Microsoft OneNote 2010:n tietosuojatietojen liite

Linkittäminen kuviin ja muihin tiedostoihin

Jos luot linkin kuvaan, tiedostoon, tietolähteeseen, asiakirjaan tai muuhun kiintolevyn tai palvelimen kohteeseen, kohteen tiedostopolku tallennetaan muistikirjaan. Joissakin tilanteissa linkki voi sisältää käyttäjänimen ja tietoja verkon palvelimista. Jos kyseessä on tietoyhteys, voit halutessasi tallentaa käyttäjätunnuksen ja salasanan tietoyhteyslinkkiin.

Kun otat XML-rakenteen käyttöön muistikirjassa, luomasi XML-rakenteen tiedostopolku tallennetaan muistikirjaan. Joissakin tapauksissa käyttäjänimesi saattaa kuulua polkuun.

Tulostaminen

Kun tulostat ja tallennat OneNote 2010 ‑muistikirjan, OneNote 2010 tallentaa tulostimen polun samaan muistikirjaan. Joissakin tilanteissa polku voi sisältää käyttäjänimen tai tietokoneen nimen.

Sivujen poistaminen sisältöoikeuksien hallinnalla suojatuista tulosteista

Voit lisätä sisältöoikeuksien hallinnalla (IRM, Information Rights Management) suojattuja tiedostoja OneNote-muistikirjoihin tulostekuvina. Jos yrität poistaa sivun sisältöoikeuksilla suojatusta tulostekuvasta, poistettu sivu piilotetaan, mutta sitä ei poisteta muistikirjasta. Jos poistat koko tulosteen, sivut poistetaan sen sijaan, että ne piilotettaisiin.

Jos sivulla on piilotettuja tulostesivuja, sivun yläreunaan ilmestyy sanomapalkki.

Oheis- ja viitetietolähteet

OneNote 2010 mahdollistaa tiettyyn sanaan tai lauseeseen liittyvien tietojen pyytämisen eri sisällöntarjoajilta. OneNote 2010 lähettää Internetin välityksellä pyytämäsi tekstin, käyttämäsi ohjelmistotuotteen tiedot, järjestelmäsi aluetiedot ja käyttöoikeustiedot, jotka osoittavat, että sinulla on oikeus tarvittaessa ladata kolmannen osapuolen oheistietoja.

OneNote 2010 lähettää nämä tiedot Microsoftin palveluun tai valitsemallesi kolmantena osapuolena toimivalle toimittajalle. Palvelu palauttaa pyytämääsi sanaa tai lausetta koskevia tietoja.

Vastaanottamissasi tiedoissa on usein linkki palvelun verkkosivustossa oleviin lisätietoihin. Jos napsautat linkkiä, toimittaja voi lisätä järjestelmääsi evästeen, jonka avulla se tunnistaa tulevat tapahtumat. Microsoft ei vastaa kolmannen osapuolen verkkosivustojen tai palveluiden tietosuojakäytännöistä. Microsoft ei vastaanota eikä tallenna näitä tietoja, ellei käytetty kyselypalvelu ole Microsoftin omistama.

Voit poistaa oheis- ja viitetietolähteet käytöstä seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikosta Asetukset.

3. Valitse Valvontakeskus.

4. Valitse Valvontakeskuksen asetukset.

5. Valitse Tietosuoja-asetukset ja poista sitten Salli Oheistiedot-tehtäväruudun etsiä ja asentaa uusia palveluja ‑valintaruudun valinta.

Käännöspalvelu

OneNote 2010 mahdollistaa muistion osan tai koko muistion kääntämisen kaksikielisen sanaston avulla tai konekäännöstä käyttämällä. Voit itse valita, miten tiedosto käännetään.

Voit valita tai kirjoittaa käännettäväksi tarkoitetun sanan tai lauseen tai määrittää koko tiedoston käännettäväksi valitsemalla Oheis- ja viitetiedot -ruudusta haluamasi käännösvaihtoehdon. Voit kääntää haluamasi sanat myös siirtämällä kohdistimen käännettävien sanojen päälle ja käyttämällä Tiedostovihjeet-ominaisuutta. Tiedostovihjeet-ominaisuus on oletusarvon mukaan poissa käytöstä. Voit ottaa sen käyttöön toimimalla seuraavasti: valitse Tarkista-välilehti ja valitse sitten Käännä-ryhmästä Käännöstoiminto.

