Näkymän luominen ja muuttaminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Näkymien avulla voit tuoda näkyviin luettelon tai kirjaston tärkeimmät kohteet tai sellaiset kohteet, jotka parhaiten sopivat tiettyyn tilanteeseen. Voit esimerkiksi luoda näkymiä hiljattain luoduista tiedostoista, tiettyä osastoa koskevista luettelokohteista tai tietyn henkilön luomista tiedostoista. Kun olet luonut näkymän, se on käytettävissä aina luetteloa tai kirjastoa tarkasteltaessa.

Sisältö

Yleiskatsaus

Näkymätyypit

Näkymän luominen

Mobiilinäkymien käsitteleminen

Sarakkeiden lisääminen

Sarakkeen asetusten muuttaminen

Sarakkeen poistaminen

Toisen näkymän valitsemisen tai näkymän muuttaminen

Yleiskatsaus

Jokaisessa luettelossa tai kirjastossa on vähintään yksi näkymä, joka perustuu luettelon tai kirjaston tyyppiin ja käytössä oleviin asetuksiin. Joissakin luetteloissa ja kirjastoissa on myös muita valmiita näkymiä, ja käyttäjä voi itse luoda mukautettuja näkymiä. Esimerkiksi tehtäväluettelossa on useita näkymiä, kuten vain tänään erääntyvät tehtävät, vain sinulle osoitetut tehtävät ja kaikki tehtävät.

Näytä-valikon näkymät

Voit luoda sekä omia että julkisia näkymiä. Oma näkymä on vain sinun omassa käytössäsi, kun tarkastelet luetteloa tai kirjastoa. Julkinen näkymä sen sijaan on kaikkien luetteloa tai kirjastoa tarkastelevien käytettävissä. Julkisen näkymän luominen edellyttää, että sinulla on oikeudet muuttaa luettelon tai kirjaston rakennetta. Voit halutessasi määrittää julkisen näkymän luettelon tai kirjaston oletusnäkymäksi.

Lisäksi, kun joku suunnittelee sivuston, voit linkittää eri näkymiä tai suunnitella, jotka helpottavat verkko-osien sivuja käyttämällä eri näkymiä.

Voit tehdä luetteloista ja kirjastoista monipuolisempia lisäämällä niihin sarakkeita. Voit luoda useita näkymiä, joissa sarakkeita on näkyvissä ja piilossa näkymän käyttötarkoituksen mukaan. Käyttäjät voivat esimerkiksi halutessaan tarkastella vain omaa osastoaan koskevia tiedostoja tai tiedostoja projektinumeron mukaan lajiteltuina.

Jos luettelo tai kirjasto on kovin suuri tai mutkikas – jos ryhmä esimerkiksi käsittelee useita projekteja tai jos samassa projektissa on mukana useita ryhmiä – näkymiä käyttämällä kukin osallistuva osapuoli saa näkyviin vain sellaiset tiedot, joita he nimenomaan tarvitsevat.  

Voit määrittää, kuinka monta kohdetta kussakin näkymässä näkyy yhdellä kertaa. Yhdellä sivulla voi määrittää käyttäjän mieltymysten tai yhteysnopeuden mukaan näkymään 25 tai 100 luettelokohdetta.

Näkymät voivat myös helpottaa luetteloiden ja kirjastojen hallintaa, kun niitä määritetään matkaviestinkäyttöä varten. Joidenkin laitteiden ominaisuudet voivat rajoittaa esimerkiksi sarakkeessa näkyvien merkkien määrää.

Näkymissä on käytettävissä useita tapoja, joilla luetteloiden ja kirjastojen käyttämistä voi tehostaa entisestään. Näkymiä voi käyttää esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

  • suodattaminen tiettyjen ehtojen, kuten osaston tai henkilön nimen, mukaan

  • lajitteleminen tiettyyn järjestykseen, esimerkiksi tiedostojen muokkausajankohdan mukaan

  • näkymän keskittäminen sarakkeita piilottamalla ja näyttämällä

  • luettelotietoihin perustuvien tietojen ryhmitteleminen esimerkiksi osaston mukaan

  • sarakkeiden välisummien, esimerkiksi sopimusasiakirjojen määrän, näyttäminen

  • sellaisen luettelon näyttäminen kalenterinäkymässä, jossa on alkamis- ja päättymispäivämäärät

  • luettelon tietojen tarkasteleminen analyysien tekemiseen tarkoitetussa tietokantaohjelmassa

  • kaikkien kohteiden näyttäminen samalla tasolla sisentämättömässä näkymässä (ilman kansioita).

