Osoitetarrojen luominen ja tulostaminen Excelin osoiteluettelosta

Osoitetarrojen luominen ja tulostaminen Excelin osoiteluettelosta

Jos sinulla on Microsoft Office Excel -laskentataulukko, jonka avulla ylläpidät osoiteluetteloa, ja haluat lähettää joukkopostia osoiteluettelolle, voit käyttää Microsoft Office Wordin yhdistämistoimintoa. Yhdistämisprosessi luo arkille osoitetarroja, jotka voit tulostaa. Jokaisessa tarrassa on yksi luettelon osoitteista.

Jos haluat luoda ja tulostaa osoitetarrat, valmistele ensin laskentataulukon tiedot Excelissä. Määritä, järjestä, tarkista ja tulosta osoitetarrat sen jälkeen Wordissa. Kun haluat lähettää joukkokirjeen osoiteluettelon osoitteisiin käyttämällä osoitetarroja, voit luoda osoitetarra-arkin yhdistämistoiminnolla. Kuhunkin tarraan tulee yksi osoiteluettelon osoite.

Yhdistämisessä on seuraavat yleiset vaiheet:

  1. Laskentataulukon tietojen valmisteleminen Excelissä yhdistämistä varten    Osoiteluettelon on vastattava yhdistämisen edellyttämää taulukkorakennetta, ennen kuin aloitat yhdistämisen.

  2. Osoitetarrojen määrittäminen Wordin yhdistämistoimintoa varten   . Voit määrittää kerralla kaikkien tarrojen asettelun yhdistämistoiminnon avulla. Asiakirjaa, jota käyttämällä määrität asettelun, kutsutaan yhdistämisessä pääasiakirjaksi. Tarran pääasiakirjassa voit määrittää sisällön, jonka haluat toistuvan kaikissa tarroissa, kuten yrityksen logon tai palautusosoitteen lähetystarroissa.

  3. Muodosta tarroista yhteys laskentataulukon tietoihin    Osoitteisto on tietolähde, jota Microsoft Word käyttää yhdistämisessä. Tässä tapauksessa se on Excel-laskentataulukko, joka sisältää tarroihin tulostettavat osoitteet.

  4. Muokkaa tarroille sisällytettävien vastaanottajien luetteloa   . Word luo tarran kutakin postitusluettelon osoitetta kohti. Jos haluat luoda tarrat käyttämällä vain postitusluettelon joitakin osoitteita, voit valita yhdistämiseen sisällytettävät osoitteet tai tietueet.

  5. Lisää yhdistämiskentiksi kutsuttuja paikkamerkkejä tarroihin   . Yhdistämisen aikana yhdistämiskenttiin lisätään tietoja osoitteistosta.

  6. Esikatsele, suorita yhdistäminen loppuun ja tulosta tarrat   . Voit tarkastella kutakin tarraa esikatselutilassa, ennen kuin koko tarraerä tulostetaan.

  7. Tarrojen tallentaminen myöhempään käyttöön   

Vihje: Jos tietokoneeseen on asennettu Microsoft Office Access, voit sen sijaan viedä osoiteluettelon Excelistä Accessiin ja luoda ja tulostaa osoitetarrat Accessissa. Lisätietoja on aiheissa Tietojen vaihtaminen (kopioiminen, tuominen, vieminen) Excelin ja Accessin välillä ja Osoitetarrojen luominen Accessissa.

Vaihe 1: Laskentataulukon tietojen valmisteleminen Excelissä yhdistämistä varten

Excelissä osoiteluettelon on vastattava yhdistämisen edellyttämää taulukkorakennetta.

  1. Järjestä osoiteluettelo laskentataulukossa seuraavasti:

    1. Käytä sarakeotsikoita, joista käy selkeästi ilmi kunkin sarakkeen sisältämä tietotyyppi.

      Vihje: Voit käyttää esimerkiksi seuraavia sarakeotsikoita: Etunimi, Sukunimi, Osoite ja Kaupunki (otsikoiden Sarake 1, Sarake 2, Sarake 3 ja Sarake 4 sijasta).

    2. Sijoita kaikki yhdistämiseen sisällytettävät tietotyypit omiin sarakkeisiinsa.

      Vihje: Jos tallennat etu- ja sukunimet eri sarakkeisiin, voi luoda yhdistämistoiminnolla myös lomakekirjeitä, joissa on jokaisen vastaanottajan etunimi. Voit tarvittaessa lisätä oman sarakkeen titteliä (Mr., Mrs.) varten.

