Osoitetarrojen luominen ja tulostaminen Excelin osoiteluettelosta

Jos haluat lähettää joukkopostia Microsoft Excel -laskentataulukossa ylläpitämäsi osoiteluettelon osoitteisiin, voit käyttää Microsoft Wordin yhdistämistoimintoa. Yhdistämisprosessi luo arkille osoitetarroja, jotka voit tulostaa. Jokaisessa tarrassa on yksi luettelon osoitteista.

Jos haluat luoda ja tulostaa osoitetarrat, valmistele ensin laskentataulukon tiedot Excelissä. Määritä, järjestä, tarkista ja tulosta osoitetarrat sen jälkeen Wordissa. Kun haluat lähettää joukkokirjeen osoiteluettelon osoitteisiin käyttämällä osoitetarroja, voit luoda osoitetarra-arkin yhdistämistoiminnolla. Kuhunkin tarraan tulee yksi osoiteluettelon osoite.

Yhdistämisessä on seuraavat yleiset vaiheet:

  1. Laskentataulukon tietojen valmisteleminen Excelissä yhdistämistä varten    Osoiteluettelon on vastattava yhdistämisen edellyttämää taulukkorakennetta, ennen kuin aloitat yhdistämisen.

  2. Osoitetarrojen määrittäminen Wordin yhdistämistoimintoa varten    Voit määrittää kerralla kaikkien yhdistämisessä käytettävien tarrojen asettelun. Asiakirjaa, jota käyttämällä määrität asettelun, kutsutaan yhdistämisessä pääasiakirjaksi. Tarran pääasiakirjassa voit määrittää sisällön, jonka haluat toistuvan kaikissa tarroissa, kuten yrityksen logon tai palautusosoitteen lähetystarroissa.

  3. Tarrojen yhdistäminen laskentataulukon tietoihin    Osoiteluettelo on tietolähde, jota Microsoft Word käyttää yhdistämisessä. Tässä tapauksessa se on Excel-laskentataulukko, joka sisältää tarroihin tulostettavat osoitteet.

  4. Osoitetarroihin lisättävien vastaanottajien luettelon määrittäminen    Word luo tarran jokaiselle postitusluettelon osoitteelle. Jos haluat luoda tarroja vain tietyille postitusluettelon osoitteille, voit valita sisällytettävät osoitteet tai tietueet.

  5. Paikkamerkkien (yhdistämiskenttien) lisääminen tarroihin    Kun suoritat yhdistämistä, yhdistämiskentät täyttyvät osoiteluettelon tiedoilla.

  6. Esikatselu, yhdistämisen suorittaminen loppuun ja tarrojen tulostaminen    Voit esikatsella jokaisen tarran ennen koko sarjan tulostamista.

  7. Tarrojen tallentaminen myöhempää käyttöä varten   

Tämän artikkelin sisältö

Vaihe 1: Laskentataulukon tietojen valmisteleminen Excelissä yhdistämistä varten

Vaihe 2: Osoitetarrojen määrittäminen Wordin yhdistämistoimintoa varten

Yhdistämisen keskeyttäminen ja jatkaminen

Vaihe 3: Tarrojen yhdistäminen laskentataulukon tietoihin

Vaihe 4: Osoitetarroihin lisättävien vastaanottajien luettelon muokkaaminen

Vaihe 5: Paikkamerkkien (yhdistämiskenttien) lisääminen tarroihin

Tapahtumat yhdistämisen aikana

Yhdistämiskenttien määrittäminen datatiedostossa

Sisällön kirjoittaminen ja kenttien tai paikkamerkkien lisääminen

Yhteystietojen ja mukautettujen kenttien näkymän määrittäminen

Yhdistämisen käynnistäminen Outlookissa

Yhdistettyjen tietojen muotoileminen

Vaihe 6: Tarrojen esikatselu ja tulostaminen

Yhdistämisen tulosten esikatselu

Yhdistämisen viimeisteleminen

Vaihe 7: Tarrojen tallentaminen myöhempää käyttöä varten

Vaihe 1: Laskentataulukon tietojen valmisteleminen Excelissä yhdistämistä varten

Excelissä osoiteluettelon on vastattava yhdistämisen edellyttämää taulukkorakennetta.

  1. Järjestä osoiteluettelo laskentataulukossa seuraavasti:

    1. Käytä sarakeotsikoita, joista käy selkeästi ilmi kunkin sarakkeen sisältämä tietotyyppi.

      Vihje: Sarakeotsikkoja voivat olla esimerkiksi Etunimi, Sukunimi, Osoite ja Kaupunki sen sijaan, että ne olisivat Sarake 1, Sarake 2, Sarake 3 ja Sarake 4.