Sivun alkuun

Näkymän tyypit

Mukautetun näkymän luominen Windows SharePoint Services 3.0 -sovelluksessa aloitetaan ottamalla jokin näkymän tyyppi mukautetun näkymän pohjaksi. Näkymän tyyppi määrittää, kuinka luettelon kohteet esitetään. Voit esimerkiksi esittää luettelokohteet tavallista viivapaperia muistuttavassa lineaarisessa luettelossa tai esimerkiksi kuukausikalenterin päivämäärinä visuaalisesti havainnollistettuina. Voit myös ottaa aiemmin luodun näkymän uuden näkymän pohjaksi. Tällöin säästyy aikaa, jos haluat käyttää pohjana aiemmin luotua näkymää.

  • Vakionäkymä     Tässä näkymässä luettelokohteet ja tiedostot näkyvät samalla tavalla kuin perinteinen luettelo näkyy Web-sivulla. Vakionäkymä on useimpien luettelo- ja kirjastotyyppien oletusnäkymä, ja sen voi mukauttaa useilla tavoilla.

  • Kalenterinäkymä    Tässä näkymässä kalenterikohteet näkyvät visuaalisessa muodossa, joka muistuttaa pöytä- tai seinäkalenteria. Kalenterinäkymässä voi käyttää päivä-, viikko- ja kuukausinäkymää. Voit luoda kalenterin esimerkiksi työryhmän projektin määräaikojen tai organisaation lomien seurantaa varten.

    Viikkonäkymä valittuna kalenterissa

    1. Kalentereissa on käytettävissä erilaisia näkymiä.

    2. Koko päivän kestävät tapahtumat näkyvät kalenterin yläosassa päivämäärän mukaan; muut tapahtumat esitetään päivämäärän ja kellonajan mukaan.

  • Taulukkonäkymä    Tässä näkymässä tiedot ovat muokattavassa muodossa, kuten tietokannan taulukkona tai laskentataulukkona. Tästä näkymästä voi olla hyötyä, jos suuria muokkaus- tai mukautustoimia tarvitaan tai tietoja täytyy viedä taulukkolaskenta- tai tietokantaohjelmaan. Taulukkonäkymä edellyttää Windows SharePoint Services -yhteensopivan ohjausobjektin tai ohjelman käyttämistä. Tällainen ohjelma voi olla esimerkiksi Office Access 2007, jossa on ActiveX-komponentti tuki.

  • Gantt-näkymä    Tässä näkymässä tietoja voi tarkastella visuaalisessa muodossa. Näkyvissä on palkkeja, joiden avulla voi seurata aikasidonnaisten kohteiden edistymistä. Gantt-näkymä helpottaa projektien hallintaa ja toimii myös tietojen yleisnäkymänä. Tätä näkymää voi käyttää esimerkiksi, kun limittäin menevät tehtävät halutaan tuoda näkyviin ja kokonaisedistyminen havainnollistaa.

    Luettelon osat Gantt-näkymässä

Huomautus: Luettelossa tai kirjastossa voi olla käytettävissä muunlaisia näkymiä.

Sivun alkuun

Näkymän luominen

Luetteloita ja kirjastoja tarkasteltaessa tiedostot voi lajitella tai suodattaa tilapäisesti viemällä osoittimen sarakkeen nimen kohdalle ja napsauttamalla nimen vieressä olevaa nuolta. Tästä on hyötyä, jos tiedostoja halutaan tarkastella silloin tällöin tietyllä tavalla. Nämä toimet täytyy kuitenkin tehdä erikseen jokaisella tarkastelukerralla.

