Sähköpostin ja kalenterin hallintaoikeuden antaminen toiselle henkilölle

Tämän artikkelin sisältö

• Mitä edustajan käyttöoikeus tarkoittaa?

• Toisen henkilön määrittäminen edustajaksi

• Edustajan käyttöoikeuksien muuttaminen

• Yksityisten kohteiden edustajan käyttöoikeuksien muuttaminen

Mitä edustajan käyttöoikeus tarkoittaa?

Edustajan käyttöoikeus on jaettujen kansioiden avulla myönnettyä käyttöoikeutta monipuolisempi vaihtoehto. Edustajille voidaan myöntää lisäkäyttöoikeuksia niin, että he voivat esimerkiksi luoda sähköpostiviestejä tai vastata kokouspyyntöihin puolestasi. Lisätietoja on artikkelissa Toisen henkilön sähköposti- ja kalenterikohteiden hallitseminen.

Koska olet oikeuden myöntävä henkilö, määrität edustajalle kansioidesi käyttöoikeustason. Voit myöntää oikeuden lukea kansioiden kohteita tai oikeuden lukea, luoda, muuttaa ja poistaa kohteita. Kun lisäät edustajan, hänellä on oletusarvon mukaan Kalenteri- ja Tehtävät-kansioidesi täydet käyttöoikeudet. Edustaja voi myös vastata kokouspyyntöihin puolestasi.

Edustajan käyttöoikeustasot

• Tarkistaja     Kun edustajalla on nämä käyttöoikeudet, hän voi lukea kansioissa olevia kohteita.

• Tekijä     Kun edustajalla on nämä käyttöoikeudet, hän voi lukea ja luoda kohteita sekä muokata ja poistaa luomiaan kohteita. Edustaja voi esimerkiksi luoda tehtävä- ja kokouspyyntöjä suoraan Tehtävä- tai Kalenteri-kansioosi ja lähettää sitten kohteet puolestasi.

• Muokkaaja     Kun edustajalla on nämä käyttöoikeudet, hän voi tehdä kaiken, mitä Tekijä-käyttöoikeuskin sallii, ja lisäksi hän voi muokata ja poistaa sellaisia kohteita, joita olet itse luonut.
  
   

  Huomautus: Jos käytät Microsoft Outlookia kohteiden poistamiseen toisen käyttäjän postilaatikkokansiosta, jolle sinulla on poisto-oikeudet, ja poistetut kohteet siirretään omaan Poistetut-kansioon postilaatikon omistajan Poistetut-kansion sijaan. Voit muuttaa toimintaa seuraavassa artikkelissa olevan DelegateWastebasketStyle-avaimen avulla.

Sivun alkuun

Toisen henkilön määrittäminen edustajaksi

Edustaja saa automaattisesti Lähetä puolesta -käyttöoikeudet. Oletusarvon mukaan edustaja voi lukea vain kokouspyyntöjä ja niiden vastauksia. Edustajalla ei ole muiden Saapuneet-kansiossa olevien viestien lukuoikeutta.

1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiliasetukset > Edustajakäyttöoikeus.

2. Valitse valintaikkunassa Lisää.

   Jos Lisää-komento ei ole näkyvissä, Outlookin ja Exchangen välillä ei välttämättä ole aktiivista yhteyttä. Yhteyden tila näkyy Outlookin tilariviltä.

3. Kirjoita edustajan nimi tai etsi nimi ja valitse se sitten hakutulosten luettelosta.

   Huomautus: Edustajan nimen on oltava organisaation Exchangen yleisessä osoiteluettelossa.

4. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

5. Hyväksy Edustajien oikeudet -valintaikkunan oletusasetukset tai mukauta Exchange-kansioiden käyttöoikeuksia.

   Jos edustaja käsittelee vain kokouspyyntöjä ja niiden vastauksia, siihen riittävät oletuskäyttöoikeudet, kuten Edustajalle kopio minulle lähetetyistä kokouksiin liittyvistä viesteistä -asetuksen käyttöönotto. Voit jättää Saapuneet-kansion käyttöoikeuksien asetukseksi Ei mitään. Kokouspyynnöt ja vastaukset menevät suoraan edustajan Saapuneet-kansioon.

