Office-tiedostojen digitaalisen allekirjoituksen lisääminen tai poistaminen

Office-tiedostojen digitaalisen allekirjoituksen lisääminen tai poistaminen

Tässä artikkelissa käsitellään digitaalisia allekirjoituksia (kutsutaan myös digitaalisiksi tunnuksiksi), niiden käyttötarkoituksia ja digitaalisten allekirjoitusten käyttämistä Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa.

Artikkelin sisältö

Allekirjoitusrivin luonti Wordissa tai Excelissä

Allekirjoitusrivin allekirjoittaminen Wordissa tai Excelissä

Digitaalisten allekirjoitusten poistaminen Wordista tai Excelistä

Näkymättömien digitaalisten allekirjoitusten lisääminen Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa

Näkymättömien digitaalisten allekirjoitusten poistaminen Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa

Mitä digitaalisella allekirjoituksella tarkoitetaan?

Allekirjoitusrivit Wordissa ja Excelissä

Näkymättömät digitaaliset allekirjoitukset Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa

Allekirjoitusrivin luonti Wordissa tai Excelissä

  1. Vie osoitin asiakirjassa tai laskentataulukossa kohtaan, johon haluat luoda allekirjoitusrivin.

  2. Valitse Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Allekirjoitusrivi-luettelo ja valitse sitten Microsoft Officen allekirjoitusrivi.

  3. Kirjoita Allekirjoituksen määritykset -valintaikkunaan tiedot, jotka näkyvät kirjautumisrivin alapuolella:
    Allekirjoituksen tiedot -valintaikkuna

    • Ehdotettu allekirjoittaja     Allekirjoittajan koko nimi.

    • Ehdotetun allekirjoittajan nimike     Allekirjoittajan nimike, jos sellainen on olemassa.

    • Ehdotetun allekirjoittajan sähköpostiosoite     Allekirjoittajan sähköpostiosoite tarvittaessa.

    • Ohjeita allekirjoittajalle     Lisää ohjeita allekirjoittajalle.

  4. Valitse yksi tai molemmat seuraavista valintaruuduista:

    • Salli allekirjoittajan lisätä kommentteja Allekirjoita-valintaruutuun     Salli allekirjoittajan kirjoittaa allekirjoituksen tarkoitus.

    • Näytä allekirjoituksen päivämäärä allekirjoitusrivillä     Allekirjoituksen päivämäärä näkyy yhdessä allekirjoituksen kanssa.

Vihje: Jos haluat lisätä allekirjoitusrivejä, toista nämä vaiheet.

Huomautus: Jos tiedosto pysyy allekirjoittamattomana, Allekirjoitukset-sanomapalkki tulee näkyviin. Viimeistele allekirjoitusprosessi valitsemalla Näytä allekirjoitukset.

Allekirjoitukset-sanomapalkki, allekirjoittamaton tiedosto

Sivun alkuun

Allekirjoitusrivin allekirjoittaminen Wordissa tai Excelissä

Kun allekirjoitat allekirjoitusrivin, lisäät allekirjoituksen näkyvän kuvan ja digitaalisen allekirjoituksen.

Allekirjoittamaton allekirjoitusrivi

  1. Napsauta tiedoston allekirjoitusriviä hiiren kakkospainikkeella.

    Huomautus: Jos tiedosto avautuu suojatussa näkymässä, valitse Muokkaa silti, jos tiedosto on peräisin luotettavasta lähteestä.

  2. Valitse valikosta Allekirjoita.

    • Jos haluat lisätä tulostetun version allekirjoituksestasi, kirjoita nimesi X-merkin vieressä olevaan tekstikehykseen.

    • Valitse allekirjoituksen kuva napsauttamalla Valitse kuva -painiketta. Etsi Allekirjoituksen kuvan valitseminen -valintaikkunassa allekirjoituskuvatiedoston tallennuspaikka, valitse haluamasi tiedosto ja napsauta Valitse-painiketta.

      Huomautukset: 

      • Jos käytössä on kiinan (perinteinen tai yksinkertaistettu), korean tai japanin kielen kieliversio, Leima-allekirjoituksen rivi -vaihtoehto tulee näkyviin.

      • Voit myös allekirjoittaa allekirjoitusrivin kaksoisnapsauttamalla sitä. Kirjoita nimesi X:n viereen. Voit myös napsauttaa Allekirjoitus-ruudun Pyydetyt allekirjoitukset -osassa allekirjoituksen vieressä olevaa nuolta. Valitse valikosta Allekirjoita.