    2. Sijoita kaikki yhdistämiseen sisällytettävät tietotyypit omiin sarakkeisiinsa.

      Vihje: Jos tallennat etu- ja sukunimet eri sarakkeisiin, voit myös luoda yhdistämistoiminnolla lomakekirjeitä, joissa on kunkin vastaanottajan etunimi. Voit tarvittaessa lisätä oman sarakkeen titteliä varten.

    3. Liitä mukaan vain tietoja sisältävät rivit ja sarakkeet. Älä liitä mukaan osoiteluettelon tyhjiä rivejä tai sarakkeita, koska niiden jälkeen tulevat tiedot eivät välttämättä mahdu luotavaan tarraluetteloon, kun määrität tarrat Wordin yhdistämistoiminnossa.

  2. Osoiteluettelon etsiminen ja valitseminen yhdistämisen aikana helpottuu, kun määrität osoiteluettelolle nimi seuraavasti:

    1. Valitse laskentataulukosta koko osoiteluettelo, myös sarakeotsikot sisältävät solut.

    2. Valitse Kaavat-välilehden Määritetyt nimet -ryhmässä Määritä nimi.

      Kaavat-välilehden Määritetyt nimet -ryhmä

    3. Kirjoita Nimi-ruutuun osoiteluettelon nimi, esimerkiksi Lomakortit, ja valitse OK.

      Vihje: Nimen ensimmäisen merkin tulee olla kirjain, etkä voi käyttää välilyöntiä sanojen välillä. Käytä sen sijaan alaviivaa (_).

  3. Tallenna ja sulje työkirja.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Osoitetarrojen määrittäminen Wordin yhdistämistoimintoa varten

Tarrojen asettelu määritetään vain kerran kaikille yhdistämistoiminnossa luotaville tarroille. Yhdistämistoiminnossa asettelulle määritettävää asiakirjaa kutsutaan tarrojen pääasiakirjaksi. Voit määrittää siinä myös sisällön, jonka haluat toistuvan kaikissa tarroissa, kuten yrityksen logotarrassa tai palautusosoitteen lähetystarroissa.

Sinulla on ehkä jo valmiina Averyn, AOnen tai Formtecin valmistama tarra-arkkipaketti. Tarra-arkit ovat tietyn kokoisia ja sisältävät tietyn määrän tietyn mittaisia tarroja.

Määrittäessäsi tarrojen pääasiakirjaa määritä siinä olevat mitat samoiksi kuin käyttämiesi arkkien tarroilla.

  1. Käynnistä Word ja avaa uusi tyhjä asiakirja.
    Seuraavan vaiheen komentojen käyttö ei ole mahdollista ilman tyhjää asiakirjaa.

  2. Valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmästä Aloita yhdistäminen.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Aloita yhdistäminen -komento sekä luettelo valitun siirtotyypin käytettävissä olevista asetusvaihtoehdoista.

  3. Valitse Osoitetarrat.

  4. Osoitetarra-asetukset-valintaikkunassa on käytettävissä useita valintoja.

    Osoitetarra-asetukset-valintaikkuna

    1. Tarrojen tulostamiseen käytettävän tulostimen malli

    2. Tarra-arkkien valmistaja

    3. Tuotenumero, joka vastaa tarra-arkkipakettiin merkittyä tuotenumeroa

  5. Valitse Tulostimen tiedot ‑kohdasta sen tulostimen tyyppi, jolla tulostat osoitetarrat.

  6. Valitse Tarrojen valmistajat ‑luettelosta sen yrityksen nimi, joka on tehnyt käyttämäsi tarra-arkit.

  7. Valitse Tuotenumero-luettelosta tarra-arkkipakkauksessa oleva tuotenumero.

    Jos tarra-arkkieni tuotenumero ei vastaa Osoitetarra-asetukset-valintaikkunan vaihtoehtoja, voit silti tulostaa tarrat. Sinun on vain mukautettava niitä:

    1. Mittaa tarrat arkeissa ja merkitse mitat ja yhdelle arkille mahtuvien tarrojen määrä muistiin.

      Huomautus: Mittaa tarrat tarkasti. Tarran todellinen koko voi olla pienempi kuin tarravalmistajan ilmoittama koko. Esimerkiksi tarra, jonka kooksi ilmoitetaan 1 x 2 tuumaa, voi todellisuudessa olla 0,94 tuumaa korkea ja 1,94 tuumaa leveä.

