Nimi- tai osoitehakemiston ja muiden hakemistojen luominen

Voit yhdistää tietoja yhteen asiakirjaan, kuten jäsenhakemistoon, kuvastoon tai osaluetteloon Wordin Hakemisto-toiminnolla.

  1. Valitse Postitukset-välilehdessä Aloita yhdistäminen ja valitse sitten Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen.

    Ohjattu yhdistäminen -toiminnon käynnistäminen

  2. Valitse näytön oikean puolen Yhdistäminen-tehtäväruudun Valitse asiakirjan laji -kohdassa Hakemisto.

  3. Valitse Yhdistäminen-ruudun alareunassa Seuraava: Aloitusasiakirja.

    Siirtyminen napsauttamalla 6-vaiheisessa yhdistämisprosessissa

  4. Valitse aloitusasiakirja -kohdassa näkyvät seuraavat vaihtoehdot:

    • Käytä nykyistä asiakirjaa: Käytä näytössä näkyvää nykyistä asiakirjaa pääasiakirjana.

    • Aloita mallista: Valitse jokin valmiista yhdistämismalleista.

    • Aloita nykyisestä asiakirjasta: Avaa aiemmin luotu asiakirja, jota haluat käyttää yhdistämisen pääasiakirjana.

      Valitse haluamasi vaihtoehto ja valitse sitten Seuraava: Valitse vastaanottajat.

  5. Kun avaat tai luot tietolähteen Ohjattu yhdistäminen -toiminnolla, ohjaat Wordin käyttämään yhdistämisessä tiettyjä muuttujatietoja. Yhdistä pääasiakirja tietolähteeseen seuraavasti.

    1. Valitse Yhdistäminen-tehtäväruudun Valitse vastaanottajat -kohdassa Käytä nykyistä luetteloa.

    2. Valitse Käytä nykyistä luetteloa -kohdassa Selaa.

    3. Valitse Valitse tietolähde -valintaikkunassa tiedosto, joka sisältää haluamasi muuttuvat tiedot, ja valitse sitten Avaa.

    4. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa nimet, jotka haluat sisällyttää.

      Toimintaohjeet:

      1. Tee jompikumpi seuraavista:

        Nimien valitseminen valintaruutujen avulla

        Menetelmä on käytännöllisin silloin, kun luettelo on lyhyt. Valitse sisällytettävien nimien vieressä oleva valintaruutu ja tyhjennä niiden nimien valintaruutu, joita et halua sisällyttää.

        Vihje: Jos haluat sisällyttää hakemistoon luettelon suurimman osan, voit poistaa haluamiesi valintaruutujen valinnan valitsemalla ensin Valitse kaikki. Jos taas vastaavasti haluat sisällyttää luettelosta ainoastaan muutaman tietueen, valitse Tyhjennä kaikki ja valitse sitten haluamasi tietueet.

        Luettelon tietojen lajitteleminen

        Tämä on hyödyllistä, jos haluat nähdä kohteet aakkos- tai numerojärjestyksessä. Napsauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat lajitella. Jos esimerkiksi haluat tuoda luettelon näyttöön sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä, napsauta Sukunimi-sarakeotsikkoa.

        Luettelon tietojen suodattaminen

        Tämä on hyödyllistä, jos luettelossa on tietueita, joita et halua tarkastella tai sisällyttää hakemistoon. Kun olet suodattanut luettelon, voit käyttää valintaruutuja tietueiden sisällyttämiseen tai poistamiseen edellisessä osassa kuvattujen ohjeiden mukaisesti.

        Valitse suodatusperusteena olevan sarakkeen otsikon vieressä oleva nuoli ja valitse sitten jokin seuraavista.

        • (Tyhjät) tuo näyttöön kaikki tietueet, joissa vastaava kenttä on tyhjä.

        • (Ei tyhjät) tuo näyttöön kaikki tietueet, joissa vastaavassa kentässä on tietoja.

        • Jos tietolähde sisältää tietueita, joissa on jokin yhteinen tieto, ja sarakkeessa on enintään kymmenen erilaista arvoa, voit suodattaa tietyn tiedon mukaan. Jos esimerkiksi luettelossa on useita osoitteita, joiden Maa-kentässä on arvo Australia, voit suodattaa arvon Australia mukaan.

          Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa näkyvät vain määritetyt tietueet. Jos haluat kaikki tietueet taas näkyviin, valitse (Kaikki).

          Vihjeitä: 

          • Jos haluat käyttää lajittelun ja suodatuksen lisäasetuksia, valitse nuoli minkä tahansa sarakkeen nimen vieressä ja valitse sitten (Lisäasetukset). Määritä Suodata tietueet- ja Lajittele tietueet -välilehdissä haluamasi suodatus- tai lajittelukysely.