    3. Liitä mukaan vain tietoja sisältävät rivit ja sarakkeet. Älä liitä mukaan osoiteluettelon tyhjiä rivejä tai sarakkeita, koska niiden jälkeen tulevat tiedot eivät välttämättä mahdu luotavaan tarraluetteloon, kun määrität tarrat Wordin yhdistämistoiminnossa.

  2. Osoiteluettelon etsiminen ja valitseminen yhdistämisen aikana onnistuu helpommin, kun osoiteluettelolle on ensin määritetty nimi seuraavasti:

    1. Valitse laskentataulukosta koko osoiteluettelo, myös sarakeotsikot sisältävät solut.

    2. Valitse Kaavat-välilehden Määritetyt nimet ‑ryhmässä Määritä nimi.

      Excelin valintanauhan kuva

    3. Kirjoita Nimi-ruutuun osoiteluettelon nimi, esimerkiksi Lomakortit, ja valitse OK.

      Vihje: Nimen ensimmäisen merkin on oltava kirjain, eikä sanojen välissä saa olla välilyöntiä. Käytä sen sijaan alaviivaa (_).

  3. Tallenna ja sulje työkirja.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Osoitetarrojen määrittäminen Wordin yhdistämistoimintoa varten

Tarrojen asettelu määritetään vain kerran kaikille yhdistämistoiminnossa luotaville tarroille. Yhdistämistoiminnossa asettelulle määritettävää asiakirjaa kutsutaan tarrojen pääasiakirjaksi. Siinä voit myös määrittää sisällön, jonka haluat toistuvan kaikissa tarroissa, kuten yrityksen logotarrassa tai palautusosoitteen lähetystarroissa.

Sinulla on ehkä jo valmiina Averyn, AOnen tai Formtecin valmistama tarra-arkkipaketti. Tarra-arkit ovat tietyn kokoisia ja sisältävät tietyn määrän tietyn mittaisia tarroja.

Määrittäessäsi tarrojen pääasiakirjaa aseta siinä olevat mitat samoiksi kuin käyttämiesi arkkien tarroilla.

  1. Käynnistä Word.

    Näkyviin tulee oletusarvoisesti tyhjä asiakirja. Jätä asiakirja avoimeksi. Jos suljet asiakirjan, seuraavan vaiheen komennot eivät ole käytettävissä.

  2. Valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen ‑ryhmästä Aloita yhdistäminen.

    Office 2010:n valintanauha

  3. Valitse Osoitetarrat.

  4. Osoitetarra-asetukset-valintaikkunassa on käytettävissä useita valintoja.

    Otsikon asetukset -valintaikkuna

    1. Tarrojen tulostamiseen käytettävän tulostimen malli

    2. Tarra-arkkien valmistaja

    3. Tuotenumero, joka vastaa tarra-arkkipakettiin merkittyä tuotenumeroa

  5. Valitse Tulostimen tiedot ‑kohdasta sen tulostimen tyyppi, jolla tulostat osoitetarrat.

  6. Valitse Tarrojen valmistajat ‑luettelosta sen yrityksen nimi, joka on tehnyt käyttämäsi tarra-arkit.

  7. Valitse Tuotenumero ‑luettelosta tarra-arkkipakkauksessa oleva tuotenumero.

    Tarra-arkkieni tuotenumero ei vastaa Osoitetarra-asetukset-valintaikkunan vaihtoehtoja

    Voit silti tulostaa tarrat. Asetuksia on kuitenkin ensin mukautettava.

    1. Mittaa tarrat arkeissa ja merkitse mitat ja yhdelle arkille mahtuvien tarrojen määrä muistiin.

      Huomautus: Mittaa tarran koko huolellisesti. Tarran todellinen koko voi olla pienempi kuin tarravalmistajan ilmoittama koko. Esimerkiksi tarra, jonka kooksi ilmoitetaan 1 x 2 tuumaa, voi todellisuudessa olla 0,94 tuumaa korkea ja 1,94 tuumaa leveä.

    2. Valitse Tuotenumero-luettelosta tarratyyppi, joka on samankokoinen kuin käyttämäsi tarrat.

      Jos haluamaasi osoitetarratyyppiä ei ole Tuotenumero-ruudussa, voit käyttää jotain muuta luettelossa olevaa osoitetarraa tai luoda uuden osoitetarran koon.

