Osoitetarrojen luominen Accessissa

Microsoft Access 2010:ssä on useita eri tapoja luoda Access-taulukoiden tietoja sisältäviä tarroja. Yksinkertaisin tapa on luoda ja tulostaa tarroihin sopivaksi muotoiltu raportti Accessin ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla. Tarrat voivat sisältää tietoja, jotka on tallennettu Access-taulukoihin, tai tietoja, jotka on tuotu tai linkitetty muista lähteistä, kuten Microsoft Excel -työkirjoista tai Microsoft Outlookin yhteystietoluetteloista. Voit luoda tarroja raporttina Accessissa tai voit yhdistää tiedot Microsoft Word -asiakirjaan ja tulostaa sitten tarrat Wordista. Tässä artikkelissa käsitellään näitä vaiheita.

Valitse haluamasi toimet

Tarrojen luominen ja tulostaminen Accessin avulla

Accessin tietojen tulostaminen Microsoft Wordin ohjatun yhdistämistoiminnon avulla

Osoitetarrojen luominen ja tulostaminen Accessin avulla

Tarrat luodaan Accessissa raporttina, joka muotoillaan haluttuun osoitetarraan mahtuvaksi pienikokoiseksi sivuksi. Tarrojen yleisin käyttötapa on postittaminen, mutta mitkä tahansa Accessin tiedot voidaan tulostaa tarramuodossa eri käyttötarkoituksia varten. Osoitetarrojen tapauksessa raporttiin tuodaan osoitetiedot osoitteet sisältävistä taulukoista tai kyselyistä. Raportin tulostaminen tuottaa yhden tarran kustakin käytetyn tietuelähteen osoitteesta.

Lisätietoja linkittämisestä tai tarroissa käytettävien tietojen tuomisesta muista lähteistä (kuten Microsoft Excelistä tai Microsoft Outlookista) on artikkelissa Tietojen tuomisen ja viemisen esittely.

Ohjatussa osoitetarrojen luomisessa ohjelma kysyy osoitetarroja ja niissä näytettäviä tietoja koskevia kysymyksiä. Ohjattu toiminto luo raportin, jota voit tarvittaessa mukauttaa.

Osoitetarrojen luominen Accessissa ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla

Tärkeää:  Ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla luodut osoitetarrojen raportit eivät ole yhteensopivia Julkaise Access Servicesiin -toiminnon kanssa. Voit kuitenkin tulostaa osoitetarrat, kun tietokanta on avattu Access-ohjelmassa.

  1. Valitse siirtymisruudusta objekti, joka sisältää tarroihin sijoitettavat tiedot. Objekti on yleensä taulukko, linkitetty taulukko tai kysely, mutta voit valita myös lomakkeen tai raportin.

  2. Valitse Luo-välilehden Raportit-ryhmästä Osoitetarrat.

    Huomautus:  Jos käytät verkkotietokantaa, Osoitetarrat-komento on Asiakasraportit-kohdassa.

    Access käynnistää ohjatun osoitetarrojen luomisen.

    Ohjatun osoitetarrojen luomisen ensimmäinen sivu

    1. Jos tiedät osoitetarrojen valmistajan ja tuotenumeron:

      • Valitse valmistaja Suodata valmistajan mukaan -ruudusta.

      • Valitse tarra Minkä kokoisen tarralomakkeen haluat luoda? -ruudusta.

        Yritä muussa tapauksessa etsiä tuote, jonka Mitat- ja Vierekkäin-sarakkeissa olevat arvot vastaavat osoitetarrojasi.

        Jos et löydä samanlaista osoitetarraa:    

      • Valitse Mukauta ja valitse sitten Uusi.

        Näyttöön tulee Uusi tarra -valintaikkuna.

        Ohjatun osoitetarrojen tulostamisen Uusi tarra -sivu

      • Mittaa osoitetarrojen koko ja kirjoita mitat vastaaviin ruutuihin Uusi tarra -valintaikkunassa.

      • Kirjoita mukautettujen tarrojen nimi Tarran nimi -muokkausruutuun, valitse haluamasi tarran tyyppi ja suunta ja valitse sitten OK.

        Jos olet jo luonut mukautetun tarran ja haluat valita sen:    

      • Valitse Näytä mukautetut tarrakoot ja valitse sitten haluamasi mukautettu tarra.

    2. Valitse Tarralomakkeen laji -kohdasta Irtolomake tai Jatkolomake ja valitse sitten Seuraava.

    3. Valitse fontti, fontin koko, leveys ja tekstin väri ja valitse Seuraava.

    4. Valitse ohjatun toiminnon Mitä tietoja haluat sisällyttää osoitetarraan? -sivulla Käytettävissä olevat kentät -luettelosta kentät, jotka haluat osoitetarroihin, ja lisää ne Mallitarra-ruutuun kaksoisnapsauttamalla niitä.

      Kenttien lisääminen tarraan ohjatussa osoitetarrojen luomisessa

      • Voit lisätä kenttien väliin välilyöntejä Mallitarra-ruudussa painamalla VÄLILYÖNTI-näppäintä.