          • Jos olet asentanut osoitteiden tarkistusohjelmiston, voit tarkistaa määritetyt osoitteet valitsemalla Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa Tarkista osoitteet.

      2. Voit palata Yhdistäminen-tehtäväruutuun valitsemalla OK. Word käyttää määrittämiäsi nimiä hakemistossa.

    1. Valitse Yhdistäminen-tehtäväruudun Valitse vastaanottajat -kohdassa Valitse Outlookin yhteystiedoista.

    2. Valitse Valitse Outlookin yhteystiedoista -kohdassa Valitse Yhteystiedot-kansio.

    3. Valitse valintaikkunassa haluamasi Outlookin yhteystietokansio, ja valitse sitten OK.

    4. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa nimet, jotka haluat sisällyttää.

      Toimintaohjeet:

      1. Tee jompikumpi seuraavista:

        Nimien valitseminen valintaruutujen avulla

        Menetelmä on käytännöllisin silloin, kun luettelo on lyhyt. Valitse sisällytettävien nimien vieressä oleva valintaruutu ja tyhjennä niiden nimien valintaruutu, joita et halua sisällyttää.

        Vihje: Jos haluat sisällyttää hakemistoon luettelon suurimman osan, voit poistaa haluamiesi valintaruutujen valinnan valitsemalla ensin Valitse kaikki. Jos taas vastaavasti haluat sisällyttää luettelosta ainoastaan muutaman tietueen, valitse Tyhjennä kaikki ja valitse sitten haluamasi tietueet.

        Luettelon tietojen lajitteleminen

        Tämä on hyödyllistä, jos haluat nähdä kohteet aakkos- tai numerojärjestyksessä. Napsauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat lajitella. Jos esimerkiksi haluat tuoda luettelon näyttöön sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä, napsauta Sukunimi-sarakeotsikkoa.

        Luettelon tietojen suodattaminen

        Tämä on hyödyllistä, jos luettelossa on tietueita, joita et halua tarkastella tai sisällyttää hakemistoon. Kun olet suodattanut luettelon, voit käyttää valintaruutuja tietueiden sisällyttämiseen tai poistamiseen edellisessä osassa kuvattujen ohjeiden mukaisesti.

        Valitse suodatusperusteena olevan sarakkeen otsikon vieressä oleva nuoli ja valitse sitten jokin seuraavista.

        • (Tyhjät) tuo näyttöön kaikki tietueet, joissa vastaava kenttä on tyhjä.

        • (Ei tyhjät) tuo näyttöön kaikki tietueet, joissa vastaavassa kentässä on tietoja.

        • Jos tietolähde sisältää tietueita, joissa on jokin yhteinen tieto, ja sarakkeessa on enintään kymmenen erilaista arvoa, voit suodattaa tietyn tiedon mukaan. Jos esimerkiksi luettelossa on useita osoitteita, joiden Maa-kentässä on arvo Australia, voit suodattaa arvon Australia mukaan.

          Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa näkyvät vain määritetyt tietueet. Jos haluat kaikki tietueet taas näkyviin, valitse (Kaikki).

          Vihjeitä: 

          • Jos haluat käyttää lajittelun ja suodatuksen lisäasetuksia, valitse nuoli minkä tahansa sarakkeen nimen vieressä ja valitse sitten (Lisäasetukset). Määritä Suodata tietueet- ja Lajittele tietueet -välilehdissä haluamasi suodatus- tai lajittelukysely.

          • Jos olet asentanut osoitteiden tarkistusohjelmiston, voit tarkistaa määritetyt osoitteet valitsemalla Yhdistämisen vastaanottaja -valintaikkunassa Vahvista.

      2. Voit palata Yhdistäminen-tehtäväruutuun valitsemalla OK. Word käyttää määrittämiäsi nimiä hakemistossa.

    1. Valitse Yhdistäminen-tehtäväruudun Valitse vastaanottajat -kohdassa Kirjoita uusi luettelo.

    2. Valitse Kirjoita uusi luettelo -kohdassa Luo.

    3. Kirjoita Uusi osoiteluettelo -valintaikkunassa ensimmäisen tietueen tiedot. Kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää.

    4. Täydennä ensimmäinen tietue ja siirry uuteen tietueeseen valitsemalla Uusi tietue.

    5. Lisää tietueita, kunnes olet valmis, ja valitse sitten Sulje.

    6. Kirjoita osoiteluettelon nimi Tallenna osoiteluettelo -valintaikkunan Tiedostonimi-ruutuun ja valitse kansio, johon haluat tallentaa luettelon.

      Oletusarvoisesti luettelo tallennetaan Omat tietolähteet -kansioon. On parasta pitää osoiteluettelo tässä, koska tämä on myös oletuskansio, josta Word etsii tietolähteitä. Jos haluat käyttää tätä osoiteluetteloa yhdistämisessä myöhemmin, sinun ei näin tarvitse etsiä sitä selaamalla tiedostoja ja kansioita.