    3. Valitse Tarratiedot ja vertaa sitten tarran mittoja ja yhdellä arkilla tulostettavien tarrojen määrää (laser- ja mustesuihkutulostimilla tulostettavat tarrat) tai tarralomakkeen sarakkeiden määrää (matriisitulostimella tulostettavat tarrat) omien tarrojesi vastaaviin tietoihin.

    4. Toimi seuraavasti:

      • Jos tarran mitat ja ulkoasu vastaavat käyttämäsi tarran mittoja ja ulkoasua, käytä valittua tarraa.

      • Jos tarran mitat ja ulkoasu eivät vastaa käyttämääsi tarraa, valitse Peruuta ja siirry vaiheeseen 5.

    5. Valitse Osoitetarra-asetukset-valintaikkunassa tulostimen tyyppi (joko Jatkuvasyötteisiä arkkeja käyttävät tulostimet tai Arkkitulostimet) ja valitse sitten Uusi osoitetarra.

    6. Kirjoita tarran nimi Tarran nimi ‑ruutuun, valitse ruutuun mukautetun osoitetarran korkeus, leveys, reunukset sekä muut tiedot ja valitse lopuksi OK.

    Uusi tarra näkyy Muu/mukautettu-luokassa. Kun käytät mukautettuja tarroja seuraavan kerran, valitse Tarrojen valmistajat ‑luettelosta Muu/mukautettu.

  8. Kun olet valinnut tarralle haluamasi asetukset, valitse OK.

    Word luo asiakirjan, joka asettelee tarrat taulukon avulla. Jos et näe asettelussa tarrat erottavia viivoja, valitse Taulukkotyökalut-kohdassa Asettelu-välilehti ja valitse sitten Taulukko-ryhmässä Näytä ruudukko.

Yhdistämisen keskeyttäminen ja jatkaminen

Jos sinun on pysäytettävä yhdistämistoiminnon käyttö, voit tallentaa käsittelemäsi tarran pääasiakirjan kuten muutkin asiakirjat ja jatkaa yhdistämistä myöhemmin. Word säilyttää tietolähde- ja kenttätiedot tallennetussa asiakirjassa. Jos Yhdistäminen-tehtäväruutu oli käytössäsi, kun keskeytit yhdistämisen käsittelemisen, Word palaa tehtäväruudussa samaan paikkaan, kun jatkat yhdistämistä.

  1. Kun haluat jatkaa yhdistämistä, avaa tallennettu pääasiakirja.

    Word tuo näkyviin sanomaruudun, jossa sinua pyydetään vahvistamaan asiakirjan avaaminen ja suorittamaan SQL-komento (joka yhdistää Wordin Excel-lähdetiedostoon).

  2. Muodosta yhteys Excel-lähdetiedostoon ja nouda osoiteluettelo valitsemalla Kyllä.

    Tarrojen pääasiakirjan teksti sekä mahdollisesti lisäämäsi kentät tulevat näkyviin.

  3. Valitse Postitukset-välilehti ja jatka yhdistämistä.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Tarrojen yhdistäminen laskentataulukon tietoihin

Tarrat on yhdistettävä osoiteluettelon sisältävään laskentataulukkoon, jotta voit yhdistää osoitetiedot tarroihin.

  1. Jos muodostat yhteyden laskentataulukkoon ensimmäisen kerran, toimi seuraavasti:

    1. Valitse Tiedosto-valikosta Asetukset.

    2. Valitse Lisäasetukset.

    3. Vieritä Yleiset-osa esiin ja valitse Vahvista muunto avattaessa -valintaruutu.

    4. Valitse OK.

  2. Kun yhdistämisen pääasiakirja on avoinna, valitse Postitus-välilehdessä Aloita yhdistäminen -ryhmässä Valitse vastaanottajat ja valitse sitten Käytä aiemmin luotua luetteloa.

    Office 2010:n valintanauha

  3. Etsi Excel-laskentataulukko Valitse tietolähde -valintaikkunassa ja kaksoisnapsauta sitten laskentataulukkoa.

  4. Valitse Vahvista tietolähde -valintaikkunassa MS Excel -laskentataulukot DDE:n avulla (*.xls) ja valitse sitten OK.

    Huomautus: Jos MS Excel ‑laskentataulukot DDE:n avulla (*.xls) ‑vaihtoehtoa ei näy luettelossa, valitse Näytä kaikki ‑valintaruutu.

  5. Valitse Microsoft Office Excel ‑valintaikkunan Nimetty alue tai solualue ‑kohdassa solualue tai laskentataulukko, joka sisältää yhdistettävät tiedot. Valitse sitten OK.

