Office 365:n raportit hallintakeskuksessa – Office 365 -ryhmät

Office 365:n uudessa Raportit-koontinäytössä näet toiminnan yleiskatsauksen organisaatiosi eri Office 365 -tuotteissa. Voit sen avulla siirtyä yksittäisten tuotteiden tason raportteihin, jotta saat tarkempia tietoja kunkin tuotteen toiminnasta. Tutustu raporttien yleiskatsauksen ohjeaiheeseen. Office 365 -ryhmäraportista saat tietoja Office 365 -ryhmien toiminnasta organisaatiossasi ja voit nähdä kuinka paljon Office 365 -ryhmiä luodaan ja käytetään.

Huomautus: Office 365:n yleinen järjestelmänvalvoja sekä Exchange-, SharePoint- ja Skype for Business -järjestelmänvalvoja näkevät Office 365:n raportit.

Office 365 -ryhmäraportin hankkiminen

  1. Siirry Office 365 -hallintakeskukseen > Raportit > Käyttö.

  2. Valitse avattavasta Valitse raportti -valikosta Office 365 -ryhmien toiminta.

    Valitse raportti – Office 365 -ryhmät

Office 365 -ryhmäraportin tulkitseminen

Saat katsauksen Office 365 -ryhmien toimintaan kaavioista Ryhmät, Toiminta, Tiedostot ja Tallennustila.

Näyttökuva: Office 365:n ryhmät – ryhmien toiminnot

1

Office 365 -ryhmät -raportin näyttämiä trendejä voi tarkastella viimeisten 7 päivän, 30 päivän, 90 päivän tai 180 päivän ajalta. Jos valitset tietyn päivän raportissa, taulukossa (7) näkyvät kuitenkin tiedot 30 päivältä siihen päivään asti (2), jolloin raportti on luotu.

2

Jokaisessa raportissa on mainittu raportin luontipäivämäärä. Raportit luodaan yleensä 24–48 tunnin viiveellä toiminnan ajankohdasta.

3

Ryhmät-näkymä näyttää tiettynä päivänä olemassa olevien ryhmien kokonaismäärän ja kyseisenä päivänä aktiiviset ryhmät. Aktiivisuus määritellään sähköpostikeskustelujen, Yammer-merkintöjen ja SharePoint-tiedostotoiminnan perusteella.

4

Toiminta-näkymässä voit tarkastella ryhmätehtävien määrää ryhmän työmäärään verrattuna. Voit tarkastella ryhmän postilaatikoiden saamia Exchange-sähköposteja kaikissa ryhmissä minä tahansa päivänä raportointikauden aikana. Voit tarkastella myös Office 365 -ryhmään liittyviin Yammer-ryhmiin kirjattuja, niissä luettuja ja tykkäyksen saaneita viestejä.

5

Tiedostot-näkymässä näet kaikkien tiedostojen sekä aktiivisten tiedostojen määrän kaikissa Office 365 -ryhmään liittyvissä ryhmäsivustoissa.

6

Tallennustila-näkymä näyttää kokonaistallennustilan kaikissa ryhmien postilaatikoissa ja ryhmäsivustoissa.

7

  • Ryhmät-kaaviossa Y-akselilla näkyy ryhmien määrä (josta näkyy kokonaismäärä ja aktiivisten määrä).

  • Toiminta-kaaviossa Y-akselilla näkyy, miten monta kertaa toiminta on suoritettu Office 365 -ryhmissä.

  • Tiedostot-kaavion pystyakseli on joko kaikkien tai aktiivisten tiedostojen määrä.

  • Tallennustila-kaavion pystyakseli on ryhmän postilaatikon tai sivuston tarvitsema kokonaistallennustila.

Kaikkien kolmen kaavion vaaka-akseli on kyseiselle raportille valittu päivämääräalue.

8

Voit suodattaa kaaviossa näkyvän sarjan napsauttamalla selitteessä olevaa kohdetta. Esimerkiksi Ryhmät-kaaviossa voit napsauttaa tai napauttaa Yhteensä tai Aktiivinen Näyttökuva: Office 365:n ryhmäraportti – ryhmien kokonaismäärä ja aktiivisten ryhmien määrä , kun haluat nähdä vain toiseen vaihtoehtoon liittyvät tiedot. Tämän valinnan muuttaminen ei muuta ruudukkotaulukon sisältämiä tietoja.

