Office 365 -ryhmän luominen hallintakeskuksessa

Osallistujat: Diane Faigel
Päivitetty viimeksi: 13 syyskuuta 2017.

Käyttäjät voivat luoda Office 365 -ryhmän Outlookista tai muista sovelluksista. Yleisenä järjestelmänvalvojana sinäkin joudut ehkä luomaan tai poistamaan ryhmiä ja lisäämään tai poistamaan jäseniä ja mukauttamaan heidän työskentelytapojaan. Office 365 -hallintakeskus on paikka, jossa voit tehdä kaiken tämän.

Oletko oikeassa paikassa?

Etsitkö ohjeita sähköpostiryhmän (jakeluluettelon) luomiseen Outlookissa?

Jos etsit, katso Yhteystietoryhmän tai jakeluluettelon luominen Outlookissa.

Office 365 -ryhmän luominen

  1. Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tilillä osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  2. Valitse Ryhmät > Ryhmät vasemmasta siirtymisruudusta.

    Office 365 -ryhmä hallintakeskuksessa

  3. Valitse Lisää ryhmä.

    Luo uusi Office 365 -ryhmä, jakeluluettelo tai käyttöoikeusryhmä
  4. Valitse luotavan ryhmän tyyppi sen mukaan, mihin aiot ryhmää käyttää. Jos haluat sähköpostiosoitteen, johon asiakkaat voivat ottaa yhteyttä, kuten info@contoso.com, valitse Office 365 -ryhmä. Asetusten ja valintojen yksityiskohtaisen vertailun näet kohdasta Ryhmien vertailu.

  5. Määritä ryhmälle yksilöllinen nimi ja alias.

  6. Pidä Lähetä ryhmäkeskusteluiden kopiot -asetuksena Käytössä, jos haluat, että jäsenet vastaanottavat viestejä ja kalenterikohteita omaan postilaatikkoonsa ryhmän postilaatikon lisäksi.

  7. Valitse Valitse omistaja ja valitse sitten sen henkilön nimi, jonka vastuulla ryhmän hallinta on. Kaikki ryhmän omistajaksi määritetyt käyttäjät voivat poistaa sähköpostiviestejä ryhmän Saapuneet-kansiosta. Muut jäsenet eivät voi poistaa sähköpostiviestejä ryhmän Saapuneet-kansiosta.

  8. Valitse Lisää.

Jäsenten lisääminen Office 365 -ryhmään

  1. Päivitä Office 365 -hallintakeskuksen sivu, jotta uusi Office 365 -ryhmä tulee näkyviin.

  2. Valitse ryhmä, johon haluat lisätä jäseniä.

  3. Vieressä Jäsenet-kohdan vierestä Muokkaa.

  4. Kirjoita ryhmään liitettävien henkilöiden nimet ja valitse ne sitten luettelosta. Voit myös määrittää, että henkilöt voivat lisätä itse itsensä tai että heidän on lähetettävä liittymispyyntö hyväksyttäväksi (lisätietoa on ohjeaiheessa Liity ryhmään).

  5. Päivitä Office 365 -ryhmä valitsemalla Tallenna.

Office 365 -ryhmä ja siihen liitetyt jäsenet näkyvät Outlookissa.

Vihje: Office 365:een yhdistetyt Yammer-ryhmät on luotava Yammerissa, mutta niitä voidaan hallita Office 365 -hallintakeskuksen kautta, kuten muitakin Office 365 -ryhmiä. Lisätietoja on artikkelissa Yammer ja Office 365 -ryhmät.

Sähköpostiviestien lähettämisen salliminen organisaation ulkopuolisille henkilöille (esim. info@contoso.com)

Tämä toiminto on kätevä, jos haluat luoda ryhmän sähköpostiosoitteen, kuten info@contoso.com.

Kun olet luonut ryhmän, voit määrittää tämän asetuksen.

  1. Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tilillä osoitteessa https://portal.office.com/adminportal/home.

    Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvojan tililläsi.

    Kirjautuminen 21Vianetin ylläpitämään Office 365:een

  2. Valitse Ryhmät > Ryhmät vasemmasta siirtymisruudusta.

    Office 365 -ryhmä hallintakeskuksessa

  3. Valitse muokattavan ryhmän vieressä oleva valintaruutu.

  4. Määritä Salli organisaation ulkopuolisten henkilöiden lähettää sähköpostia -asetukseksi Käytössä.

  5. Valitse Tallenna.

Miten ryhmäsähköpostien seuranta toimii?