    2. Valitse Tuotenumero-luettelosta tarratyyppi, joka on samankokoinen kuin käyttämäsi tarrat.

      Jos haluamaasi osoitetarratyyppiä ei ole Tuotenumero-ruudussa, voit käyttää jotain muuta luettelossa olevaa osoitetarraa tai luoda uuden osoitetarrakoon.

    3. Valitse Lisätietoja ja vertaa sitten tarran mittoja ja yhdellä arkilla tulostettavien tarrojen määrää (laser- ja mustesuihkutulostimilla tulostettavat tarrat) tai tarralomakkeen sarakkeiden määrää (matriisitulostimella tulostettavat tarrat) omien tarrojesi vastaaviin tietoihin.

    4. Tee jompikumpi seuraavista:

      • Jos tarran mitat ja ulkoasu vastaavat käyttämäsi tarran mittoja ja ulkoasua, käytä valittua tarraa.

      • Jos tarran mitat ja ulkoasu eivät vastaa käyttämääsi tarraa, valitse Peruuta ja siirry vaiheeseen 5.

    5. Valitse Osoitetarra-asetukset-valintaikkunassa tulostimen tyyppi (joko Jatkuvasyöttöisiä arkkeja käyttävät tulostimet tai Arkkitulostimet) ja valitse sitten Uusi osoitetarra.

    6. Kirjoita tarran nimi Tarran nimi ‑ruutuun ja valitse ruutuun mukautetun osoitetarran korkeus, leveys, reunukset sekä muut tiedot. Valitse lopuksi OK.

Uusi tarra näkyy Muu/mukautettu-luokassa. Kun käytät mukautettuja tarroja seuraavan kerran, valitse Tarrojen valmistajat -luettelosta Muu/mukautettu.

  1. Kun olet valinnut tarralle haluamasi asetukset, valitse OK.

    Word luo asiakirjan, joka asettelee tarrat taulukon avulla. Jos et näe asettelussa tarrat erottavia viivoja, valitse Taulukkotyökalut-kohdassa Asettelu-välilehti ja valitse sitten Taulukko-ryhmästä Näytä ruudukko.

Sivun alkuun

Yhdistämisen keskeyttäminen ja jatkaminen

Jos sinun on keskeytettävä yhdistäminen, voit tallentaa tarran pääasiakirjan ja jatkaa yhdistämistä myöhemmin. Word säilyttää tietolähde- ja kenttätiedot tallennetussa asiakirjassa. Jos käytit Yhdistäminen-tehtäväruutua, kun keskeytit yhdistämisen käsittelemisen, Word palaa tehtäväruudussa samaan paikkaan, kun jatkat yhdistämistä.

  1. Kun haluat jatkaa yhdistämistä, avaa tallennettu pääasiakirja.

    Word tuo näkyviin sanomaruudun, jossa sinua pyydetään vahvistamaan asiakirjan avaaminen ja suorittamaan SQL-komento (joka yhdistää Wordin Excel-lähdetiedostoon).

  2. Muodosta yhteys Excel-lähdetiedostoon ja nouda osoiteluettelo valitsemalla Kyllä.

    Tarrojen pääasiakirjan teksti sekä mahdollisesti lisäämäsi kentät tulevat näkyviin.

  3. Valitse Postitukset-välilehti ja jatka yhdistämistä.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Tarrojen yhdistäminen laskentataulukon tietoihin

Tarrat on yhdistettävä osoiteluettelon sisältävään laskentataulukkoon, jotta voit yhdistää osoitetiedot tarroihin.

  1. Jos muodostat yhteyden laskentataulukkoon ensimmäisen kerran, toimi seuraavasti:

    1. Valitse Tiedosto-valikosta Asetukset.

    2. Valitse Lisäasetukset.

    3. Siirry Yleiset-osaan ja valitse Vahvista tiedostomuodon muuntaminen avattaessa ‑valintaruutu.

    4. Valitse OK.

  2. Kun yhdistämisen pääasiakirja on avoinna, valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen ‑ryhmästä Valitse vastaanottajat ja valitse sitten Käytä aiemmin luotua luetteloa.

    Kirjoita uusi luettelo -komento

  3. Etsi Excel-laskentataulukko Valitse tietolähde ‑valintaikkunassa ja kaksoisnapsauta sitten laskentataulukkoa.

  4. Valitse Vahvista tietolähde -valintaikkunassa Näytä kaikki -valintaruutu ja valitse sitten MS Excel ‑laskentataulukot DDE:n avulla (*. xls)Avaa tietolähde -ruudussa. Valitse lopuksi OK.