Huomautus: Tarrat on nyt yhdistetty laskentataulukon tietoihin, mutta tarra-arkki on edelleen tyhjä. Voit tarvittaessa määrittää vastaanottajaluettelon vaiheessa 4 esitetyllä tavalla tai voit alkaa lisätä tarroihin osoitetietojen paikkamerkkejä vaiheessa 5 kuvatulla tavalla.

Sivun alkuun

Vaihe 4: Osoitetarroihin lisättävien vastaanottajien luettelon määrittäminen

Word luo tarran kutakin postitusluettelon osoitetta kohti. Jos haluat luoda tarrat vain tietyille postitusluettelon osoitteille, voit valita yhdistämiseen sisällytettävät osoitteet (tietueet).

Jos haluat rajata vastaanottajien luetteloa tai käyttää datatiedoston tietueiden alijoukkoa, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen ‑ryhmästä Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Office 2010:n valintanauha

  2. Tee Yhdistämisen vastaanottajat ‑valintaikkunassa jokin seuraavista toimista:

    • Valitse yksittäiset tietueet    Menetelmä on käytännöllisin silloin, kun luettelo on lyhyt. Valitse sisällytettävien vastaanottajien vieressä olevat valintaruudut ja poista niiden vastaanottajien valintaruutujen valinta, joita et halua sisällyttää.

      Vihje: Jos haluat sisällyttää yhdistämiseen vain muutaman tietueen, voit poistaa otsikkorivin valintamerkin ja merkitä sitten haluamasi tietueet valituiksi. Jos vastaavasti haluat sisällyttää yhdistämiseen suurimman osan luettelosta, valitse otsikkorivin valintaruutu ja poista niiden tietueiden valintaruudut, joita et halua sisällyttää yhdistämisasiakirjaan.

    • Lajittele tietueet    Napsauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat lajitella. Word lajittelee luettelon nousevaan aakkosjärjestykseen (A–Ö). Jos haluat lajitella luettelon laskevaan aakkosjärjestykseen (Ö–A), napsauta sarakkeen otsikkoa uudelleen.

      Jos haluat määrittää monitasoisempia lajitteluasetuksia, valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa ‑kohdassa Lajittele ja valitse sitten lajitteluasetukset Suodata ja lajittele ‑valintaikkunan Lajittele tietueet ‑välilehdessä. Voit esimerkiksi määrittää, että vastaanottajien osoitteiden on oltava kullakin postinumeroalueella sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä ja että postinumerot ovat numerojärjestyksessä.

    • Suodata tietueet    Suodattamisesta on hyötyä, jos luettelo sisältää tietueita, joita et halua tarkastella tai sisällyttää yhdistämiseen. Suodatettuasi luettelon voit sisällyttää siihen tietueita tai poistaa siitä tietueita valitsemalla valintaruudun tai poistamalla valintaruudun valinnan.

      Kun haluat suodattaa tietueita, tee seuraavat toimet:

      1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdassa Suodata.

      2. Valitse Kyselyasetukset‑valintaikkunan Suodata tietueet ‑välilehdessä tietueiden suodatusehdot.

        Jos haluat esimerkiksi luoda tarroja vain Australiassa oleville osoitteille, valitse Kenttä-luettelosta Maa tai alue, Vertailulauseke-luettelosta Yhtä suuri kuin ja Vertailukohde-kohdasta Australia.

      3. Jos haluat tehdä suodatukseen lisää muutoksia, valitse Ja tai Tai ja valitse sen jälkeen lisää suodatusehtoja.

        Jos haluat esimerkiksi luoda tarroja vain Münchenissä toimiville yrityksille, määritä tietueet, joiden Kaupunki-kentässä on München ja joiden Yrityksen nimi ‑kenttä ei ole tyhjä. Jos käytät suodatuksessa Tai-ehtoa Ja-ehdon asemesta, yhdistämiseen sisällytetään kaikki Münchenin osoitteet ja paikkakunnasta riippumatta kaikki osoitteet, joiden tiedot sisältävät yrityksen nimen.

Jos olet asentanut tietokoneeseen osoitteiden tarkistusohjelmiston, voit tarkistaa vastaanottajien osoitteet valitsemalla Yhdistämisen vastaanottajat ‑valintaikkunassa Tarkista osoitteet.

