Tässä ohjeartikkelissa kuvataan tapoja, joilla voit jakaa tietoja oman sivustosi ja profiilisi kautta, ja siinä on joitakin ohjeita, joiden avulla voit hallita jakamiesi tietojen määrää.
Huomautus: Jos nämä tiedot eivät vastaa näkemääsi, käytät ehkä Microsoft 365 palvelun päivityksen jälkeen. Yritä tarkastella ja määrittää profiilisi , jotta löydät sinua koskevat tiedot.
Sisältö
Yleiskatsaus
Itseäsi koskevien tietojen jakaminen voi auttaa sinua muodostamaan yhteyden muihin ja muodostamaan ammattimaisen verkostosi. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, millaisia tietoja jaat ja kuinka laajasti jaat niitä. Haluat ehkä esimerkiksi jakaa henkilökohtaisia tietoja, kuten matkapuhelinnumeron, vain työryhmäsi tai esimiehesi kanssa kaikkien organisaation jäsenten sijaan.
Tarkista myös, onko organisaatiollasi tietojen jakamista koskevia käytäntöjä. Organisaatiollasi voi esimerkiksi olla käytäntöjä siitä, minkä tyyppisiä tietoja pitäisi ja mitä ei pitäisi tallentaa verkkoon, tai ne saattavat edellyttää hyväksyntäprosessia tietyntyyppiselle sisällölle.
Seuraavassa on joitakin keskeisiä tapoja, joilla tietoja jaetaan oman sivuston kautta:
-
Oman sivuston sisältö, mukaan lukien asiakirjat, luettelot ja blogit
-
Sivuissa ja asiakirjoissa käytettävät tunnisteet ja muistiinpanot
-
Hyväksymäsi avainsanat ja työtoverit, joiden avulla voit päivittää oman sivustosi nopeasti, jotta voit olla yhteydessä muihin
-
Henkilökohtaiset tiedot, kuten yhteystiedot, kiinnostuksen kohteet, vastuut, työtoverit ja sähköpostiluettelon jäsenyydet profiilissasi sekä profiilitietoihisi tekemäsi päivitykset
Huomaa, että organisaatiosi voi mukauttaa omaa sivustoasi esimerkiksi määrittämällä, minkä tyyppisiä tietoja voit lisätä tai mukauttaa. Organisaatiosi voi myös lisätä oman sivuston tietoja muista tietolähteistä, kuten henkilöstöhallinnon tietokannasta.
Oman sivuston sisällön käytön jakaminen ja hallinta
Oma sivusto sisältää jo kolme vaihtoehtoa tiedostojen jakamista varten:
-
Jaetut asiakirjat Tämän kirjaston avulla voit tallentaa tiedostoja, jotka haluat jakaa useiden henkilöiden kanssa. Oman sivuston määritysten mukaan voit muokata kirjaston käyttöoikeuksia sekä tiettyjä kansioita ja kohteita.
-
Yksityiset asiakirjat Käytä tätä kirjastoa tiedostoille, joita et halua jakaa muiden kanssa. Tiedostojen tallentaminen tähän kirjastoon voi olla hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun tiedostoa on usein käytettävä eri tietokoneista, mutta et aio jakaa tiedostoa työtovereidesi kanssa.
Oman sivuston määritysten mukaan voit myös lisätä muuta sisältöä, kuten muita kirjastoja, luetteloita ja blogisivuston ideoiden jakamista varten.
Voit hallita näiden kohteiden käyttöoikeuksia samalla tavalla kuin muiden sivustojen sisällön käyttöoikeuksia. Käyttöoikeuksia voi mukauttaa sivustotasolla sekä luetteloille, kirjastoille, kansioille, tietyille asiakirjoille ja luettelokohteille.
Profiilisi Sisältö-välilehdessä käyttäjät voivat myös tarkastella julkisia tiedostoja, jotka olet luonut muissa SharePoint-sivustoissa, joihin kuulut, jos heillä on oikeus tarkastella kyseistä sisältöä.
Organisaatiollasi voi olla muita käytäntöjä siitä, minkä tyyppisiä tiedostoja voit tallentaa omaan sivustoon.
