Oman Microsoft MyAnalytics -koontinäytön ja Outlook-apuohjelman tietosuojaopas

MyAnalytics auttaa käyttäjiä ymmärtämään paremmin, miten he tekevät yhteistyötä työtovereidensa kanssa ja miten he käyttävät työaikaansa. Se tarjoaa hyödyllisiä tietoja, joiden avulla käyttäjät voivat priorisoida ja käyttää aikaansa tehokkaammin. Tämä opas tarjoaa yleiskatsauksen siitä, mitä tietoja MyAnalytics kerää ja miten se käyttää niitä sekä siitä, miten tietosuoja, valinnanvapaus ja erilaiset hallintatoiminnot on huomioitu siinä.

Datan muuntaminen

MyAnalytics tarjoaa hyödyllisiä tietoja kolmen datatyypin (eli tietotyypin) avulla:

  1. Se hyödyntää käyttäjän Office 365 -postilaatikon sähköposti- ja kalenteritietoja, esimerkiksi kokouksiin kulutettua aikaa ja tietylle henkilölle lähetettyjä sähköposteja.

  2. Se hyödyntää tietoja niiden henkilöiden toiminnoista, joille käyttäjä lähettää sähköpostia, mutta näitä tietoja hyödynnetään vain koostemuodossa yksittäisten käyttäjien tietosuojan takaamiseksi.

  3. Se hyödyntää käyttäjän organisaation muiden käyttäjien toimintojen luomia Office 365 -tietoja koostemuodossa.

    Huomautus: MyAnalytics ei käytä ulkoisten käyttäjien tietoja.

Ensimmäistä tietotyyppiä kutsutaan postilaatikkotiedoiksi. Toista ja kolmatta tietotyyppiä kutsutaan tukitiedoiksi.

MyAnalytics näyttää postilaatikkotiedot täysin uusin tavoin. MyAnalytics tarjoaa esimerkiksi näkymiä, joiden avulla käyttäjät näkevät nopeasti, paljonko heiltä kuluu aikaa kokouksiin ja sähköpostin käyttöön joka päivä, kenen kanssa he tekevät eniten yhteistyötä ja kehen he eivät ole olleet yhteydessä. Kaikki tämä näytetään täysin niiden tietojen perusteella, jotka ovat jo käyttäjän saatavilla hänen omassa postilaatikossaan.

Tukitietojen avulla MyAnalytics tarjoaa koko organisaation laajuisia vertailuarvoja, jotta työntekijät voivat vertailla omia työtapojaan organisaation muihin käyttäjiin. Myös MyAnalyticsin Outlook-apuohjelma käyttää näitä tukitietoja: se tarjoaa tilastoja käyttäjän sähköpostiin liittyvistä toiminnoista. Kun MyAnalytics käyttää tukitietoja, se ei tunnista käyttäjiä nimeltä tietosuojasyistä.

...tiedoiksi ja uusiksi näkökulmiksi

Alla on muutamia esimerkkejä, joiden avulla saat paremman kuvan siitä, miten MyAnalytics tarjoaa postilaatikkotietojen perusteella uudenlaisia näkökulmia ja hyödyllisiä oivalluksia. Jos käyttäjä haluaa tarkistaa, kuka lähetti hänelle eniten sähköpostia viime viikon aikana, hän voisi laskea kaikkien saamiensa sähköpostien määrän manuaalisesti ja laskea sitten myös, kuka on lähettänyt hänelle eniten ja kuka vähiten sähköpostia. Käyttäjä voisi myös laskea manuaalisesti sähköpostiensa vastausajat postilaatikon aikaleimatietojen avulla Käyttäjän omien postilaatikkotietojen pohjalta voidaan johtaa monia erilaisia arvoja ja tietoja:

  • kokouksiin ja sähköpostiin käytetty aika

  • kellonaika, jolloin käyttäjä käyttää eniten sähköpostia

  • kokouksettomat ajankohdat käyttäjän kalenterissa (häiriötöntä työskentelyä varten)

  • työtoverit, joille käyttäjä lähettää eniten sähköpostia ja joita hän tapaa eniten

  • lähetettyjen ja vastaanotettujen sähköpostien keskimääräinen vastausaika.

