpäivän päätteeksi voi tehostaa merkittävästi työskentelyäsi. Kokeile tätä käytäntöä viikon ajan, niin huomaat, että se toimii.

Miten monimutkaisia tehtäviä hallitaan?

Office 2010 -logo Jotkin tehtävät on suunniteltava huolellisesti. Käytä tällaisissa tehtävissä OneNotea. Jos esimerkiksi suunnittelet projektia, jossa on vaikkapa useita vaiheita ja sisäkkäisiä tehtäviä, OneNote on sopiva työkalu tähän työhön.

Jos haluat vain muistaa muutaman toisiinsa liittyvän tehtävän, tee niistä luettelo tehtävän tekstiosaan. Jos tehtävään liittyy viestejä, vedä ne tehtävään.

Kannattaako henkilökohtaiset ja työhön liittyvät tehtävät säilyttää samassa paikassa?

Jos se vain on mahdollista, henkilökohtaiset ja työhön liittyvät tehtävät on hyvä pitää samassa paikassa. Jos luetteloita on vain yksi, sinun ei tarvitse tarkistaa tehtäviä useasta paikasta. Vaikka käytettäviä luetteloita on vain yksi, voit silti erottaa henkilökohtaiset tehtävät työtehtävistä luokkien avulla. Tämä auttaa käyttämään luetteloa tehokkaasti. Henkilökohtaiset tehtävät tallennetaan yrityksen Exchange Serveriin ja IT-osasto saattaa nähdä ne, joten lisää luetteloon vain asianmukaisia tehtäviä.

Miksei vaan pitäisi asioita omassa muistissaan?

Siksi, että kaikkien asioiden pitäminen mielessä ei toimi. On paljon helpompaa antaa Outlook 2010:n huolehtia tehtävien muistamisesta kuin luottaa ylityöllistettyihin aivoihin. Sinun ei tarvitse hukata aivokapasiteettia tehtävistä muistuttamiseen ("Muista lähettää Miikalle tieto malleista, muista lähettää Miikalle tieto malleista…"), vaan voit keskittyä käsiteltävänä olevaan tehtävään.

Miksi tehtäviä kannattaa hallita Outlook 2010:ssä?

Outlook 2010:n tehtäväluettelo on paperiluetteloa parempi vaihtoehto, koska

  • paperiluettelot eivät pysy automaattisesti ajan tasalla

  • paperiluetteloita ei ole helppo järjestää uudelleen

  • tehtäväluettelon voi tarkistaa Outlook Web App -sovelluksella mistä tahansa

  • Office 2010 -logo Outlook 2010 on integroitu OneNote 2010:n ja Microsoft SharePoint Serverin sekä mobiililaitteen ja puhelimen kanssa.

  • paperiluettelot katoavat helposti.

Lisäasetukset: hakukansion luominen sähköpostiviesteille

Kokouksessa tarvittavia, tiettyyn aiheeseen liittyvät viestejä on helppo käyttää. Luo kokoukselle ensin luokka ja sitten hakukansio, jossa on seuraavat ehdot: luokka <nimi>, ei valmis ja tietty ajanjakso. Kun saat aiheeseen liittyvän viestin, lisää siihen luokka. Kun kokous järjestetään, merkitse valmiiksi ne viestit, joista on keskusteltu.

Sivun alkuun

Viitteet

Ajanhallintaperiaatteita ja -käytäntöjä käsittelevää aineistoa:

Kirjat ja muut resurssit

Muita verkkoresursseja

Sivun alkuun

Tietoja kirjoittajasta

Melissa MacBeth on Microsoftin Office-tuoteryhmän ohjelmajohtaja. Hän on työstänyt useita Outlookn ajanhallintatoimintoja, kuten Tehtävät-palkkia, seurantaa, lähtevien viestin merkintää ja päivittäistä tehtäväluetteloa. Hän asuu Seattlessa ja nauttii puutarhanhoidosta.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×