Osoitetarrojen luominen Accessissa

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Microsoft Office Access 2007 tarjoaa useita vaihtoehtoja Access-taulukoiden tietoja sisältävien osoitetarrojen luomiseen. Yksinkertaisin tapa on luoda ja tulostaa tarrat raportista Accessin ohjatun tarrojen luontitoiminnon avulla. Tietoja voi tuoda Accessiin myös muista lähteistä, kuten Microsoft Office Excel 2007:n työkirjoista ja Microsoft Office Outlook 2007:n yhteystietoluetteloista, ja "yhdistää" tiedot tai olemassa olevat Access-taulukot Microsoft Office Word 2007:n asiakirjaan sekä tulostaa tarrat sitten Wordista.

Ohjeita

Accessin avulla voit luoda ja tulostaa tarroja

Lue vihjeitä ja vinkkejä osoitetarrojen luominen

Ohjatun yhdistämisen avulla Word Accessin tietojen tulostaminen

Osoitetarrojen luominen ja tulostaminen Accessin avulla

Tarrat luodaan Accessissa raporttina, joka muotoillaan haluttuun osoitetarraan mahtuvaksi pienikokoiseksi sivuksi. Tarrojen yleisin käyttötapa on postittaminen, mutta mitkä tahansa Accessin tiedot voidaan tulostaa tarramuodossa eri käyttötarkoituksia varten. Osoitetarrojen tapauksessa raporttiin tuodaan osoitetiedot osoitteet sisältävistä taulukoista tai kyselyistä. Raportin tulostaminen tuottaa yhden tarran kustakin käytetyn tietuelähteen osoitteesta.

Huomautus: Tämän artikkelin vaiheissa oletetaan, että olet jo luonut Access-tietokannan, jonka taulukoissa (tai linkitetyissä taulukoissa) on tarrojen tiedot. Katso myös -osassa on lisätietoja Accessin käytön aloituksesta.

Ohjatussa osoitetarrojen luomisessa ohjelma kysyy osoitetarroja ja niissä näytettäviä tietoja koskevia kysymyksiä. Ohjattu toiminto luo raportin, jota voit tarvittaessa mukauttaa.

Osoitetarrojen luominen Accessissa ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla

  1. Valitse tai avaa siirtymisruudussa taulukko tai kysely, josta tulee tarrojen tietuelähde.

  2. Valitse Luo -välilehden Raportit -ryhmässä otsikot Painikkeen kuva .

    Access käynnistää ohjatun osoitetarrojen luomisen.

    Ohjatun osoitetarrojen luomisen ensimmäinen sivu

  3. Jos tiedät osoitetarrojen valmistajan ja tuotenumeron:

    • Valitse valmistaja Suodata valmistajan mukaan -ruudusta.

    • Valitse tarra Minkä kokoisen tarralomakkeen haluat luoda? -ruudusta.

      Yritä muussa tapauksessa etsiä tuote, jonka Mitat- ja Vierekkäin-sarakkeissa olevat arvot vastaavat osoitetarrojasi.

      Jos et löydä samanlaista osoitetarraa:    

    • Valitse Mukauta ja valitse sitten Uusi.

      Näyttöön tulee Uusi tarra -valintaikkuna.

      Ohjatun osoitetarrojen tulostamisen Uusi tarra -sivu

    • Mittaa osoitetarrojen koko ja kirjoita mitat vastaaviin ruutuihin Uusi tarra -valintaikkunassa.

    • Kirjoita mukautettujen tarrojen nimi Tarran nimi -muokkausruutuun, valitse haluamasi tarran tyyppi ja suunta ja valitse sitten OK.

      Jos olet jo luonut mukautetun tarran ja haluat valita sen:    

    • Valitse Näytä mukautetut tarrakoot ja valitse sitten haluamasi mukautettu tarra.

  4. Valitse Tarralomakkeen laji -kohdasta Irtolomake tai Jatkolomake ja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse fontti, fontin koko, leveys ja tekstin väri ja valitse Seuraava.

  6. Valitse ohjatun toiminnon Mitä tietoja haluat sisällyttää osoitetarraan? -sivulla Käytettävissä olevat kentät -luettelosta kentät, jotka haluat osoitetarroihin, ja lisää ne Mallitarra-ruutuun kaksoisnapsauttamalla niitä.