Alla olevassa kuvassa näkyy esimerkiksi käyttäjän oma MyAnalytics-koontinäyttö. Se näyttää, kuinka paljon aikaa käyttäjältä kuluu kokouksiin ja sähköposteihin, paljonko hänellä on aikaa itselleen (keskittymistunnit) ja työn ulkopuolinen aika (vapaa-aika)

Delve Analyticsin omasta koontinäytöstä näet viikoittaiset tilastot ajankäytöstäsi

Kaikki alla olevat tilastot lasketaan tiedoista, jotka ovat jo käyttäjien saatavilla postilaatikoissaan. Ne muodostavat osan postilaatikkotiedoista.

Saat lisätietoja näiden ja muiden arvojen laskemisesta MyAnalytics-koontinäytön ohjeartikkelista.

Postilaatikkotietoihin perustuvien arvojen näyttämisen lisäksi MyAnalytics näyttää myös tukitietoihin perustuvia tilastoja: esimerkiksi organisaation käyttäjien keskimäärin kokouksiin ja sähköpostiin käyttämän ajan sekä sen, milloin käyttäjät todennäköisimmin lukevat sähköpostia. Näissä tilastoissa on syytä huomioida, että ne näytetään koostemuodossa, jolloin niistä ei voida tunnistaa ketään yksittäistä käyttäjää. Tämä takaa käyttäjien tietosuojan. MyAnalytics ei käytä tukitietoja yksittäisten käyttäjien tai heidän yksittäisten toimintojensa tunnistamiseen.

Huomautus: Tukitiedoista ei pelkästään voida suurella todennäköisyydellä tunnistaa ketään yksittäistä henkilöä suoraan tai epäsuoraan eikä muihinkaan saatavilla oleviin tietoihin yhdistettynä.

MyAnalytics esimerkiksi näyttää käyttäjille organisaation keskiarvon kokouksiin kuluvasta ajasta jokaisen käyttäjän koontinäytössä, mutta tästä näkymästä on mahdoton tunnistaa ketään yksittäistä käyttäjää.

Kokousajasta näet, kuinka paljon aikaa olet käyttänyt kokouksiin viikon aikana

MyAnalytics näyttää käyttäjille tukitietojen perusteella myös sen, kuinka suuri osuus sähköposteista luetaan. Alla oleva kuva osoittaa, kuinka suuri osuus sähköposteista luetaan, kun ne lähetetään suoraan yksittäisille käyttäjille, ja kuinka suuri osuus ryhmille lähetetyistä sähköposteista luetaan.

Sähköpostin käytöstä näet arvion sähköpostien lähettämiseen ja lukemiseen käyttämästäsi ajasta.

Näitä tietoja käyttäjät eivät näe postilaatikoissaan. Siksi ne ovat tukitietoja, jotka näytetään siten, että niistä ei voida tunnistaa ketään yksittäistä käyttäjää tai heidän toimiaan.

Tietosuoja kaiken keskiössä

MyAnalytics tarjoaa kaikki nämä tiedot ja näkökulmat koontinäytössä, joka on räätälöity kullekin käyttäjälle. MyAnalytics ei sisällä mitään keinoa tai tarjoa mitään tapaa käyttää kenenkään muun käyttäjän koontinäyttöä. MyAnalytics ei siis anna esimiehille tai organisaatioille oikeutta käyttää yksittäisten käyttäjien koontinäyttöjä.

MyAnalytics on suunniteltu siten, että se rajoittaa käyttäjän koontinäytössä tietyistä ihmisistä näytettäviä tietoja sen perusteella, mitä käyttäjillä on jo käytettävissään postilaatikoissa.

Kun MyAnalytics hyödyntää tukitietoja tilastoja varten, se pyrkii takaamaan yksittäisten käyttäjien tietosuojan raportoimalla näitä tietoja vain, kun tietty ryhmän vähimmäiskoko täyttyy. Lisäksi nollan tai sadan prosentin tilastotuloksia ei näytetä, koska niistä voitaisiin tunnistaa yksittäisten käyttäjien tietoja (esimerkiksi se, että kaikki sähköpostin vastaanottajat lukivat sähköpostin tai kukaan ei lukenut sitä). Käyttäjä näkee sen sijaan ilmoituksen siitä, että viestiä on luettu paljon tai vähän (tai jonkin vastaavan sanallisen ilmoituksen). MyAnalytics takaa käyttäjien tietosuojan hyödyntämällä räätälöityjä koontinäyttöjä ja koostetietoja, joista ei voida tunnistaa yksittäisiä käyttäjiä tai toimia.

