Office 365 -ryhmäsivuston mukauttaminen tiedostojen tallentamista ja jakamista varten.

Osallistujat: Tom Werner Diane Faigel
Päivitetty viimeksi: 1. maaliskuuta 2017

Jos sinulla on pieni yritys ja vain muutama työntekijä, paras tapa järjestää tiedostojen jakaminen ja verkkoyhteistyö on käyttää OneDrive for Businessiä ja Office 365 -ryhmäsivustoa yhdessä. Mukauta sitten Office 365 -ryhmäsivusto, jotta voit hyödyntää lisätallennustilaa ja yhteistyöominaisuuksia.

Tässä opetusohjelmassa on vaiheittaiset ohjeet, joiden avulla voit mukauttaa myös Office 365 -ryhmäsivuston ja jakaa tiedostoja yrityksesi ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Voit suorittaa kaikki vaiheet tai valita vain sinua kiinnostavat vaiheet.

Jos teet kaikki vaiheet järjestyksessä, sinulla on aluksi käytettävissäsi Office 365-ryhmäsivuston perusaloitussivu, joka näyttää tältä:

Kuva perustyöryhmäsivustosta

Voit myös mukauttaa sitä niin, että se näyttää tältä, kun siinä on linkkejä jaettuihin OneDrive for Business -kansioihin ja alisivustoon:

Näyttökuva mukautetusta työryhmäsivustosta, jossa on alisivusto

Vaihe 1: Mukauta Office 365 -ryhmäsivuston tiedostojen tallennustila

Suorittaminen vie noin: 15–20 minuuttia

Tässä vaiheessa näytämme, miten voit lisätä lisää tiedostokirjastoja omaan Office 365-työryhmäsivustoosi, jotta voit järjestellä tiedostoja. Sen jälkeen näytämme, miten voit lisätä yhteystietoluettelon, jonka voit yhdistää Outlookin yhteystietoluettelon kanssa. Kumpikin näistä on ryhmäsivustojen suosittuja ominaisuuksia!

Lisää ryhmäsivustoon lisää tiedostokirjastoja

Office 365-ryhmäsivustossa on jo tiedostokirjasto, jota voit alkaa käyttää heti. Jos olet oletusarvoinen tiedostokirjasto käy pieneksi, voit helposti lisätä ryhmäsivustoon lisää tallennustilasäiliöitä. Käytä ensin hieman aikaa ja mieti, kuinka haluat ryhmittää tiedostot Office 365-ryhmäsivustoon ja miten haluat nimetä tallennustilan säiliöt, jotta tiedostot ovat helposti löydettävissä. Jos sinulla on paljon järjesteltäviä tietoja, lue vihjeitä kohdasta Ryhmäsivuston sisällön suunnitteleminen.

Seuraavassa kerrotaan, miten voit luoda lisää tiedostokirjastoja, joiden nimet liittyvät yritykseesi.

  1. Siirry Office 365-ryhmäsivustoon. Valitse Office 365-aloitussivulla Sivustot > Ryhmäsivusto.

  2. Valitse ryhmäsivuston kotisivulta Lisää luetteloita, kirjastoja ja muita sovelluksia -ruutu.

    Lisää sivustoon uusi tallennustilan säilö valitsemalla Lisää luetteloita, kirjastoja ja sovelluksia -ruutu.

  3. Valitse Omat sovellukset -sivulla Tiedostokirjasto.

    Voit lisätä uuden tiedostojen tallennustilan säiliön valitsemalla Omat sovellukset -sivulla Tiedostot-ruudun.

  4. Kirjoita uudelle tiedostokirjastollesi nimi ja valitse sitten Luo.

    Kirjoita nimi tiedostokirjastollesi ja valitse sitten Luo.

    Uusi tiedostokirjasto tulee näyttöön vasemman reunan siirtymisosassa kohtaan Viimeisimmät.

    Kun olet lisännyt kirjastoon uuden tiedoston, se tulee näkyviin oikealle puolelle Viimeisimmät-kohtaan.

  5. Voit lisätä lisää tallennustilan säiliöitä valitsemalla Lisää sovellus > Tiedostokirjasto uudelleen.

  6. Poista tiedostokirjasto pitämällä osoitinta ruudun kirjaston päällä ja napsauttamalla Lisää-painiketta (...) ja valitsemalla Poista.

    Poista tiedostokirjasto tai nimeä se uudelleen napsauttamalla kolmea pistettä (…).

  7. Nimeä tiedostokirjasto uudelleen valitsemalla Asetukset ja valitsemalla Luettelon nimi, kuvaus ja siirtyminen. Kirjoita Nimi -ruutuun uusi nimi ja valitse Tallenna. Valitse Sivuston sisältö, jotta voit jatkaa tiedostokirjastojen lisäämistä.