    Kenttien lisääminen tarraan ohjatussa osoitetarrojen luomisessa

    • Voit lisätä kenttien väliin välilyöntejä Mallitarra-ruudussa painamalla VÄLILYÖNTI-näppäintä.

    • Voit luoda uuden rivin painamalla ENTER.

    • Voit siirtyä kentästä ja rivistä toiseen nuolinäppäinten avulla.

    • Voit poistaa kentät ruudusta painamalla ASKELPALAUTINTA.

    • Voit lisätä muuta tekstiä tai välimerkkejä (esimerkiksi pilkun postitoimipaikan jälkeen) napsauttamalla kohtaa, johon haluat tekstin tulevan, ja aloittamalla kirjoittamisen. Tämä teksti on sama kaikissa tarroissa.

      Huomautus: Ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla voidaan lisätä vain seuraavia tietotyyppejä olevia kenttiä: Teksti, Memo, Luku, Pvm./klo, Valuutta, Kyllä/Ei tai Liite. Jos haluat lisätä OLE-objekti- tai Hyperlinkki-tyyppisiä kenttiä, avaa tarraraportti rakennenäkymään sen jälkeen, kun olet suorittanut ohjatun osoitetarrojen luomisen, ja lisää sitten kentät Kenttäluettelo-ruudun avulla. Voit avata Kenttäluettelo-ruudun raportin ollessa avoimena rakennenäkymässä painamalla ALT+F8.

      Valitse Seuraava, kun osoitetarran kentät on järjestetty haluamallasi tavalla.

  7. Seuraavalla sivulla voit valita kentät, joiden mukaan osoitetarrat lajitellaan. Voit esimerkiksi lajitella postinumeron mukaan. Valitse Käytettävissä olevat kentät -luettelosta kentät, joiden mukaan haluat lajitella, ja lisää ne Lajittelukentät-ruutuun. Kun olet valmis, valitse Seuraava.

    Lajittelujärjestyksen määrittäminen ohjatussa osoitetarrojen luomisessa

  8. Kirjoita viimeisellä sivulla osoitetarroille nimi ja valitse Valmis.

    Ohjatun osoitetarrojen luomisen viimeinen sivu

    Jos valitset ohjatun osoitetarrojen luomisen viimeisellä sivulla Haluan nähdä, miltä tarrat näyttävät tulostettuina, Access tuo tarrat näkyviin tulostuksen esikatselussa. Voit lähentää ja loitontaa tarraa napsauttamalla sitä tai käyttämällä tilarivin zoomaustoimintoa.

    Zoomaustoiminto

    Jos valitset ohjatun osoitetarrojen luomisen viimeisellä sivulla Haluan muokata tarrojen rakennetta, Access tuo näkyviin osoitetarraraportin rakennenäkymässä.

Osoitetarran ulkoasun mukauttaminen

Jos tämän tuloksena saatavat tarrat eivät näytä haluamiltasi, voit mukauttaa asettelun avaamalla raportin rakennenäkymässä ja tekemällä haluamasi muutokset. Kun käytät tarroja, kannattaa käyttää rakennenäkymää, jossa voit hallita asettelua paremmin. Voit tarkastella rakennenäkymässä tekemiäsi muutoksia siirtymällä tulostuksen esikatseluun.

Tietojen virheellinen kohdistus osoitetarroissa

Pienet osoitetarrojen asettelun ongelmat voi useissa tapauksissa korjata tekemällä muutokset rakennenäkymässä. Voit siirtää ohjausobjekteja ja muuttaa tarrojen kokoa muuttamalla Tiedot-osan leveyttä tai korkeutta.

Jos haluat vaihtaa rakennenäkymässä, napsauta raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä Painikkeen kuva .

Jos reunuksia tai tarrojen välisiä välejä on muutettava, voit käyttää rakennenäkymässä Sivun asetukset -valintaikkunaa.

Valitse Sivun asetukset -välilehden Sivun asettelu -ryhmässä sarakkeiden Painikkeen kuva . Sivun asetukset-valintaikkunassa näkyy sarakkeet -välilehti valittuna.

Sivun asetukset -valintaikkunan Sarakkeet-välilehti

Voit muuttaa seuraavia asetuksia Sivun asetukset -valintaikkunan kolmessa osassa:

Osa

Vaihtoehto

Kuvaus

Ruudukon asetukset

Sarakkeiden määrä

Tämän on oltava sama kuin osoitetarrojen määrä rivillä.

