Officen apuohjelmien käyttöönotto Office 365 -hallintakeskuksen avulla

Officen apuohjelmien avulla voit mukauttaa tiedostoja ja helpottaa verkossa olevien tietojen käyttöä (katso Officen apuohjelman käytön aloittaminen). Office 365 -järjestelmänvalvojana voit ottaa käyttöön Office-apuohjelmia organisaatiosi käyttäjille. Avaa tätä varten Office 365 -hallintakeskus ja Keskitetty käyttöönotto -toiminto.

Keskitetty käyttöönotto on suositeltu ja eniten ominaisuuksia sisältävä tapa useimmille järjestelmänvalvojille, kun apuohjelmia halutaan ottaa käyttöön organisaation käyttäjille ja ryhmille. Lisätietoja sen määrittämisestä, tukeeko organisaatio keskitettyä käyttöönottoa, on artikkelissa Sen määrittäminen, toimiiko apuohjelmien keskitetty käyttöönotto Office 365 -organisaatiossa.

Keskitetty käyttöönotto tarjoaa seuraavat edut:

  • Järjestelmänvalvoja voi määrittää apuohjelman suoraan käyttäjälle, useille käyttäjille ryhmän kautta tai kaikille vuokraajassa.

  • Kun soveltuva Office-sovellus käynnistyy, apuohjelma latautuu automaattisesti kyseiselle käyttäjälle. Jos apuohjelma tukee apuohjelmakomentoja, apuohjelma näkyy automaattisesti Office-sovelluksen valintanauhassa.

  • Apuohjelmat eivät enää näy käyttäjille, jos järjestelmänvalvoja poistaa apuohjelman käytöstä tai poistaa sen kokonaan tai jos käyttäjä poistetaan Azure Active Directorystä tai ryhmästä, jolle apuohjelma on määritetty.

Huomautus: Käytä SharePointin sovellusluetteloa ja ota käyttöön apuohjelmia käyttäjille paikallisessa ympäristössä, josta ei ole yhteyttä Office 365:een ja/tai jossa ei tarvita SharePoint-apuohjelmien tukea.

Office-apuohjelmien suositeltu käyttöönottotapa

Apuohjelmien käyttöönottotavaksi kannattaa harkita myös vaiheittaista tapaa sen varmistamiseksi, että apuohjelman käyttöönotto käy sujuvasti. Suosittelemme seuraavaa suunnitelmaa:

  1. Ota apuohjelma käyttöön pienelle joukolle yrityksen sidosryhmiä ja IT-osaston jäseniä. Arvioi, onnistuiko käyttöönotto. Jos onnistui, jatka vaiheeseen 2.

  2. Ota apuohjelma käyttöön suuremmalle käyttäjämäärälle yrityksessä. Valitse käyttäjät, jotka käyttävät apuohjelmaa. Arvioi jälleen tulokset. Jos kaikki sujui hyvin, jatka seuraavaan vaiheeseen ja apuohjelman täydelliseen käyttöönottoon.

  3. Ota käyttöön koko käyttäjäryhmälle.

Käyttäjäryhmän koon mukaan käyttöönottovaiheita voi lisätä tai vähentää.

Officen apuohjelman käyttöönotto Office 365 -hallintakeskuksen avulla

Tutustu ennen aloittamista artikkeliin Sen määrittäminen, toimiiko apuohjelmien keskitetty käyttöönotto Office 365 -organisaatiossa.

  1. Kirjaudu Office 365:een työpaikan tai oppilaitoksen tilillä.

  2. Valitse vasemmasta yläkulmasta sovellusten käynnistyskuvake Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse Järjestelmänvalvoja.

    Vihje: Järjestelmänvalvoja-ruutu näkyy ainoastaan Office 365 -järjestelmänvalvojille.

  3. Valitse siirtymisruudussa Asetukset > Palvelut ja apuohjelmat.

  4. Jos sivun yläreunassa näkyvä sanoma ilmoittaa uudesta Office 365 -hallintakeskus -kohteesta, napsauta sanomaa, jotta pääset hallintakeskuksen kokeiluversioon (katso Tietoja Office 365 -hallintakeskuksesta).