Sivun alkuun

Vaihe 5: Paikkamerkkien (yhdistämiskenttien) lisääminen tarroihin

Kun olet yhdistänyt tarrat osoitteistoon, voit lisätä tarroihin paikkamerkkejä, jotka ilmaisevat osoitteiden tulostuskohdan kussakin tarrassa. Voit lisäksi kirjoittaa tekstin, jonka haluat toistuvan kussakin tarrassa, kuten yrityksen logon tai palautusosoitteen lähetystarroissa.

Osoitteiden paikkamerkkejä kutsutaan yhdistämiskentiksi. Yhdistämisen aikana yhdistämiskenttiin lisätään tietoja osoiteluettelosta. Wordin yhdistämiskentät vastaavat Excel-laskentataulukon sarakeotsikoita.

Datatiedosto, jossa on sarakkeet (luokat) ja rivit (tietueet)

1. Datatiedoston sarakkeet edustavat tietoluokkia. Tarroihin lisättävät yhdistämiskentät ovat näiden luokkien paikkamerkkejä.

2. Datatiedoston rivit edustavat tietueita. Word luo tarran kutakin tietuetta kohti yhdistämisen aikana.

Sijoittamalla yhdistämiskentän tarrojen pääasiakirjassa määrittämääsi aloitustarraan ilmaiset, että haluat nimen tai osoitteen kaltaisen tietyn tietoluokan näkyvän kentän osoittamassa kohdassa.

Word-asiakirjaan lisätyt kentät

Huomautus: Kun lisäät yhdistämiskentän tarran pääasiakirjaan, kentän nimeä ympäröivät aina kulmasulkeet (« »). Kulmasulkeet eivät näy valmiissa tarroissa. Niiden tehtävänä on vain auttaa erottamaan kentät tavallisesta tekstistä tarran pääasiakirjassa.

Tapahtumat yhdistämisen aikana    

Yhdistämistoiminnon aikana datatiedoston ensimmäisen rivin tiedot korvaavat ensimmäisen tarran kentät. Datatiedoston toisen rivin tiedot korvaavat toisen tarran kentät ja niin edelleen.

Datatiedoston tietojen yhdistäminen tarraan

Kenttien käsitteleminen: esimerkkejä    

Suunnitellessasi tarroja voit linkittää minkä tahansa datatiedoston sarakeotsikon johonkin tarran kenttään.

Lähetät ehkä uutiskirjeitä postitusluetteloon merkityille tilaajille. Datatiedoston sarakkeeseen nimeltä Päättymispvm on tallennettu kunkin tilauksen päättymispäivämäärä. Jos lisäät «Päättymispvm»-kentän tarran pääasiakirjaan ennen yhdistämistä, kukin tilaaja näkee tilauksensa päättymispäivämäärän saamassaan viestissä.

Voit yhdistää kenttiä ja erottaa niitä käyttämällä välimerkkejä. Kun esimerkiksi luot osoitteita, voit määrittää kentät tarrojen pääasiakirjaan seuraavalla tavalla:

«Etunimi» «Sukunimi»

«Katuosoite»

«Paikkakunta», «Osavaltio» «Postinumero»

Osoitelohkojen ja tervehdysrivien kaltaisia usein käytettyjä yhdistelmiä varten Wordissa on käytettävissä yhdistelmäkentät, joiden avulla voit ryhmitellä useita kenttiä yhteen. Esimerkiksi Osoitelohko-kenttä sisältää useita kenttiä, mukaan lukien etunimi, sukunimi, katuosoite, paikkakunta ja postinumero.

Osoitelohko-kentän osat

Voit mukauttaa näiden yhdistelmäkenttien sisältöä. Voit esimerkiksi valita osoitetiedoissa nimen virallisen muodon (Juha-Pekka Posti). Tervehdyksessä voit käyttää esimerkiksi Vastaanottaja-sanaa Hyvä-sanan asemasta.

Yhdistämiskenttien määrittäminen datatiedostossa    

Jos haluat varmistaa, että Word löytää datatiedostosta sarakkeen, joka vastaa osoitelohkon kaikkia osia, sinun täytyy ehkä yhdistää Wordin yhdistämiskentät Excel-laskentataulukon sarakkeisiin.

Kun haluat määrittää kentät, valitse Postitus-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Kenttien täsmääminen.

Office 2010:n valintanauha

Kenttien täsmääminen ‑valintaikkuna avautuu.