Rivivälistys

Jos haluat suurentaa tai pienentää osoitetarrojen välistä pystysuuntaista tilaa, anna tähän kohtaan uusi arvo.

Sarakevälistys

Jos haluat suurentaa tai pienentää osoitetarrojen välistä vaakasuuntaista tilaa, anna tähän kohtaan uusi arvo.

Sarakkeen koko

Leveys

Muista reunuksen asetukset ja sarakevälistys, kun määrität tämän arvon.

Voit tarkistaa reunukset ja muuttaa niitä valitsemalla Sivun asetukset -valintaikkunasta Tulostusasetukset.

Korkeus

Muuta tarvittaessa kunkin tarran korkeutta.

Koko objekti

Jos valitset tämän, sarakkeen leveys ja korkeus määritetään vastaamaan rakennenäkymän Tiedot-osan leveyttä ja korkeutta.

Sarakkeen asettelu

Alas ja sitten vaakasuuntaan

Jos valitset tämän, osoitetarran tiedot tulostetaan ensin alaspäin ensimmäistä saraketta pitkin, sitten toista saraketta pitkin ja niin edelleen.

Vaakasuuntaan ja sitten alas

Jos valitset tämän, osoitetarran tiedot tulostetaan ensin vaakasuuntaan ensimmäistä riviä pitkin, sitten toista riviä pitkin ja niin edelleen.

Huomautus: Voit käyttää Sivun asetukset -valintaikkunaa myös tulostuksen esikatselussa. Kun suljet valintaikkunan valitsemalla OK, voit tarkastella, kuinka uudet asetukset vaikuttavat osoitetarroihin.

Saatat joutua kokeilemaan, ennen kuin löydät tietojen oikean kohdistuksen osoitetarroihin, erityisesti monisarakkeisille arkkisyöttöisille tarroille. Osoitetarraraportti muodostuu joukosta tilaa vieviä alueita. Raporttiin kuuluvat esimerkiksi itse tarrat, tarrojen väliset välit ja sivun reunusten viemä tila. Jos siis tarra-arkki on 22 cm leveä ja sen vasemmassa ja oikeassa reunassa on 1 cm:n reunus, käytettävissä on ainoastaan 20 cm tilaa (22 miinus 2). Jos muodostat raportin kahdelle tarrasarakkeelle ja jätät sarakkeiden väliin 1 cm tilaa (sarakevälistyksen asetus Sivun asetukset -valintaikkunassa), itse tarroille on nyt käytettävissä ainoastaan 19 cm. Näin ollen Tiedot-osan leveys saa olla enintään 9,5 cm (19 / 2 saraketta), jotta osoitetarrojen tiedot mahtuisivat. Sama periaate pätee myös pystysuuntaan – ylä- ja alareunukset sekä rivivälistys on otettava huomioon, kun muutat tarrojen korkeutta.

Jos Sivun asetukset -valintaikkunan asetukset ja/tai ohjausobjektien leveys raportin rakenteessa estävät joitakin tietoja mahtumasta sivulle tulostettaessa tai esikatseltaessa raporttia, näyttöön tulee "Osaa tiedoista ei ehkä voi näyttää" -sanoma. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on hienosäädettävä sivun asetuksia ja ehkä muutettava ohjausobjektien kokoa raportin rakenteessa. Jos tämä sanoma tulee näyttöön, kokeile tehdä jompikumpi seuraavista toimista:

  • Pienennä Tiedot-osan ohjausobjektien leveyttä siten, että ohjausobjektit mahtuvat yhden tarran käytettävissä olevalle lasketulle alueelle. Katso edellä olevasta esimerkistä, miten käytettävissä olevan tila lasketaan.

  • Pienennä sivun reunusten kokoa Sivun asetukset -valintaikkunassa. Tämä suurentaa osoitetarrojen tietoja varten käytettävissä olevaa tilaa.

Osoitetarrojen tulostaminen

  1. Avaa raportti missä tahansa näkymässä (tai valitse raportti siirtymisruudusta).

  2. Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Tulosta. Tulosta-painike

    Access avaa Tulosta-valintaikkunan.