    Huomautus: Jos luettelossa ei ole kohtaa MS Excel -laskentataulukot DDE:n avulla (*. xls), varmista, että Näytä kaikki -valintaruutu on valittuna.

  5. Valitse Microsoft Office Excel ‑valintaikkunan Nimetty alue tai solualue ‑kohdassa solualue tai laskentataulukko, joka sisältää yhdistettävät tiedot. Valitse sitten OK.

Tarrat on nyt yhdistetty laskentataulukon tietoihin, mutta tarra-arkki on silti tyhjä. Voit tarvittaessa määrittää vastaanottajaluettelon vaiheessa 4 kuvatulla tavalla tai voit aloittaa osoitetietojen paikkamerkkien lisäämisen tarroihin vaiheessa 5 kuvatulla tavalla.

Sivun alkuun

Vaihe 4: Osoitetarroihin lisättävien vastaanottajien luettelon muokkaaminen

Word luo tarran kutakin postitusluettelon osoitetta kohti. Jos haluat luoda tarrat vain tietyille postitusluettelon osoitteille, voit valita yhdistämiseen sisällytettävät osoitteet (tietueet).

Jos haluat rajata vastaanottajien luetteloa tai käyttää datatiedoston tietueiden alijoukkoa, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmästä Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa Muokkaa vastaanottajaluetteloa -komento on korostettuna.

  2. Tee Yhdistämisen vastaanottajat ‑valintaikkunassa jokin seuraavista toimista:

    • Valitse yksittäiset tietueet    Tämä menetelmä on käytännöllisin silloin, kun luettelo on lyhyt. Valitse niiden vastaanottajien valintaruudut, jotka haluat sisällyttää yhdistämiseen, ja poista muiden vastaanottajien valintaruutujen valinnat.

      Vihje: Jos haluat sisällyttää yhdistämiseen vain muutaman tietueen, voit poistaa otsikkorivin valintamerkin ja merkitä sitten haluamasi tietueet valituiksi. Jos vastaavasti haluat sisällyttää yhdistämiseen suurimman osan luettelosta, valitse otsikkorivin valintaruutu ja poista niiden tietueiden valintaruudut, joita et halua sisällyttää yhdistämisasiakirjaan.

    • Lajittele tietueet    Napsauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat lajitella. Word lajittelee luettelon nousevaan aakkosjärjestykseen (A – Ö). Jos haluat lajitella luettelon laskevaan aakkosjärjestykseen (Ö – A), napsauta sarakkeen otsikkoa uudelleen.

      Jos haluat määrittää monitasoisempia lajitteluasetuksia, valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdassa Lajittele ja valitse sitten lajitteluasetukset Suodata ja lajittele -valintaikkunan Lajittele tietueet -välilehdessä. Voit esimerkiksi määrittää, että vastaanottajien osoitteiden on oltava kullakin postinumeroalueella sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja että postinumerot ovat numerojärjestyksessä.

    • Suodata tietueet    Suodattamisesta on hyötyä, jos luettelo sisältää tietueita, joita et halua tarkastella tai sisällyttää yhdistämiseen. Suodatettuasi luettelon voit sisällyttää siihen tietueita tai poistaa siitä tietueita valitsemalla valintaruudun tai poistamalla valintaruudun valinnan.

      Kun haluat suodattaa tietueita, toimi seuraavasti:

      1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa ‑kohdassa Suodata.

      2. Valitse Kyselyasetukset‑valintaikkunan Suodata tietueet ‑välilehdessä tietueiden suodatusehdot.

        Jos haluat esimerkiksi luoda tarroja vain Australiassa oleville osoitteille, valitse Kenttä-luettelosta Maa tai alue, Vertailulauseke-luettelosta Yhtä suuri kuin ja Vertailukohde-kohdasta Australia.

      3. Jos haluat tehdä suodatukseen lisää muutoksia, valitse Ja tai Tai ja valitse sen jälkeen lisää suodatusehtoja.

        Jos haluat esimerkiksi luoda tarroja vain Münchenissä toimiville yrityksille, määritä tietueet, joiden Kaupunki-kentässä on München ja joiden Yrityksen nimi -kenttä ei ole tyhjä. Jos käytät suodatuksessa Tai-ehtoa Ja-ehdon sijaan, yhdistämiseen sisällytetään kaikki Münchenin osoitteet ja paikkakunnasta riippumatta kaikki osoitteet, joiden tiedot sisältävät yrityksen nimen.