  8. Kun olet lisännyt haluamasi tiedostokirjastot, palaa aloitussivulle valitsemalla sivun yläreunan Aloitus-hyperlinkki.

    Ryhmäsivuston aloitussivu näyttää suurin piirtein seuraavanlaiselta, ja siinä on linkkejä uusiin tiedostokirjastoihin vasemmanpuoleisessa siirtymisruudussa. Tässä esimerkissä lisäsimme säilöjä esityslistoille, asiakkaan tiedostoille, projekteille ja ohjeille.

    Tallennustilan säiliöiden linkit näkyvät vasemman reunan siirtymisosassa.

Luetteloiden lisääminen tietojen (yhteystiedot, tehtävät, kalenteritapahtumat) järjestämistä varten

Ryhmäsivustossa on joukko oletussovelluksia, joiden avulla voit luoda uusia sivuja sisäiselle sivustolle. Sovellukset toimivat hyvin paljon Word-asiakirjamallien tavoin. Kun lisäät ryhmäsivustoon sovelluksen, se luo sivun, jolle voit kirjoittaa tietoja tietyssä muodossa.

Tässä vaiheessa käytämme Yhteystiedot-sovellusta luomaan sivu yhteystietoluettelolle, kuten toimittajien, toimittajien, asiakkaiden ja niin edelleen yhteystiedoille. Tämän jälkeen yhdistetään luettelo Outlookin kanssa, jolloin yhteystiedot tulevat näkyviin, kun ryhmä käyttää Office 365-sähköpostitilejään Outlookissa.

Aloitetaan Yhteystiedot-sovelluksella.

  1. Valitse ryhmäsivuston aloitussivultaLisää luetteloita, kirjastoja ja muita sovelluksia -ruutu.

    Lisää luetteloita, kirjastoja ja sovelluksia -ruudun valitseminen

  2. Valitse Omat sovellukset -sivulla Yhteystiedot.

    Yhteystiedot-sovelluksen valitseminen

  3. Anna yhteystietoluettelolle nimi, kuten Toimittajat ja alihankkijat, ja valitse sitten Luo. Tämä nimi näkyy yhteystietosivun yläreunassa ja vasemmanpuoleisessa siirtymisruudussa.

  4. Valitse Sivuston sisältö -sivulla tämä uusi sivu. Tässä esimerkissä sen nimi on Toimittajat ja alihankkijat.

  5. Lisää yhteystieto valitsemalla + uusi kohde.

    Lisää yhteystieto valitsemalla uusi

  6. Anna ensimmäisen yhteystiedon tiedot. Voit antaa tietoja joihinkin tai kaikkiin ruutuihin. Kun olet valmis, valitse Tallenna.

    Lisää tietoja yhteystietolomakkeeseen.

    Sukunimi, etunimi, yritys, työpuhelin, kotipuhelin ja sähköpostiosoite näkyvät oletusarvoisesti Yhteystiedot-sivulla. Seuraavassa kuvassa näkyy, miltä se näyttää, kun siihen on lisätty muutama yhteyshenkilö.

    Näyttökuva, jossa omalle sivullesi on lisätty useita yhteystietoja

  7. Jos haluat nähdä tämän yhteystietoluettelon Office 365-sähköpostitilien yhteydessä Outlookissa, valitse sivun yläosassa Luettelo > Yhdistä Outlookiin.

    Synkronoi yhteystietoluettelo Outlookin kanssa valitsemalla Connect with Outlook (Muodosta yhteys Outlookiin)

  8. Valitse suojausvalintaikkunoissa Salli kahdesti ja valitse sitten Kyllä. Voit saada lisää suojauskehotteita antaa sähköpostitilisi Office 365 -kirjautumistiedot. Jos näin käy, anna Office 365-sähköpostiosoitteesi ja -salasanasi.

  9. Ryhmäsivuston yhteystietojen näkyminen Outlookin kohdassa Muut yhteystiedot kestää 5–10 minuuttia. Päivitä valitsemalla Outlookissa Lähetä ja vastaanota. Tämän jälkeen yhteystiedot näkyvät Outlookissa.

    Ryhmäsivuston yhteystiedot sellaisina kuin ne näkyvät Outlookissa

    Huomaa, että Outlookiin antamasi yhteystiedot eivät ryhmäsivuston yhteystietoluettelossa.

    Kun olet määrittänyt ryhmäsivuston muodostamaan yhteyden Outlookiin, ryhmäsivuston yhteystietojen päivitys näkyy automaattisesti myös Outlookissa.