  3. Valitse tarvittavat tulostinta, tulostusaluetta ja kopioiden määrää koskevat asetukset.

  4. Valitse OK.

Sivun alkuun

Vihjeitä osoitetarrojen luomiseen

  • Valitse tulostettavat osoitteet:    Jos et halua tulostaa kaikkia pohjana olevan tietuelähteen osoitteita, tee jokin seuraavista:

    • Valitse osoitteet määrittämällä vähintään yksi ehto    Parametrikyselyn luominen ja määritä tämä kysely otsikko-raportin tietuelähteenä. Kun avaat raportin, kysely kysyy, haluatko määrittää tietueiden hakemisen ehdot. Hakuehtoja vastaavat tietueet sitten hakea ja saataville tarra-arkki.
      Jos käytössäsi on Word, luomiseen ja tulostamiseen osoitteita, Määritä parametrikysely tietolähteenä yhdistämisen aikana.

    • Valitse osoitteet selaamalla osoitetietueita:     Toimi seuraavasti, jos haluat selata osoitteistoa ja valita tulostettavat osoitteet:

      1. Lisää pohjana olevaan osoitetaulukkoon rakennenäkymässä TulostaTarra-niminen Kyllä/Ei-kenttä. Kun siirryt taulukkonäkymään, kunkin rivin kohdalla näkyy TulostaTarra-sarakkeen vieressä valintaruutu.

      2. Luo ohjatun yksinkertaisen kyselyn luomisen avulla kysely, joka sisältää kaikki osoitekentät ja TulostaTarra-kentän.

      3. Avaa kysely rakennenäkymässä ja kirjoita sitten TulostaTarra-kentän Ehto-soluun Kyllä. Kysely hakee ainoastaan ne osoitteet, jotka haluat tulostaa.

      4. Määritä osoitetarraraportin Tietuelähde-ominaisuuden arvoksi kyselyn nimi.

      5. Avaa taulukko ennen tulostamista taulukkonäkymässä ja valitse tulostettavien osoitteiden valintaruudut. Poista niiden osoitteiden valintaruudun valinta, joita et halua tulostaa. Avaa sitten raportti ja tulosta se.

  • Tulosta osoitteet suoraan kirjekuoriin:    Voit tulostaa osoitteet suoraan kirjekuoriin, jolloin niitä ei tarvitse tulostaa tarroille ja kiinnittää sitten kirjekuoriin. Voit tulostaa tarran kirjekuoreen määrittämällä mukautetun osoitetarran. Valitse Mukauta ohjatun toiminnon ensimmäisessä vaiheessa, jossa saat kehotteen määrittää osoitetarran tiedot, ja noudata vaiheen 4 ohjeita. Määritä Tarralomakkeen laji -asetuksen arvoksi Irtolomake.

Sivun alkuun

Accessin tietojen tulostaminen Wordin ohjatun yhdistämistoiminnon avulla

Jos osoitteet on tallennettu Accessissa, mutta haluat viedä ne Wordiin, jotta voit käyttää Wordin yhdistämistoimintoa osoitetarrojen muokkaamiseen ja tulostamiseen, voit käyttää Wordin ohjattua yhdistämistoimintoa.

  1. Valitse siirtymisruudusta tulostettavat tiedot sisältävä taulukko tai kysely.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmästä Lisää ja valitse sitten Yhdistä Microsoft Office Wordilla.

    Microsoft Wordin ohjattu yhdistämistoiminto alkaa.

  3. Jos olet jo luonut asiakirjan ja haluat linkittää tiedot siihen, valitse Linkitä tiedot aiemmin luotuun Microsoft Word -asiakirjaan. Valitse muutoin Luo uusi asiakirja ja linkitä tiedot siihen.

  4. Valitse OK.

    Jos valitsit Linkitä tiedot aiemmin luotuun Microsoft Word -asiakirjaan, näkyviin tulee Valitse Microsoft Word -asiakirja -valintaikkuna. Valitse haluamasi asiakirja ja valitse Avaa. Asiakirja avautuu Wordissa.

    Jos valitsit uuden asiakirjan luomisen, Word avaa tyhjän asiakirjan.

  5. Noudata Wordissa yhdistämisruudun ohjeita. Lisätietoja Wordin yhdistämistoiminnosta on Wordin Ohjeessa.

Huomautus: Voit käyttää Wordia osoitteiden tulostamiseen osoitteiden tallennuspaikasta riippumatta. Voit muodostaa Wordista yhteyden useissa eri ohjelmissa, kuten Excelissä, Outlookissa ja Accessissa, tallennettuihin osoiteluetteloihin. Jos sinulla ei ole osoiteluetteloa, voit luoda luettelon Wordissa ja tulostaa sitten osoitetarrat. Saat lisätietoja Wordin Ohjeesta.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×