    7. Valitse Tallenna.

    8. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa nimet, jotka haluat sisällyttää.

      Toimintaohjeet:

      1. Tee jompikumpi seuraavista:

        Nimien valitseminen valintaruutujen avulla

        Menetelmä on käytännöllisin silloin, kun luettelo on lyhyt. Valitse sisällytettävien nimien vieressä oleva valintaruutu ja tyhjennä niiden nimien valintaruutu, joita et halua sisällyttää.

        Vihje: Jos haluat sisällyttää hakemistoon luettelon suurimman osan, voit poistaa haluamiesi valintaruutujen valinnan valitsemalla ensin Valitse kaikki. Jos taas vastaavasti haluat sisällyttää luettelosta ainoastaan muutaman tietueen, valitse Tyhjennä kaikki ja valitse sitten haluamasi tietueet.

        Luettelon tietojen lajitteleminen

        Tämä on hyödyllistä, jos haluat nähdä kohteet aakkos- tai numerojärjestyksessä. Napsauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat lajitella. Jos esimerkiksi haluat tuoda luettelon näyttöön sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä, napsauta Sukunimi-sarakeotsikkoa.

        Luettelon tietojen suodattaminen

        Tämä on hyödyllistä, jos luettelossa on tietueita, joita et halua tarkastella tai sisällyttää hakemistoon. Kun olet suodattanut luettelon, voit käyttää valintaruutuja tietueiden sisällyttämiseen tai poistamiseen edellisessä osassa kuvattujen ohjeiden mukaisesti.

        Valitse suodatusperusteena olevan sarakkeen otsikon vieressä oleva nuoli ja valitse sitten jokin seuraavista.

        • (Tyhjät) tuo näyttöön kaikki tietueet, joissa vastaava kenttä on tyhjä.

        • (Ei tyhjät) tuo näyttöön kaikki tietueet, joissa vastaavassa kentässä on tietoja.

        • Jos tietolähde sisältää tietueita, joissa on jokin yhteinen tieto, ja sarakkeessa on enintään kymmenen erilaista arvoa, voit suodattaa tietyn tiedon mukaan. Jos esimerkiksi luettelossa on useita osoitteita, joiden Maa-kentässä on arvo Australia, voit suodattaa arvon Australia mukaan.

          Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa näkyvät vain määritetyt tietueet. Jos haluat kaikki tietueet taas näkyviin, valitse (Kaikki).

          Vihjeitä: 

          • Jos haluat käyttää lajittelun ja suodatuksen lisäasetuksia, valitse nuoli minkä tahansa sarakkeen nimen vieressä ja valitse sitten (Lisäasetukset). Määritä Suodata tietueet- ja Lajittele tietueet -välilehdissä haluamasi suodatus- tai lajittelukysely.

          • Jos olet asentanut osoitteiden tarkistusohjelmiston, voit tarkistaa määritetyt osoitteet valitsemalla Yhdistämisen vastaanottaja -valintaikkunassa Vahvista.

      2. Voit palata Yhdistäminen-tehtäväruutuun valitsemalla OK. Word käyttää määrittämiäsi nimiä hakemistossa.

  6. Valitse Seuraava: Asettele hakemisto.

  7. Kirjoita asiakirjaikkunassa teksti, jonka haluat toistaa hakemiston jokaisessa kohdassa, jos et ole vielä tehnyt tätä. Voit esimerkiksi sisällyttää otsikot Nimi: ja Osoite:.

    Huomautus: Älä tässä vaiheessa sisällytä tekstiä, jonka haluat tulostaa vain kerran tuloksena saatavaan hakemistoasiakirjaan.

  8. Lisää yhdistämiskentät, joihin haluat yhdistää nimet, osoitteet ja muut tiedot tietolähteestä. Voit esimerkiksi lisätä yhdistämiskentän kohteen otsikon perään, kuten Yritys: «Yritys».

    Toimintaohjeet

    1. Valitse pääasiakirjasta kohta, johon haluat lisätä kentän.

    2. Lisää jompikumpi seuraavista:

      Osoitelohko, joka sisältää nimen, osoitteen ja muita tietoja

      1. Valitse Osoitelohko.

      2. Valitse Lisää osoitelohko -valintaikkunassa osoitteen sisällytettävät osat ja haluamasi muotoilut ja valitse sitten OK.

        Jos Kenttien täsmääminen -valintaikkuna tulee näyttöön, Word ei ehkä ole löytänyt joitakin osoitelohkoa varten tarvitsemiaan tietoja. Napsauta kohdan (ei käytettävissä) vieressä olevaa nuolta ja valitse tietolähteestä kenttä, joka vastaa yhdistämisessä tarvittavaa kenttää.