Tietoja siitä, miten käyttäjät lisäävät työtovereita ja seuraavat toimintoja
Voit seurata työtovereiden toimintaa, jotta näet, milloin he merkitsevät kiinnostavan artikkelin, julkaisevat muistiinpanon jonkun muistiossa tai vaihtavat työnimikkeitä. Heidän toimintansa näkyy käänteisessä aikajärjestyksessä uutissyötteessäsi. Vastaavasti organisaatiosi henkilöt voivat lisätä sinut työtoverikseen ja seurata toimintaasi uutissyötteissään.
Ihmiset voit lisätä sinut työtovereiksi ja seurata toimintaasi riippumatta siitä, lisäätkö heidät työtovereiksi vai et, ja päinvastoin. Jos olet kiinnostunut kyseisen henkilön toiminnasta, haluat ehkä lisätä hänet työtoveriksesi, jotta voit seurata myös hänen toimintaansa. Jotkin toiminnot, kuten sellaisen avainsanan käyttäminen, jonka joku muu on lisännyt kiinnostuksen kohteeksi, voivat näkyä kaikkien sellaisten henkilöiden uutissyötteessä, joilla on oikeus tarkastella omaa sivustoasi.
Sen mukaan, miten järjestelmänvalvoja on määrittänyt oman sivuston, voit muuttaa uutissyötteessä näkyviä toimintoja muokkaamalla profiilisi Asetukset-osaa . Voit esimerkiksi valita, haluatko saada ilmoituksen uutissyötteessä, kun työtoveri vaihtaa tiimiä tai kirjoittaa muistiinpanon jonkun profiilisivulle. Asetukset eivät muuta sitä, mitä toimintoja ihmiset näkevät uutissyötteissään.
Omien sivustojen määritysten mukaan saatat saada sähköposti-ilmoituksen, kun joku lisää sinut työtoverikseen. Viestissä kerrotaan, että joku on lisännyt sinut työtoverikseen ja seuraa toimintaasi, mutta se ei anna sinulle mahdollisuutta kieltäytyä siitä, voiko kyseinen henkilö lisätä sinut työtoverikseen.
Jos et halua saada ilmoitusta, kun joku lisää sinut työtoverikseen, toimi seuraavasti:
-
Toimi seuraavasti:
-
Jos tarkastelet jo henkilön profiilia tai oman sivuston sivua, valitse Oma profiili.
-
Jos tarkastelet erityyppistä sivua SharePoint-sivustossa, napsauta nimeäsi oikeassa yläkulmassa
-
-
Valitse Muokkaa omaa profiilia.
-
Poista Asetukset-osanSähköposti-ilmoitukset-kohdan vierestä Ilmoita, kun joku lisää minut työtoveriksi -valintaruudun valinta.
Tunnisteiden, luokitusten, muistiinpanojen ja tilaviestien käsitteleminen
Tunnisteet, muistiinpanot ja tilaviestit ovat tapoja löytää tietoja ja olla yhteydessä muihin organisaatiosi henkilöihin.
Tunnisteet
Jos järjestelmänvalvoja on ottanut sosiaalisen tunnisteen käyttöön, voit merkitä sisältöä, jotta muistat, luokittelet tai jaat sen helposti muiden kanssa. Voit merkitä sharepoint-sivuston sivuja ja asiakirjoja sekä muita intranet- ja Internet-sivuja. Kun käytät tunnistetta, voit määrittää, onko se julkinen vai yksityinen.
Voit auttaa käyttäjiä löytämään kiinnostavaa sisältöä eri tavoin, kun joku on käyttänyt julkista tunnistetta sisällössä ja antaa käyttäjille oikeuden tarkastella sisältöä:
-
Voit vastaanottaa päivityksiä uutissyötteessä, kun yksi kollegoistasi lisää tunnisteen sisältöön, jota sinulla on oikeus tarkastella. Työtoverisi näkevät myös, milloin lisäät tunnisteita sisältöön, jota heillä on oikeus tarkastella.
-
Jos olet lisännyt avainsanoja profiilisi Mielenkiinnon kohteet - osaan, näet, milloin käyttäjät käyttävät kyseistä avainsanaa tunnisteena, jolloin sinulla on oikeus tarkastella heidän merkitsemäänsä sisältöä. Jos esimerkiksi seuraat "valokuvausta" kiinnostuksen kohteina ja joku käyttää termiä "valokuvaus" julkisessa tunnisteessa, saat päivityksen uutissyöteesi.