Huomautus: Jos olet asentanut tietokoneeseesi osoitteentarkistusohjelman, voit tarkistaa vastaanottajien osoitteet valitsemalla Tarkista osoitteet Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa.

Sivun alkuun

Vaihe 5: Paikkamerkkien (yhdistämiskenttien) lisääminen tarroihin

Kun olet yhdistänyt tarrat osoiteluetteloon, voit lisätä tarroihin paikkamerkkejä, jotka ilmaisevat osoitteiden tulostuskohdan kussakin tarrassa. Voit lisäksi kirjoittaa tekstin, jonka haluat toistuvan kussakin tarrassa, kuten yrityksen logon tai palautusosoitteen lähetystarroissa.

Osoitteiden paikkamerkkejä kutsutaan yhdistämiskentiksi. Yhdistämisen aikana yhdistämiskenttiin lisätään tietoja osoiteluettelosta. Wordin yhdistämiskentät vastaavat Excel-laskentataulukon sarakeotsikoita.

Datatiedosto, jossa on sarakkeet (luokat) ja rivit (tietueet)

1. Datatiedoston sarakkeet edustavat tietoluokkia. Tarroihin lisättävät yhdistämiskentät ovat näiden luokkien paikkamerkkejä.

2. Datatiedoston rivit edustavat tietueita. Word luo tarran kutakin tietuetta kohti yhdistämisen aikana.

Sijoittamalla yhdistämiskentän tarrojen pääasiakirjassa määrittämääsi aloitustarraan ilmaiset, että haluat nimen tai osoitteen kaltaisen tietyn tietoluokan näkyvän kentän osoittamassa kohdassa.

Word-asiakirjaan lisätyt kentät

Huomautus: Kun lisäät yhdistämiskentän tarran pääasiakirjaan, kentän nimi on aina kulmasulkeiden (« ») sisällä. Kulmasulkeet eivät näy valmiissa tarroissa. Ne vain auttavat erottamaan kentät tavallisesta tekstistä tarran pääasiakirjassa.

Sivun alkuun

Tapahtumat yhdistämisen aikana

Yhdistämistoiminnon aikana datatiedoston ensimmäisen rivin tiedot korvaavat ensimmäisen tarran kentät. Datatiedoston toisen rivin tiedot korvaavat toisen tarran kentät ja niin edelleen.

Datatiedoston tietojen yhdistäminen tarraan

Kenttien käyttäminen: esimerkkejä   

Suunnitellessasi tarroja voit linkittää minkä tahansa datatiedoston sarakeotsikon johonkin tarran kenttään.

Lähetät ehkä uutiskirjeitä postitusluetteloon merkityille tilaajille. Datatiedoston sarakkeeseen nimeltä Päättymispvm on tallennettu kunkin tilauksen päättymispäivämäärä. Jos sijoitat Päättymispvm-kentän tarran pääasiakirjaan ennen yhdistämistä, kukin tilaaja näkee tilauksensa päättymispäivämäärän saamassaan viestissä.

Voit yhdistää kenttiä ja erottaa niitä käyttämällä välimerkkejä. Kun esimerkiksi luot osoitteita, voit määrittää kentät tarrojen pääasiakirjaan seuraavalla tavalla:

«Etunimi» «Sukunimi»

«Katuosoite»

«Postinumero «Postitoimipaikka»

Osoitelohkojen ja tervehdysrivien kaltaisia usein käytettyjä yhdistelmiä varten Wordissa on käytettävissä yhdistelmäkentät, joiden avulla voit ryhmitellä useita kenttiä yhteen. Esimerkiksi Osoitelohko-kenttä on useiden kenttien yhdistelmä, johon sisältyy etunimi, sukunimi, katuosoite, postitoimipaikka ja postinumero.

Osoitelohko-kentän osat

Voit mukauttaa kaikkien yhdistelmäkenttien sisältöä. Voit esimerkiksi valita osoitetiedoissa nimen virallisen muodon (Mr. Roger Harui). Tervehdyksessä voit käyttää esimerkiksi Vastaanottaja-sanaa Hyvä-sanan asemasta.

Sivun alkuun

Yhdistämiskenttien määrittäminen datatiedostossa

Jos haluat varmistaa, että Word löytää datatiedostosta sarakkeen, joka vastaa osoitelohkon kaikkia osia, sinun on ehkä yhdistettävä Wordin yhdistämiskentät Excel-laskentataulukon sarakkeisiin.

