Omassa sivustossa ja profiilissa jaettujen tietojen hallinta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa käsitellään tapoja, joilla voit jakaa tietoja omassa sivustossa ja profiilissa. Lisäksi artikkelissa kuvataan, miten jaettujen tietojen määrää voidaan hallita.

Huomautus: Jos nämä tiedot ei vastaa mitä näet, saatat käyttää Office 365: n palvelupäivityksen jälkeinen versio. Poista Näytä ja Määritä profiilin tietoja, jotka koskevat sinua.

Sisältö

Yleistä

Oman sivuston sisällön jakaminen ja käytön valvonta

Työtovereiden lisääminen ja toimien seuraaminen

Tunnisteiden, luokitusten, muistiinpanojen ja tilasanomien käsitteleminen

Avainsana- ja työtoveriehdotukset

Tiettyjen profiilin tietojen näkyvyyden hallinta

Yleistä

Jakamalla tietoja itsestäsi voit luoda ammatillisen verkoston, jossa voit vaihtaa tietoja ja pitää yhteyttä muihin. On kuitenkin tärkeää, että olet tietoinen siitä, minkälaisia tietoja jaat ja kuinka laajalle yleisölle jaat niitä. Esimerkiksi matkapuhelimesi numero kannattaa antaa vain lähimmille työtovereillesi, ei kaikille koko organisaatiossa.

Lisäksi on tärkeää tarkistaa, onko organisaatiossa käytössä tietojen jakamista koskevia käytäntöjä. Organisaatiossasi saattaa olla käytäntöjä, jotka määrittävät, mitä tietoja saa tallentaa verkkoon ja mitä ei. Joidenkin sisältötyyppien tallennus taas saattaa vaatia hyväksyntää.

Seuraavassa on tapoja, joilla tietoja voidaan jakaa omassa sivustossa:

  • Oman sivuston sisältö, esimerkiksi tiedostot, luettelot ja blogit

  • Sivuihin ja tiedostoihin lisätyt tunnisteet ja muistiinpanot

  • Ehdotetut avainsanat ja hyväksymiesi henkilöiden nimet oman sivuston päivittämistä ja muiden kanssa viestintää varten

  • Profiilin henkilökohtaiset tiedot, kuten yhteystiedot, kiinnostuksen kohteet, vastuualueet, työtovereiden nimet ja sähköpostiluetteloiden jäsenyydet, sekä kaikki profiilitietoihin tehdyt päivitykset

Huomaa, että organisaatiosi voi mukauttaa omaa sivustoasi, kuten määrittää, minkätyyppisiä tietoja voit lisätä tai mukauttaa. Organisaatiosi voi myös lisätä tietoja omaan sivustoosi muista tietolähteistä, kuten henkilöstöhallinnon tietokannasta.

Sivun alkuun

Oman sivuston sisällön jakaminen ja käytön valvonta

Omaan sivustoon kuuluu valmiiksi kolme tiedostojen jakamisvaihtoehtoa:

  • Jaetut asiakirjat Tallenna tähän kirjastoon tiedostot, jotka haluat jakaa usean henkilön kanssa. Sen mukaan, miten oma sivustosi on määritetty, voit muokata kirjaston käyttöoikeuksia sekä tiettyjä kansioita ja kohteita.

  • Yksityiset asiakirjat Käytä tätä tiedostokirjastoa, kun et halua jakaa tietoja muiden kanssa. Tiedostojen tallentaminen tähän kirjastoon on hyödyllistä, jos sinun esimerkiksi tarvitsee käyttää tiedostojasi usein eri tietokoneista, mutta et halua jakaa tiedostojasi muiden kanssa.

Sen mukaan, miten oma sivustosi on määritetty, voit myös lisätä muuta sisältöä, kuten muita kirjastoja, luetteloita ja blogeja, kun haluat jakaa ideoitasi.

Voit hallita näiden kohteiden käyttöoikeuksia samalla tavoin kuin muiden sivustojen sisällön käyttöoikeuksia. Käyttöoikeuksia voidaan mukauttaa sivustotasolla sekä luettelo-, kirjasto-, kansio-, tiedosto- ja kohdekohtaisesti.

Profiilisi Sisältö-välilehdessä käyttäjät voivat tarkastella myös niitä luomiasi julkisia tiedostoja, jotka sijaitsevat muissa SharePoint-sivustoissa, joiden jäsen olet. Tämä edellyttää, että heillä on oikeudet kyseisen sisällön tarkastelemiseen.

