Office 365 -ryhmien hyödyntäminen Outlookissa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jos tiimisi käyttää jakeluluetteloita, tiedostojen jakamista ja muistiinpanojen yhteiskäyttöä asioiden hoitamiseen, Outlookin Office 365 -ryhmät sopivat sinulle erinomaisesti! Office 365 -ryhmät on tehokas ja tuottoisa käyttöympäristö, joka tuo keskustelut ja kalenterin Outlookista, tiedostot SharePointista, tehtävät Plannerista ja jaetun OneNote-muistikirjan yhteen yhteistyötilaan tiimiä varten.

Kun olet suorittanut kaikki ryhmän, kaikki sähköpostit ja kokouskutsut lähetetään suoraan Saapuneet. Mutta ne ovat tallennettuina myös ryhmän kansioon. Niin Älä välitä poistaminen jotain tai luoda säännön, joka siirtää sähköpostin Saapuneet-kansiosta yksityiseen kansioon vahingossa. Poista Saapuneet-kansiosta sen lukemisen jälkeen ja tiedät on edelleen kopio tallennetaan turvallisesti etsittävän ryhmän-kansioon. itse asiassa kaikki ryhmän alkamisen jälkeen viestit tallennetaan ryhmän-kansioon. Vaikka alussa jäsentä ei ole, saat historia näkevän, kun olet liittynyt.

Vihje: Jos et ole vielä ottanut Office 365 -ryhmät -toimintoa käyttöön, lue ensin artikkeli Office 365 -ryhmien käytön aloittaminen Outlookissa.

Vinkkejä Outlookin Office 365 -ryhmät -toiminnon tehokkaaseen käyttöön

  1. Käytä ryhmiä jakeluluetteloiden tavoin    Uudet sähköpostiviestit ja kokouspyynnöt tulevat Saapuneet-kansioosi. Kaikki ryhmään lähettämäsi sisältö toimitetaan kaikille ryhmän jäsenille jakeluluettelon tavoin. Mikä tahansa Outlook-versio tai Outlookin verkkoversio (aiemmin Outlook Web App) toimii. Aloita viestintä kirjoittamalla ryhmän sähköpostiosoite sähköpostiviestin Vastaanottaja-riville.

    Huomautus: Kun olet Luo ryhmä, valitse Lähetä kaikki ryhmäkeskustelut -valintaruutu, niin, että kaikki jäsenet saavat kopiot sähköpostiviestejä Saapuneet-kansioon.

  2. Lisää ryhmä suosikiksi, jotta se on nopeasti käytettävissä   Outlook 2016:ssa omistamasi ryhmät ja/tai ryhmät, joiden jäsen olet, luetellaan siirtymisruudun alaosassa. Napsauta ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää suosikkeihin, jos haluat siirtää ryhmän siirtymisruudun yläreunaan, josta se on helposti käytettävissä.

    Suosikkiluettelo, jossa on kaksi ryhmää korostettuna

    Suosikkeihin lisäämisen myötä sisältöä voi käyttää myös offline-tilassa.

  3. Ei tarvitse siirtää viestit yksityiseen kansioon    Kun olet suorittanut kaikki ryhmän, kaikki sähköpostit ja kokouskutsut lähetetään suoraan Saapuneet. Mutta ne ovat tallennettuina myös ryhmän kansioon. Niin Älä välitä poistaminen jotain tai luoda säännön, joka siirtää sähköpostin Saapuneet-kansiosta yksityiseen kansioon vahingossa. Poista Saapuneet-kansiosta sen lukemisen jälkeen ja tiedät on edelleen kopio tallennetaan turvallisesti etsittävän ryhmän-kansioon. itse asiassa kaikki ryhmän alkamisen jälkeen viestit tallennetaan ryhmän-kansioon. Niin vaikka alussa jäsentä ei ole, saat historia näkevän, kun olet liittynyt.

    Jos et halua sähköpostin Saapuneet-ryhmästä vain Lopeta seuraaminen mieleen (mutta pysy liitettyjen). Sähköpostin edelleen toimittaa ryhmän kansioon, mutta ei Saapuneet.

  4. Ryhmän kokoukset on helppo aikatauluttaa    Kun valitset jonkin ryhmän siirtymisruudussa, näet näytön ylälaidassa erityisen Ryhmät-valintanauhan. Avaamalla kalenterin näet kaikki ryhmän kokoukset, jotka on aikataulutettu tälle kuukaudelle. Ryhmäkalenterin avaaminen:

  5. Jaa tiedostoja helposti ryhmän kaikkien jäsenten kanssa     Voit ladata helposti jaettuja tiedostoja tai liittää tiedostoja kirjastosta sähköpostiviesteihin. Koska oikeat käyttöoikeudet on jo määritetty ja käytössä kaikilla ryhmän jäsenillä, jaettujen tiedostojen käyttöoikeuksia ei tarvitse hallita. Voit avata ryhmän tiedostotilan ryhmien valintanauhassa seuraavasti:

  6. Voit käyttää tiimin muistikirjaa nopeasti    Muistikirjan avulla voit kerätä tiimin keskustelut, kokoukset, suunnitelmat ja toiminnot yhteen paikkaan. Voit avata ryhmän muistikirjan ryhmien valintanauhassa seuraavasti:

    • Valitse Outlook 2016:ssa Aloitus > Muistikirja.

    • Valitse Outlookin verkkoversiossa Muistikirja.

  7. Löydä etsimäsi    Etsitkö kaikkia tiettyyn aiheeseen liittyviä kokouksia? Haluatko löytää muistiinpanot viime viikon palaverista? Ryhmäkeskustelut, kalenteri, tiedostot ja muistikirjat ovat haettavissa. Käyttöoikeudet on määritetty siten, että kaikki ryhmän jäsenet voivat hakea mitä tahansa etsimäänsä.

  8. Lue ja vastaa nopeasti    Nykyaikainen keskustelun käyttökokemus mahdollistaa nopean viestittelyn. Keskusteluketjuja käsitellään aiheina ryhmässä. Kevyen viestitoiminnon ansiosta tiimin tuottavuus paranee, koska pitkiä sähköpostiviestejä ei tarvita.

  9. Tehosta yhteisöpalveluita tykkäyksillä ja @maininnoilla    Pidätkö ryhmän jäsenen ideasta? Kerro niin. Se on helppoa ja nopeaa (voit samalla unohtaa vanhan +1-tavan). Haluatko herättää henkilön huomion? Käytä sähköpostiviestissä @mainintaa. Viesti päätyy ryhmän jäsenen Saapuneet-kansioon, jotta hän voi reagoida viestiin.

Palautetta, kysymyksiä tai kommentteja?

Toivottavasti pidät Office 365 -ryhmistä! Kerro meille mielipiteesi. Otamme palautteen huomioon ja asetamme pyynnöt etusijalle. Ota siis yhteyttä Outlookin ehdotusruudun kautta.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×