Kun haluat määrittää kentät, valitse Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmästä Täsmää kentät.

Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmä

Kenttien täsmääminen ‑valintaikkuna avautuu.

Kenttien täsmääminen -valintaikkuna

Osoitelohkon osat ovat vasemmanpuoleisessa luettelossa. Datatiedoston sarakeotsikot ovat oikeanpuoleisessa luettelossa.

Word etsii saraketta, joka parhaiten vastaa kutakin osaa. Kuten kuvasta näkyy, Word yhdisti datatiedoston Arvo-sarakkeen vastaamaan Arvo-kenttää. Word ei kuitenkaan pystynyt yhdistämään muita osia, kuten Toinen nimi -kenttää.

Voit valita oikeanpuoleisesta luettelosta datatiedoston sarakkeen, joka vastaa vasemmalla olevaa osaa. Yksilöllinen tunnus- ja Toinen nimi -kenttiä ei tarvitse yhdistää, koska tarrassa ei tarvitse käyttää kaikkia kenttiä. Jos lisäät kentän, joka ei sisällä datatiedoston tietoja, kenttä näkyy yhdistämisasiakirjassa tyhjänä paikkamerkkinä, yleensä tyhjänä viivana tai piilokenttänä.

Sivun alkuun

Sisällön kirjoittaminen ja kenttien tai paikkamerkkien lisääminen

  1. Kirjoita alkuperäiseen määrittämääsi tarraan (tarrojen pääasiakirjaan) sisältö, jonka haluat näkyvän kaikissa tarroissa.

    Jos haluat lisätä kuvan, esimerkiksi logon, valitse Lisää-välilehden Kuvat-ryhmästä Kuva.

  2. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä kentän.

  3. Käytä Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmää.

    Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmä

  4. Lisää jokin seuraavista:

    • Osoitelohko, joka sisältää nimen, osoitteen ja muita tietoja

    • Valitse Osoitelohko.

    • Valitse Lisää osoitelohko ‑valintaikkunassa sisällytettävät osoitteen osat ja haluamasi muotoilut ja valitse sitten OK.

    • Jos Kenttien täsmääminen -valintaikkuna avautuu, Word ei ole löytänyt joitakin osoitelohkoa varten tarvitsemiaan tietoja. Napsauta (ei vastaa) -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse tietolähteestä kenttä, joka vastaa yhdistämisessä tarvittavaa kenttää.

    • Yksittäisiä kenttiä

      Voit lisätä yksittäisten kenttien tietoja, kuten etunimen, puhelinnumeron tai lahjoitussumman lahjoittajien luettelosta. Kun haluat lisätä kentän nopeasti datatiedostosta tarran pääasiakirjaan, napsauta Lisää yhdistämiskenttä -kohdan vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten kentän nimeä.

      Voit lisätä asiakirjaan muita valinnaisia kenttiä seuraavasti:

      • Valitse Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmästä Lisää yhdistämiskenttä.

      • Toimi Yhdistämiskentän lisääminen ‑valintaikkunassa seuraavasti:

        • Jos haluat valita osoitekenttiä, jotka vastaavat automaattisesti tietolähteen kenttiä, vaikka kenttien nimet eivät vastaisikaan Wordissa olevia kenttien nimiä, valitse Osoitekentät.

        • Jos haluat valita kenttiä, jotka hakevat tietonsa suoraan datatiedoston sarakkeesta, valitse Tietokantakentät.

      • Valitse haluamasi kenttä Kentät-ruudusta.

      • Valitse ensin Lisää ja sitten Sulje.

      • Jos Kenttien täsmääminen -valintaikkuna avautuu, Word ei ole löytänyt joitakin kentän lisäämisessä tarvittavia tietoja. Napsauta (ei vastaa) -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse tietolähteestä kenttä, joka vastaa yhdistämisessä tarvittavaa kenttää.

        Huomautus: Jos lisäät kentän Tietokantakentät-luettelosta, ja siirryt myöhemmin tietolähteeseen, jossa ei ole samannimistä saraketta, Word ei pysty lisäämään kyseisen kentän tietoja yhdistettyyn asiakirjaan.

    • Microsoft Office Outlookin yhteystietojen mukautetut kentät

      Voit sisällyttää yhteystietojen mukautettuja kenttiä pääasiakirjaan vain silloin, kun käynnistät yhdistämisen Outlookissa. Määritä ensin yhteystietojen ja yhdistämisessä käytettävien kenttien näkymä. Käynnistä sen jälkeen yhdistäminen. Kun olet valinnut haluamasi asetukset, Word käynnistyy automaattisesti ja voit suorittaa yhdistämisen loppuun.