    • Jos haluat lisätä käsin kirjoitetun allekirjoituksen (vain taulutietokoneiden käyttäjät), lisää allekirjoitus X-merkin vieressä olevaan tekstikehykseen käsinkirjoitustoiminnolla.

    • Valitse Allekirjoita.

    • Allekirjoitukset-painike tulee näkyviin tiedoston tai laskentataulukon alaosaan.

Seuraava kuva esittää Allekirjoitukset-painikkeen.

Punainen Allekirjoitukset-painike

Sivun alkuun

Digitaalisten allekirjoitusten poistaminen Wordista tai Excelistä

  1. Avaa asiakirja tai laskentataulukko, joka sisältää poistettavan näkyvän allekirjoituksen.

  2. Napsauta allekirjoitusriviä hiiren kakkospainikkeella.

  3. Valitse Poista allekirjoitus.

  4. Valitse Kyllä.

Huomautus: Voit poistaa allekirjoituksen myös napsauttamalla allekirjoituksen vieressä olevaa nuolta Allekirjoitus-ruudussa. Valitse Poista allekirjoitus.

Sivun alkuun

Näkymättömien digitaalisten allekirjoitusten lisääminen Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa

Jos haluat suojata tiedoston sisällön aitouden, voit lisätä näkymättömän digitaalisen allekirjoituksen. Allekirjoitettujen tiedostojen alaosassa on Allekirjoitukset-painike.

Suojaa tiedosto -painike ja asetukset

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tiedot.

  3. Valitse Suojaa tiedosto, Suojaa työkirja tai Suojaa esitys.

  4. Valitse Lisää digitaalinen allekirjoitus.

  5. Lue Wordin, Excelin tai PowerPointin sanoma ja valitse sitten OK.

  6. Kirjoita tarkoitus Allekirjoita-valintaruudun Tämän asiakirjan allekirjoittamisen tarkoitus -ruutuun.

  7. Valitse Allekirjoita.

Kun tiedosto on allekirjoitettu digitaalisesti, Allekirjoitukset-painike tulee näkyviin, ja tiedosto siirtyy vain luku -tilaan, jotta muokkaukset estetään.

Sivun alkuun

Näkymättömien digitaalisten allekirjoitusten poistaminen Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa

  1. Avaa asiakirja, laskentataulukko tai esitys, joka sisältää poistettavan näkymättömän allekirjoituksen.

  2. Valitse Tiedosto-välilehti.

  3. Valitse Tiedot.

  4. Valitse Näytä allekirjoitukset.

  5. Asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen näkymä tulee taas näkyviin, ja Allekirjoitukset-ruutu tulee näkyviin.

  6. Napsauta allekirjoituksen nimen vieressä olevaa nuolta.

  7. Valitse Poista allekirjoitus.

  8. Valitse Kyllä.

Sivun alkuun

Mitä digitaalisella allekirjoituksella tarkoitetaan?

Digitaalinen allekirjoitus on sähköinen ja salattu digitaalisten tietojen, kuten sähköpostiviestien, makrojen tai sähköisten tiedostojen, todennusleima. Allekirjoitus vahvistaa, että tiedot ovat peräisin allekirjoittajalta, eikä niitä ole muutettu.

Allekirjoitusvarmenne ja varmenteen myöntäjä

Allekirjoitusvarmenne     Jos haluat luoda digitaalisen allekirjoituksen, sinulla on oltava henkilöllisyyden todistava allekirjoitusvarmenne. Kun lähetät digitaalisesti allekirjoitetun makron tai tiedoston, lähetät myös varmenteen ja julkisen avaimen. Varmenteen myöntäjä myöntää varmenteen, ja ajokortin tapaan se voidaan kumota. Varmenne on tavallisesti voimassa vuoden, jonka jälkeen allekirjoittajan on uusittava digitaalinen allekirjoitus tai hankittava uusi allekirjoitus henkilöllisyyden osoittamiseksi.

Huomautus: Lisätietoja julkisista ja yksityisistä avaimista on tässä artikkelissa.

Varmenteen myöntäjä (CA)     Varmenteen myöntäjä on samankaltainen taho kuin julkinen notaari. Se myöntää digitaalisia varmenteita, allekirjoittaa varmenteita tarkistamaan niiden oikeellisuus ja seuraa, mitkä varmenteet on kumottu tai mitkä varmenteet ovat vanhentuneet.