  5. Valitse Lataa apuohjelma sivun yläreunassa.

  6. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista Keskitetty käyttöönotto -sivulta:

    • Haluan lisätä apuohjelman Office-kaupasta

    • Tässä laitteessa on luettelotiedosto (.xml): Valitse tässä vaihtoehdossa Selaa ja etsi käytettävä luettelotiedosto (.xml).

    • Minulla on luettelotiedoston URL-osoite: Kirjoita tässä vaihtoehdossa URL-osoite sille varattuun kenttään.

    Näyttökuvassa näkyy keskitetyn käyttöönoton Uusi apuohjelma -valintaikkuna. Käytettävissä olevia vaihtoehtoja ovat apuohjelman lisääminen Office-kaupan kautta, luettelotiedoston selaaminen tai luettelotiedoston URL-osoitteen kirjoittaminen.

    Huomautus: Tällä hetkellä tuetaan vain Word-, Excel- ja PowerPoint-apuohjelmien lataamista. Outlook-tuki on tulossa pian.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Jos päätit lisätä apuohjelman Office-kauppasta, voit nyt valita apuohjelman valitsemalla Valitse apuohjelma. Huomaa, että voit tarkastella käytettävissä olevia apuohjelmia luokkien Suositellut, Luokitus ja Nimi kautta. Office-kaupasta voit lisätä vain maksuttomia apuohjelmia. Maksullisia apuohjelmia ei tällä hetkellä tueta.

    Huomautus: Kun käytössä on vaihtoehto Office-kauppa, apuohjelman päivitykset ja laajennukset saatetaan automaattisesti käyttäjien saataville ilman lisätoimia.

    Näyttökuvassa näkyy Office-kaupan Valitse apuohjelma -valintaikkuna. Luetteloruutu käytettävissä olevien apuohjelmien tarkastelua varten näyttää luokat Suositellut, Luokitus ja Nimi.
  9. Apuohjelma on nyt käytössä. Apuohjelman sivulla sen tilana on Käytössä samalla tavalla kuin alla olevan näyttökuvan Power BI Tiles -apuohjelman kohdalla. Valitse Kenellä on käyttöoikeus? -kohdasta Muokkaa, jos haluat määrittää, kenelle tämä apuohjelma otetaan käyttöön.

    Huomautus: Oletusarvoisesti apuohjelmaa ei voida ottaa käyttöön kaikille ennen henkilöiden tai ryhmien yksilöimistä.

    Vihje: Lue lisätietoja muista apuohjelmaa koskevista tiloista. Katso Apuohjelmatilat jäljempänä tässä aiheessa.

    Näyttökuvassa näkyy Power BI Tiles -apuohjelman keskitetyn käyttöönoton sivu. Kenellä on käyttöoikeus -nimisen kentän arvo on Ei määritetty tällä hetkellä ja kohdistin osoittaa Muokkaa-kohtaa.
  10. Valitse Muokkaa käyttöoikeuksia -sivulla joko Kaikki tai Tietyt käyttäjät tai ryhmät. Voit hakukentän avulla etsiä käyttäjät tai ryhmät, joille haluat ottaa apuohjelman käyttöön.

    Näyttökuvassa näkyy Power BI Tiles -apuohjelman Muokkaa käyttöoikeuksia -sivu. Valittavia asetuksia ovat Kaikki tai Tietyt käyttäjät tai ryhmät. Voit määrittää käyttäjiä tai ryhmiä käyttämällä hakukenttää.
  11. Kun olet valmis, valitse Tallenna, tarkista apuohjelman asetukset ja valitse lopuksi Sulje.

    Apuohjelma näkyy nyt muiden sovellusten joukossa Office 365:ssä.

    Office 365-hallintakeskuksen käyttöön otettu apuohjelma

Apuohjelman käyttöönotosta kannattaa ilmoittaa käyttäjille ja ryhmille, jotta he tietävät, että apuohjelma on käytettävissä. Voit esimerkiksi lähettää sähköpostiviestin, jossa kuvailet, milloin ja miten apuohjelmaa käytetään. Voit selostaa viestissä, miten apuohjelmasta on hyötyä työssä. Lisää viestiin tarvittava ohjesisältö tai usein kysyttyjä kysymyksiä tai linkit niihin, sillä niistä voi olla apua, mikäli käyttäjillä on ongelmia apuohjelman kanssa.