-
Vastaavasti muut käyttäjät näkevät, kun käytät avainsanaa, jonka he ovat lisänneet mielenkiinnon kohteiksi. Kun käyttäjät seuraavat avainsanaa kiinnostuksen kohteina, heidän ei tarvitse olla työtovereita saadakseen päivityksen, kun joku merkitsee sisältöä kyseisellä avainsanalla tai jakaa yhteisen kiinnostuksen kohteen.
-
Profiilisi Viimeisimmät aktiviteetit - osa näyttää, milloin olet äskettäin merkinnyt sisältöä, jos katseluohjelmalla on oikeus tarkastella sisältöä. Jos henkilöillä on oikeus tarkastella profiiliasi, he näkevät Viimeisimmät aktiviteetit - osion riippumatta siitä, seuraavatko he sinua työtoverina.
Tunnisteet näkyvät myös tunnisteiden kokoelmassa, jota kutsutaan joskus tunnistepilveksi, jota käyttäjät voivat tarkastella profiilissasi. Ihmiset voi myös tarkastella lisätietoja tunnisteesta sekä tunnisteeseen liittyviä viimeaikaisia toimintoja, kuten sitä, milloin joku on käyttänyt kyseistä tunnistetta. Käyttämäsi tunnisteet voivat myös käsitellä yrityksen avainsanoja, joita organisaatiosi hallitsee keskitetysti. Lisätietoja on organisaatiosi termistöjä ja yrityksen avainsanoja hallinnoivan henkilön ohjeaiheessa.
Voit merkitä tunnisteen julkiseksi tai yksityiseksi. Jos luot tunnisteen julkisena tunnisteena, mutta merkitset sen sitten yksityiseksi tai poistat sen myöhemmin, se ei vaikuta päivitykseen, jonka ihmiset saavat uutissyötteissään, kun tunniste luotiin ensimmäisen kerran. Tunnisteen alkuperäinen päivitys säilyy ihmisten uutissyötteissä. Kun merkitset tunnisteen yksityiseksi, url-osoite tai tiedosto, johon tunniste osoittaa, ei ole enää käyttäjien käytettävissä. Käyttäjät näkevät kuitenkin yksityisiksi merkitsemiesi tunnisteiden tekstin.
Luokitukset
Jos luokitusominaisuus on otettu käyttöön kirjastossa, käyttäjät, joilla on sisällön käyttöoikeus, voivat arvioida sen tähtijärjestelmällä. Kirjaston määritysten mukaan tekijä ja käyttäjät, joilla on oikeus tarkastella sisältöä, näkevät asiakirjan luokitusten kokonaismäärän, mutta eivät tietoja siitä, kuka on käyttänyt luokitusta (esimerkiksi käyttäjänimiä ei näytetä luokitusten vieressä). Microsoft SharePoint Server tallentaa kuitenkin käyttäjänimet, ja sharepoint-yhteensopivat ohjelmat ja ratkaisut voivat käyttää käyttäjänimiä.
Jos käyttäjät ovat lisänneet sinut työtoverikseen, he saavat uutissyötteessään päivityksen, kun arvioit sisältöä, edellyttäen, että heillä on oikeus tarkastella sisältöä. He näkevät linkin luokiteltuun sisältöön ja siihen lisäämäsi luokituksen. Profiilisi Viimeisimmät aktiviteetit -osassa näkyy myös päivitys, jota voivat tarkastella kaikki käyttäjät, joilla on oikeus tarkastella omaa sivustoasi ja luokittelemaasi sisältöä.
Huomautukset
Voit kirjoittaa asiakirjoja ja sivuja koskevat muistiinpanot, joita käyttäjät voivat tarkastella käydessään niissä asiakirjoissa ja sivuilla, joissa muistiinpanoja on käytetty. Voit myös kirjoittaa muistiinpanoja muiden henkilöiden profiileihin sekä omaan profiiliisi.
Ihmiset, jotka seuraavat toimintaasi työtoverina, saavat uutissyötteessään päivityksen kirjoittamistasi muistiinpanoista. Profiilisi Viimeisimmät aktiviteetit - osiossa näkyvät muistiinpanot, jotka olet äskettäin kirjoittanut eri sisältökappaleisiin, jos katseluohjelmalla on pääsy sisältöön.