Luettelon tai kirjaston kohteiden lajitteleminen

Jos haluat tarkastella tietoja tietyllä tavalla, voit luoda näkymän. Voit käyttää tätä näkymää, joiden kanssa teet yhteistyötä luettelon tai kirjaston milloin tahansa. Kun luot näkymän, se lisätään- näkymän valikko Näytä-valikko luettelon tai kirjaston. Näytä -valikossa ryhmien osien, esimerkiksi oletusnäkymä, Omat näkymät ja kaikki muut julkiset näkymät liittyvät sisällön hyväksyntä (kuten Hyväksy/hylkää)-näkymien lisäksi komennot näkymät.

Toimet ennen aloittamista

Ennen kuin luot näkymän, haluat ehkä lisätä sarakkeita monipuolisempaa lajittelu, ryhmittely ja suodattamisesta. Lisätietoja sarakkeiden luominen on tämän artikkelin kohdassa sarakkeiden lisääminen .

Jos luot näkymän mobiililaitteella, ota huomioon ryhmäsi mobiililaitteiden rajoissa. Lisätietoja näiden rajoitusten määrittämistä on tämän artikkelin kohdassa mobiilinäkymien käsitteleminen .

Näkymän luominen

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

  2. Valitse Näytä valikon Näytä-valikko , Luo näkymä.

  3. Valitse luotavan näkymän tyyppi Valitse näkymän muoto -kohdasta. Jos kyseessä on kirjasto, Vakionäkymä on useimmiten käypä valinta, mutta muitakin näkymiä on käytettävissä.

  4. Kirjoita Näkymän nimi -ruutuun nimi näkymän, kuten Sorted sukunimen mukaan.

  5. Jos haluat tehdä oletusnäkymän, valitse Tee tästä oletusnäkymä -valintaruutu.

    Voit tehdä oletusnäkymän vain, jos se on yleinen näkymä ja sinulla on oikeus tehdä muutoksia luettelon rakenne.

  6. Valitse Käyttäjäryhmä-osasta Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta, haluatko luoda henkilökohtaisen näkymän, jota voit käyttää vain sinä, vai julkisen näkymän, jota voivat käyttää kaikki.

  7. Sarakkeet-kohdassa voit tuoda näkyviin tai piilottaa sarakkeet valitsemalla haluamasi valintaruudut. Kirjoita sarakkeen nimen viereen numero, joka kuvaa sarakkeen järjestystä näkymässä.

  8. Valitse Lajittele-osassa, lajitellaanko tiedot, ja valitse tietojen lajittelutapa. Voit lajitella kahden sarakkeen mukaan, esimerkiksi ensin tekijän mukaan ja sitten kunkin tekijän osalta tiedostonimen mukaan.

  9. Valitse Suodatin-kohdassa, onko tiedostot tarkoitus suodattaa ja kuinka ne suodatetaan. Suodatetussa näkymässä näkyy otanta tiedoista, esimerkiksi tietyn osaston luomat kohteet tai hyväksytyt kohteet.

  10. Ryhmittelyperuste-kohdassa voit ryhmitellä sellaiset kohteet erilliseen osaan, joilla on sama arvo. Esimerkiksi tietyn tekijän asiakirjat voi ryhmitellä erilliseen, laajennettavaan osaan.

  11. Summat-osassa voit laskea sarakkeen kohteiden, esimerkiksi seurantakohteiden, määrän. Joissakin tilanteissa voit tehdä yhteenvetoja tai tuoda esiin lisätietoja, esimerkiksi keskiarvon.

  12. Valitse Tyyli-kohdassa näkymään haluamasi tyyli, kuten varjostettu luettelo, joka näyttää joka toisen rivin muita rivejä tummempana.

  13. Jos luettelossa tai kirjastossa on kansioita, voit luoda näkymän, josta kansiot jätetään pois. Tällaista näkymää kutsutaan myös sisentämättömäksi näkymäksi. Kun haluat tarkastella kaikkia luettelon kohteita samalla tasolla, valitse Näytä kaikki kohteet ilman kansioita

  14. Jos luettelo tai kirjasto verrattain suuri, voit rajoittaa näytettävien luettelon tai kirjaston tiedostojen määrää tai yhdellä sivulla näkyvien tiedostojen määrää. Valitse haluamasi vaihtoehdot Kohderajoitus-kohdasta.