Jos valitset käännettäväksi sanan tai lauseen, ohjelma etsii sanalle tai lauseelle vastineita kaksikielisestä sanastosta. Ohjelmistossa on valmiina joitakin kaksikielisiä sanastoja, ja muut sanastot ovat käytettävissä Office.com-sivustossa. Jos antamaasi sanaa tai lausetta ei löydy ohjelmiston kaksikielisestä sanakirjasta, kyseinen sana tai lause lähetetään salaamattomana Microsoftin tai kolmannen osapuolen käännöspalveluun.

Jos haluat kääntää koko muistikirjan, se lähetetään salaamattomana Microsoftin tai kolmannen osapuolen käännöspalveluun. Kun tietoja lähetetään Internetin välityksellä salaamattomina, käännettävä sana, lause tai tiedosto voi olla muiden tarkasteltavissa.

Jos haluat käyttää Office.com-sivuston sanastoja tai kolmannen osapuolen käännöspalvelua, OneNote 2010 lähettää Internetin välityksellä pyytämäsi tekstin, käyttämäsi ohjelmiston tyyppitiedot sekä järjestelmäsi alue- ja kieliasetukset. (Valitse Tiedosto-välilehti. Valitse Ohje-valikosta Asetukset. Valitse Kieli.) Jos kyseessä on kolmannen osapuolen käännöspalvelu, OneNote 2010 voi myös lähettää välimuistiin aiemmin tallennettuja todennustietoja, jotka osoittavat, että olet rekisteröitynyt verkkosivuston käyttäjäksi.

Tiedostotyötilasivustot

OneNote 2010:llä voit käyttää Microsoft SharePoint Foundation 2010 -sivustossa olevaa tiedostotyötilasivustoa. Tiedostotyötilasivusto on jaettu tila, jossa voit käsitellä yhtä tai useaa tiedostoa ryhmän muiden jäsenten kanssa.

Kun käytät tiedostotyötilasivustoa, OneNote 2010 lataa sinua varten joitakin tietoja tiedostotyötilasivustosta. Näitä tietoja ovat muun muassa seuraavat:

• SharePoint Foundation -sivuston nimi

• sivuston URL-osoite tai osoite

• sivuston käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet ja käyttöoikeustasot

• luettelo asiakirjoista, tehtävistä ja muista tiedoista, jotka ovat käytettävissä sivustossa.

OneNote 2010 tallentaa myös käyttämiesi SharePoint Foundation -sivustojen luettelon tietokoneeseen evästeinä. Evästeiden ansiosta voit nopeasti siirtyä aiemmin käyttämiisi sivustoihin. Microsoft ei käytä käyttämiesi sivustojen luetteloa, eikä luetteloon pääse käsiksi Internetissä, ellet halua julkaista sitä myös muiden käyttöön.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 tarjoaa käyttöösi jaettuja verkkopohjaisia työtilasivustoja, joissa voit käsitellä asiakirjoja tai kokouksia yhdessä muiden käyttäjien kanssa.

Kun käytät SharePoint-sivustoa selaimella tai jollakin Office-ohjelmalla ja sinulla on oikeus luoda sivustoon uusia alisivustoja, sivusto tallentaa tietokoneeseesi evästeitä. Evästeet osoittavat, mitä sivustoja sinulla on oikeus käyttää. Useat Office-ohjelmat käyttävät evästeitä nopeuttamaan siirtymistä aiemmin käyttämääsi sivustoon.

Microsoft ei käytä käyttämiesi sivustojen luetteloa, eikä luetteloa julkaista Internetissä, ellet halua määrittää luetteloa laajemmalti myös muiden käyttöön.

Kun luot uuden verkkosivuston tai luettelon SharePoint Foundationissa tai lisäät tai kutsut käyttäjiä aiemmin luotuun verkkosivustoon tai luetteloon, sivusto tallentaa kaikista henkilöistä, myös sinusta, seuraavat tiedot:

• koko nimi

• sähköpostiosoite

Käyttäjätunnus lisätään jokaiseen osaan, jonka sinä tai joku muu sivuston käyttäjä lisää sivustoon tai jota sinä tai joku muu sivuston käyttäjä muokkaa sivustossa. Kuten kaikkea muutakin SharePoint-sivuston sisältöä käytettäessä, vain järjestelmänvalvojilla ja sivuston jäsenillä tulisi olla käyttöoikeus näihin tietoihin.

