Office 365 -sivustojen jakaminen ulkoisten käyttäjien kanssa

Ulkoisiksi käyttäjiksi kutsutaan niitä ihmisiä, joiden on nähtävä sivuston sisältö tai saatava käsitellä sitä mutta joilla ei ole SharePoint Online- tai Office 365 -ympäristön käyttäjätiliä. Voit jakaa sivustoja ja tiedostoja ulkoisille käyttäjille joko yleisesti, eli jakaa vuokraajan kaikki sivustot, tai voit jakaa kunkin sivustokokoelman erikseen.

Kun olet ottanut jakamisen käyttöön vuokraajan ja yksittäisten sivustokokoelmien kohdalla, sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat lähettää kutsuja tietyille käyttäjille. Katso ohjeet kohdasta Sivustojen tai tiedostojen jakaminen organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

Sisällön jakamistavan päättäminen

Kun harkitset ulkoisen jakamisen käyttämistä, huomioi seuraavat asiat:

  • Kenelle haluat antaa oikeudet ryhmäsivuston ja alisivustojen sisältöön ja mitä haluat heidän tekevän?

  • Ketkä organisaatiossa saavat oikeudet jakaa sisältöä ulkoisesti?

  • Onko olemassa sisältöä, jota organisaation ulkopuoliset henkilöt eivät saa missään tapauksessa tarkastella?

Vastaamalla näihin kysymyksiin voit määrittää tarvittavan sisällönjakomenetelmän.

Kokeile seuraavaa:

Haluamasi toiminto:

Sivuston jakaminen. Jos haluat jakaa sivuston, mutta haluat myös rajoittaa ulkoisten käyttäjien pääsyn johonkin organisaation sisäiseen sisältöön, voit luoda alisivuston yksilöllisillä käyttöoikeuksilla ja käyttää sitä ainoastaan ulkoisessa jakamisessa.

Haluat myöntää organisaation ulkopuolisille käyttäjille jatkuvan käyttöoikeuden sivuston tietoihin ja sisältöön. Käyttäjillä on oltava oikeudet suorittaa samoja toimenpiteitä kuin sivuston täysivaltaiset jäsenetkin, kuten sisällön luominen, muokkaaminen ja tarkasteleminen.

Tiedoston jakaminen ja kirjautumisen edellyttäminen

Haluat myöntää yhdelle tai useammalle organisaation ulkopuoliselle käyttäjälle turvallisen käyttöoikeuden tiettyyn tiedostoon tarkistamista tai yhteistyötä varten, mutta nämä käyttäjät eivät tarvitse jatkuvaa käyttöoikeutta sisäisen sivuston muuhun sisältöön.

Tiedoston jakaminen ilman kirjautumisen edellyttämistä

Haluat jakaa organisaation ulkopuolisille käyttäjille linkin tiedostoon, joka ei sisällä salaisia tai luottamuksellisia tietoja, jotta ulkopuoliset käyttäjät voivat joko tarkastella, päivittää tai kommentoida tiedostoa. Nämä ulkoiset käyttäjät eivät tarvitse jatkuvaa käyttöoikeutta sisäisen sivuston sisältöön.

Tietoturvahuomautus : 

  • Kun poistat käytöstä ulkoisen jakamisen, kaikki ulkoiset käyttäjät, joilla oli sivuston käyttöoikeus poistohetkellä, menettävät oikeutensa. Myöskään uusia kutsuja ei voi enää lähettää. Jos toiminto otetaan uudelleen käyttöön ja ulkoisten käyttäjien nimet ovat edelleen SharePoint-oikeusryhmissä, kyseiset käyttäjät pääsevät automaattisesti takaisin sivustolle. Käyttäjän pääsy SharePoint-sivustolle voidaan estää pysyvästi poistamalla hänet ulkoisten käyttäjien luettelosta.

  • Jos ulkoinen jakaminen on poistettu yleisesti käytöstä, jaetut vieraskäytön linkit eivät enää toimi. Jos tämä ominaisuus otetaan myöhemmin uudelleen käyttöön, linkit toimivat jälleen.

Ulkoisen jakamisen ottaminen käyttöön kaikilla SharePoint-sivustoilla Office 365 -hallintakeskus -sijainnissa

Mahdollisuus kutsua ulkoisia käyttäjiä SharePoint-sivustoihin on käytössä oletusarvoisesti, joten sivustojen omistajat ja sivustokokoelmien järjestelmänvalvojat voivat jakaa ryhmäsivustoja ja alisivustoja ulkoisten käyttäjien kanssa milloin tahansa.

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Siirry Office 365 -hallintakeskukseen.

    Office 365:n järjestelmänvalvojaruutu korostettuna
  3. Kirjoita Office 365 -hallintakeskus -sijainnissa aloitussivun hakukenttään ulkoinen ja valitse Sivustojen ulkoinen jakaminen.

