Ohjeita laskentataulukon tietojen järjestämiseen ja muotoiluun

Microsoft Office Excelissä on paljon ominaisuuksia, jotka helpottavat tietojen hallintaa ja analysointia. Jotta ominaisuuksia voidaan käyttää tehokkaasti, tiedot kannattaa järjestää ja muotoilla laskentataulukkoon seuraavien ohjeiden mukaisesti.

Tämän artikkelin sisältö

Tietojen järjestelyohjeet

Tietojen muotoiluohjeet

Tietojen järjestelyohjeet

Sijoita samankaltaiset osat samaan sarakkeeseen    Järjestä tiedot siten, että kaikilla riveillä on samankaltaiset kohteet samassa sarakkeessa.

Pidä tietoalueen erillään    Jätä ainakin yksi tyhjä sarake ja yksi tyhjä rivi aiheeseen liittyvän tietoalueen ja muiden tietojen väliin laskentataulukossa. Excel tunnistaa ne helpommin ja osaa valita alueen, kun tietoja lajitellaan, suodatetaan tai automaattisia välisummia lisätään.

Aseta tärkeät tiedot alueen ylä- tai alapuolelle    Vältä tärkeiden tietojen sijoittamista alueen vasemmalle tai oikealle puolelle, sillä tiedot saatetaan piilottaa, kun suodatat alueen.

Vältä tyhjiä rivejä ja sarakkeita alueessa    Vältä tyhjien rivien ja sarakkeiden lisäämistä tietoalueeseen. Tällä tavalla varmistat, että Excel tunnistaa helpommin aiheeseen liittyvän tietoalueen ja osaa valita sen.

Näytä kaikki alueen rivit ja sarakkeet    Varmista, että kaikki piilotetut rivit tai sarakkeet näkyvät ennen kuin muokkaat tietoaluetta. Kun alueen rivit ja sarakkeet eivät ole näkyvissä, tiedot saatetaan poistaa vahingossa. Lisätietoja on artikkelissa Rivien ja sarakkeiden piilottaminen tai näyttäminen.

Sivun alkuun

Tietojen muotoiluohjeet

Käytä sarakeotsikoita tietojen yksilöimiseen    Luo sarakeotsikot tietoalueen ensimmäiselle riville käyttämällä tiedoissa erilaista muotoilua. Excel voi käyttää otsikoita raporttien luomiseen sekä tietojen etsimiseen ja järjestämiseen. Käyttää sarakeotsikoissa fonttia, tasausta, muotoilua, kuviota, reunaa tai kirjainkokotyyliä, joka poikkeaa alueen tiedoissa käytettävästä muotoilusta. Muotoile solut tekstiksi ennen kuin kirjoitat sarakeotsikot. Lisätietoja on artikkelissa Laskentataulukon muotoilemistavat.

Erota tiedot toisista solujen reunoilla    Kun haluat erottaa otsikot tiedoista, lisää rivejä otsikoiden alle käyttämällä solujen reunoja tyhjien rivien tai katkoviivojen sijasta. Lisätietoja on artikkelissa Laskentataulukon solujen reunaviivojen käyttäminen tai poistaminen.

Vältä virheitä välttämällä solun alussa tai lopussa olevia välilyöntejä    Vältä välilyöntien lisäämistä solun alkuun tai loppuun tietojen sisentämistä varten. Ylimääräiset välilyönnit voivat vaikuttaa lajittelemiseen, hakuun ja solussa käytettyyn muotoiluun. Sisennä tiedot välilyöntien kirjoittamisen sijaan käyttämällä solussa Suurenna sisennystä -komentoa. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen siirtäminen solussa.

Laajenna tietojen muotoilua ja kaavoja    Kun lisäät uusia tietorivejä tietoalueen loppuun, Excel laajentaa muotoilun ja kaavat yhdenmukaisiksi. Kolmessa viidestä edeltävästä solusta on käytettävä samaa muotoilua, jotta muotoilu laajennetaan. Kaikkien edeltävien kaavojen on oltava yhdenmukaisia, jotta kaava laajennetaan. Lisätietoja on ohjeaiheessa Laskentataulukon solujen täyttäminen automaattisesti.

Käytä Excel-taulukkomuotoa toisiinsa liittyvien tietojen käsittelyyn    Voit muuttaa laskentataulukon yhtenäisen solualueen Excel-taulukoksi. Taulukon määrittelemiä tietoja voidaan käsitellä itsenäisesti ulkopuolella olevista tiedoista riippumatta. Voit määrättyjä taulukko-ominaisuuksia käyttämällä lajitella, suodattaa, laskea yhteen tai laskea taulukossa olevat tiedot nopeasti. Voit käyttää taulukko-ominaisuutta myös toisiinsa liittyvien tietojoukkojen lokeroimiseen järjestämällä useissa taulukoissa olevat tiedot yhteen laskentataulukkoon. Lisätietoja on artikkelissa Yleistä Excel-taulukoista.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×