Julkaisemasi muistiinpanot näkyvät kaikille. Voit muokata tai poistaa muistiinpanoa sen luomisen jälkeen, mutta se ei vaikuta päivitykseen, jonka käyttäjät saavat uutissyötteissään tai joka näkyy Viimeisimmät aktiviteetit - kohdassa, kun muistiinpano luodaan ensimmäisen kerran.
Tilaviestit
Voit jakaa ajatuksesi lyhyen tilaviestin kautta, joka näkyy nimesi ja kuvasi vieressä, kun käyttäjät vierailevat profiilissasi.
Ihmiset, jotka seuraavat toimintaasi työtoverina, saavat päivityksen uutissyötteessään, kun muutat tilaviestiäsi. Päivitykset tilaviestiisi näkyvät myös profiilisi Viimeisimmät aktiviteetit -osassa. Voit muokata tai poistaa tilaviestiä, mutta se ei vaikuta alkuperäiseen päivitykseen, jonka käyttäjät saavat uutissyötteissään tai joka näkyy viimeaikaisissa toiminnoissasi.
Työtoveri- ja avainsanaehdotusten ymmärtäminen
Oman sivuston määritysten ja asennettujen ohjelmien mukaan saatat saada työtovereille ja avainsanoille ehdotuksia, joiden avulla voit muodostaa entistä nopeamman yhteyden ihmisiin ja tietoihin.
Nämä ehdotukset voivat perustua siihen, miten käytät SharePoint-yhteensopivia ohjelmia, kuten Microsoft Outlook 2010.
Esimerkiksi Outlook 2010 SharePoint Server -työtoverin apuohjelma etsii lähetetystä sähköpostikansiosta tiettyjä nimiä ja avainsanoja sekä nimien ja avainsanojen esiintymistiheyttä. Luettelo päivitetään säännöllisesti ja tallennetaan tietokoneen kiintolevylle.
Näet luettelon mahdollisista työtovereista profiilisi Lisää työtovereita -sivulla, jossa voit hyväksyä tai hylätä työtoverit.
Voit tarkastella ehdotettujen avainsanojen luetteloa, kun muokkaat profiiliasi, ja voit hyväksyä tai hylätä avainsanat. Hyväksytyt avainsanat lisätään profiilisi Kysy minulta - osioon tai Kiinnostuksen kohteet - osioon.
Sen hallinta, analysoidaanko lähetetyt sähköpostiviestit työtoveri- ja avainsanaehdotuksia varten
Voit estää sähköpostin analysoinnin hallitsemalla joidenkin sähköpostiohjelmien asetuksia. Voit esimerkiksi poistaa sähköpostianalyysin käytöstä Outlook 2010 noudattamalla seuraavia ohjeita. Jos käytät toista ohjelmaa, joka voi analysoida työtoverille lähetettyjä sähköpostiviestejä ja avainsanaehdotuksia, katso ohje ohjelman ohje.
-
Valitse Outlook 2010Tiedosto-valikko ja valitse sitten Asetukset.
-
Valitse Lisäasetukset ja vieritä Muut-osaan .
-
Poista Salli lähetettyjen sähköpostiviestien analysointi sellaisten henkilöiden tunnistamiseksi, joista yleensä keskustelet, ja lataa nämä tiedot Oletusarvoiseen SharePoint Serveriin -valintaruudun valinta.
-
Valitse OK.
Sen hallinta, lähettääkö SharePoint Server ehdotuksia työtovereille ja avainsanoja sähköpostitse
Oman sivuston määritysten mukaan saatat saada sähköpostitse ehdotuksia työtovereille ja lisättäville avainsanoille. Voit kieltäytyä vastaanottamasta näitä sähköpostiviestejä noudattamalla seuraavia ohjeita SharePoint Serverissä.
-
Toimi seuraavasti:
-
Jos tarkastelet jo henkilön profiilia tai oman sivuston sivua, valitse Oma profiili.
-
Jos tarkastelet erityyppistä sivua SharePoint-sivustossa, napsauta nimeäsi oikeassa yläkulmassa
-
-
Valitse Muokkaa omaa profiilia.
-
Vieritä Asetukset-osioon ja poista Sähköposti-ilmoitusten vierestä Lähetä minulle ehdotuksia uusille työtovereille ja avainsanoille -valintaruudun valinta.