Digitaalisen allekirjoituksen vahvistukset

  • Aitous     Allekirjoittaja vahvistetaan allekirjoittajaksi.

  • Eheys     Sisältöä ei ole muutettu tai peukaloitu sen digitaalisen allekirjoittamisen jälkeen.

  • Kiistämättömyys     Allekirjoitetun sisällön alkuperä todistetaan kaikille osapuolille. Kiistämättömyydellä tarkoitetaan sitä, että allekirjoittaja ei voi kiistää osallisuuttaan allekirjoitettuun sisältöön.

  • Virallinen vahvistus     Allekirjoituksilla Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedostoissa, jotka on aikaleimattu suojatulla aikaleimasinpalvelimella tiettyjen ehtojen täyttyessä, on sama kelpoisuus kuin julkisella notaarilla vahvistetuilla allekirjoituksilla.

Näiden kohtien toteutuminen edellyttää, että sisällön luoja on allekirjoittanut sisällön digitaalisella allekirjoituksella ja että allekirjoitus täyttää seuraavat ehdot:

  • Digitaalinen allekirjoitus on kelvollinen.

  • Digitaalisen allekirjoituksen varmenne on voimassa (se ei ole vanhentunut).

  • Allekirjoittaja eli julkaisija on luotettu henkilö tai organisaatio.

    Tärkeää: Kelvollisen aikaleiman sisältävillä tiedostoilla on kelvolliset allekirjoitukset allekirjoitusvarmenteen iästä (voimassaolon tilasta) riippumatta.

  • Hyvämaineinen varmenteiden myöntäjä on myöntänyt digitaalisen allekirjoituksen varmenteen sisällön allekirjoittaneelle julkaisijalle.

Sivun alkuun

Allekirjoitusrivit Wordissa ja Excelissä

Allekirjoitusrivi muistuttaa tavallista allekirjoituspaikkamerkkiä, joka voi näkyä tulostetussa asiakirjassa. Se toimii kuitenkin eri tavalla. Kun allekirjoitusrivi lisätään Office-tiedostoon, tekijä voi määrittää tietoja halutusta allekirjoittajasta ja ohjeita allekirjoittajalle. Kun tiedoston sähköinen kopio lähetetään halutulle allekirjoittajalle, hän näkee allekirjoitusrivin ja ilmoituksen siitä, että hänen allekirjoituksensa vaaditaan. Allekirjoittaja voi:

  • kirjoittaa allekirjoituksen

  • valita allekirjoituksen digitaalisen kuvan

  • kirjoittaa allekirjoituksen taulutietokoneen käsinkirjoitustoiminnolla.

Kun allekirjoittaja lisää tiedostoon näkyvän allekirjoituksen, samaan aikaan lisätään digitaalinen allekirjoitus, joka todentaa allekirjoittajan henkilöllisyyden.

Merkitty lopulliseksi -sanomapalkki

Tärkeää: Digitaalisesti allekirjoitettu tiedosto muuttuu vain luku -tilaan muokkaamisen estämiseksi.

Riskin pienentäminen digitaalisilla allekirjoituksilla

Tiedostojen allekirjoitusrivien avulla Officessa organisaatiot voivat pienentää riskiä sähköisissä tapahtumissa ja virtaviivaistaa paperiprosesseja erilaisissa sopimuksissa. Digitaalinen allekirjoitus antaa tositteen siitä, mitä on allekirjoitettu, ja se voidaan tarkastaa tulevaisuudessa.

Kun allekirjoittaja lisää tiedostoon näkyvän allekirjoituksen, samaan aikaan lisätään digitaalinen allekirjoitus, joka todentaa henkilöllisyyden. Kun tiedosto on allekirjoitettu digitaalisesti, se siirtyy vain luku -tilaan, jotta muokkaukset estetään.

Sivun alkuun

Näkymättömät digitaaliset allekirjoitukset Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa

Näkymätön digitaalinen allekirjoitus, kuten näkyvä digitaalinen allekirjoitusrivi, vahvistaa tiedoston aitouden, eheyden ja alkuperän. Näkymättömän digitaalisen allekirjoituksen voi lisätä Word-asiakirjaan, Excel-työkirjaan ja PowerPoint-esitykseen.

Allekirjoitetuiden tiedostojen alaosassa on Allekirjoitukset-painike. Lisäksi allekirjoitetuissa tiedostoissa allekirjoituksen tiedot näkyvät Tiedot-osiossa, joka tulee näkyviin napsautettuasi Tiedosto-välilehteä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×