Office 365:n raportit hallintakeskuksessa – Office 365 -ryhmät

Office 365:n uudessa Raportit-koontinäytössä näet toiminnan yleiskatsauksen organisaatiosi eri Office 365 -tuotteissa. Voit sen avulla siirtyä yksittäisten tuotteiden tason raportteihin, jotta saat tarkempia tietoja kunkin tuotteen toiminnasta. Tutustu raporttien yleiskatsauksen ohjeaiheeseen. Office 365 -ryhmäraportista saat tietoja Office 365 -ryhmien toiminnasta organisaatiossasi ja voit nähdä kuinka paljon Office 365 -ryhmiä luodaan ja käytetään.

Huomautus: Office 365:n yleinen järjestelmänvalvoja sekä Exchange-, SharePoint- ja Skype for Business -järjestelmänvalvoja näkevät Office 365:n raportit.

Office 365 -ryhmäraportin hankkiminen

  1. Siirry Office 365 -hallintakeskukseen > Raportit > Käyttö.

  2. Valitse avattavasta Valitse raportti -valikosta Office 365 -ryhmien toiminta.

    Valitse raportti – Office 365 -ryhmät

Office 365 -ryhmäraportin tulkitseminen

Saat katsauksen Office 365 -ryhmien toimintaan kaavioista Ryhmät, Toiminta, Tiedostot ja Tallennustila.

Näyttökuva: Office 365:n ryhmät – ryhmien toiminnot

1

Office 365 -ryhmät -raportin näyttämiä trendejä voi tarkastella viimeisten 7 päivän, 30 päivän, 90 päivän tai 180 päivän ajalta.

2

Jokaisessa raportissa on mainittu raportin luontipäivämäärä. Raportit luodaan yleensä 24–48 tunnin viiveellä toiminnan ajankohdasta.

3

Ryhmät-näkymä näyttää tiettynä päivänä olemassa olevien ryhmien kokonaismäärän ja kyseisenä päivänä aktiiviset ryhmät. Aktiivisuus määritellään sähköpostikeskustelujen, Yammer-merkintöjen ja SharePoint-tiedostotoiminnan perusteella.

4

Toiminta-näkymässä voit tarkastella ryhmätehtävien määrää ryhmän työmäärään verrattuna. Voit tarkastella ryhmän postilaatikoiden saamia Exchange-sähköposteja kaikissa ryhmissä minä tahansa päivänä raportointikauden aikana. Voit tarkastella myös Office 365 -ryhmään liittyviin Yammer-ryhmiin kirjattuja, niissä luettuja ja tykkäyksen saaneita viestejä.

5

Tiedostot-näkymässä näet kaikkien tiedostojen sekä aktiivisten tiedostojen lukumäärän kaikissa Office 365 -ryhmään liittyvissä ryhmäsivustoissa.

6

Tallennustila-näkymä näyttää kokonaistallennustilan kaikissa ryhmien postilaatikoissa ja ryhmäsivustoilla.

7

  • Ryhmät-kaaviossa Y-akselilla näkyy ryhmien määrä (josta näkyy kokonaismäärä ja aktiivisten määrä).

  • Toiminta-kaaviossa Y-akselilla näkyy, miten monta kertaa toiminta on suoritettu Office 365 -ryhmissä.

  • Tiedostot-kaavion pystyakseli on joko kaikkien tai aktiivisten tiedostojen määrä.

  • Tallennustila-kaavion pystyakseli on ryhmän postilaatikon tai sivuston tarvitsema kokonaistallennustila.

Kaikkien kolmen kaavion vaaka-akseli on kyseiselle raportille valittu päivämääräalue.

8

Voit suodattaa kaaviossa näkyvän sarjan napsauttamalla selitteessä olevaa kohdetta. Esimerkiksi Ryhmät-kaaviossa voit napsauttaa tai napauttaa Yhteensä tai Aktiivinen Näyttökuva: Office 365:n ryhmäraportti – ryhmien kokonaismäärä ja aktiivisten ryhmien määrä , kun haluat nähdä vain toiseen vaihtoehtoon liittyvät tiedot. Tämän valinnan muuttaminen ei muuta ruudukkotaulukon sisältämiä tietoja.