Sivun alkuun

Yhteystietojen ja mukautettujen kenttien näkymän määrittäminen

  1. Valitse Outlook-yhteystiedot-ikkunan Näytä-välilehdessä Muuta näkymää ja valitse sitten Luettelo.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sarakeotsikkoa ja valitse sitten pikavalikosta Kentän valitseminen.

  3. Valitse Kentän valitseminen ‑valintaikkunan yläreunassa olevasta avattavasta luettelosta Käyttäjän määrittämät kentät kansiossa.

  4. Vedä lisättävä kenttä valintaikkunasta sarakeotsikoihin. Pieni punainen nuoli auttaa sijoittamaan kentän haluttuun kohtaan.
    Mukautetun kentän vetäminen Kentän valitseminen -valintaikkunasta Yhteystiedot-kansion näkymään

    Voi lisätä uuden kentän Kentän valinta -valintaikkunassa valitsemalla alareunassa Uusi.

  5. Kun olet lisännyt kaikki mukautetut kentät näkymään, sulje Kentän valitseminen ‑valintaikkuna.

  6. Kun haluat poistaa kentän, jota et halua sisällyttää yhdistämiseen, napsauta kentän nimeä luettelonäkymän sarakeotsikossa ja vedä nimi pois sarakeotsikoista.

Sivun alkuun

Yhdistämisen käynnistäminen Outlookissa

  1. Valitse Outlookin Yhteystiedot-kansiossa yksittäiset yhteystiedot pitämällä vaihtonäppäin alhaalla ja napsauttamalla halutun alueen ensimmäistä ja viimeistä yhteystietoa tai pitämällä Ctrl-näppäin alhaalla ja napsauttamalla yksittäisiä yhteystietoja. Jos haluat sisällyttää yhdistämiseen kaikki näkymän nykyiset yhteystiedot, älä napsauta mitään yhteystietoa.

  2. Valitse Aloitus-välilehdessä Yhdistäminen.

  3. Jos olet valinnut yksittäiset yhdistämiseen sisällytettävät yhteystiedot, valitse Vain valitut yhteystiedot. Jos haluat sisällyttää yhdistämiseen kaikki nykyisen näkymän yhteystiedot, valitse Kaikki nykyisen näkymän yhteystiedot.

  4. Jos olet määrittänyt luettelonäkymän niin, että siinä näkyvät vain yhdistettävät kentät, valitse Nykyisen näkymän yhteystietokentät. Valitse Kaikki yhteystietokentät, jos haluat kaikkien yhteystietokenttien olevan käytettävissä yhdistämisessä.

  5. Jos haluat luoda uuden pääasiakirjan yhdistämistä varten, valitse Uusi asiakirja. Valitse muutoin Aiemmin luotu ja etsi sitten pääasiakirjana käytettävä asiakirja valitsemalla Selaa.

  6. Jos haluat tallentaa yhteystiedot ja valitut kentät myöhempää käyttöä varten, valitse Pysyvä tiedosto -valintaruutu ja tallenna sitten tiedosto valitsemalla Selaa. Tiedot tallentuvat Word-asiakirjaan pilkuilla eroteltuina.

  7. Valitse Asiakirjan tyyppi -kohdassa Osoitetarrat.

  8. Valitse OK. Kun asiakirja avautuu Wordissa, napsauta Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmän Lisää yhdistämiskenttä -kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten tarran pääasiakirjaan valittavat kentät.

  • Kun olet määrittänyt ensimmäisen tarran asetukset valmiiksi, valitse Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmästä Päivitä tarrat.

    Word kopioi ensimmäisen tarran asettelun muihin tarroihin.

  • Yhdistämiskentän merkkejä («« »») ei voi kirjoittaa manuaalisesti eikä lisätä Wordin Lisää-valikon Merkki-komennolla. Merkkien lisääminen edellyttää yhdistämistoiminnon käyttämistä.

  • Jos yhdistämiskenttä näkyy aaltosulkeiden sisällä, esimerkiksi {MERGEFIELD Kaupunki }, Word näyttää kenttäkoodit kenttien tulosten sijaan. Tämä ei vaikuta yhdistämiseen, mutta jos haluat tuoda tulokset näyttöön, napsauta kenttäkoodia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä tai piilota kenttäkoodit.