9

Näytettyjen ryhmien luettelo määräytyy siitä, mitkä ryhmät olivat olemassa (niitä ei ollut poistettu) laajimman (180-päiväisen) raportointiaikavälin aikana.  Aktiivisuuden määrä (sähköpostikeskustelut, Yammer-viestit ja SharePoint-tiedostoaktiivisuus) vaihtelee valittujen päivämäärien mukaan.

Huomautus: Kaikki alla olevan luettelon kohteet eivät välttämättä näy sarakkeissa, ennen kuin lisäät ne.

  • Ryhmänimi on ryhmän nimi.

  • Poistettu on poistettujen ryhmien määrä. Jos ryhmä on poistettu, mutta sillä on raportointiaikana ollut toimintaa, se näkyy ruudukossa, jolloin tämän merkinnän arvona on tosi.

  • Ryhmän omistaja on ryhmän omistajan nimi.

  • Viimeisin toimintapäivä on viimeisin päivä, jona ryhmä on vastaanottanut viestin. – Tämä on viimeisin päivä, jolloin on ilmennyt sähköpostikeskustelu-, Yammer- tai sivustoaktiivisuutta. 

  • Tyyppi on ryhmän tyyppi. Tämä voi olla yksityinen tai julkinen ryhmä.

  • Jäsenet on ryhmän jäsenten määrä.

  • Ulkoiset jäsenet on ryhmän ulkoisten käyttäjien määrä.

  • Exchange

    • Vastaanotetut sähköpostiviestit on ryhmän vastaanottamien viestien määrä.

    • Postilaatikon kohteita yhteensä on ryhmän postilaatikossa olevien viestien kokonaismäärä.

    • Postilaatikon käytetty tallennustila on ryhmän postilaatikon käyttämä tallennustila.

  • SharePoint-tiedostot

    • Tiedostojen kokonaismäärä on SharePoint-sivustoihin tallennettujen tiedostojen määrä.

    • Aktiiviset tiedostot on niiden SharePoint-ryhmäsivustolle tallennettujen tiedostojen määrä, joihin on raportointikaudella kohdistunut aktiivisuutta (niitä on tarkasteltu, muokattu, synkronoitu tai jaettu sisäisesti tai ulkoisesti)

    • Sivuston käytetty tallennustila (Mt) on raportointikaudella käytetty tallennustila megatavuina.

  • Yammer-viestit

    • Julkaistu on Yammer-ryhmässä raportointikaudella julkaistujen viestien määrä.

    • Luettu on Yammer-ryhmässä raportointikaudella luettujen keskustelujen määrä.

    • Tykätty on Yammer-ryhmässä raportointikaudella tykkäysmerkinnän saaneiden viestien määrä.

Jos organisaatiosi käytännöt estävät sinua näkemästä raportteja, joissa käyttäjätiedot ovat tunnistettavissa, voit muuttaa näiden kaikkien raporttien tietosuoja-asetuksia. Katso käyttäjätietojen piilottamista käsittelevä osio Toimintaraportit Office 365:n hallintakeskuksen esikatselussa -kohdassa.

10

Napsauttamalla tai napauttamalla sarakeotsikon vieressä olevaa Lisää toimintoja -painiketta OWA-mobiilisovelluksen Lisää toimintoja -painike voit lisätä tai poistaa raportin sarakkeita.

Office 365:n ryhmäraportti – valitse sarakkeet

11

Voit myös viedä raportointitiedot Excelin .csv-tiedostoon napsauttamalla tai napauttamalla Vie-linkkiä Office 365:n raportit – tietojen vieminen Excel-tiedostoon . Toiminto vie kaikkien käyttäjien tiedot. Voit sen jälkeen jatkaa analysointia käyttämällä yksinkertaisia lajittelu- ja suodatustoimintoja. Jos käyttäjiä on alle 2000, voit lajitella ja suodattaa tietoja raportin taulukossa. Jos käyttäjiä on yli 2000, tiedot on vietävä, jotta suodattaminen ja lajittelu onnistuu.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×