Huomioon otettavia seikkoja, kun apuohjelma määritetään käyttäjille ja ryhmille

Järjestelmänvalvojat voivat määrittää apuohjelman kaikille tai tietyille käyttäjille ja ryhmille. Kukin vaihtoehto vaikuttaa tietyllä tavalla:

  • Kaikki: Nimensä mukaisesti tämä vaihtoehto määrittää apuohjelman jokaiselle vuokraajan käyttäjälle. Käytä tätä vaihtoehtoa säästeliäästi ja vain sellaisissa apuohjelmissa, jotka todella koskevat koko organisaatiota.

  • Käyttäjät: Jos määrität apuohjelman yksittäiselle käyttäjälle ja haluat ottaa apuohjelman käyttöön uudelle käyttäjälle, kyseinen käyttäjä on ensin lisättävä. Sama pätee myös käyttäjien poistamiseen.

  • Ryhmät: Jos määrität apuohjelman ryhmälle, apuohjelma määritetään automaattisesti ryhmään lisättäville käyttäjille. Kun käyttäjä poistetaan ryhmästä, käyttäjä menettää myös apuohjelman käyttöoikeuden. Kummassakaan tapauksessa järjestelmänvalvojalta ei edellytetä muita toimenpiteitä.

Organisaatiollesi sopiva vaihtoehto riippuu kokoonpanosta. Suosittelemme kuitenkin määritysten tekemistä ryhmien kautta. Apuohjelmien hallitseminen voi olla järjestelmänvalvojana helpompaa ryhmien kautta, sillä tällöin voidaan hallita ryhmien jäsenyyksiä sen sijaan, että määritettyjä käyttäjiä tarvitsisi muuttaa joka kerta. Toisaalta joissakin tilanteissa käyttöoikeus on ehkä rajoitettava erittäin pienelle käyttäjäjoukolle, joten määritykset on kätevämpi tehdä tietyille käyttäjille. Tällöin määritettyjä käyttäjiä on hallittava manuaalisesti.

Apuohjelmatilat

Seuraavassa taulukossa kuvataan tilat, jotka koskevat apuohjelmaa.

Tila

Tilan toteutuminen

Vaikutus

Aktiivinen

Järjestelmänvalvoja on ladannut apuohjelman ja määrittänyt sen käyttäjille tai ryhmille.

Käyttäjät ja ryhmät, joille apuohjelma on määritetty, näkevät sen soveltuvissa asiakassovelluksissa.

Poistettu käytöstä

Järjestelmänvalvoja on poistanut apuohjelman käytöstä.

Käyttäjät ja ryhmät, joille apuohjelma on määritetty, eivät enää pääse käyttämään sitä.

Jos apuohjelman tilaksi vaihdetaan Aktiivinen, käyttäjät ja ryhmät pääsevät taas käyttämään apuohjelmaa.

Poistettu

Järjestelmänvalvoja on poistanut apuohjelman.

Käyttäjät ja ryhmät, joille apuohjelma on määritetty, eivät enää pääse käyttämään sitä.

Apuohjelman poistamista kannattaa harkita, jos kukaan ei enää käytä sitä. Apuohjelma kannattaa poistaa käytöstä, jos sitä käytetään vain määrättyinä aikoina vuodesta.

Office-apuohjelmien suojaus

Office-apuohjelmat yhdistävät XML-luettelotiedoston, joka sisältää apuohjelman metatietoja, mutta ennen kaikkea osoittaa verkkosovellukseen, joka sisältää kaikki koodit ja logiikan. Apuohjelmien ominaisuudet voivat vaihdella. Apuohjelmat voivat esimerkiksi:

  • Näyttää tietoja.

  • Lukea käyttäjän tiedoston tilannekohtaisten palvelujen tarjoamiseksi.

  • Lukea tiedot käyttäjän tiedostosta ja kirjoittaa tietoja käyttäjän tiedostoon arvon tarjoamiseksi käyttäjälle.