Sivun alkuun

Yhdistettyjen tietojen muotoileminen

Accessin ja Excelin kaltaiset tietokanta- ja taulukkolaskentaohjelmat tallentavat soluihin kirjoitetut tiedot raakatietoina. Access- tai Excel-ohjelmassa käyttöön otetut muotoilut, kuten fontit ja värit, eivät tallennu raakatietojen mukana. Kun yhdistät tietoja datatiedostosta Word-asiakirjaan, yhdistät muotoilemattomia raakatietoja.

Jos haluat muotoilla asiakirjan tietoja, valitse yhdistämiskenttä ja muotoile sitä kuten muutakin tekstiä. Tarkista, että myös kentän ympäröivät kulmasulkeet (« ») ovat valittuna.

Sivun alkuun

Vaihe 6: Tarrojen esikatselu ja tulostaminen

Kun olet lisännyt kentät tarrojen pääasiakirjassa määrittämääsi aloitustarraan, voit tarkastella yhdistämistuloksia esikatselutilassa. Jos tulokset ovat esikatselussa haluamasi kaltaiset, suorita yhdistäminen loppuun ja tulosta tarrat. Tämän jälkeen voit tallentaa tarrojen pääasiakirjan myöhempää tarvetta varten.

Yhdistämisen tulosten esikatselu

Voit tarkastella tarroja esikatselutilassa ja tehdä muutoksia ennen yhdistämisen viemistä loppuun.

Kun haluat tehdä esikatselun, tee jokin seuraavista Postitukset-välilehden Esikatsele tuloksia ‑ryhmässä:

Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Esikatsele tuloksia -ryhmä.

  • Valitse Esikatsele tuloksia.

  • Voit tarkastella kutakin tarraa käyttämällä Postitukset-välilehden Esikatsele tuloksia ‑ryhmän Seuraava tietue- ja Edellinen tietue ‑painikkeita.

  • Voit esikatsella tiettyä tarra-asiakirjaa valitsemalla Etsi vastaanottaja.

Huomautus: Avaa Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkuna valitsemalla Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmästä Muokkaa vastaanottajaluetteloa. Voit suodattaa valintaikkunassa luettelon tai poistaa vastaanottajat, joiden tietueita et halua sisällyttää yhdistämiseen.

Huomautus: Word asettelee tarra-arkin sivulle taulukon avulla. Selatessasi tarroja aktiivinen tietue näkyy taulukon ensimmäisessä solussa ja muut tietueet sen jälkeen tulevissa soluissa.

Sivun alkuun

Yhdistämisen viimeisteleminen

Voit tulostaa tarrat seuraavasti:

  1. Valitse Postitukset-välilehden Valmis-ryhmästä Viimeistele ja yhdistä ja valitse sitten Tulosta asiakirjat.

Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Viimeistele yhdistäminen -komento ja sen asetusvaihtoehdot.

  1. Valitse, haluatko tulostaa kaikki tarrat, vain näkyvissä olevan tarran vai tietyt tarrat.

Voit muuttaa yksittäisiä tarroja seuraavasti:

  1. Valitse Postitukset-välilehden Valmis-ryhmästä Viimeistele yhdistäminen ja valitse sitten Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Viimeistele yhdistäminen -komento ja sen asetusvaihtoehdot.

  2. Valitse, haluatko muokata koko tarrajoukkoa, vain näkyvissä olevaa tarraa vai tiettyjä tarroja. Word tallentaa muokattavat tarrat erilliseen tiedostoon.

Sivun alkuun

Vaihe 7: Tarrojen tallentaminen myöhempää käyttöä varten

Muista, että tallentamasi yhdistetyt tarrat eivät ole sama asia kuin tarrojen pääasiakirjassa määrittämäsi aloitustarra. Myös tarran pääasiakirja kannattaa tallentaa, jos aiot käyttää sitä toisessa yhdistämisessä.

Tarran pääasiakirjan mukana tallentuu sen yhteys datatiedostoon. Kun avaat tarrojen pääasiakirjan seuraavan kerran, Word pyytää sinua valitsemaan, yhdistetäänkö datatiedoston tiedot uudelleen tarrojen pääasiakirjaan.

  • Jos valitset Kyllä, näyttöön avautuu asiakirja, jossa näkyvät ensimmäisen yhdistetyn tietueen tiedot.

  • Jos valitset Ei, Word katkaisee tarrojen pääasiakirjan ja datatiedoston välisen yhteyden, muotoilee tarrojen pääasiakirjan uudelleen tavalliseksi Word-asiakirjaksi ja korvaa kentät ensimmäisen tietueen yksilöllisillä tiedoilla.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×