   Huomautus: Oletusarvon mukaan edustaja saa Muokkaaja (luku-, luonti- ja muokkausoikeudet) -käyttöoikeuden Kalenteri-kansioosi. Kun edustajan vastaa kokouspyyntöön puolestasi, se lisätään automaattisesti Kalenteri-kansioosi.

6. Voit lähettää edustajalle tekemistäsi muutoksista kertovan viestin valitsemalla Lähetä edustajalle automaattisesti viesti, jossa on yhteenveto oikeuksista -valintaruudun.

7. Valitse halutessasi Edustaja saa nähdä yksityiset kohteet -valintaruutu.

   Tärkeää: Tämä asetus vaikuttaa kaikkiin Exchange-kansioihin. Niihin kuuluvat myös kaikki Sähköposti-, Yhteystiedot-, Kalenteri-, Tehtävät-, Muistilaput- ja Päivyri-näkymän kansiot. Et voi myöntää yksityisten kohteiden käyttöoikeutta vain tiettyihin kansioihin.

8. Valitse OK.

   Huomautukset: 

   • Kun viestin lähettävällä edustajalla on Lähetä puolesta -käyttöoikeudet, Lähettäjä-kentässä näkyy sekä edustajan nimi että oma nimesi. Kun viestin lähettävällä edustajalla on Lähetä muodossa -käyttöoikeudet, vain oma nimesi tulee näkyviin.

   • Kun olet lisännyt henkilön edustajaksi, hän voi lisätä Exchange-postilaatikkosi Outlook-profiiliinsa. Katso ohjeet artikkelista Toisen henkilön sähköposti- ja kalenterikohteiden hallinta.

Sivun alkuun

Edustajan käyttöoikeuksien muuttaminen

1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiliasetukset > Edustajakäyttöoikeus.

2. Valitse sen edustajan nimi, jonka käyttöoikeuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Käyttöoikeudet.

   Huomautus: Jos haluat poistaa kaikki edustajakäyttöoikeudet, älä valitse Käyttöoikeudet, vaan valitse Poista ja siirry suoraan ohjeen loppuun.

3. Voit muuttaa minkä tahansa Outlook-kansion käyttöoikeuksia, jota edustajalla on parhaillaan oikeus käyttää.

4. Voit lähettää edustajalle tekemistäsi muutoksista kertovan viestin valitsemalla Lähetä edustajalle automaattisesti viesti, jossa on yhteenveto oikeuksista -valintaruudun.

Sivun alkuun

Yksityisten kohteiden edustajan käyttöoikeuksien muuttaminen

Jos olet määrittänyt edustajalle Outlook-kansioidesi käyttöoikeuden, voit piilottaa henkilökohtaiset tiedot tapaamisista, kokouksista, tehtävistä ja yhteystiedoista. Avaa henkilökohtaiset kohteet yksitellen ja valitse Tunnisteet-ryhmästä Yksityinen.

Jos haluat myöntää yksityisten kohteidesi käyttöoikeudet, tee näin:

1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiliasetukset > Edustajakäyttöoikeus.

2. Valitse sen edustajan nimi, jonka yksityisten tapaamisten käyttöoikeuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Käyttöoikeudet.

3. Valitse Edustaja saa nähdä yksityiset kohteet -valintaruutu.

Sivun alkuun

Katso myös

Toisen henkilön sähköposti- ja kalenterikohteiden hallitseminen

Sähköpostin lähettäminen toisen käyttäjän puolesta

Outlook-kalenterin jakaminen muiden kanssa

Toisen henkilön Exchange-kalenterin avaaminen

Sähköpostitilin lisääminen Outlookiin