Tutustu ryhmäsivuston mukana tuleviin sovelluksiin. Voit esimerkiksi luoda Kalenteri-sovelluksella sivun, jossa on kalenteri tärkeiden tapahtumien seuraamiseen. Voit myös hallita projektin tehtäviä aikajanalla Tehtävät-sovelluksen avulla. Nämä sovellukset eivät kuitenkaan muodosta yhteyttä Outlookiin.

Vaihe 2: Office 365-ryhmäsivuston aloitussivun mukauttaminen

Suorittaminen vie noin: 30–40 minuuttia

Voit mukauttaa ryhmäsivuston aloitussivun niin, että sinä ja työntekijäsi pääsette tarvitsemiinne tietoihin nopeasti. Sinulla voi esimerkiksi olla linkkejä työntekijöiden OneDrive for Business-kansioihin ja tiedostoihin, yhteystietoihin, tehtäviin, kalentereihin ja OneNote-muistikirjaan, johon tallennat kokouksen esityslistan ja muistiinpanot.

Tässä vaiheessa näytämme sinulle, kuinka luodaan linkkejä tärkeisiin sivuihin ja järjestetään tiedot siten, että niitä on helppo käyttää sivustossasi.

Aloitetaan!

Aloitus-ruutujen ja uutissyötteen poistaminen (3 minuuttia)

Nyt kun aloituslinkit on käytetty, poistamme ne aloitussivulta. Tämä ei tarkoita sitä, ettemme voi jatkaa sivuston mukauttamista. Kaikki ryhmäsivuston mukauttaminen on edelleen käytettävissä sivuston Muokkaa-valikossa ja Sivuston asetukset -osassa.

  1. Valitse ryhmäsivustojen Aloitus-sivun yläosassa Sivu > Muokkaa.

    Valitse sitten Muokkaa

  2. Valitse Tekstin asettelu > Kolme palstaa sekä ylä- ja alatunniste. Näin saat eniten sivun asetteluasetuksia.

    Kuva, jossa näkyy, kuinka tekstin asettelu valitaan Kotisivustoa varten.

  3. Pidä osoitinta Sivustosyöte-ruudun päällä ja poista se painamalla Delete-näppäintä. Poista aloitusruudut tieltä valitsemalla Poista tämä.

    Poista aloitusruudut

  4. Valitse kohdasta Viesti verkkosivultaOK.

    Valitse OK ilmoituksessa, joka koskee käytön aloittamisen poistamista kaikille.

    Nyt sinulla on tyhjä aloitussivu, jonka voit järjestää ja mukauttaa.

    Ryhmäsivuston sivu, jossa on vain tiedostokirjasto.

Tervetulotekstin lisääminen aloitussivulle (10 minuuttia)

  1. Jos poistuit muokkaustilasta, palaa siihen. Valitse ryhmäsivuston Aloitus-sivun yläosassa Sivu > Muokkaa.

  2. Kirjoita ylimpään ruutuun tervetuloviesti, kuten Tervetuloa Contoson sisäiseen sivustoon! Valitse Muotoile teksti -välilehti ja muotoile tekstiä fonttiohjausobjekteilla. (Jos näet viestin, ettei verkko-osaa ehkä voi näyttää, ohita se.)

    Muotoile tervetuloviesti sivun yläreunassa olevilla fonteilla

  3. Valitse lopuksi Tallenna.

Tiedostojen tallennustilasäiliön siirtäminen sivun vasempaan reunaan (5 minuuttia).

  1. Palaa muokkaustilaan. Valitse ryhmäsivuston Aloitus-sivun yläosassa Sivu > Muokkaa.

  2. Vedä ja pudota Tiedostot-ruutu sivun vasempaan osaan. Ruutuun voi olla hankalaa tarttua ja sen siirtäminen voi vaatia muutaman yrityskerran. (Jos näet viestin, ettei verkko-osaa ehkä voi näyttää, ohita se.)

    Siirrä Tiedostot-verkko-osaa

  3. Muuta tiedostokirjaston otsikkoa. Valitse Muokkaa verkko-osaa.

    Tiedostokirjaston otsikon muuttaminen.

  4. Laajenna näytön oikeanpuoleisen ruudun Ulkoasu-osa. Kirjoita Otsikko-ruutuun Ryhmän asiakirjat. Vieritä alas ja tallenna valitsemalla OK.

    Tiedostot-oletuskirjaston otsikon muuttaminen Työryhmän tiedostot -nimiseksi

Työntekijöiden OneDrive for Business -kansioiden linkkien lisääminen (10 minuuttia)

  1. Kun olet edelleen muokkaustilassa, lisää aloitussivun keskellä olevaan tyhjään ruutuun otsikko työntekijöiden OneDrive for Business-kansioiden linkeille, kuten Henkilökohtainen tallennustila. Muotoile teksti sivun yläreunassa olevan valikon avulla.

