Office 365 -ryhmien käytön aloittaminen Outlookissa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Olet kuullut Office 365 -ryhmistä ja siitä, miten niitä voi käyttää Outlookissa, mutta et ehkä tiedä, miten pääset alkuun. Tässä artikkelissa esitellään muutamia perusvaiheita, joilla sinä ja työryhmäsi pääsette alkuun Outlookin Office 365 -ryhmillä. Jäljempänä on myös linkkejä lisätietoihin, jos kaipaat perusteellisempaa sisältöä.

Jos et ole varma, mitä ryhmät ovat, sinun kannattaa tutustua ensin artikkeliin Lisätietoja Office 365:n ryhmistä.

Office 365 -ryhmien tehokas käyttäminen Outlookissa edellyttää, että käytössä on Office 365 -palvelupaketti, joka tukee Exchange Onlinea ja SharePoint Onlinea. Tällaisia ovat Office 365 Business Essentials, Business Premium, E1, E3 ja E5.

Saat lisätietoa toiminnon aloittamisesta valitsemalla välilehden alta.

Ensimmäisenä on luotava ryhmä. Ryhmän luominen Outlook 2016:ssa on hyvin yksinkertaista. Lyhyesti:

  1. Valitse Uusi ryhmä valintanauhan Ryhmät-osassa. Jos käytössä on Outlookin verkkoversio työpöytäversion sijaan, voit aloittaa tämän prosessin valitsemalla avattavan nuolen Uusi-kohdan vieressä. Valitse sitten Ryhmä.

    Outlookin Uusi ryhmä -tietosivu
  2. Anna ryhmälle nimi.

  3. Määritä tietosuoja-asetus. Kuka tahansa organisaatiossa voi tarkastella julkisia ryhmiä ja liittyä niihin. Yksityisiä ryhmiä voivat tarkastella vain ryhmän jäsenet. Niihin liittyminen edellyttää luvan ryhmän omistajalta. Kumpikaan asetus ei paljasta ryhmiä organisaation ulkopuolisille henkilöille, ellet erityisesti kutsu heitä vieraiksi.

  4. Päätä, haluatko seurata (Lisäasetukset)-ryhmän jäseniä. Kuka seuraa ryhmän jäsenet saavat kunkin ryhmän viestin kopioita niiden henkilökohtaiseen Saapuneet. Siirry ryhmän jaetun Saapuneet-kansion ryhmän keskusteluihin osallistuminen on jäsenet, jotka ovat liittyneet pelkästään.

Lisää:

Kun ryhmä on luotu, voit lisätä ryhmään jäseniä. Uusien jäsenten lisääminen:

  1. Siirry ryhmääsi Outlook 2016:ssa etsimällä se vasemmalla olevasta siirtymisruudusta. Sen pitäisi olla Saapuneet-kansiosi alla Ryhmät-osassa.

  2. Kun olet ryhmässäsi, valitse valintanauhassa Lisää jäseniä. Jos käytössäsi on Outlookin verkkoversio, napsauta lähellä ikkunan oikeaa yläkulmaa kohtaa, jossa lukee ryhmän jäsenten määrä, ja valitse sitten Lisää jäseniä.

    Kirjoita ryhmään lisättävien henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet ja valitse OK.
  3. Kirjoita kenttään jokaisen lisättävän henkilön nimi tai sähköpostiosoite. Kun olet valmis, valitse OK ja uudet jäsenet lisätään. Jokainen saa sähköpostiviestin, jossa hänet toivotetaan tervetulleeksi ryhmään. Viestissä on myös käteviä linkkejä, joiden kautta ryhmän sisältöä pääsee käyttämään.

    Vihje: Jos haluat lisätä kaikki olemassa olevan jakeluluettelon jäsenet kerralla, kirjoita jakeluluettelon nimi. Kaikki sen jäsenet lisätään yhdellä kertaa.

Lisää:

Keskustelut käydään Outlookin Office 365 -ryhmissä ryhmän jaetussa Saapuneet-kansiossa. Siellä käyttäjät voivat lukea viestejä ja vastata niihin. Viestihistoriaa on helppo hakea ja selata, jotta aiemmasta keskustelusta pääsee kiinni. Jaettu Saapuneet-kansio näyttää pitkälti samalta kuin oma Saapuneet-kansio, johon Outlook 2016:n käyttäjät ovat tottuneet. Jokainen keskustelu näkyy erikseen vasemmalla olevassa viestiluettelossa. Keskustelun napsauttaminen avaa sen lukuruudussa.

Keskustelut käydään Office 365 -ryhmän jaetussa Saapuneet-kansiossa.

Vihje: Outlookin Office 365-ryhmän keskusteluihin näkyvät pinottu - eli ilmoittavat, että voit vierittää verrattuna säikeen yksittäisten viestien kuin yhteen viestiin. Jos haluat tarkastella niitä yksittäisinä viesteinä, seuraa ryhmän ja saat yksittäisten viestien Omat Saapuneet-kansioon.

Nyt kun koneessasi on luonut ryhmän, aloitetaan uusi keskustelu. Voit julkaista avaamalla ryhmän jaetun Saapuneet-kansion ja valintanauhan Uusi keskustelu valitsemalla Uusi viesti. Tai voit lähettää sähköpostiviestin vain että ryhmän tunnus. Kaikki ryhmän jäsenet voivat lukea olet lisännyt uuden viestin ja kaikki kuka seuraa ryhmän jäsenet saavat viestin kopio niiden henkilökohtaiseen Saapuneet.