Organisaatiossa voi olla käytössä lisäkäytäntöjä, jotka määrittävät, minkätyyppisiä tiedostoja voit tallentaa omaan sivustoosi.

Sivun alkuun

Työtovereiden lisääminen ja toimien seuraaminen

Voit seurata työtovereidesi toimia, jos haluat saada tiedon esimerkiksi, jos joku merkitsee kiinnostavan artikkelin, lisää muistiinpanoja jonkun käyttäjän muistitauluun tai vaihtaa titteliään. Nämä tapahtumat näkyvät käänteisessä aikajärjestyksessä uutissyötteissäsi. Vastaavasti henkilöt organisaatiossasi voivat lisätä sinut työtoveriksi ja seurata toimiasi omissa uutissyötteissään.

Henkilöt voivat lisätä sinut työtoverikseen ja seurata toimiasi riippumatta siitä, oletko itse lisännyt heidät työtoveriksi. Jos vastaavasti olet itse kiinnostunut jonkun henkilön toimista, voit lisätä hänet työtoveriksesi, niin voit seurata hänen toimiaan. Jotkin toiminnot saattavat näkyä kaikkien niiden käyttäjien uutissyötteessä, joilla on oikeus tarkastella omaa sivustoasi. Esimerkki tällaisesta on sellaisen avainsanan käyttäminen, jonka joku on lisännyt kiinnostuksen kohteeksi.

Järjestelmänvalvojan määrittämät oman sivuston asetukset ohjaavat sitä, mitä toimintoja voit määrittää näkymään omassa uutissyötteessäsi profiilisi Asetukset-osan vaihtoehdoilla. Voit esimerkiksi valita, haluatko saada ilmoituksen uutissyötteeseesi, kun työtoverisi siirtyy toiseen tiimiin tai kirjoittaa muistiinpanon jonkun profiilisivulle. Nämä asetukset eivät muuta sinun tekemiesi toimien näkyvyyttä muiden henkilöiden uutissyötteissä.

Sen mukaan, miten omat sivustosi on määritetty, voit saada sähköpostitse ilmoituksen, kun joku käyttäjä on lisännyt sinut työtoverikseen. Viesti ilmoittaa, että joku on lisännyt sinut työtoverikseen ja seuraa toimiasi. Viestissä ei ole toimintoa, jolla voisit estää tätä henkilöä lisäämästä sinua työtoverikseen.

Jos et halua saada ilmoitusta, kun joku lisää sinut työtoverikseen, toimi seuraavasti:

  1. Toimi seuraavasti:

    • Jos ovat jo näkyvissä henkilön profiilin tai sivun omassa sivustossa, valitse Oma profiili. Oma profiili

    • Jos katselet sivun erityyppisen SharePoint-sivuston, valitse oikeassa yläkulmassa Profiilin nimi omaa nimeäsi ja valitse sitten Oma profiili.

  2. Valitse Muokkaa omaa profiilia.

  3. Poista Asetukset-osan Tiedotukset sähköpostitse -kohdan Ilmoita, kun joku lisää minut työtoveriksi -valintaruudun valinta.

Sivun alkuun

Tunnisteiden, luokitusten, muistiinpanojen ja tilasanomien käsitteleminen

Tunnisteet, muistiinpanot ja tilasanomat ovat tapoja saada tietoa organisaatiossa olevista henkilöistä ja pitää yhteyttä heihin.

Tunnisteet

Jos järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön sosiaaliset tunnisteet, voit lisätä tunnisteita sisältöön, jolloin sisällön muistaminen, luokitteleminen ja jakaminen on helppoa. Voit lisätä tunnisteita SharePoint-sivuston sivuille ja tiedostoihin sekä muihin intranet- ja internet-sivustoihin. Tunnusta lisätessäsi voit määrittää, onko se julkinen vai yksityinen.

Kiinnostavan sisällön löytämisen helpottamiseksi on monta tapaa näyttää, milloin joku on lisännyt sisältöön julkisen tunnisteen. Sisällön tarkastelemiseen on kuitenkin oltava oikeus:

  • Voit saada päivityksiä uutissyötteeseesi aina kun joku työtovereistasi on lisännyt tunnisteen sisältöön, jonka tarkastelemiseen sinulla on oikeus. Työtoverisi vuorostaan näkevät, kun sinä lisäät tunnisteita sisältöön, jota heillä on oikeus tarkastella.