Lisätietoja Office-apuohjelmien tyypeistä ja ominaisuuksista saat artikkelista Office-apuohjelmien käyttöympäristön yleiskatsaus, ja erityisesti sen osasta ”Office-apuohjelman rakenne”.

Jotta apuohjelma voi käsitellä käyttäjän tiedostoa, sen on määriteltävä luetteloon tarvittavat käyttöoikeudet. Viisitasoinen JavaScript-ohjelmointirajapinnan käyttöoikeusmalli luo suojaus- ja tietosuojapohjan tehtäväruutuapuohjelmien käyttäjille. Suurin osa Office-kauppa-apuohjelmista tukee tiedoston lukemista ja kirjoittamista ja lähes kaikki apuohjelmat tukevat vähintään tiedoston lukemista. Lisätietoja käyttöoikeustasoista saat artikkelista Ohjelmointirajapinnan käyttöoikeuksien pyytäminen sisältö- ja tehtäväruutuapuohjelmille.

Kun päivität luetteloa, muutoksia tehdään yleensä apuohjelman kuvakkeeseen ja tekstiin. Toisinaan myös apuohjelman komennot muuttuvat. Apuohjelman käyttöoikeudet eivät kuitenkaan muutu. Apuohjelman koodit ja logiikan sisältävä verkkosovellus voi muuttua milloin tahansa, sillä se on verkkosovellusten luonteen mukaista.

Apuohjelmien päivitykset tehdään seuraavasti:

  • Toimialakohtaiset apuohjelmat: Jos järjestelmänvalvoja on erikseen ladannut luettelotiedoston, apuohjelma edellyttää, että järjestelmänvalvoja lataa uuden luettelotiedoston metatietojen muutosten tukemiseksi. Apuohjelma päivitetään, kun seuraavan kerran käynnistät kyseisen Office-sovelluksen. Verkkosovellus voi muuttua milloin tahansa.

  • Office-kaupan apuohjelmat: Kun järjestelmänvalvoja on valinnut apuohjelman kohteesta Office-kauppa ja apuohjelman päivityspaikka on Office-kauppa, apuohjelma päivitetään myöhemmin keskitetyssä käyttöönotossa. Apuohjelma päivitetään, kun seuraavan kerran käynnistät kyseisen Office-sovelluksen. Verkkosovellus voi muuttua milloin tahansa.

Apuohjelmien käyttökokemus

Nyt kun olet ottanut apuohjelman käyttöön, käyttäjäsi voivat aloittaa sen käytön Office-sovelluksissaan (katso Officen apuohjelman käytön aloittaminen). Apuohjelma näkyy kaikissa ympäristöissä, joita apuohjelma tukee.

Jos apuohjelma tukee apuohjelmakomentoja, komennot näkyvät Officen valintanauhassa. Seuraavassa esimerkissä komento Hae lainaus näkyy Lainaukset-apuohjelmassa.

Näyttökuvassa on osa Office-valintanauhasta, jossa Lainaukset-apuohjelman Hae lainauksia -komento on korostettuna.

Jos käyttöön otettu apuohjelma ei tue apuohjelmakomentoja tai haluat tarkastella kaikkia käyttöön otettuja apuohjelmia, saat ne näkyviin valitsemalla Omat apuohjelmat.

  1. Valitse Word 2016:ssa, Excel 2016:ssa tai PowerPoint 2016:ssa Lisää > Omat apuohjelmat.

  2. Valitse Järjestelmänvalvojan hallinnoima -välilehti Officen apuohjelmat -ikkunasta.

  3. Kaksoisnapsauta apuohjelmaa, jonka otit käyttöön aiemmin (tässä esimerkissä Lainaukset).

    Näyttökuvassa näkyy Office-sovelluksessa Officen apuohjelmat -sivun Järjestelmänvalvojan hallinnoima -välilehti. Välilehdessä näkyy Lainaukset-apuohjelma.

Lisätietoja

Lue lisätietoja Office-apuohjelmien luomisesta ja muodostamisesta.

Apuohjelmien hallinta keskitetyn käyttöönoton PowerShell-cmdlet-komentojen avulla.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×