Huomautus: Nykyinen MyAnalytics-versio vaatii, että ryhmissä, joiden tietoja raportoidaan, on vähintään viisi henkilöä. Tulevissa MyAnalytics-versioissa IT-järjestelmänvalvojat voivat myös suurentaa tätä pienintä vaadittua ryhmäkokoa.

Kun käyttäjät antavat omia tietojaan tukitiedoissa hyödynnettäväksi, he antavat itselleen ja työtovereilleen mahdollisuuden hyödyntää arvokasta kontekstitietoja ja käteviä vertailuja. Jos käyttäjä ei kuitenkaan halua antaa omia tietojaan tukitietotilastoissa käytettäväksi, hän voi kieltäytyä MyAnalytics-käytöstä milloin tahansa. Käyttäjä voi myös muuttaa mieltään ja jatkaa osallistumista milloin tahansa.

MyAnalytics: valinnanvapaus ja hallintatoiminnot

Näiden tietosuojamenetelmien lisäksi MyAnalytics tarjoaa joustavat ja määritettävissä olevat hallintatoiminnot, joilla organisaatiot ja niiden käyttäjät voivat vastata erilaisiin käytäntö- sekä lainsäädäntövaatimuksiin tietosuojaan ja työntekijöiden tietojen käyttöön liittyen.

Järjestelmänvalvojat voivat tehdä seuraavia valintoja, kun he ottavat MyAnalyticsia käyttöön organisaatiossa:

  1. He voivat valita, ketkä käyttäjät voivat käyttää MyAnalyticsia tai kenellä on oikeus sen käyttöön.

    • Järjestelmänvalvojat voivat valita, ketkä käyttäjät voivat käyttää MyAnalyticsia. He voivat tehdä tämä myöntämällä käyttöoikeuksia vain haluamilleen käyttäjille (heitä kutsutaan käyttöoikeudellisiksi käyttäjiksi).

  2. Järjestelmänvalvojat voivat valita, mikä käyttöoikeudellisen käyttäjän oletusasetus tukitietojen käytölle on.

    • Järjestelmänvalvojat voivat määrittää MyAnalyticsin oletusarvoisesti pois käytöstä, jolloin käyttöoikeudellisten käyttäjien täytyy ottaa MyAnalytics käyttöön itse, jos he haluavat osallistua tukitietojen tilastoihin ja käyttää koontinäyttöään ja Outlook-apuohjelmaa Järjestelmänvalvojat voivat myös määrittää MyAnalyticsin oletusarvoisesti käyttöön. Tässä tapauksessa käyttöoikeudelliset käyttäjät osallistuvat automaattisesti tukitietojen tilastoihin ja voivat käyttää koontinäyttöään ja -apuohjelmaa, mutta he voivat kuitenkin kieltäytyä käytöstä Asetukset-valikossa.

      Huomautus: Käyttöoikeudellisen käyttäjän täytyy sallia käyttö, jotta hän voi jatkaa tukitietojen tilastoihin osallistumista ja MyAnalyticsin käyttöä. Jos käyttäjä kieltäytyy käytöstä, hän ei voi enää käyttää MyAnalyticsia.

  3. Järjestelmänvalvojat voivat määrittää, keiden luottamuksellisissa asemissa työskentelevien työntekijöiden ei tulisi koskaan osallistua tukitietotilastoihin.

    • Joissain organisaatiossa voi olla työntekijöitä rooleissa, joissa tukitietotilastoihin osallistuminen ei ole soveliasta. Tätä varten MyAnalytics antaa järjestelmänvalvojille mahdollisuuden sulkea käyttäjiä pois. Pois suljetut käyttäjät eivät voi itse valita osallistuvansa tukitietotilastoihin. MyAnalytics on kuitenkin muuten tällaisten käyttäjien käytettävissä, jos he saavat käyttöoikeuden.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×