Kaikki SharePoint-sivuston osissa on nämä kaksi kenttää: Tekijä ja Muokannut. Tekijä -kenttään täytetään osan ja päivämäärä, kun se on luotu alun perin luoneen henkilön käyttäjänimi. OneNote 2010-asiakirja ja päivämäärä, jolloin se on viimeksi muokattu viimeksi muokanneen henkilön käyttäjänimi aihe Muokannut -kentässä.

SharePoint-sivustoja isännöivien palvelimien järjestelmänvalvojat voivat käyttää joitakin sivustojen tietoja. Tietojen perusteella luodaan sivuston käyttöanalyyseja ja pyritään parantamaan sivuston käytettävyyttä. Tiedot ovat vain palvelimen järjestelmänvalvojien käytettävissä. Tietoja ei jaeta Microsoftille, ellei Microsoft toimi SharePoint-sivuston isäntänä. Järjestelmänvalvojien käyttämiä tietoja ovat esimerkiksi sellaisten käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet ja käyttöoikeudet, jotka voivat käyttää sivustoa.

Kaikki käyttäjät, joilla on tietyn SharePoint-sivuston käyttöoikeudet, voivat etsiä ja tarkastella sivuston kaikkea sisältöä.

Valvonta

Microsoft SharePoint Foundation 2010 sisältää valvontatoimintoja, joilla järjestelmänvalvoja voi valvoa luotettavasti sitä, kuinka käyttäjät käsittelevät tiettyä sisältöä.

Kun SharePoint Foundation -järjestelmänvalvojat ottavat valvontatoiminnon käyttöön, palvelin tallentaa käyttäjän tekemät toimet automaattisesti SharePoint-sisältötietokantaan. Näitä toimia ovat esimerkiksi tietojen tarkasteleminen, muokkaaminen sekä kuittaaminen sisään ja ulos. Palvelin tallentaa jokaisen kirjatun toimen yhteyteen tiedoston tunnistetietoja, varsinaiset toimet ja käyttäjän SharePoint-tunnuksen. Microsoftille ei lähetetä tietoja näiden tapahtumien yhteydessä.

Tämä toiminto on oletusarvoisesti poissa käytöstä. Vain niiden SharePoint-sivustojen järjestelmänvalvojat voivat käyttää toimintoa, joihin sisältö on tallennettu.

Tekijän nimi

Kaikissa OneNote 2010 -muistikirjoissa on muistikirjan tai tiedoston osan tai muistiinpanot luoneen tekijän nimi. OneNote näyttää muistiinpanoa viimeksi muokanneen henkilön nimen.

Tekemällä seuraavat toimet voit varmistaa, että nimeäsi ei tallenneta:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikosta Asetukset.

3. Valitse Mukauta omaa Microsoft Office-versiotasi -kohdasta Yleiset ja poista nimi Käyttäjänimi-ruudusta.

4. Poista nimikirjaimet Nimikirjaimet-ruudusta.

Tämä koskee ainoastaan näiden tietojen poistamisen jälkeen luotuja uusia muistiinpanoja.

OneNote tallentaa tiedostoon myös aikaleimat, myös luomisen ja edellisen muokkauksen ajankohdan.

Muistion synkronointi

OneNote 2010:ssä voit muokata muistiota jaetussa sijainnissa tai SharePoint-sivustossa sekä yhdistää omat ja muiden käyttäjien tekemät muutokset säännöllisesti. Jos yhdistämistoiminnon aikana ilmenee versioristiriitoja, tekijän nimi tallennetaan jokaiseen ristiriidassa olevaan sivuun ja näytetään sivun vieressä. Tekijöiden nimiä voi tämän jälkeen käyttää mahdollisten ristiriitojen alkuperän selvittämisessä. Jos haluat muuttaa tekijän nimen, tutustu edellä olevaan Tekijän nimi ‑kohtaan.

OneNote-muistikirjoihin tallennettavat apuohjelman metatiedot

OneNote 2010:llä kehittäjät voivat luoda ja käyttää OneNote-osia apuohjelman avulla. Kun luot tai muokkaat OneNote-muistikirjoja, apuohjelma saattaa upottaa tiedostoon metatietoja. Nämä metatiedot voivat sisältää satunnaisia tietoja, jotka eivät näy OneNote-ohjelmassa. Jos käytät OneNote 2010:n apuohjelmaa, pyydä lisätietoja apuohjelman kehittäjältä.

