Oman Microsoft MyAnalytics -koontinäytön ja Outlook-apuohjelman tietosuojaopas

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

MyAnalytics auttaa käyttäjiä ymmärtää helpommin, miten ne tehdä yhteistyötä työtovereiden kanssa ja kuinka ne aikaa niiden käytössä. Oppaassa on hyödyllisiä tietoja, jotka auttavat käyttäjiä priorisoida ja aikaa niiden tehokkaasti. Tämän oppaan lähinnä antamaan korkean tason yleiskatsaus tietojen kerääminen ja MyAnalyticsja miten tietosuoja, valinta ja ohjausobjektien on sisällytetty rakenteineen käyttämät tietotyypit.

Datan muuntaminen

MyAnalytics tarjoaa hyödyllisiä tietoja kolmen datatyypin (eli tietotyypin) avulla:

  1. Sähköpostin ja kalenterin-toiminto, joka on käytettävissä käyttäjän Office 365 postilaatikon, kuten aikaa kulunut kokouksissa, sähköpostit lähetetään lähetettävän viestin tietylle henkilölle tai lausekkeita, jotka käyttäjä tekee sähköpostitse.

  2. Se hyödyntää tietoja niiden henkilöiden toiminnoista, joille käyttäjä lähettää sähköpostia, mutta näitä tietoja hyödynnetään vain koostemuodossa yksittäisten käyttäjien tietosuojan takaamiseksi.

  3. Se hyödyntää käyttäjän organisaation muiden käyttäjien toimintojen luomia Office 365 -tietoja koostemuodossa.

    Huomautus: MyAnalytics ei käytä ulkoisten käyttäjien tietoja.

Ensimmäistä tietotyyppiä kutsutaan postilaatikkotiedoiksi. Toista ja kolmatta tietotyyppiä kutsutaan tukitiedoiksi.

MyAnalytics pintoja tiedot kokonaan uusilla tavoilla. Esimerkiksi MyAnalytics sisältää näkymää, joissa käyttäjät nopeasti ymmärtää, kuinka paljon aikaa ne käyttävät kokoukset, paljonko aikaa ne käyttävät sähköpostin päivittäin, jotka ne yhteiskäytön useimmat, jotka ne menettämättä kosketus- ja ja kenelle ne ovat tehneet sitoumukset ja pyynnöt. Nämä esiin kokonaan tiedoista, joka on jo postilaatikkoonsa käyttäjien käytettävissä.

Tukitietojen avulla MyAnalytics tarjoaa koko organisaation laajuisia vertailuarvoja, jotta työntekijät voivat vertailla omia työtapojaan organisaation muihin käyttäjiin. Myös MyAnalyticsin Outlook-apuohjelma käyttää näitä tukitietoja: se tarjoaa tilastoja käyttäjän sähköpostiin liittyvistä toiminnoista. Kun MyAnalytics käyttää tukitietoja, se ei tunnista käyttäjiä nimeltä tietosuojasyistä.

...tiedoiksi ja uusiksi näkökulmiksi

Selvittääksesi, miten tiedot on monta MyAnalytics havainnollistamisen perusta, harkitse seuraavissa tilanteissa. Jos käyttäjä tuttuihin lähettäjän useimmat sähköpostin edellisen viikon aikana, ne voi laskea manuaalisesti kaikilta eri henkilöt vastaanotettuja sähköpostiviestejä kanssa toimivat kokonaismäärän, ja järjestä ne sitten henkilö, joka on lähetetty henkilölle, joka on lähettänyt th suurin e vähintään. Vastaavasti käyttämällä yksinkertaisten matemaattisten käyttäjä-voitu määrittää niiden sähköpostit aikaleima tiedot helposti saatavilla käyttäminen postilaatikkoonsa keskimääräinen vastauksen aika. Lisäksi käyttäjä voi tarkastella niiden sähköpostit, voit luoda luettelon kunkin henkilön, jolle käyttäjä on tehnyt sitoumusta. On erilaisia arvot ja nopeasti näkymiä, jotka voidaan kehittää sellaisen käyttäjän omia tiedot:

  • kokouksiin ja sähköpostiin käytetty aika

  • kellonaika, jolloin käyttäjä käyttää eniten sähköpostia

  • kokouksettomat ajankohdat käyttäjän kalenterissa (häiriötöntä työskentelyä varten)

  • työtoverit, joille käyttäjä lähettää eniten sähköpostia ja joita hän tapaa eniten

  • lähetettyjen ja vastaanotettujen sähköpostien keskimääräinen vastausaika.