Kenttien täsmääminen -valintaikkuna

Osoitelohkon osat ovat vasemmanpuoleisessa luettelossa. Datatiedoston sarakeotsikot ovat oikeanpuoleisessa luettelossa.

Word etsii saraketta, joka parhaiten vastaa kutakin osaa. Kuten kuvasta näkyy, Word yhdisti datatiedoston Tehtävänimike-kentän automaattisesti Arvo-kenttään. Word ei kuitenkaan pystynyt yhdistämään muita osia, kuten Toinen nimi-kenttää.

Voit valita oikeanpuoleisesta luettelosta datatiedoston sarakkeen, joka vastaa vasemmalla olevaa osaa. Yksilöllinen tunnus- ja Toinen nimi ‑kenttiä ei tarvitse yhdistää, koska tarrassa ei tarvitse käyttää kaikkia kenttiä. Jos lisäät kentän, joka ei sisällä datatiedoston tietoja, kenttä näkyy yhdistämisasiakirjassa tyhjänä paikkamerkkinä,yleensä tyhjänä viivana tai piilokenttänä.

Sisällön kirjoittaminen ja paikkamerkkien tai kenttien lisääminen   

  1. Kirjoita alkuperäiseen määrittämäsi tarraan (tarrojen pääasiakirjaan) sisältö, jonka haluat näkyvän kaikissa tarroissa.

    Jos haluat lisätä kuvan, esimerkiksi logon, valitse Lisää-välilehden Kuvat-ryhmästä Kuva.

  2. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä kentän.

  3. Käytä Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmää.

    Office 2010:n valintanauha

  4. Lisää jokin seuraavista:

    Lisää osoitelohko, joka sisältää nimen, osoitteen ja muita tietoja.

    1. Valitse Osoitelohko.

    2. Valitse Lisää osoitelohko ‑valintaikkunassa sisällytettävät osoitteen osat ja haluamasi muotoilut ja valitse sitten OK.

    3. Jos Kenttien täsmääminen ‑valintaikkuna tulee näyttöön, Word ei ole löytänyt joitakin osoitelohkoa varten tarvitsemiaan tietoja. Napsauta (ei vastaa) ‑kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse tietolähteestä kenttä, joka vastaa yhdistämisessä tarvittavaa kenttää.

    Yksittäiset kentät

    Voit lisätä yksittäisten kenttien tietoja, kuten etunimen, puhelinnumeron tai lahjoitussumman lahjoittajien luettelosta. Kun haluat lisätä kentän nopeasti datatiedostosta tarran pääasiakirjaan, napsauta Lisää yhdistämiskenttä -kohdan vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten kentän nimeä.

    Voit lisätä asiakirjaan muita valinnaisia kenttiä seuraavasti:

    1. Valitse Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmästä Lisää yhdistämiskenttä.

    2. Toimi Yhdistämiskentän lisääminen ‑valintaikkunassa seuraavasti:

      • Jos haluat valita osoitekenttiä, jotka vastaavat automaattisesti tietolähteen kenttiä, vaikka kenttien nimet eivät vastaisikaan Wordissa olevia kenttien nimiä, valitse Osoitekentät.

      • Voit valita tietonsa suoraan datatiedoston sarakkeesta hakevat kentät valitsemalla Tietokantakentät.

    3. Valitse haluamasi kenttä Kentät-ruudusta.

    4. Valitse Lisää-painike ja valitse sitten Sulje-painike.

    5. Jos Kenttien täsmääminen ‑valintaikkuna tulee näyttöön, Word ei ole löytänyt joitakin kentän lisäämisessä tarvittavia tietoja. Napsauta (ei vastaa) ‑kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse tietolähteestä kenttä, joka vastaa yhdistämisessä tarvittavaa kenttää.

      Huomautus: Jos lisäät kentän Tietokantakentät-luettelosta ja käytät myöhemmin tietolähdettä, jossa ei ole samannimistä saraketta, Word ei voi lisätä kentän tietoja yhdistettyyn asiakirjaan.

    Microsoft Office Outlookin yhteystietojen mukautetut kentät

    Voit sisällyttää yhteystietojen mukautettuja kenttiä pääasiakirjaan vain silloin, kun käynnistät yhdistämisen Outlookissa. Määritä ensin yhteystietojen ja yhdistämisessä käytettävien kenttien näkymä. Käynnistä sen jälkeen yhdistäminen. Kun olet valinnut haluamasi asetukset, Word käynnistyy automaattisesti ja voit suorittaa yhdistämisen loppuun.