Lisää:

Jokainen Office 365 -ryhmä saa jaetun tiedostokirjaston, jossa voi säilyttää, jakaa ja yhteiskäyttää asiakirjoja, työkirjoja, esityksiä tai lähes kaikenlaisia tiedostoja.

Pääset tiedostokirjastoon siirtymällä ryhmään Outlookissa (vasemmassa siirtymisruudussa). Valitse sitten valintanauhassa Tiedostot. Tiedostokirjasto avautuu selaimessa. Voit luoda uusia tiedostoja, ladata tiedostoja tietokoneestasi ja käyttää käytännössä lähes kaikkia SharePoint-tiedostokirjaston toimintoja. Mieti millaisista tiedostoista olisi hyötyä ryhmällesi. Muista myös muut kuin Microsoft Office -tiedostot. Voit jakaa myös PDF-tiedostoja, valokuvia tai lähes mitä tahansa tiedostoja, joista ryhmälle on hyötyä.

Tiedostot-kohdan valinta Office 365 -ryhmässä, jotta näkyviin saadaan luettelo ryhmään tallennetuista tiedostoista ja kansioista

Voit ladata tai poistaa tiedoston valitsemalla sen. Nämä vaihtoehdot näkyvät yläreunan työkalurivillä.

Lisää:

Jokainen Office 365 -ryhmä saa oman jaetun OneNote-muistikirjan, jonka avulla voi kerätä ideoita, tehdä yhteistyötä ja kirjata tutkimuksia.

Siirry ryhmään OneNote 2016:ssa etsimällä se vasemmalla olevasta siirtymisruudusta tai Outlookin verkkoversiossa siirtymällä Henkilöt-ruutuun. Sinne päästyäsi avaa ryhmän jaettu muistikirja valitsemalla valintanauhassa Muistikirja.

Muistiinpanojen ja ideoiden kerääminen ja yhteistyön tekeminen niiden parissa jaetun OneNote-muistikirjan avulla

Kun avaat ryhmän jaetun muistikirjan ensimmäisen kerran, se avautuu selaimessa OneNote Onlinessa. Voit tehdä muutoksia siellä. Jos käytössäsi on OneNote 2016 ja haluat käyttää sitä, valitse valintanauhassa Muokkaa OneNotessa. Kun muistikirja on avattu OneNote 2016:ssa, muistikirja synkronoituu avattujen muistikirjojen luettelon kanssa OneNote 2016:ssa. Sen jälkeen voit käyttää sitä suoraan OneNotessa ilman että siirryt ensin ryhmään.

Kokeile siirtymistä ryhmän OneNote-muistikirjaan ja mieti, mistä olisi hyötyä ryhmälle ideoiden keräämisessä ja yhteiskäytössä. Käytössä voi esimerkiksi olla osa, jonka avulla kerätään ja kommentoidaan työryhmään liittyvää verkkosisältöä ja artikkeleita.

Huomautus: Ryhmän muistikirja on myös käytettävissä älypuhelimella tai tabletilla OneNote for iOS- tai Android-sovelluksen kautta.

Lisää:

Ryhmällä on todennäköisesti tapahtumia, kokouksia, välitavoitteita tai muita kohteita, joissa jaetusta kalenterista olisi hyötyä. Jokaisella Office 365 -ryhmällä on jaettu kalenteri, jota kaikki jäsenet voivat tarkastella ja muokata.

Ryhmän kalenterin käyttäminen ei eroa oman kalenterin käyttämisestä. Jos valitset siirtymisruudussa kalenteripainikkeen, näet oman kalenterisi sekä niiden ryhmien kalenterit, joiden jäsen olet. Voit valita jokaisen kalenterin, jonka haluat nähdä, vieressä olevan valintaruudun. Voit tarkastella kalentereita rinnakkain tai päällekkäin.

Esimerkki ryhmien kalenterista, jossa eri ryhmät on merkitty värikoodauksella

Kohteen lisääminen jaettuun kalenteriin tapahtuu samalla tavalla kuin omassakin kalenterissa. Jokainen jaettuun kalenteriin lisätty kohde tosin kutsuu muut ryhmän jäsenet kyseiseen tapahtumaan, jotta tapahtuma näkyy muiden jäsenten kalentereissa. Nyt kun sinulla on jaettu kalenteri, kokeile lisätä tulevia kokouksia tai tapahtumia, joihin ryhmä ehkä osallistuu.

Lisää:

Mitä pitäisi tehdä nyt, kun ryhmä on toiminnassa?

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Onko sinulla kysyttävää?

Käy Microsoft Tech Community -yhteisössä. Voit lähettää kysymyksiä ja osallistua Microsoft Office 365 -ryhmiä koskeviin keskusteluihin.

Olemme valmiita auttamaan

Ben päivitti tätä artikkelia 10. maaliskuuta 2017 palautteesi perusteella. Jos sait siitä hyödyllisiä tietoja ja etenkin, jos et saanut, napsauta palautetoimintoja alla ja jätä Microsoftille rakentavia kommentteja, jotta voimme parantaa sitä jatkuvasti. Kiitos!

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×