      • Voit luoda uuden rivin painamalla ENTER.

      • Voit siirtyä kentästä ja rivistä toiseen nuolinäppäinten avulla.

      • Voit poistaa kentät ruudusta painamalla ASKELPALAUTINTA.

      • Voit lisätä muuta tekstiä tai välimerkkejä (esimerkiksi pilkun postitoimipaikan jälkeen) napsauttamalla kohtaa, johon haluat tekstin tulevan, ja aloittamalla kirjoittamisen. Tämä teksti on sama kaikissa tarroissa.

        Huomautus:  Ohjatun osoitetarrojen luomisen avulla voidaan lisätä vain seuraavia tietotyyppejä olevia kenttiä: Teksti, Muistio, Luku, Pvm./klo, Valuutta, Kyllä/Ei tai Liite. Jos haluat lisätä kenttiä tai muita tietotyyppejä, avaa osoitetarraraportti rakennenäkymässä sen jälkeen, kun olet suorittanut ohjatun osoitetarrojen luomisen, ja lisää sitten kentät Kenttäluettelo-ruudun avulla. Voit avata Kenttäluettelo-ruudun raportin ollessa avoimena rakennenäkymässä painamalla näppäinyhdistelmää ALT+F8.

        Valitse Seuraava, kun osoitetarran kentät on järjestetty haluamallasi tavalla.

    5. Seuraavalla sivulla voit valita kentät, joiden mukaan osoitetarrat lajitellaan. Voit esimerkiksi lajitella postinumeron mukaan. Valitse Käytettävissä olevat kentät -luettelosta kentät, joiden mukaan haluat lajitella, ja lisää ne Lajittelukentät-ruutuun. Kun olet valmis, valitse Seuraava.

      Lajittelujärjestyksen määrittäminen ohjatussa osoitetarrojen luomisessa

    6. Kirjoita viimeisellä sivulla osoitetarroille nimi ja valitse Valmis.

      Ohjatun osoitetarrojen luomisen viimeinen sivu

      Jos valitset ohjatun osoitetarrojen luomisen viimeisellä sivulla Haluan nähdä, miltä tarrat näyttävät tulostettuina, Access tuo tarrat näkyviin tulostuksen esikatselussa. Voit lähentää ja loitontaa tarraa napsauttamalla sitä tai käyttämällä tilarivin zoomaustoimintoa.

      Zoomaustoiminto

      Jos valitset ohjatun osoitetarrojen luomisen viimeisellä sivulla Haluan muokata tarrojen rakennetta, Access tuo näkyviin osoitetarraraportin rakennenäkymässä.

      Huomautus:  Tulostuksen esikatselu on ainoa näkymä, jossa näet sarakkeet sellaisina kuin ne asettelit. Jos tarkastelet raporttia raportti- tai asettelunäkymässä, Access näyttää kaikki tiedot yhdessä sarakkeessa.

Osoitetarran ulkoasun mukauttaminen

Jos tämän tuloksena saatavat tarrat eivät näytä haluamiltasi, voit mukauttaa asettelun avaamalla raportin rakennenäkymässä ja tekemällä haluamasi muutokset. Kun käytät tarroja, kannattaa käyttää rakennenäkymää, jossa voit hallita asettelua paremmin. Voit tarkastella rakennenäkymässä tekemiäsi muutoksia siirtymällä tulostuksen esikatseluun.

Access voi tuoda näyttöön ilmoituksen siitä, ettei tietojen näyttämiselle ole tarpeeksi tilaa vaakasuunnassa.

Tämä näyttöön tuleva sanoma on joidenkin osoitetarrojen mittojen sivuvaikutus. Se tulee yleensä näyttöön, kun osoitetarrat ovat hyvin lähellä osoitetarra-arkin vasenta ja oikeaa reunaa. Tämä saa ohjatun toiminnon määrittämään joitakin mittoja, jotka ovat tavallisen tulostusalueen ulkopuolella. Se puolestaan saa sanoman tulemaan näyttöön, kun esikatselet tai tulostat osoitetarroja.

Jos olet tyytyväinen osoitetarrojen tekstin tasaukseen, eikä joka toinen sivu ole tyhjä sivu, on suositeltavaa, että jätät raportin suunnittelun sellaiseksi kuin se on ja valitset sanomassa vain aina OK, kun se tulee näyttöön. Muussa tapauksessa voit kokeilla muuttaa joitakin sivun asetuksia seuraavassa osassa kuvatulla tavalla.

Tietojen virheellinen kohdistus osoitetarroissa

Pienet osoitetarrojen asettelun ongelmat voi useissa tapauksissa korjata tekemällä muutokset rakennenäkymässä. Voit siirtää ohjausobjekteja ja muuttaa tarrojen kokoa muuttamalla Tiedot-osan leveyttä tai korkeutta.

Siirry rakennenäkymään napsauttamalla raporttia hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

Jos reunuksia tai tarrojen välisiä välejä on muutettava, voit käyttää rakennenäkymässä Sivun asetukset -valintaikkunaa:

  • Valitse Sivun asetukset -välilehden Sivun asettelu -ryhmästä Sarakkeet.