      Muut tietokentät

      1. Valitse Lisää kohteita ja toimi seuraavasti:

        • Voit valita osoitekentän, joka vastaa automaattisesti tietolähteen kenttää kenttien nimistä huolimatta, valitsemalla Osoitekentät-valintanapin.

        • Voit valita tietonsa suoraan datatiedoston sarakkeesta hakevat kentät valitsemalla Tietokantakentät.

      2. Valitse haluamasi kenttä Kentät-ruudusta.

      3. Valitse Lisää-painike ja valitse sitten Sulje-painike.

        Jos Kenttien täsmääminen -valintaikkuna tulee näyttöön, Word ei ehkä ole löytänyt joitakin kentän lisäämistä varten tarvitsemiaan tietoja. Napsauta kohdan (ei käytettävissä) vieressä olevaa nuolta ja valitse tietolähteestä kenttä, joka vastaa yhdistämisessä tarvittavaa kenttää.

        Huomautus: Jos lisäät kentän Tietokantakentät-luettelosta ja käytät myöhemmin tietolähdettä, jossa ei ole samannimistä saraketta, Word ei voi lisätä kentän tietoja yhdistettyyn asiakirjaan.

    3. Toista vaiheet a ja b kaikissa kentissä, jotka haluat lisätä.

      Huomautukset: 

      • Yhdistämiskentän merkkejä (« ») ei voi kirjoittaa manuaalisesti tai Lisää-valikon Merkki-komennon avulla. Tämä edellyttää Yhdistäminen-tehtäväruudun käyttämistä.

      • Jos yhdistämiskentät näkyvät aaltosulkeiden välissä, kuten { MERGEFIELD Osoite }, Word näyttää kenttäkoodit tuloskenttien sijasta. Tämä ei vaikuta yhdistämiseen, mutta jos haluat tuoda tulokset näyttöön, napsauta kenttäkoodia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Näytä tai piilota kenttäkoodit.

    4. Voit halutessasi muuttaa yhdistettyjen tietojen muotoa.

      Toimintaohjeet

      Jotta voit muotoilla yhdistettyjä tietoja, sinun on muotoiltava yhdistämiskentät pääasiakirjassa. Älä muotoile tietoja tietolähteessä, sillä sen muotoilut eivät säily, kun yhdistät tiedot asiakirjaan.

      1. Valitse pääasiakirjassa muotoiltavat tiedot sisältävä kenttä luettelon yhdistämismallissa, yhdistämiskentän merkit (« ») mukaan lukien.

      2. Muuta tarvittaessa fonttia tai muuta muotoilua.

  9. Kun olet saanut pääasiakirjan valmiiksi ja lisännyt kaikki yhdistämiskentät, valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä. Anna asiakirjalle nimi ja valitse sitten Tallenna.

  10. Valitse Seuraava: Esikatsele hakemistoa.

  11. Voit esikatsella kohteita järjestyksessä valitsemalla Takaisin- ja Eteenpäin-nuolipainikkeet. Voit etsiä tietyn kohteen ja esikatsella sitä valitsemalla Etsi vastaanottaja ja kirjoittamalla hakuehdon Tietueen etsiminen -valintaikkunassa.

  12. Tarvittaessa voit hienosäätää vastaanottajaluetteloa. Tee jokin seuraavista toimista:

    • Jos haluat poistaa jonkin vastaanottajan yhdistämisestä, valitse Poista tämä vastaanottaja.

    • Jos haluat muuttaa vastaanottajaluetteloa, valitse Muokkaa luetteloa ja tee muutokset Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa.

  13. Valitse Seuraava: Suorita loppuun.

  14. Valitse Yhdistä-kohdassa Uuteen asiakirjaan.

  15. Valitse Yhdistä uuteen asiakirjaan -valintaikkunassa jokin seuraavista ja valitse sitten OK.

    • Voit yhdistää kaikki tietueet valitsemalla Kaikki.

    • Voit yhdistää vain asiakirjaikkunassa näkyvän tietueen valitsemalla Nykyinen tietue.

    • Voit yhdistää tietuealueen valitsemalla - ja kirjoittamalla sitten tietuenumeron Alkaen- ja Päättyen-ruutuun.

      Word avaa yhden uuden asiakirjan, joka sisältää kaikki yksittäiset tietueet.

  16. Lisää haluamasi ylä- ja alatunnisteet sekä muut haluamasi tekstit.

    Jos yhdistetyt tiedot muotoillaan esimerkiksi taulukoksi, lisää sarakeotsikot taulukkoon sen jälkeen, kun tiedot on yhdistetty.

  17. Tallenna tai tulosta hakemisto tavallisen asiakirjan tapaan.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×