  • Asiat, jotka käyttäjä on hyväksynyt tekemään muiden koostettu näkymä.

Alla olevassa kuvassa näkyy esimerkiksi käyttäjän oma MyAnalytics-koontinäyttö. Se näyttää, kuinka paljon aikaa käyttäjältä kuluu kokouksiin ja sähköposteihin, paljonko hänellä on aikaa itselleen (keskittymistunnit) ja työn ulkopuolinen aika (vapaa-aika)

Delve Analyticsin omasta koontinäytöstä näet viikoittaiset tilastot ajankäytöstäsi

Kaikki alla olevat tilastot lasketaan tiedoista, jotka ovat jo käyttäjien saatavilla postilaatikoissaan. Ne muodostavat osan postilaatikkotiedoista.

Saat lisätietoja siitä, miten ne ja muut arvot on laskettu MyAnalytics Raporttinäkymät-ikkunan .

Toinen esimerkki siitä, miten MyAnalytics käyttää tiedot on sitoumus muistutuksia.  MyAnalytics käyttää automaattinen oppiminen tunnistavan esiintymät sähköpostitse koneen kohtaa, johon käyttäjä on luvannut tehtävä joitakin toisen henkilön puolesta. Nämä tiedot ovat helposti käyttäjän sähköpostin liitteenä käyttäjän käytössä. MyAnalytics esittää tiedot vain niin, että on helpompi käyttäjä voi seurata ja tarkastella.

Postilaatikkotietoihin perustuvien arvojen näyttämisen lisäksi MyAnalytics näyttää myös tukitietoihin perustuvia tilastoja: esimerkiksi organisaation käyttäjien keskimäärin kokouksiin ja sähköpostiin käyttämän ajan sekä sen, milloin käyttäjät todennäköisimmin lukevat sähköpostia. Näissä tilastoissa on syytä huomioida, että ne näytetään koostemuodossa, jolloin niistä ei voida tunnistaa ketään yksittäistä käyttäjää. Tämä takaa käyttäjien tietosuojan. MyAnalytics ei käytä tukitietoja yksittäisten käyttäjien tai heidän yksittäisten toimintojensa tunnistamiseen.

Huomautus: Tukitiedoista ei pelkästään voida suurella todennäköisyydellä tunnistaa ketään yksittäistä henkilöä suoraan tai epäsuoraan eikä muihinkaan saatavilla oleviin tietoihin yhdistettynä.

MyAnalytics esimerkiksi näyttää käyttäjille organisaation keskiarvon kokouksiin kuluvasta ajasta jokaisen käyttäjän koontinäytössä, mutta tästä näkymästä on mahdoton tunnistaa ketään yksittäistä käyttäjää.

Kokousajasta näet, kuinka paljon aikaa olet käyttänyt kokouksiin viikon aikana

MyAnalytics näyttää käyttäjille tukitietojen perusteella myös sen, kuinka suuri osuus sähköposteista luetaan. Alla oleva kuva osoittaa, kuinka suuri osuus sähköposteista luetaan, kun ne lähetetään suoraan yksittäisille käyttäjille, ja kuinka suuri osuus ryhmille lähetetyistä sähköposteista luetaan.

Sähköpostin käytöstä näet arvion sähköpostien lähettämiseen ja lukemiseen käyttämästäsi ajasta.

Näitä tietoja käyttäjät eivät näe postilaatikoissaan. Siksi ne ovat tukitietoja, jotka näytetään siten, että niistä ei voida tunnistaa ketään yksittäistä käyttäjää tai heidän toimiaan.

Tietosuoja kaiken keskiössä

MyAnalytics on kaikki nämä tiedot saatavilla Raporttinäkymät-ikkunan, joka on muokattu kullekin käyttäjälle. MyAnalytics ei ole järjestelmä tai vaihtoehto, joka antaa kenen tahansa, mutta käyttäjä voi käyttää heidän Raporttinäkymät-ikkunan. Tarkemmin sanottuna MyAnalytics ei anna kaikki hänen esimiehensä tai organisaation access käyttäjän Raporttinäkymät-ikkunan.

MyAnalytics on suunniteltu siten, että se rajoittaa käyttäjän koontinäytössä tietyistä ihmisistä näytettäviä tietoja sen perusteella, mitä käyttäjillä on jo käytettävissään postilaatikoissa.