    Lisää toisessa ruudussa otsikko omiin linkkeihin.

  2. Luettele juuri lisäämäsi otsikon alle (kuten Henkilökohtainen tallennustila) työntekijöiden OneDrive for Business-kansioiden nimet ja nimeä ne siten, että ne on helppo tunnistaa. Seuraavassa vaiheessa teet ne linkeiksi.

    Luetteloi linkit käyttäjän OneDriveen

  3. Korosta työntekijän OneDrive for Business -kansion nimi ja valitse Lisää > Linkki > Osoitteesta.

    Korosta teksti ja valitse sitten Lisää, Linkki.

  4. Anna työntekijän OneDrive for Business-kansion URL-osoite ja valitse OK. Voit luoda URL-osoitteen käyttämällä seuraavaa muotoa: https://<yritys>-my.sharepoint.com/personal/ <käyttäjä> _ <yritys> _com.

    Jos yrityksesi nimi esimerkiksi on Contoso ja työntekijän Office 365-käyttäjätunnus on Eleni, hänen OneDrive for Business-kansionsa URL-osoite on https://contoso-my.sharepoint.com/personal/eleni_contoso_com.

    Lisää URL-osoite OneDrive-kansioon.

  5. Kun olet lisännyt linkit kaikille työntekijöille, valitse Sivu > Tallenna.

    Valitse Sivu ja valitse sitten Tallenna.

Kun olet tehnyt tämän, ryhmäsivuston aloitussivu näyttää suurin piirtein tällaiselta. Jaetut tiedostot ovat sivun toisella laidalla, ja linkit työntekijöiden OneDrive_for_Business-kansioihin ovat keskellä. Tässä esimerkissä on lisätty tiedostoja Työryhmän tiedostot -säilöön, jotta näet, miltä aloitussivu saattaa näyttää, kun lisäät tiedostoja.

Ryhmäsivuston otsikon muuttaminen (10 minuuttia)

  1. Valitse ryhmäsivuston Aloitus-sivulla Asetukset Office 365:n Asetukset-painike > Sivuston asetukset.

    Valitse oikean yläkulman Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivuston asetukset -sivun Ulkoasu-kohdassa Otsikko, kuvaus ja logo.

    Valitse Ulkoasu-kohdassa Otsikko, kuvaus ja logo.

  3. Muuta ryhmäsivuston otsikkoa esimerkiksi selvästi osoittamaan, että se on tarkoitettu sisäiseen käyttöön. Voit halutessasi myös lisätä logon ja kuvauksen. (Kuvaus näkyy sisäisissä hakutuloksissa, joka on hyödyllinen vain, jos luot useita ryhmäsivustoja.) Valitse OK.

    Kirjoita uuden ryhmäsivuston tiedot Otsikko, kuvaus ja logo -sivulla.

  4. Kun olet palannut ryhmäsivuston aloitussivulle ja jos haluat aloitussivun yläosassa olevan hyperlinkin nimen olevan muu kuin ryhmäsivuston otsikko, valitse sivun yläreunassa tekstiruudussa Muokkaa linkkejä ja kirjoita hyperlinkin uusi nimi, kuten Sisäinen ryhmäsivusto.

    Nimeä aloitussivusi yläreunan hyperlinkki uudelleen valitsemalla Muokkaa linkkejä.

  5. Valitse Tallenna, vaikka se näyttää himmennetyltä. Se tallentaa muutokset.

Ryhmäsivuston aloitussivu näyttää nyt tämänkaltaiselta. Siinä on mukautettu otsikko (Contoso-ryhmäsivusto) ja mukautettu hyperlinkki yläreunassa (Sisäinen ryhmäsivusto).

Tältä sivusi näyttää nyt.

Vaihe 3: Lisää linkit työryhmäsivuston tärkeisiin sivuihin

Suorittaminen vie noin: 30–60 minuuttia

Voit saada ryhmäsivuston näyttämään ammattimaiselta ja helposti selattavalta lisäämällä värikkäitä ruutuja tai kuvakkeita, jotka linkitetään sivustosi tärkeisiin sivuihin. Voit halutessasi linkittää myös muihin ulkoisiin sivustoihin. Näitä linkkejä kutsutaan ylennetyiksi linkeiksi, koska niiden kuvakkeet tai ruudut kiinnittävät huomiota.

Seuraavassa kuvataan ylennettyjen linkkien lisääminen ryhmäsivustoon.