    Yhteystietojen ja mukautettujen kenttien näkymän määrittäminen

    1. Valitse Outlook-yhteystiedot-ikkunan Näytä-välilehdestä Muuta näkymää ja valitse sitten Luettelo.

    2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sarakeotsikkoa ja valitse sitten pikavalikosta Kentän valitseminen.

    3. Valitse Kentän valitseminen -valintaikkunan yläreunassa olevasta avattavasta luettelosta Käyttäjän määrittämät kentät kansiossa.

    4. Vedä lisättävä kenttä valintaikkunasta sarakeotsikoihin. Pieni punainen nuoli auttaa sijoittamaan kentän haluttuun kohtaan.
      Mukautetun kentän vetäminen Kentän valitseminen -valintaikkunasta Yhteystiedot-kansion näkymään

      Huomautus: Voit lisätä uuden kentän Kentän valitseminen -valintaikkunaan napsauttamalla ikkunan alareunassa olevaa Uusi-vaihtoehtoa.

    5. Kun olet lisännyt kaikki mukautetut kentät näkymään, sulje Kentän valitseminen -valintaikkuna.

    6. Kun haluat poistaa kentän, jota et halua sisällyttää yhdistämiseen, napsauta kentän nimeä luettelonäkymän sarakeotsikossa ja vedä nimi pois sarakeotsikoista.

      Yhdistämisen käynnistäminen Outlookissa

    7. Valitse Outlookin Yhteystiedot-kansiossa yksittäiset yhteystiedot pitämällä VAIHTO-näppäin alhaalla ja napsauttamalla halutun alueen ensimmäistä ja viimeistä yhteystietoa tai pitämällä CTRL-näppäin alhaalla ja napsauttamalla yksittäisiä yhteystietoja. Jos haluat sisällyttää yhdistämiseen kaikki näkymän nykyiset yhteystiedot, älä napsauta mitään yhteystietoa.

    8. Valitse Aloitus-välilehdestä Yhdistäminen.

    9. Jos olet valinnut yksittäiset yhdistämiseen sisällytettävät yhteystiedot, valitse Vain valitut yhteystiedot. Jos haluat sisällyttää yhdistämiseen kaikki nykyisen näkymän yhteystiedot, valitse Kaikki nykyisen näkymän yhteystiedot.

    10. Jos olet määrittänyt luettelonäkymän niin, että siinä näkyvät vain yhdistettävät kentät, valitse Nykyisen näkymän yhteystietokentät. Valitse Kaikki yhteystietokentät, jos haluat kaikkien yhteystietokenttien olevan käytettävissä yhdistämisessä.

    11. Jos haluat luoda uuden pääasiakirjan yhdistämistä varten, valitse Uusi asiakirja. Valitse muutoin Aiemmin luotu ja etsi sitten pääasiakirjana käytettävä asiakirja valitsemalla Selaa.

    12. Jos haluat tallentaa yhteystiedot ja valitut kentät myöhempää käyttöä varten, valitse Pysyvä tiedosto -valintaruutu ja tallenna sitten tiedosto valitsemalla Selaa. Tiedot tallentuvat Word-asiakirjaan pilkuilla eroteltuina.

    13. Valitse Asiakirjan tyyppi ‑kohdasta Osoitetarrat.

    14. Valitse OK. Kun asiakirja avautuu Wordissa, napsauta Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmän Lisää yhdistämiskenttä ‑kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten tarran pääasiakirjaan valittavat kentät.

  5. Kun olet määrittänyt ensimmäisen tarran asetukset valmiiksi, valitse Kirjoita ja lisää kenttiä ‑ryhmästä Päivitä tarrat.

    Word kopioi ensimmäisen tarran asettelun muihin tarroihin.

  • Yhdistämiskentän merkkejä («« »») ei voi kirjoittaa manuaalisesti eikä lisätä Wordin Lisää-valikon Merkki-komennolla. Merkkien lisääminen edellyttää yhdistämistoiminnon käyttämistä.

  • Jos yhdistämiskentät näkyvät aaltosulkeiden välissä, kuten {MERGEFIELD Osoite }, Word näyttää kenttäkoodit sen sijaan, että se näyttäisi kentän tulokset. Tämä ei vaikuta yhdistämiseen, mutta jos haluat tuoda tulokset näyttöön, napsauta kenttäkoodia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Näytä tai piilota kenttäkoodit.