Profiilisi joidenkin tietojen käyttöoikeuden hallinta
Sen mukaan, miten profiilisi on määritetty, voit määrittää tietosuojaluokkien avulla, että vain tietyt henkilöt voivat tarkastella joitakin profiilisi tietoja, sivustosi ja jakeluluettelosi jäsenyyksiä sekä työtoveriluetteloasi. Haluat ehkä esimerkiksi, että kaikki profiilisi käyttäjät näkevät kaikki sivustot, joihin kuulut.
Huomautus: Järjestelmänvalvoja voi mukauttaa tai rajoittaa sitä, voitko käyttää tietosuojaluokkia profiilisi, jäsenluettelosi ja työtoveriluettelosi tiedoissa.
Profiilisi tiedot saattavat sisältää järjestelmänvalvojan tietoja, mutta voit ehkä muokata sitä, kuka näkee joitakin henkilökohtaisia tietoja, kuten henkilökohtaisen puhelinnumerosi.
Profiilisi Jäsenyydet-sivulla on luettelo sivustoista ja jakeluluetteloista, johon kuulut. Sen mukaan, miten oma sivusto on määritetty, voit käyttää tietosuojaluokkaa jokaisessa jäsenyydessä.
Työkavereihisi kuuluu yleensä työryhmäsi jäseniä sekä muita henkilöitä, joiden toimintoja haluat seurata. Voit järjestää työtoverisi ryhmiin, mutta voit hallita vain sitä, kuka näkee työtoverisi, noudattamalla seuraavia tietosuojaluokkia:
-
Kaikki
-
Kollegani
-
Oma tiimi
-
Oma esimies
-
Vain minä
Tietosuojaluokkien käyttäminen profiilitietoihin, jäsenyyksiin ja työtoveriluetteloon
Voit muuttaa profiilisi profiilitietojen, jäsenyyksien ja työtovereiden luettelon tietosuojaluokkia.
-
Toimi seuraavasti:
-
Jos tarkastelet jo henkilön profiilia tai oman sivuston sivua, valitse Oma profiili.
-
Jos tarkastelet erityyppistä sivua SharePoint-sivustossa, napsauta nimeäsi oikeassa yläkulmassa
-
-
Jos haluat muokata joitakin profiilitietojasi, valitse kuvamme alta Muokkaa omaa profiilia.
-
Jos haluat muokata jäsenyyksiä, valitse Jäsenyydet. Valitse muokattavien jäsenyyksien vieressä oleva valintaruutu ja valitse sitten Muokkaa jäsenyyksiä.
-
Jos haluat muokata työtoveriluetteloa, valitse Työtoverit, valitse niiden työtovereiden valintaruudut, joiden asetuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Muokkaa työtovereita.
-
Tee haluamasi muutokset ja valitse sitten OK.
Työtoverin lisääminen tiimiin
Voit käyttää Oman tiimin tietosuoja -asetusta joihinkin profiilisi, jäsenyytesi tai työtoveriluettelosi tietoihin, jos haluat hallita sitä, kenellä on käyttöoikeus tarkastella niitä. Voit esimerkiksi jakaa kohteen vain työryhmäsi kanssa kaikkien työtovereidesi tai kaikkien niiden käyttäjien sijaan, joilla on oikeus tarkastella profiiliasi.
Voit lisätä henkilön tiimiin, jos hänellä on oikeus tarkastella omaa sivustoasi riippumatta siitä, onko kyseessä suoraan osastollasi oleva henkilö vai joku, jonka kanssa työskentelet läheisesti toisessa osastossa.
-
Toimi seuraavasti:
-
Jos tarkastelet jo henkilön profiilia tai oman sivuston sivua, valitse Oma profiili.
-
Jos tarkastelet erityyppistä sivua SharePoint-sivustossa, napsauta nimeäsi oikeassa yläkulmassa
-
-
Valitse Työtoverit, valitse työtoveri, jonka haluat lisätä tiimiin, ja valitse sitten Muokkaa työtovereita. Voit halutessasi valita useita työtovereita.
-
Valitse Lisää ryhmään - osan Lisää tiimiin -kohdassa Kyllä.
-
Napsauta OK.
Vihje: Kun lisäät uusia henkilöitä työtovereiksi, voit lisätä heidät tiimiin Lisää tiimiin -asetuksella.