  15. Jos luetteloa tai kirjastoa on tarkoitus käyttää matkaviestimessä, valitse haluamasi vaihtoehdot Matkaviestin-kohdasta.

  16. Valitse OK.

Sivun alkuun

Matkaviestimen näkymien käyttäminen

Windows SharePoint Services 3.0 -sovellus mahdollistaa joidenkin luetteloiden ja kirjastojen tarkastelemisen ja jopa päivittämisen matkaviestimellä. Matkaviestin voi olla esimerkiksi PDA-laite tai matkapuhelin.

Matkaviestimet voivat rajoittaa luettelon joidenkin osien pituutta ja kokoa, koska matkaviestinten näytöt ovat pienempiä ja suorituskyky usein heikompi kuin esimerkiksi pöytäkoneessa. Voit luoda näihin rajoituksiin perustuvia näkymiä matkaviestimiä varten.

Kaikki luettelot, kuten keskustelualueet, ja saraketyypit eivät ole käytettävissä matkaviestimen näkymissä. Tällaisia saraketyyppejä ovat esimerkiksi Valuutta, Kyllä/Ei ja Henkilö tai ryhmä. Jos jokin määritetty raja ylittyy, puuttumaan jäävän sisällön merkkinä matkaviestimen näkymässä on kolme pistettä (…).

Jos ryhmän henkilöt tarkastelevat luetteloita ja kirjastoja molemmissa mainituissa matkaviestimissä, matkaviestinten luetteloiden rajoitukset kannattaa ottaa huomioon matkaviestimen näkymää suunniteltaessa.

Oheisessa taulukossa luetellaan luetteloiden ja kirjastojen matkaviestimiin tarkoitettujen näkymien rajoitukset.

Kohde

Rajoitus:

Luettelon tai kirjaston Web-otsikon merkkien määrä

20

Luettelon tai kirjaston nimen merkkien määrä

20

Matkaviestimen näkymien määrä

10

Näkymässä näkyvien kohteiden määrä

100

Luettelokohteen otsikon merkkien määrä

20

Sarakkeen nimen merkkien määrä

20

Yksirivisen tekstin kenttätyyppi

256

Monirivisen tekstin kenttätyyppi

256

Valintakenttätyypin kukin valinta

10

Valintakenttätyypin vaihtoehtojen määrä

10

Hakukentän kunkin kohteen merkkien määrä

20

Hakuluettelon vaihtoehtojen määrä

20

Hyperlinkki- tai kuvakentän merkkien määrä

20

Liitetiedoston nimen merkkien määrä

20

Näkyvissä olevien (luettelokohteiden) liitteiden määrä

3

Lasketun kentän merkkien määrä

20


Sivun alkuun

Sarakkeiden lisääminen

Sarakkeiden avulla, että ryhmän Luokittele ja seurata tietoja, kuten osaston nimi tai projektin numero. Sarake, jonka luot, kuten yksirivinen teksti, asetusten avattava luettelo, luku, joka lasketaan muiden sarakkeiden tai jopa nimi ja kuva sivustosi henkilön tyypin useilla tavoilla.

Huomautus: Seuraavat toimintaohjeet alkavat siltä luettelon tai kirjaston sivulta, johon sarake on tarkoitus lisätä. Jos luetteloa tai kirjastoa ei ole valmiiksi avattu, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa. Jos luettelon tai kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta luettelosi tai kirjastosi nimeä.

  1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko , Luo sarake.

  2. Kirjoita Nimi ja laji -osan Sarakkeen nimi -ruutuun haluamasi nimi.

  3. Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdassa tietotyyppi, jonka haluat määrittää sarakkeelle.

  4. Kirjoita Sarakkeiden lisäasetukset -osan Kuvaus-ruutuun kuvaus, jonka luettuaan käyttäjät ymmärtävät sarakkeen käyttötarkoituksen sekä sen, millaisia tietoja sarake voi sisältää. Tämä kuvaus on valinnainen.