    Näyttökuva, jossa hallintakeskuksen aloitussivun hakukenttään kirjoitetaan ulkoinen jakaminen
  4. Ota ulkoinen jakaminen käyttöön siirtämällä kohdan Salli organisaation ulkopuolisten henkilöiden käyttää sivustoja vieressä oleva liukusäädin Käytössä-asentoon.

    Näyttökuva Ulkoinen jakaminen -valintaikkunasta, kun "Salli organisaation ulkopuolisten henkilöiden käyttää sivustoja" -asetus on poistettu käytöstä.
  5. Salli käyttäjien lähettää vieraskäytön linkkejä, jotka mahdollistavat pääsyn organisaation sivustoille ja tiedostoihin siirtämällä tämän asetuksen liukusäädin Käytössä-asentoon.

    Näyttökuva, kun ulkoinen jakaminen on otettu käyttöön hallintakeskuksessa.

    Siirrä liukusäädin Ei käytössä -asentoon, jos haluat käyttäjien kirjautuvan sisään käyttämällä käyttäjänimeä ja salasanaa. (Lisätietoja työpaikan tai oppilaitoksen tilien käyttäjätunnuksista on artikkelissa Mikä on käyttäjätunnukseni ja miksi tarvitsen sitä?)

  6. Valitse Tallenna.

Yksittäisten sivustojen asetusten hienosäätö

Kun otat jakamisen käyttöön SharePoint-sivustoilla, jakaminen on käytössä kaikilla vuokraajan sivustoilla. Office 365 -hallintakeskusta käyttämällä voit kuitenkin hienosäätää jakamisasetuksia ja estää jakamisen sivustoilla, joilla tarvitaan tiukempaa valvontaa, tai kumota yksittäisen käyttäjän pääsyn tietyille sivustoille.

Huomautus: Jos ulkoinen jakaminen on poistettu käytöstä koko SharePoint Online ‑ympäristössä, et voi ottaa sitä käyttöön yksittäisissä sivustokokoelmissa.

Jakamisasetusten sivustosivulla (Office 365 -hallintakeskus) näet vuokraajan tällä hetkellä aktiivisten sivustokokoelmien luettelon sekä kunkin sivustokokoelman jakamisasetukset.

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Siirry Office 365 -hallintakeskukseen.

    Office 365:n järjestelmänvalvojaruutu korostettuna
  3. Siirry kohtaan Resurssit > Sivustot.

    Resurssit-valikko Office 365 -hallintakeskuksessa, kun sivustot on valittu
  4. Valitse jakamistila (Jaa linkkejä ja kutsuja tai Ei sallittu) valitsemasi sivustokokoelman vierestä.

    Luettelo SharePoint-sivustokokoelmista ja kunkin sivustokokoelman ulkoisen jakamisen tila
  5. Valitse jakamisen valintaikkunassa Jakamistila-kohdan vierestä Muokkaa.

    Tietyn sivustokokoelman jakamisen tilan valintaikkuna, kun jakaminen on poistettu käytöstä.
  6. Ota ulkoinen jakaminen käyttöön siirtämällä kohdan Salli organisaation ulkopuolisten henkilöiden käyttää sivustoja vieressä oleva liukusäädin Käytössä-asentoon.

    Näyttökuva Ulkoinen jakaminen -valintaikkunasta, kun "Salli organisaation ulkopuolisten henkilöiden käyttää sivustoja" -asetus on poistettu käytöstä.
  7. Salli käyttäjien lähettää vieraskäytön linkkejä, jotka mahdollistavat pääsyn organisaation sivustoille ja tiedostoihin siirtämällä tämän asetuksen liukusäädin Käytössä-asentoon.

    Näyttökuva, kun ulkoinen jakaminen on otettu käyttöön hallintakeskuksessa.

    Siirrä liukusäädin Ei käytössä -asentoon, jos haluat käyttäjien kirjautuvan sisään käyttämällä käyttäjänimeä ja salasanaa. (Lisätietoja työpaikan tai oppilaitoksen tilien käyttäjätunnuksista on artikkelissa Mikä on käyttäjätunnukseni ja miksi tarvitsen sitä?)

  8. Valitse Tallenna.

  1. Jos et ole vielä Ulkoisen jakamisen sivustot -näytössä, tee vaiheet 1–4 kohdasta Tietyn sivustokokoelman jakamisasetusten muokkaaminen (Office 365 -hallintakeskus).

  2. Valitse jakamistila (Jaa linkkejä ja kutsuja tai Ei sallittu) valitsemasi sivustokokoelman vierestä.

  3. Valitse jakamisen valintaikkunassa Ulkoiset jäsenet -kohdan vierestä Muokkaa.

  4. Etsi poistettavat jäsenet kohdasta Poista ulkoiset jäsenet.

    Valintaikkuna, jonka avulla voit poistaa ulkoisia jäseniä sivustokokoelmasta
  5. Valitse jäsenen nimen vierestä Poista.

  6. Vahvista poisto valitsemalla Tallenna. Huomioi, että kun valitset Tallenna, käyttäjillä ei ole enää valitun sivuston käyttöoikeutta. Kaikki toimitetut vieraskäytön linkit poistetaan käytöstä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×