Kun MyAnalytics hyödyntää tukitietoja tilastoja varten, se pyrkii takaamaan yksittäisten käyttäjien tietosuojan raportoimalla näitä tietoja vain, kun tietty ryhmän vähimmäiskoko täyttyy. Lisäksi nollan tai sadan prosentin tilastotuloksia ei näytetä, koska niistä voitaisiin tunnistaa yksittäisten käyttäjien tietoja (esimerkiksi se, että kaikki sähköpostin vastaanottajat lukivat sähköpostin tai kukaan ei lukenut sitä). Käyttäjä näkee sen sijaan ilmoituksen siitä, että viestiä on luettu paljon tai vähän (tai jonkin vastaavan sanallisen ilmoituksen). MyAnalytics takaa käyttäjien tietosuojan hyödyntämällä räätälöityjä koontinäyttöjä ja koostetietoja, joista ei voida tunnistaa yksittäisiä käyttäjiä tai toimia.

Huomautus: Nykyisen version MyAnalytics pakottaa vähintään viisi koon.

Kun käyttäjät antavat omia tietojaan tukitiedoissa hyödynnettäväksi, he antavat itselleen ja työtovereilleen mahdollisuuden hyödyntää arvokasta kontekstitietoja ja käteviä vertailuja. Jos käyttäjä ei kuitenkaan halua antaa omia tietojaan tukitietotilastoissa käytettäväksi, hän voi kieltäytyä MyAnalytics-käytöstä milloin tahansa. Käyttäjä voi myös muuttaa mieltään ja jatkaa osallistumista milloin tahansa.

MyAnalytics: valinnanvapaus ja hallintatoiminnot

Näiden tietosuojamenetelmien lisäksi MyAnalytics tarjoaa joustavat ja määritettävissä olevat hallintatoiminnot, joilla organisaatiot ja niiden käyttäjät voivat vastata erilaisiin käytäntö- sekä lainsäädäntövaatimuksiin tietosuojaan ja työntekijöiden tietojen käyttöön liittyen.

Järjestelmänvalvojat voivat tehdä seuraavia valintoja, kun he ottavat MyAnalyticsia käyttöön organisaatiossa:

  1. He voivat valita, ketkä käyttäjät voivat käyttää MyAnalyticsia tai kenellä on oikeus sen käyttöön.

    • Järjestelmänvalvojat voivat valita, ketkä käyttäjät voivat käyttää MyAnalyticsia. He voivat tehdä tämä myöntämällä käyttöoikeuksia vain haluamilleen käyttäjille (heitä kutsutaan käyttöoikeudellisiksi käyttäjiksi).

  2. Järjestelmänvalvojat voivat valita, mikä käyttöoikeudellisen käyttäjän oletusasetus tukitietojen käytölle on.

    • Järjestelmänvalvojien määrittää MyAnalytics on oletusarvoisesti pois käytöstä, mikä tarkoittaa, että käyttöoikeuksia on erikseen sisältyy, MyAnalytics vaikuttavat osittaiset tiedot ja käyttää niiden Raporttinäkymät-ikkunan ja Outlook apuohjelman vaihtoehtoisesti MyAnalytics voi määrittää oletusarvo on käytössä, eli käyttöoikeuksia näkyy automaattisesti osaltaan osittaiset tiedot ja käyttää niiden Raporttinäkymät-ikkunan ja Outlook-apuohjelma, mutta voit myöhemmin jättäytyä asetukset -valikon kautta.

      Huomautus: Käyttöoikeudellisen käyttäjän täytyy sallia käyttö, jotta hän voi jatkaa tukitietojen tilastoihin osallistumista ja MyAnalyticsin käyttöä. Jos käyttäjä kieltäytyy käytöstä, hän ei voi enää käyttää MyAnalyticsia.

  3. Järjestelmänvalvojat voivat määrittää, keiden luottamuksellisissa asemissa työskentelevien työntekijöiden ei tulisi koskaan osallistua tukitietotilastoihin.

    • Joissain organisaatiossa voi olla työntekijöitä rooleissa, joissa tukitietotilastoihin osallistuminen ei ole soveliasta. Tätä varten MyAnalytics antaa järjestelmänvalvojille mahdollisuuden sulkea käyttäjiä pois. Pois suljetut käyttäjät eivät voi itse valita osallistuvansa tukitietotilastoihin. MyAnalytics on kuitenkin muuten tällaisten käyttäjien käytettävissä, jos he saavat käyttöoikeuden.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×