  • Jos olet lisännyt avainsanoja profiilisi Kiinnostuksen kohteet ‑osaan, näet, milloin käyttäjät lisäävät avainsanan tunnisteena. Tämä edellyttää, että sinulla on oikeus kyseisen sisällön tarkastelemiseen. Jos kiinnostuksen kohteenasi on esimerkiksi "valokuvaus" ja joku käyttää termiä "valokuvaus" julkisessa tunnisteessa, saat siitä päivityksen uutissyötteeseesi.

  • Vastaavasti muut käyttäjät saavat ilmoituksen, jos käytät avainsanaa, jonka he ovat lisänneet kiinnostuksen kohteeksi. Kun joku käyttäjä merkitsee sisältöä kiinnostuksen kohteena olevalla avainsanalla, tai lisää avainsanan oman kiinnostuksensa kohteisiin, ilmoitus toimitetaan riippumatta siitä, ovatko käyttäjät työtovereita.

  • Profiilisi Viimeisimmät toiminnot -osassa näkyy, milloin olet viimeksi lisännyt tunnisteita sisältöön, johon profiilin tarkastelijalla on käyttöoikeus. Jos käyttäjät voivat tarkastella profiiliasi, he näkevät Viimeisimmät toiminnot -osan riippumatta siitä, ovatko he lisänneet sinut työtoveriksi.

Tunnisteet näkyvät profiilissasi myös tunnistekokoelmina, joita kutsutaan tunnistepilviksi. Yksittäisestä tunnisteesta voi myös näyttää lisätietoja ja tunnisteeseen liittyviä äskettäisiä tapahtumia, kuten sen käyttöajankohdat. Käytetyt tunnisteet ovat vuorovaikutuksessa myös yrityksen avainsanojen kanssa, joita hallitaan organisaatiossasi keskitetysti. Lisätietoja saat termijoukkoja ja yrityksen avainsanoja hallitsevalta henkilöltä.

Tunnisteen voi merkitä julkiseksi tai yksityiseksi. Jos luot julkisen tunnisteen, mutta muutat sen myöhemmin yksityiseksi tai poistat sen kokonaan, käyttäjien uutissyötteeseensä alun perin saama ilmoitus ei poistu, vaan jää näkyviin. Kun merkitset tunnisteen yksityiseksi, käyttäjät eivät enää voi käyttää URL-osoitetta tai tiedostoa, johon tunniste osoittaa. Käyttäjät näkevät silti tunnisteen tekstin, vaikka olisitkin merkinnyt tunnisteen yksityiseksi.

Luokitukset

Jos kirjastossa on otettu käyttöön luokitustoiminto, sisällön käyttöoikeuden saaneet käyttäjät voivat luokitella kirjaston sisältöä tähdin. Kirjaston asetuksista riippuu, näkevätkö tiedoston tekijä ja siihen tarkasteluoikeudet saaneet käyttäjät tiedoston saamien luokitusten määrän, mutta eivät luokituksen antaneen henkilön tietoja (käyttäjänimet eivät esimerkiksi näy luokitusten vieressä). Microsoft SharePoint Server tallentaa silti käyttäjänimet ja niitä voidaan käyttää SharePoint-yhteensopivilla ohjelmilla ja ratkaisuilla.

Jos henkilöt ovat lisänneet sinut työtoveriksi, he saavat päivityksen uutissyötteeseensä aina kun luokittelet sisältöä, jonka tarkastelemiseen heillä on oikeudet. Käyttäjät näkevät linkin luokittelemaasi sisältöön ja antamasi luokituksen. Profiilisi Viimeisimmät toiminnot -osaan tulee myös näkyviin päivitys, joka näkyy kaikille niille käyttäjille, joilla on oikeus tarkastella omaa sivustoasi ja luokittelemaasi sisältöä.

Muistiinpanot

Voit kirjoittaa tiedostoista ja sivuista muistiinpanoja, jotka näkyvät näitä tiedostoja ja sivuja tarkasteleville käyttäjille. Voit myös kirjoittaa muistiinpanoja muiden käyttäjien profiiliin sekä omaan profiiliisi.

Henkilöt, jotka seuraavat toimiasi työtovereina, saavat uutissyötteeseensä päivityksen kirjoittamistasi muistiinpanoista. Profiilisi Viimeisimmät toiminnot -osassa näkyvät kirjoittamasi muistiinpanot sisällöstä, johon profiilin tarkastelijalla on käyttöoikeus.