Kuvien lisääminen sivustoon (10–15 minuuttia)

Tässä vaiheessa olemme koonneet käyttöösi viisi kuvaa, joita voit käyttää ruutuina.

Kuva ladattavista kuvista.

  1. Lataa kuvat tietokoneeseesi.

  2. Valitse ryhmäsivuston vasemmassa siirtymisruudussa Sivuston sisältö. Valitse Sivustoresurssit.

  3. Seuraavaksi ladataan kuvat Sivustoresurssit-kirjastoon Windowsin Resurssienhallinnan avulla. Valitse Lataa > Lataa tiedostot Windowsin Resurssienhallinnassa.

    Valitse Lataa tiedostot Windowsin Resurssienhallinnassa.
  4. Valitse Suojaus-valintaikkunassa Salli.

  5. Siirry Resurssienhallinnassa kansioon, johon kuvat on tallennettu. Valitse kaikki viisi kuvaa ja vedä ne sitten Sivustoresurssit-kirjastoon.

Nyt sinulla on joitakin kuvia, joita voit lisätä sivustoon.

Kuvien ja linkkien URL-osoiteluettelon luominen (10–15 minuuttia)

Jotta voit liittää kuvia ja linkkejä yhteen, sinun on koottava luettelo kummankin sijainneista (URL-osoitteista). Helpoin tapa tehdä tämä on kopioida sijainnit Wordiin tai Muistioon. Näin ollen kun järjestelmä myöhemmin pyytää sinulta sijainnit, ne ovat käsillä.

  1. Avaa Word tai Muistio.

  2. Siirry Sivustoresurssit-kirjastoon. Pidä osoitinta kuvan päällä, valitse kolme pistettä (…) kunkin kuvan vieressä ja kopioi se hiiren kakkospainikkeella.

    Kopioi kuvan URL-osoite.

  3. Liitä URL-osoite Wordiin tai Muistioon. Tee tämä kaikille kuville.

  4. Kopioi ja liitä samaan Word- tai Muistio-tiedostoon kaikkien ryhmäsivuston sivujen URL-osoitteet, joihin haluat luoda linkin. Siirry esimerkiksi Toimittajat ja alihankkijat -sivulle ja kopioi sen URL-osoite. Lopuksi sinulla on oltava luettelo yhdistettävien kuvien ja vastaavien sivujen URL-osoitteista.

    Taulukko, joka sisältää kuvan URL-osoitteen ja sivun URL-osoitteen

Kuvien ja linkkien yhdistäminen (10–15 minuuttia)

Tämän vaiheen aikana olet luonut sarjan kuvia ja linkkejä, jotka yhdessä muodostavat ylennettyjen linkkien ryhmän.

  1. Valitse ryhmäsivuston kotisivulla Sivuston sisältö > lisää sovellus. Vieritä alas ja valitse Ylemmän tason linkit.

  2. Anna tässä esimerkissä linkeille nimi Tärkeimmät tehtävät ja valitse Luo. Kun olet suorittanut tämän opetusohjelman, esittelyssä olevien linkkien sovelluksen otsikko (Tärkeimmät tehtävät) näkyy aloitussivulla, johon olet sijoittanut esiteltävät linkit.

  3. Valitse Tärkeimmät tehtävät -kirjasto. Sivu on tyhjä. Valitse Kaikki ylennetyt linkit.

    Kuva Ylennetyt linkit -sovelluksesta.

  4. Lisää kuva ja linkki valitsemalla + uusi kohde. Tässä tarvitaan Wordissa tai Muistiossa olevaa kuvien ja linkkien luetteloa.

  5. Kirjoita kohtaan Otsikko nimi, joka näkyy ruudussa. Kirjoita esimerkiksi Toimittajat ja alihankkijat.

  6. Siirry sitten Word- tai Muistio-tiedostoon ja kopioi Toimittajissa ja alihankkijoissa käytettävän kuvan URL-osoite. Liitä se Taustakuvan sijainti -ruutuun.

  7. Kopioi linkitettävän sivun URL-osoite ja liitä se Linkin sijainti -valintaikkunaan.

    Tietojen täyttäminen ylennetyn linkin luomisessa

  8. Valitse Käynnistysvalikon toiminta -ruudussa, avataanko uusi välilehti kuvaketta napsautettaessa (suositellaan ulkoisiin sivustoihin johtavissa linkeissä) tai pysytäänkö selaimen nykyisessä esiintymässä eli siirtyminen tapahtuu sivun sisällä. Valitse lopuksi Tallenna.

  9. Toista vaiheet, kunnes olet linkittänyt kaikki kuvat ja sivut.

    Luettelo ylennetyistä linkeistä

  10. Jos haluat nähdä, miltä ruudut näyttävät, valitse Luettelo > Nykyinen näkymä > Ruudut.

    Kuva, jossa näkyy, miten ruudut tuodaan näkyviin.