Sivuversiot

Oletusarvon mukaan OneNote säilyttää OneNote-sivujen aiemmat versiot. Sinä ja muut käyttäjät voitte käyttää näitä aiempia versioita valitsemalla Jaa-välilehden ja valitsemalla sitten Historia-ryhmästä Sivuversiot.

Voit poistaa sellaisten sivujen aiemmat versiot, joiden kirjoitusoikeudet sinulla on, napsauttamalla versiosivua hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Poista. OneNote poistaa aiemmat versiot automaattisesti tietyn ajan kuluttua.

OneNoten roskakori

Kun sivu tai osa poistetaan, OneNote siirtää sen kyseisen muistikirjan roskakoriin. Voit käyttää muistikirjan roskakoria valitsemalla Jaa-välilehden ja valitsemalla sitten Historia-ryhmästä Muistikirjan roskakori. Voit palauttaa sivuja ja osia roskakorista siirtämällä ne takaisin muistikirjoihin ja osiin. Voit poistaa ne pysyvästi napsauttamalla sivun välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Poista.

OneNote säilyttää roskakorin sisällön automaattisesti kaksi kuukautta ennen sisällön poistamista.

Muokkaushistoria

Oletusarvon mukaan OneNote tallentaa OneNote-muistikirjojen muokkaushistorian. Et voi käyttää näitä muokkauksia OneNotessa millään muulla tavalla kuin käyttämällä Sivuversiot-ominaisuutta. Voit kuitenkin tarkastella muokkauksia käyttämällä OneNote-muistikirjoja manuaalisesti tekstieditorilla.

OneNote poistaa OneNote-muistikirjoihin tallennetut muokkaukset säännöllisin väliajoin. Voit poistaa OneNoten tallentamat muokkaukset kaikista avatuista muistikirjoista myös toimimalla seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikosta Asetukset.

3. Valitse Tallenna ja varmuuskopioi ja valitse sitten Optimoi kaikki tiedostot nyt.

Tallennettujen muokkausten poistaminen tällä tavalla ei poista Versiotiedot-ominaisuuden tallentamia versioita tai muistikirjojen roskakorien sisältöä.

Työpöytään kiinnittäminen ja linkitetyt muistiinpanot

Kun OneNote on kiinnitetty työpöytään, voit tehdä muistiinpanoja tiedostoihin, jotka olet avannut tuettuihin sovelluksiin. Jos sovellus tukee tätä ominaisuutta, se yrittää luoda linkin mihin tahansa tiedostoon, jota luet tehdessäsi muistiinpanoja OneNote-ohjelmaan. Linkitetyissä muistiinpanoissa on linkitetyn tiedoston kuvake. Jos napsautat linkitetyn tiedoston kuvaketta, siirryt muistiinpanoon linkitettyyn tiedostoon.

Linkitetyissä muistiinpanoissa on tietoja tiedostosta, johon muistiinpano on linkitetty, kuten tiedostonimi, verkkosivun URL-osoite tai sen tiedoston tiedostopolku, jota tarkastelit linkitetyn muistiinpanon luodessasi. OneNote käyttää näitä tietoja, jotta voit palata tietoihin, joihin linkitetty muistiinpano viittaa, myös myöhemmin.

Voit poistaa automaattisen linkitettyjen muistiinpanojen luonnin käytöstä valitsemalla Tiedosto-välilehden Ohje-kohdasta Asetukset, sitten Lisäasetukset ja poistamalla Salli uusien linkitettyjen muistiinpanojen luonti -valintaruudun valinnan. Voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä myös yksittäisen sivun osalta napsauttamalla Lopeta tämän sivun automaattinen linkitys -komentoa, joka löytyy kunkin sivun otsikon edessä olevasta linkkikuvakkeesta, kun sovellus on kiinnitettynä. Linkkikuvake on näkyvissä myös silloin, kun ohjelmaa ei ole kiinnitetty, jolloin se osoittaa, että sivussa on linkitettyjä muistiinpanoja. Tämän kuvakkeen avulla voidaan myös poistaa sivulta linkkejä.

Sivun alkuun