Kirjoittamasi muistiinpanot näkyvät kaikille. Muistiinpanoa voi muokata ja sen voi poistaa, mutta se ei vaikuta käyttäjien saamaan ilmoitukseen uutissyötteessä eikä profiilisi Viimeisimmät toiminnot -osassa näkyvään ilmoitukseen.

Tilasanomat

Voit jakaa ajatuksiasi lyhyellä tilasanomalla, jonka profiilisi tarkastelijat näkevät nimesi ja kuvasi vieressä.

Henkilöt, jotka seuraavat toimiasi työtovereina, saavat uutissyötteeseensä päivityksen kirjoittamistasi tilasanomista. Tilasanomien päivitykset näkyvät myös profiilisi Viimeisimmät toiminnot -osassa. Tilapäivitystä voi muokata ja sen voi poistaa, mutta se ei vaikuta käyttäjien saamaan alkuperäiseen ilmoitukseen uutissyötteessä eikä profiilisi Viimeisimmät toiminnot -osassa näkyvään ilmoitukseen.

Sivun alkuun

Avainsana- ja työtoveriehdotukset

Oman sivuston asetukset ja asennetut ohjelmat määrittävät sen, saatko ehdotuksia työtovereista ja avainsanoista, joilla voit nopeasti muodostaa yhteyden henkilöihin ja tietoihin.

SharePoint-yhteensopiva-ohjelmissa, kuten Microsoft Outlook 2010käyttämisestä voi perustua näistä ehdotuksista.

SharePointin työtovereiden suositukset-apuohjelma-toiminnon Outlook 2010tarkistaa esimerkiksi lähetettyjen sähköpostikansion Tarkista nimet ja avainsanoja ja näiden nimet ja avainsanat. Luettelo päivitetään säännöllisesti ja tallennetaan tietokoneen kiintolevylle.

Näet luettelon mahdollisista työtovereista profiilisi Lisää työtovereita -sivulla, jossa voit myös hyväksyä ja hylätä työtovereita.

Muokatessasi profiiliasi saatat nähdä luettelon avainsanaehdotuksista. Voit hyväksyä tai hylätä avainsanat. Hyväksytyt avainsanat lisätään profiilisi Kysy minulta- tai Kiinnostuksen kohteet -osaan.

Lähetettyjen postien analysoiminen työtoveri- ja avainsanaehdotusten luomista varten ja analysoinnin poistaminen käytöstä

Käyttäjä voi halutessaan ulos analysoida sähköpostiohjelmissa asetuksia muokkaamalla sähköpostiviesteistä. Voit esimerkiksi käyttää seuraavasti Outlook 2010 sähköpostin analyysi käytöstä. Jos käytössäsi on toisesta ohjelmasta, voit analysoida lähettänyt sähköpostia työtoveri- ja avainsana ehdotuksia, ohjeessa-ohjelmassa.

  1. Outlook 2010, valitse Tiedosto ja valitse sitten asetukset.

  2. Valitse Lisäasetukset ja vieritä sitten Muut-osa esiin.

  3. Poista Salli lähetettyjen sähköpostiviestien analyysin tunnistaa henkilöt, joille lähetät usein sähköpostia, sekä aiheet, joista käyt usein keskustelua. Lataa nämä oletuspalvelimeen (Microsoft SharePoint Server). -valintaruudun valinta.

  4. Valitse OK.

SharePoint Serverin avainsana- ja työtoveriehdotusten lähettäminen sähköpostitse

Sen mukaan, miten oma sivustosi on määritetty, voit saada sähköpostitse ehdotuksia työtovereista tai avainsanoista. Jos et halua saada tällaisia sähköposteja, tee SharePoint Serverissä seuraavat toimet:

  1. Toimi seuraavasti:

    • Jos ovat jo näkyvissä henkilön profiilin tai sivun omassa sivustossa, valitse Oma profiili. Oma profiili

    • Jos katselet sivun erityyppisen SharePoint-sivuston, valitse oikeassa yläkulmassa Profiilin nimi omaa nimeäsi ja valitse sitten Oma profiili.

  2. Valitse Muokkaa omaa profiilia.

  3. Vieritä Asetukset-osaan ja poista Tiedotukset sähköpostitse -osan Lähetä minulle uusien työtovereiden ja avainsanojen ehdotukset -valintaruudun valinta.