On tärkeää, että ymmärrät tämän asetuksen toiminnan, etenkin jos käytät ryhmän Saapuneet-kansiota ja jaettua sähköpostiosoitetta (esimerkiksi info@contoso.com).

  • Kun luot ryhmän hallintakeskuksen kautta, käyttäjät määritetään oletusarvoisesti seuraamaan ryhmää. Tämä on Lähetä ryhmäkeskustelujen ja tapahtumien kopiot ryhmän jäsenten Saapuneet-laatikoihin -asetus.

    Uuden ryhmän luominen

  • Jos käyttäjä luo ryhmän Outlookin kautta, tämä asetus ei ole oletusarvoisesti käytössä, vaan käyttäjän on valittava Lisäasetukset > Lähetä kaikki ryhmäkeskustelut.....

    Lähetä ryhmäsähköpostia käyttäjien Saapuneet-kansioon

Nämä asetukset tarkoittavat sitä, että ryhmän jäsenet saavat kopion Outlookin Saapuneet-kansioon lähetetyistä sähköposteista. He voivat lukea ja poistaa tämän sähköpostiviestin kopion eikä se vaikuta muihin käyttäjiin. Sähköpostiviestin kopio säilyy edelleen ryhmän Saapuneet-kansiossa.

Käyttäjät voivat siirtyä Outlookissa ryhmän Saapuneet-kansioon ja halutessaan lopettaa seuraamisen, jolloin sähköpostiviestien kopioita ei enää lähetetä heidän Saapuneet-kansioonsa. He voivat halutessaan myös seurata uudelleen. He pääsevät edelleen ryhmän sähköpostiin siirtymällä ryhmän Saapuneet-kansioon Outlookissa.

Käyttäjä voi peruuttaa ryhmän tilauksen, jolloin hän ei enää saa ryhmän Saapuneet-kansioon lähetettyjä sähköposteja.

Kuka voi poistaa sähköpostiviestin ryhmän Saapuneet-kansiosta?

Ryhmän omistaja voi poistaa minkä tahansa sähköpostiviestin ryhmän Saapuneet-kansiosta riippumatta siitä, onko hän alkuperäinen tekijä.

Jäsen voi poistaa sähköpostikeskustelun ryhmän Saapuneet-kansiosta vain siinä tapauksessa, että hän on aloittanut keskustelun ja vain käyttämällä Outlookin verkkoversiota (napsauta sähköpostia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista). Hän ei voi poistaa keskustelua Outlook-sovelluksessa (Outlook 2016).

Oletetaan, että ryhmän omistaja lähettää sähköpostia ryhmälle ja poistaa sitten viestin ryhmän Saapuneet-kansiosta. Jäsenten Saapuneet-kansioon lähetetty viestin kopio ei kuitenkaan poistu.

Lisää mukautusasetuksia

Huomioitavia seikkoja ryhmien luomisesta hallintakeskuksessa

  • Tarvitset Office 365:n yleisen järjestelmänvalvojan oikeudet.

  • Tarvitset vähintään Exchange Online -käyttöoikeuden (jos sinulla esimerkiksi ei ole Office 365 Business -käyttöoikeutta).

  • Office 365 -ryhmien on oltava käytössä vuokraajassasi. Ne ovat oletusarvoisesti käytössä, mutta jotkut organisaatiot saattavat poistaa ne käytöstä.

  • Et voi olla delegoitu järjestelmänvalvoja (esimerkiksi konsultti, jolla on järjestelmänvalvojan oikeudet toisen käyttäjän puolesta).

  • Jos luot käyttöoikeusryhmän hallitaksesi Office 365 -ryhmien luontioikeuksia, yleisen järjestelmänvalvojan ei tarvitse olla ryhmän jäsen. Hän voi edelleen luoda ryhmiä hallintakeskuksessa. Hän ei kuitenkaan voi luoda ryhmiä sovelluksista (kuten Plannerista tai Outlookista). Katso lisätietoja kohdasta Office 365 -ryhmien luontioikeuksien hallinta.

  • Ryhmätunnuksen avulla määritetään alias (mailNickname-ominaisuus) Exchangessa. MailNickname-ominaisuuden on oltava yksilöllinen kaikissa vuokraajan Office 365 -ryhmissä.

Office 365 -ryhmien hallintaa käsitteleviä artikkeleita

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×