  5. Sen mukaan, minkä saraketyypin valitsit, Sarakkeen lisäasetukset -osassa voi näkyä lisäasetuksia. Valitse haluamasi lisäasetukset.

  6. Jos lisäät sarakkeen oletusnäkymään, jonka sivuston käyttäjät näkevät avatessaan ensin luetteloon tai kirjastoon, valitse Lisää oletusnäkymään.

  7. Valitse OK.

Sivun alkuun

Sarakkeen asetusten muuttaminen

Sarakkeen asetuksia, esimerkiksi sarakkeen nimeä, voi muuttaa. Myös muita muutoksia voi tehdä sarakkeen ja luettelon tyypin mukaan. Voit esimerkiksi muuttaa tiettyjen sarakkeiden tietojen tyyppiä tai rajoittaa niiden sisältämien merkkien määrää. Kun muutat asetuksia, varmista, että uudet asetukset ovat yhteensopivia sarakkeissa valmiiksi olevien tietojen kanssa.

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

    1. Tee jokin seuraavista:

      • Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko - Luetteloasetukset tai asetukset-kohta, johon haluat.

      • Tuo viestiluettelo näkyviin valitsemalla blogisivustossa Hallintalinkit-kohdasta Viestien hallinta. Valitse Asetukset-valikosta Luettelon asetukset.

  2. Napsauta Sarakkeet-kohdassa sen sarakkeen nimeä, jota on tarkoitus muuttaa.

  3. Tee haluamasi muutokset asetuksiin ja valitse OK.

Huomautus: Sarakkeen voi määrittää indeksoitavaksi. Indeksoitu sarake nopeuttaa siirtymistä näkymästä toiseen luetteloissa ja kirjastoissa, joissa on useita kansioita. Voit tarkastella luettelon tai kirjaston asetuksia valitsemalla Indeksoidut sarakkeet. Valitse sarake, joka on tarkoitus indeksoida, ja valitse OK.

Sivun alkuun

Sarakkeen poistaminen

Tärkeää: Näitä ohjeita noudattamalla voit poistaa sarakkeen ja kaikki sen tiedot.

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

    1. Tee jokin seuraavista:

      • Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko - Luetteloasetukset tai asetukset-kohta, johon haluat.

      • Tuo viestiluettelo näkyviin valitsemalla blogisivustossa Hallintalinkit-kohdasta Viestien hallinta. Valitse Asetukset-valikosta Luettelon asetukset.

  2. Napsauta Sarakkeet-kohdassa sen sarakkeen nimeä, joka on tarkoitus poistaa.

  3. Valitse Poista.

    Vieritä sivua tarvittaessa alaspäin, jotta Poista-painike tulee näkyviin.

  4. Kun näyttöön tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan sarakkeen poistaminen, valitse OK.

Huomautus: Luetteloissa ja kirjastoissa on tiettyjä pakollisia sarakkeita, joita ei voi poistaa. Tällaisia sarakkeita ovat esimerkiksi Otsikko- ja Nimi-sarakkeet. Poista-painike ei ole käytettävissä sarakkeissa, joita ei voi poistaa. Jos saraketta ei voi poistaa, mutta haluat sen pois näkymästä, voit piilottaa sarakkeen. Katso myös -ruudussa on linkkejä sarakkeiden piilottamista käsitteleviin ohjeisiin.

Sivun alkuun

Näkymän vaihtaminen ja muuttaminen

Käytettävissä olevat näkymät määräytyvät luettelon tai kirjaston asetusten mukaan. Myös lisänäkymiä voi olla käytettävissä, jos joku on sellaisia luonut. Monissa luetteloissa ja kirjastoissa on useita oletusnäkymiä. Esimerkiksi tehtäväluettelossa on näkymä, jossa on vain sinulle osoitetut tehtävät, sekä näkymä, jossa on kaikki tänään erääntyvät tehtävät.

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

  2. Tee jokin seuraavista:

    • Voit valita eri näkymässä, valitse Näytä valikon Näytä-valikko , valitse haluamasi näkymä.

    • Tee muutoksia näkymään valitsemalla Näytä-valikosta Muokkaa tätä näkymää.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×