Sivun alkuun

Tiettyjen profiilin tietojen näkyvyyden hallinta

Profiilisi asetusten mukaan voit määrittää yksityisyysluokkien avulla, että vain tietyillä käyttäjillä on oikeus tarkastella tiettyjä profiilisi tietoja, sivustojen ja jakeluluetteloiden jäsenyyksiäsi sekä työtoveriesi luetteloa. Voit esimerkiksi antaa kaikkien profiilisi tarkastelijoiden nähdä kaikki sivustot, joiden jäsen olet.

Huomautus: Järjestelmänvalvoja saattaa mukauttaa tai rajoittaa sitä, voitko käyttää yksityisyysluokkia profiilisi tiedoissa, jäsenyysluettelossa ja työtoveriluettelossa.

Profiilisi tiedoissa saattaa olla järjestelmänvalvojan lisäämiä tietoja, mutta saatat silti voida määrittää, kuka näkee henkilötietosi, kuten oman puhelinnumerosi.

Profiilisi Jäsenyydet-sivulla on luettelo sivustoista ja jakeluluetteloista, joiden jäsen olet. Oman sivustosi asetusten mukaan voit määrittää kuhunkin jäsenyyteen yksityisyysluokan.

Työtovereitasi ovat yleensä ryhmäsi jäsenet sekä muut käyttäjät, joiden toimia haluat seurata. Voit järjestää työtoverisi ryhmiin, mutta voit määrittää työtoveriesi näkyvyyden toisille käyttäjille vain seuraavilla yksityisyysluokilla:

  • Kaikki

  • Omat työtoverit

  • Oma työryhmä

  • Oma esimies

  • Vain minä

Yksityisyysluokkien käyttäminen profiilitietoihin, jäsenyyksiin ja työtoveriluetteloon

Voit muuttaa profiilisi tietojen, jäsenyystietojen ja työtoveriluettelon yksityisyysluokkaa.

  1. Toimi seuraavasti:

    • Jos ovat jo näkyvissä henkilön profiilin tai sivun omassa sivustossa, valitse Oma profiili. Oma profiili

    • Jos katselet sivun erityyppisen SharePoint-sivuston, valitse oikeassa yläkulmassa Profiilin nimi omaa nimeäsi ja valitse sitten Oma profiili.

  2. Voit muokata joitakin profiilisi tietoja valitsemalla kuvamme alapuolelta Muokkaa omaa profiilia.

  3. Voit muokata jäsenyyksiä valitsemalla Jäsenyydet. Valitse muutettavien jäsenyyksien vieressä oleva valintaruutu ja napsauta sitten Muokkaa jäsenyyksiä.

  4. Voit muokata työtoveriluetteloasi valitsemalla Työtoverit, valitsemalla valintaruudun niiden työtoverien vierestä, joiden asetuksia haluat muuttaa, ja valitsemalla sitten Muokkaa työtovereita.

  5. Tee haluamasi muutokset ja valitse sitten OK.

Työtoverin lisääminen työryhmään

Jos haluat hallita käyttäjien oikeutta nähdä tietyt profiilitietosi, jäsenyystietosi tai työtoveriluettelosi, voit käyttää Oma työryhmä -yksityisyysasetusta. Voit esimerkiksi jakaa jonkin kohteen vain oman ryhmäsi kanssa sen asemesta, että se näkyisi kaikille, joilla on oikeus nähdä profiilisi.

Voit lisätä työryhmääsi käyttäjän, jos hänellä on oikeus tarkastella omaa sivustoasi. Käyttäjä voi kuulua osastoosi tai olla läheinen työtoverisi toiselta osastolta.

  1. Toimi seuraavasti:

    • Jos ovat jo näkyvissä henkilön profiilin tai sivun omassa sivustossa, valitse Oma profiili. Oma profiili

    • Jos katselet sivun erityyppisen SharePoint-sivuston, valitse oikeassa yläkulmassa Profiilin nimi omaa nimeäsi ja valitse sitten Oma profiili.

  2. Valitse Työtoverit, valitse työryhmään lisättävä työtoveri ja valitse sitten Muokkaa työtovereita. Voit halutessasi valita useita työtovereita.

  3. Valitse Lisää ryhmään -osan Lisää työtovereita omaan ryhmään -kohdasta Kyllä.

  4. Valitse OK.

Vihje: Kun lisäät uusia henkilöitä työtovereiksesi, voit lisätä heidät omaan työryhmääsi käyttämällä Lisää työtovereita omaan ryhmään -asetusta.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×