Yhdistettyjen tietojen muotoileminen    

Accessin ja Excelin kaltaiset tietokanta- ja taulukkolaskentaohjelmat tallentavat soluihin kirjoitetut tiedot raakatietoina. Access- tai Excel-ohjelmassa käyttöön otetut muotoilut, kuten fontit ja värit, eivät tallennu raakatietojen mukana. Kun yhdistät tietoja datatiedostosta Word-asiakirjaan, yhdistät muotoilemattomia raakatietoja.

Jos haluat muotoilla asiakirjan tietoja, valitse yhdistämiskenttä ja muotoile se minkä tahansa tekstin tavoin. Tarkista, että myös kentän ympäröivät kulmasulkeet (« ») ovat valittuna.

Sivun alkuun

Vaihe 6: Tarrojen esikatselu ja tulostaminen

Kun olet lisännyt kentät tarrojen pääasiakirjassa määrittämääsi aloitustarraan, voit tarkastella yhdistämistuloksia esikatselutilassa. Jos tulokset ovat esikatselussa haluamasi kaltaiset, suorita yhdistäminen loppuun ja tulosta tarrat. Tämän jälkeen voit tallentaa tarrojen pääasiakirjan myöhempää tarvetta varten.

Yhdistämisen tulosten esikatseleminen

Voit tarkastella tarroja esikatselutilassa ja tehdä muutoksia ennen yhdistämisen viemistä loppuun.

Kun haluat esikatsella, tee jokin seuraavista Postitukset-välilehden Esikatsele tuloksia -ryhmässä:

Word-valintanauhan kuva

  • Valitse Esikatsele tuloksia.

  • Voit tarkastella kutakin tarraa käyttämällä Postitus-välilehden Esikatsele tuloksia -ryhmän Seuraava tietue- ja Edellinen tietue -painikkeita.

  • Voit esikatsella tiettyä tarra-asiakirjaa valitsemalla Etsi vastaanottaja.

Huomautus: Avaa Yhdistämisen vastaanottajat ‑valintaikkuna valitsemalla Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen ‑ryhmässä Muokkaa vastaanottajaluetteloa. Valintaikkunassa voit suodattaa luettelon tai poistaa vastaanottajat, joiden tietueita et halua sisällyttää yhdistämiseen.

Word-valintanauhan kuva

Huomautus: Word asettelee tarra-arkin sivuun taulukon avulla. Selatessasi tarroja aktiivinen tietue näkyy taulukon ensimmäisessä solussa ja muut tietueet sen jälkeen tulevissa soluissa.

Yhdistämisen viimeisteleminen

Voit tulostaa tarrat seuraavasti:

  1. Valitse Postitukset-välilehden Valmis-ryhmästä Viimeistele ja yhdistä ja valitse sitten Tulosta asiakirjat.

    Word-valintanauhan kuva

  2. Valitse, haluatko tulostaa kaikki tarrat, vain näkyvissä olevan tarran vai tietyt tarrat.

Voit muuttaa yksittäisiä tarroja seuraavasti:

  • Valitse Postitukset-välilehden Valmis-ryhmästä Viimeistele ja yhdistä ja valitse sitten Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja.

    Word-valintanauhan kuva

  • Valitse, haluatko muokata koko tarrajoukkoa, vain näkyvissä olevaa tarraa vai tiettyjä tarroja. Word tallentaa muokattavat tarrat erilliseen tiedostoon.

Sivun alkuun

Vaihe 7: Tarrojen tallentaminen myöhempään käyttöön

Muista, että tallentamasi yhdistetyt tarrat eivät ole sama asia kuin tarrojen pääasiakirjassa määrittämäsi aloitustarra. Myös tarrojen pääasiakirja kannattaa tallentaa, jos aiot käyttää sitä yhdistämisessä myöhemmin.

Tarrojen pääasiakirjan mukana tallentuu sen yhteys datatiedostoon. Kun avaat tarrojen pääasiakirjan seuraavan kerran, Word pyytää sinua valitsemaan, yhdistetäänkö datatiedoston tiedot uudelleen tarrojen pääasiakirjaan.

  • Kun valitset Kyllä, näyttöön tulee asiakirja, jossa näkyvät ensimmäisen yhdistetyn tietueen tiedot.

  • Kun valitset Ei, Word katkaisee tarrojen pääasiakirjan ja datatiedoston välisen yhteyden, muotoilee tarrojen pääasiakirjan uudelleen tavalliseksi Word-asiakirjaksi ja korvaa kentät ensimmäisen tietueen yksilöllisillä tiedoilla.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×