  11. Voit muuttaa ruutujen järjestystä milloin tahansa tai tehdä muita muutoksia valitsemalla Luettelo > Nykyinen näkymä > Kaikki ylennetyt linkit > Muokkaa. Määritä ruutujen järjestys Järjestys-sarakkeen avulla. Tallenna muutokset valitsemalla Lopeta:

    Määritä ruutujen järjestys käyttämällä Järjestä-saraketta.

Ylennettyjen linkkien lisääminen aloitussivulle (3 minuuttia)

  1. Valitse ryhmäsivuston Aloitus-sivulta Muokkaa.

    Näyttökuva ryhmäsivuston kotisivun muokkauskuvakkeesta

  2. Aseta kohdistin tervetuloviestin loppuun ja paina Enter-näppäintä. Kohdistimen tulisi edelleen olla samassa ruudussa.

  3. Valitse Lisää > verkko-osa > Tärkeimmät tehtävät > Lisää.

    Näyttökuva Tärkeimmät tehtävät -verkko-osan lisäämisestä

  4. Valitse Tallenna näytön yläosassa. Olet valmis!

    Ryhmäsivusto näyttää suurin piirtein seuraavanlaiselta.

    Ryhmäsivusto, jonka kotisivulla on ylennettyjä linkkejä

Onnittelut! Nyt osaat lisätä värikkäitä ylennettyjä linkkejä myös ryhmäsivuston muihin osiin.

Vaihe 4: Alisivuston määrittäminen tiedostojen jakamiseen asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa

Suorittaminen vie noin: 15–20 minuuttia

Voit määrittää ryhmän alisivuston, joka on aivan kuin yksityinen sivusto, tiedostojen jakamista ja organisaation ulkopuolisten asiakkaiden kanssa tapahtuvaa yhteiskäyttöä varten. Määrittämällä alisivustot yksilöllisillä käyttöoikeuksilla voit määrittää, kuka saa kutsun käyttää alisivustoa, mikä pienentää riskiä, että saatat vahingossa jakaa yhdelle asiakkaalle tiedostoja, jotka on tarkoitettu toiselle asiakkaalle.

Oletetaan esimerkiksi, että olet kiinteistönvälittäjä. Voit luoda alisivuston asiakkaalle ja sijoita siihen ominaisuuksien valokuvia asiakkaan tarkasteltavaksi. Muut asiakkaat eivät voi nähdä tätä alisivustoa.

Näin voit luoda alisivuston asiakkaan tiedostojen tallentamiseen.

  1. Valitse ryhmäsivustossa Sivuston sisältö > + uusi alisivusto.

    Lisää uusi alisivusto valitsemalla Sivuston sisältö ja valitsemalla sitten uusi alisivusto.

  2. Kirjoita Sivuston sisältö > Uusi SharePoint-sivusto -sivun Otsikko-ruutuun alisivuston nimi. Asiakkaan näkevät tämän otsikon.

  3. Määritä URL-nimi-ruudun kohtaan Verkkosivuston osoite nimi, joka näkyy alisivuston URL-osoitteena, kuten asiakkaan yrityksen nimi. Asiakas näkee sen myös.

    Kirjoita Otsikko-ruutuun alisivuston nimi ja URL-ruutuun asiakkaan nimi, jotta se voidaan lisätä sivuston URL-osoitteeseen.

  4. Valitse oletusarvot kohdasta Mallin valinta.

  5. Valitse Käyttöoikeudet-kohdasta Yksilölliset käyttöoikeudet.

    Huomautus: Tämä on helpoin valinta käyttää.

    Valitse Uusi SharePoint-sivusto -sivulla Yksilölliset käyttöoikeudet.
  6. Tee seuraavat toimet kohtaan Siirtyminen:

    • Valitse kohdan Haluatko, että tämä sivusto näytetään pääsivuston Pikakäynnistyksessä? arvoksi Kyllä. Pikakäynnistys on vasemman reunan siirtymispalkki.

    • Valitse kohdan Haluatko, että tämä sivusto näytetään pääsivuston ylimmässä linkkipalkissa? arvoksi Ei. Jos sinulla on useita alisivustoja, on parempi, että linkit näkyvät vasemman reunan siirtymispalkissa, jotta ne eivät täytä sivun yläreunaa.

  7. Valitse kohdan Siirtymisen periytyminen arvoksi Ei. Tällä tavalla alisivusto ei peri siirtymistä ryhmäsivustosta. Valitse Luo.

    Valitse Kyllä ja Ei. Valitse sitten Luo.