9

Näytettyjen ryhmien luettelo määräytyy siitä, mitkä ryhmät olivat olemassa (niitä ei ollut poistettu) laajimman (180-päiväisen) raportointiaikavälin aikana.  Aktiivisuuden määrä (sähköpostikeskustelut, Yammer-viestit ja SharePoint-tiedostoaktiivisuus) vaihtelee valittujen päivämäärien mukaan.

Huomautus: Kaikki alla olevan luettelon kohteet eivät välttämättä näy sarakkeissa, ennen kuin lisäät ne.

  • Ryhmänimi on ryhmän nimi.

  • Poistettu on poistettujen ryhmien määrä. Jos ryhmä on poistettu, mutta sillä on raportointiaikana ollut toimintaa, se näkyy ruudukossa, jolloin tämän merkinnän arvona on tosi.

  • Ryhmän omistaja on ryhmän omistajan nimi.

  • Viimeisin toimintapäivä on viimeisin päivä, jona ryhmä on vastaanottanut viestin. – Tämä on viimeisin päivä, jolloin on ilmennyt sähköpostikeskustelu-, Yammer- tai sivustoaktiivisuutta. 

  • Tyyppi on ryhmän tyyppi. Tämä voi olla yksityinen tai julkinen ryhmä.

  • Jäsenet on ryhmän jäsenten lukumäärä.

  • Vieraat on ryhmässä vierailleiden jäsenten lukumäärä.

  • Exchange

    • Vastaanotetut sähköpostiviestit on ryhmän vastaanottamien viestien lukumäärä.

    • Postilaatikon kohteita yhteensä on ryhmän postilaatikossa olevien viestien kokonaismäärä.

    • Postilaatikon käytetty tallennustila on ryhmän postilaatikon käyttämä tallennustila.

  • SharePoint-tiedostot

    • Tiedostojen kokonaismäärä on SharePoint-sivustoihin tallennettujen tiedostojen lukumäärä.

    • Aktiiviset tiedostot on niiden SharePoint-ryhmäsivustolle tallennettujen tiedostojen määrä, joihin on raportointikaudella kohdistunut aktiivisuutta (niitä on tarkasteltu, muokattu, synkronoitu tai jaettu sisäisesti tai ulkoisesti)

    • Sivuston käytetty tallennustila (Mt) on raportointikaudella käytetty tallennustila megatavuina.

  • Yammer-viestit

    • Julkaistu on Yammer-ryhmässä raportointikaudella julkaistujen viestien määrä.

    • Luettu on Yammer-ryhmässä raportointikaudella luettujen viestien määrä.

    • Tykätty on Yammer-ryhmässä raportointikaudella tykkäysmerkinnän saaneiden viestien lukumäärä.

Jos organisaatiosi käytännöt estävät sinua näkemästä raportteja, joissa käyttäjätiedot ovat tunnistettavissa, voit muuttaa näiden kaikkien raporttien tietosuoja-asetuksia. Katso käyttäjätietojen piilottamista käsittelevä osio Toimintaraportit Office 365:n hallintakeskuksen esikatselussa -kohdassa.

10

Napsauttamalla tai napauttamalla sarakeotsikon vieressä olevaa Lisää toimintoja -painiketta OWA-mobiilisovelluksen Lisää toimintoja -painike voit lisätä tai poistaa raportin sarakkeita.

Office 365:n ryhmäraportti – valitse sarakkeet

11

Voit myös viedä raportointitiedot Excelin .csv-tiedostoon napsauttamalla tai napauttamalla Vie-linkkiä Office 365:n raportit – tietojen vieminen Excel-tiedostoon . Toiminto vie kaikkien käyttäjien tiedot. Voit sen jälkeen jatkaa analysointia käyttämällä yksinkertaisia lajittelu- ja suodatustoimintoja. Jos käyttäjiä on alle 2000, voit lajitella ja suodattaa tietoja raportin taulukossa. Jos käyttäjiä on yli 2000, tiedot on vietävä, jotta suodattaminen ja lajittelu onnistuu.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×