Office 365:n raportit hallintakeskuksessa – postilaatikon käyttö

Uusi Postilaatikon käyttöraportti tarjoaa tietoja käyttäjistä, joilla on käyttäjän postilaatikko sekä heidän aktiivisuudestaan perustuen lähetettyihin ja luettuihin sähköposteihin. Se tarjoaa myös tietoja siitä, kuinka paljon tallennustilaa kunkin käyttäjän postilaatikko kuluttaa ja kuinka moni niistä lähestyy tallennuskiintiötä.

Huomautus: Office 365:n yleinen järjestelmänvalvoja sekä Exchange-, SharePoint- ja Skype for Business -järjestelmänvalvoja ja Reports Reader näkevät Office 365:n raportit.

Postilaatikon käyttöraportin hankkiminen

  1. Siirry Office 365 -hallintakeskukseen > Raportit

  2. Valitse Postilaatikon käyttö avattavasta luettelosta.

    Office 365, saatavilla olevat raportit

Postilaatikon käyttöraportin tulkitseminen

Voit tarkastella organisaation postilaatikoiden käyttöäPostilaatikko-, Tallennustila- ja Kiintiö-kaavioiden avulla.

1

Postilaatikon käyttöraportista voi tarkastella trendejä viimeisten 7 päivän, 30 päivän, 90 päivän tai 180 päivän ajalta.

2

Jokaisessa raportissa on mainittu raportin luontipäivämäärä. Raportit luodaan yleensä 24–48 tunnin viiveellä toiminnan ajankohdasta.

3

Postilaatikko-kaaviosta näkyy organisaation käyttäjäpostilaatikoiden kokonaismäärä sekä raportointikauden kunkin päivän aktiivisten postilaatikoiden lukumäärä. Postilaatikko tulkitaan aktiiviseksi, jos sen kautta on lähetetty tai luettu sähköpostia.

4

Tallennustila-kaavio näyttää, paljonko tallennustilaa organisaatio käyttää.

5

Kiintiö-kaavio näyttää kunkin kiintiöluokan käyttäjäpostilaatikoiden lukumäärän. Kiintiöluokkia on neljä:

  • Hyvä – käyttäjät, joiden käyttämä tallennustila alittaa varoituksen lähettämisen rajakiintiön.

  • Varoitus – käyttäjät, joiden käyttämän tallennustilan määrä on saavuttanut tai ylittää varoituksen lähettämisen rajan, mutta on vielä lähettämisen estorajan sisällä

  • Ei voi lähettää – käyttäjät, joiden käyttämän tallennustilan määrä on saavuttanut tai ylittää lähettämisen eston rajan, mutta on vielä lähettämisen ja vastaanottamisen estorajan sisällä

  • Ei voi lähettää tai vastaanottaa – käyttäjät, joiden käyttämä tallennustila ylittää lähettämisen ja vastaanottamisen estorajan

6

  • Postilaatikko-kaavion Y-akseli kuvaa käyttäjäpostilaatikoiden lukumäärää.

  • Tallennustila-kaaviossa Y-akseli kuvaa organisaation käyttäjäpostilaatikoiden käyttämän tallennustilan määrää.

  • Kiintiö-kaavion Y-akseli kuvaa käyttäjäpostilaatikoiden määrää kussakin tallennustilakiintiössä.

  • Postilaatikko- ja Tallennustila-kaavioiden X-akselilla on kyseisen raportin päivämääräalue.

  • Kiintiö-kaavion X-akseli kuvaa kiintiöluokkaa.

7

Voit suodattaa näytettävät kaaviot napsauttamalla selitteessä olevaa kohdetta.

8

Taulukossa eritellään postilaatikon käyttö käyttäjäkohtaisesti. Voit lisätä taulukkoon sarakkeita.

  • Käyttäjänimi on käyttäjän sähköpostiosoite.

  • Näyttönimi on käyttäjän koko nimi.

  • Poistettu tarkoittaa postilaatikkoa, joka on tällä hetkellä poistettu, mutta jossa oli aktiivisuutta raportointijakson aikana.

  • Poistamispäivä on päivä, jona postilaatikko on poistettu.

  • Luontipäivä on postilaatikon luomispäivämäärä.

  • Viimeisimmän toiminnan päivämäärä viittaa päivämäärään, jona postilaatikosta viimeksi lähetettiin tai luettiin sähköpostia.

  • Kohteiden lukumäärä tarkoittaa postilaatikon kohteiden kokonaismäärää.

  • Käytetty tallennustila (Mt) viittaa käytetyn tallennustilan kokonaismäärään.

  • Anna varoitus -kiintiö (Mt) tarkoittaa tallennustilarajaa, jonka jälkeen postilaatikon omistajalle lähetetään varoitus tallennustilakiintiön uhkaavasta täyttymisestä.

  • Estä lähettäminen -kiintiö (Mt) tarkoittaa tallennustilarajaa, jonka ylittämisen jälkeen postilaatikosta ei voi enää lähettää sähköpostia.

  • Estä lähettäminen ja vastaanottaminen -kiintiö (Mt) tarkoittaa tallennustilarajaa, jonka ylittämisen jälkeen postilaatikosta ei voi enää lähettää eikä siihen voi vastaanottaa sähköpostia.

Jos organisaatiosi käytännöt estävät sinua näkemästä raportteja, joissa käyttäjätiedot ovat tunnistettavissa, voit muuttaa näiden kaikkien raporttien tietosuoja-asetuksia. Katso Piilota käyttäjätiedot raporteissa -osiota Toimintaraportit Office 365:n hallintakeskuksessa -kohdassa.

9

Voit myös viedä raportointitiedot Excelin .csv-tiedostoon napsauttamalla tai napauttamalla Vie-linkkiä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×