  8. Lisää Määritä sivuston ryhmät -sivulla tähän alisivustoon osallistuvien ryhmän jäsenten nimet ja valitse OK. (Esimerkkinäyttökuvassa Ina Leonte on sivuston omistaja. Tällä sivulla näkyy sen sijaan nimesi.)

    Hyväksy oletusarvot ja valitse Ok.

    Alkuperäinen alisivusto näyttää suunnilleen alla olevan kaltaiselta.

    Tavallinen alisivusto näyttää tältä

  9. Poista aloitusruudut valitsemalla Poista tämä. Jos jaat alisivuston asiakkaiden kanssa ja aloitusruudut ovat yhä siellä, asiakkaat voivat hämääntyä.

  10. Mukauta asiakkaan alisivusto tarpeen mukaan. Lisää esimerkiksi tervetuloviesti valitsemalla Muokkaa sivun yläosassa ja siirrä Tiedostot-kirjasto samalla tavalla kuin ryhmäsivuston kohdalla.

  11. Teeman vaihtaminen on helppo tapa saada asiakkaan alisivusto näyttämään erilaiselta kuin sisäinen sivusto. Kokeile asiakkaan alisivustossa eri teemoja valitsemalla Asetukset Office 365:n Asetukset-painike > Muuta ulkoasua.

    Valitse Muuta ulkoasua -vaihtoehto

    Jos luot useita asiakkaan alisivustoja, kannattaa ehkä antaa kullekin niistä eri teema. Seuraavassa on esimerkkejä asiakasalisivustosta, jolla on teema, tervetuloviesti ja joitakin tiedostoja.

    Kuva, joka esittää esimerkin alisivustosta luomisen jälkeen.

  12. Palaa ryhmäsivuston aloitussivulle valitsemalla Sivustot alisivuston sivun yläosassa ja valitsemalla Ryhmäsivusto. Vaiheessa 6: Siirrä ryhmäsivusto ylemmälle tasolle nopeaa käyttöä varten. Näytämme, miten voit lisätä linkkejä, jotta ryhmäsivustoon on helppo palata, mutta asiakkaat eivät pääse sinne.

    Vihje: Voit milloin tahansa poistaa alisivuston ja aloittaa alusta.

Ryhmäsivuston aloitussivu voi nyt näyttää suunnilleen alla olevan kaltaiselta, jolloin hyperlinkki asiakkaan alisivustolle on vasemmassa reunassa. Tällä tavalla sisäinen työryhmäsi jäsenillä on helppo siirtyä siihen.

Kun olet lisännyt alisivuston, se näkyy Pikakäynnistysvalikossa ryhmäsivuston aloitussivun vasemmassa reunassa.

Alisivuston tiedostojen jakaminen asiakkaalle (5 minuuttia)

Yksi tapa jakaa alisivuston tiedostoja on luoda tiedoston vieraskäytön linkki ja lähettää se asiakkaalle. Vain yksi henkilö voi käyttää tiedostoa vieraskäytön linkin avulla, ja vieraskäytön linkkejä saatetaan lähettää eteenpäin tai jakaa muiden henkilöiden kanssa.

  1. Valitse jaettavan tiedoston vieressä olevat kolme pistettä ... ja valitse Jaa.

    Valitse jaettavan tiedoston vieressä olevat kolme pistettä ja valitse Jaa.

  2. Valitse Hanki linkki. Anna asiakkaan muokata tiedostoa valitsemalla Muokkaa-kohdasta Luo linkki.

  3. Kopioi vieraslinkki napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja liitä se sitten sähköpostiviestiin tai muuhun mediaan asiakkaalle.

    Kopioi vieraslinkki napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella.

Olet valmis!

Jos asiakkailla on Microsoft-tilit, voit jakaa koko alisivuston heidän kanssaan. Toimi seuraavasti:

  1. Valitse jaettava asiakasalisivuston sivun yläreunassa Jaa.

    Alisivuston jakaminen asiakkaalle Jaa-kuvakkeella

  2. Anna niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden haluat käyttävän alisivustoa. Sisällytä myös oma osoitteesi, jotta saat sähköpostin kopion arkistoitavaksi. Lähetä sähköpostiviesti valitsemalla Jaa.

    Kirjoita niiden asiakkaiden sähköpostiosoitteet, joiden pitäisi saada kutsu käyttää alisivustoa.

  3. Voit siirtyä sähköpostiviestiin ja tarkastella viestiä, jonka lähetit asiakkaille. Se näyttää suunnilleen tältä. Sähköpostiviestin alaosassa on linkki asiakkaan alisivustoon.

    Esimerkki sähköpostista, jossa kutsutaan asiakkaita käyttämään asiakasalisivustoa.