    Sivun asetukset -valintaikkuna tulee näkyviin Sarakkeet-välilehti valittuna.

Sivun asetukset -valintaikkunan Sarakkeet-välilehti

Voit muuttaa seuraavia asetuksia Sivun asetukset -valintaikkunan kolmessa osassa:

Osa

Asetus

Kuvaus

Ruudukon asetukset

Sarakkeiden määrä

Tämän on oltava sama kuin osoitetarrojen määrä rivillä.

Rivivälistys

Jos haluat suurentaa tai pienentää osoitetarrojen välistä pystysuuntaista tilaa, anna tähän kohtaan uusi arvo.

Sarakevälistys

Jos haluat suurentaa tai pienentää osoitetarrojen välistä vaakasuuntaista tilaa, anna tähän kohtaan uusi arvo.

Sarakkeen koko

Leveys

Muista reunuksen asetukset ja sarakevälistys, kun määrität tämän arvon.

Voit tarkistaa reunukset ja muuttaa niitä valitsemalla Sivun asetukset -valintaikkunasta Tulostusasetukset.

Korkeus

Muuta tarvittaessa kunkin tarran korkeutta.

Koko objekti

Jos valitset tämän, sarakkeen leveys ja korkeus määritetään vastaamaan rakennenäkymän Tiedot-osan leveyttä ja korkeutta.

Sarakkeen asettelu

Alas ja sitten vaakasuuntaan

Jos valitset tämän, osoitetarran tiedot tulostetaan ensin alaspäin ensimmäistä saraketta pitkin, sitten toista saraketta pitkin ja niin edelleen.

Vaakasuuntaan ja sitten alas

Jos valitset tämän, osoitetarran tiedot tulostetaan ensin vaakasuuntaan ensimmäistä riviä pitkin, sitten toista riviä pitkin ja niin edelleen.

Huomautus:  Voit myös avata Sivun asetukset -valintaikkunan esikatselunäkymän aikana valitsemalla Esikatselu-välilehdessä Sarakkeet. Kun suljet valintaikkunan valitsemalla OK, tekemäsi muutokset näkyvät heti esikatselunäkymässä.

Osoitetarrojen tulostaminen

  1. Avaa raportti missä tahansa näkymässä (tai valitse raportti siirtymisruudusta).

  2. Valitse Tiedosto-välilehdessä Tulosta ja valitse sitten Tulosta.

    Access avaa Tulosta-valintaikkunan.

  3. Valitse tarvittavat tulostinta, tulostusaluetta ja kopioiden määrää koskevat asetukset.

  4. Valitse OK.

Sivun alkuun

Accessin tietojen tulostaminen Microsoft Wordin ohjatun yhdistämistoiminnon avulla

Jos osoitteet on tallennettu Accessissa, mutta haluat viedä ne Wordiin, jotta voit käyttää Wordin yhdistämistoimintoa osoitetarrojen muokkaamiseen ja tulostamiseen, voit käyttää Wordin ohjattua yhdistämistoimintoa.

Huomautus:  Tämä ohje koskee vain asiakastietokantoja. Word-yhdistämistoiminto-komento ei ole saatavilla verkkotietokannoissa.

  1. Valitse siirtymisruudusta tulostettavat tiedot sisältävä taulukko tai kysely.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Vieminen-ryhmässä Word-yhdistämistoiminto..

  3. Jos olet jo luonut asiakirjan Microsoft Wordin ohjattu yhdistämistoiminto -valintaikkunassa, ja haluat linkittää siihen tiedot, valitse Linkitä tiedot aiemmin luotuun Microsoft Word -asiakirjaan. Valitse muussa tapauksessa Luo uusi asiakirja ja linkitä tiedot siihen.

  4. Valitse OK.

    Jos valitsit Linkitä tiedot aiemmin luotuun Microsoft Word -asiakirjaan, näkyviin tulee Valitse Microsoft Word -asiakirja -valintaikkuna. Valitse haluamasi asiakirja ja valitse Avaa. Asiakirja avautuu Wordissa.

    Jos valitsit uuden asiakirjan luomisen, Word avaa tyhjän asiakirjan.

  5. Noudata Wordissa Yhdistäminen-tehtäväruudun ohjeita. Kun saavut Wordin yhdistämistoiminnossa vaiheeseen 3 (Valitse vastaanottajat), vaiheessa 1 valitsemasi tietolähde on jo valittuna.

    Lisätietoja Wordin yhdistämistoiminnosta on Wordin Ohjeessa.

Huomautus: Voit käyttää Wordia osoitteiden tulostamiseen osoitteiden tallennuspaikasta riippumatta. Voit muodostaa Wordista yhteyden useissa eri ohjelmissa, kuten Excelissä, Outlookissa ja Accessissa, tallennettuihin osoiteluetteloihin. Jos sinulla ei ole osoiteluetteloa, voit luoda luettelon Wordissa ja tulostaa sitten osoitetarrat. Saat lisätietoja Wordin Ohjeesta.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×