Onnittelut! Olet määrittänyt tiedostojen jakamisen asiakkaillesi.

Vaihe 5: Määritä työryhmän alisivusto yksityisten tiedostojen tallentamiseen

Määritä alisivusto, jota voi käyttää vain sinä eivätkä muut työryhmän jäsenet, luomalla sivuston käyttämällä ohjeita, jotka ovat Vaiheessa 4: Määritä alisivusto tiedostojen ulkoista jakamista varten. Älä kuitenkaan lisää ryhmän jäseniä Määritä sivuston ryhmät -sivulla. Nimesi, sivuston omistajan, pitäisi olla ainoa luettelossa.

Kun pääset osaan, jossa siirtyminen määritetään, valitse Ei kaikkiin kysymyksiin. Näin työryhmän jäsenet eivät näe ryhmäsivuston alisivuston linkkiä. Voit siirtyä tähän alisivustoon jatkossa sovelluksen käynnistyksen kautta valitsemalla Sivustot > työryhmän alisivusto.

Jos haluat lisätä alisivustoon linkin ryhmäsivuston aloitussivulta, jotta sitä on helpompi käyttää, valitse Kyllä johonkin siirtymisasetukseen. Ryhmän jäsenet eivät pääse alisivuston, mutta sinun on ilmoitettava heille, miksi linkki ei toimi niitä, jos he valitsevat sen.

Piilota siirtymiskomennot alisivustosta valitsemalla Ei.

Vaihe 6: Siirrä ryhmäsivusto ylemmälle tasolle nopeaa käyttöä varten

Suorittaminen vie noin: 10–15 minuuttia

Helpota ryhmäsivustoon siirtymistä mistä tahansa ohjelman Office 365 kohdasta lisäämällä se sovelluksen käynnistimeen mukautettuna ruutuna.

Mukautettu ruutu Office 365 -sovelluksen käynnistimessä

Voit myös lisätä linkin siihen Office 365 -otsikossa, mikä kuvataan seuraavaksi. Kumpikin näistä sijainneista on todella käteviä, kun olet sovelluksessa OneDrive for Business tai toisessa Office 365 -sovelluksessa ja haluat palata ryhmäsivustoon.

Linkin lisääminen ryhmäsivuston Office 365-otsikkoon

Linkki voi olla esimerkiksi logo tai kuva. Se on oltava 200 x 50 kuvapistettä, eikä suurempi kuin 10 kilotavua. Voit luoda oman logon kuvaamalla Microsoft Paintilla yrityksesi logon ja rajaamalla, muuttamalla sen kooksi 200 x 50 ja tallentamalla se JPEG-tiedostona. (Tämä pakkaa tiedoston pienemmäksi kuin 10 kilotavua.)

Lisää ryhmäsivuston linkki kaikkien sivujen yläreunaan, jotta käyttäjät pääsevät sinne helposti

  1. Kopioi URL-osoite ryhmäsivustossa. (URL-osoitteen muoto on https://<oman yrityksesi nimi>. sharepoint.com.)

    Kopioi ryhmäsivuston URL-osoite

  2. Valitse sivun ylälaidassa sovellusten käynnistys Sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse Hallinta.

    Valitse ristikkovalikko ja sitten järjestelmänvalvoja.

  3. Valitse sovelluksen Office 365 -hallintakeskus sivun vasemmasta osasta Yritysprofiili.

    Yritysprofiilin valitseminen

  4. Valitse Mukautettu teema.

  5. Siirry kohdassa Mukautettu logo logoon tai johonkin muuhun kuvaan, joka on tallennettu tietokoneeseen ja jota haluat käyttää.

  6. Liitä ryhmäsivuston URL-osoite kohtaan Napsautettavan logon URL-osoite ja valitse sitten Tallenna.

    Valitse logo, kirjoita ryhmäsivuston URL-osoite ja valitse sitten Tallenna.

    Nyt logo tai kuva näkyy jokaisen sivun yläosassa, Sähköposti mukaan lukien, ja yrityksen muut työryhmän jäsenet siirtyä ryhmäsivustoon napsauttamalla sitä.

    Kuva hyperlinkistä ryhmäsivustoon

    välilyönti

    Onnittelut! Olet suorittanut tämän ryhmäsivuston mukauttamisen vaihekohtaisen opetusohjelman. Oliko tästä artikkelista apua? Jätä meille kommentti sivun alalaidassa olevaan palautelaatikkoon. Tarkistamme toimiamme palautteesi avulla.

Seuraavassa on aiheita, joista voit olla kiinnostunut

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Tiedostojen tallentamisen ja jakamisen määritys Office 365:ssä

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×