Muutamalla mukautetun toimialueen sähköpostiosoitteella toteutettu Office 365 -pilottikokeilu

Osallistujat: Peter Baumgartner

Jos et löydä etsimääsi, tutustu toimialueisiin liittyviin usein kysyttyihin kysymyksiin.

Voit kokeilla Office 365 -palvelun käyttöä siirtämällä muutamia käyttäjiä Office 365:een ja pitämällä muun henkilöstön nykyisessä sähköpostijärjestelmässä. Tällaisessa tilanteessa käytetään yksinkertaista SMTP-sähköpostiosoitteiden toimialueen jakamista. Kaikkien sähköpostiosoitteissa voi käyttää mukautettua toimialuenimeä riippumatta siitä, onko käyttäjän käytössä Office 365 vai nykyinen sähköpostipalvelu. Muutamat rajoitukset on kuitenkin syytä ottaa huomioon. Ne on kuvattu seuraavassa.

Huomautus: Office 365:n määrittäminen sähköpostin käytön kokeilemiseksi palvelussa edellyttää kokemusta DNS-tietueiden määrittämisestä ja eri toimintojen, kuten Exchange Online Protection -palvelun, käytöstä. Lue kaikki vaiheet huolellisesti ennen aloittamista. Siten on helpompi päättää, onko pilottikokeilun määrittäminen parhaiten tarpeitasi vastaava vaihtoehto.

Jos yrityksessäsi työskentelee vain muutama henkilö

Määritä Office 365 käyttämään mukautettua toimialuetta, lisää Office 365 -käyttäjät ja määritä sähköpostien edelleenlähetys heille.

Ennen kuin aloitat, lue tämä artikkeli, jossa on kuvattu kaikki määritysvaiheet. Tutustu myös tämän toimintamallin rajoituksiin:

  • Nykyisen sähköpostipalveluntarjoajan on tarjottava sähköpostien edelleenlähetysmahdollisuus.

  • Sinun on hallinnoitava Office 365:een liittyviä DNS-tietueita DNS-isännöintipalvelussa sen sijaan, että Office 365 hallinnoisi tietueita puolestasi. Lisätietoja siitä, mitä tämä käytännössä tarkoittaa, on artikkelissa Toimialueen lisääminen Office 365:een, kun haluat hallita omia DNS-tietueitasi.

  • Jotkin Office 365:n ominaisuudet eivät ole käytettävissä:

    • Käyttäjät eivät näe toista sähköpostipalvelua käyttävien vapaa/varattu-tietoja.

    • Järjestelmänvalvojat eivät pysty hallinnoimaan kaikkien tilejä keskitetysti samasta paikasta.

  • Käyttäjät eivät pysty käyttämään Office 365:n roskapostisuodatusta. (Katso vaihe 4.)

Jos yrityksesi tai organisaatiosi on suuri tai monimuotoinen

Älä noudata tämän artikkelin ohjeita.

  • Määritä pilottikokeilu FastTrack-palvelussa ohjeiden mukaisesti.

  • Jos käytössä on paikallinen Exchange-palvelin, tutustu Exchange Server Deployment Assistant -käyttöönottopalvelun Hybrid (Yhdistelmäratkaisu) -vaihtoehtoon.

Asiakasesimerkki

Esimerkin avulla on helpointa havainnollistaa, miten pilottikokeilu määritetään Office 365:n kanssa. Käsittelemme tarvittavat vaiheet käyttämällä esimerkkinä pienyritystä: Coho Winery. Yrityksessä on viisi työntekijää, ja se käyttää mukautettua toimialuenimeä cohowinery.com.

Omistajat Ilse ja Markus haluavat hyödyntää Office 365:n monipuolisia ominaisuuksia ja hoitaa yritykseen liittyviä asioita myös mobiililaitteilla. Kaikilla viidellä työntekijällä on sähköposti, jota isännöi A. Datum Corporation. Sama palvelu isännöi yrityksen sivustoa ja tarjoaa IMAP-pohjaiset perussähköpostipalvelut. Yhteystiedot, tehtävät ja kalenteritoiminnot on tallennettu paikallisesti, ja niitä hallitaan Microsoft Outlookissa, koska yrityksellä ei ole Exchange-palvelinta. Ilsen suunnitelmissa on siirtää jossain vaiheessa myös muut kolme työntekijää Office 365:een. Hän haluaa kuitenkin kokeilla palvelua ensin Markuksen kanssa. Hän ei halua muutoksen näkyvän asiakkaille, joten sähköpostiosoitteiden on säilyttävä ennallaan.

Ilse on ottanut edellä mainitut rajoitukset huomioon ja arvioi, ettei niistä koidu ongelmia. Koska postilaatikkoja on vain viisi, ne eivät vaadi liikaa jatkuvaa hallinnointia. Annika, Selma ja Stefan eivät juuri käytä kalenteria muuhun kuin henkilökohtaisiin muistiinpanoihin, ja heidän postilaatikoitaan isännöidään IMAP-palvelimessa, joka ei tue näitä ominaisuuksia. Tämä yksinkertainen ratkaisu on siis täydellinen heidän tarpeisiinsa.

Nykyiset määritykset

Lähtötilanne – toimialueet ja tietueet:

Toimialue: Cohowinery.com

DNS-palvelimet: dns1.adatum.com, dns2.adatum.com

MX-tietue: Preference =10, Mail exchanger = mailserver.adatum.com

SPF-tietue: “v=spf1 mx include:adatum.com ~all”

Lähtötilanne – käyttäjät, sähköpostiosoitteet ja ensisijaiset sähköpostin sijaintitiedot:

Postilaatikko/käyttäjä

Sähköpostiosoite

Ensisijainen sijainti

Ilse

ilse@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Markus

markus@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Annika

annika@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Selma

selma@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Stefan

stefan@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Uudet määritykset

Tavoitetilanne – toimialueet ja tietueet, kun käytössä on Office 365:

Toimialue: Cohowinery.com

DNS-palvelimet: dns1.adatum.com, dns2.adatum.com

MX-tietue: Preference =10, Mail exchanger = mailserver.adatum.com

Office 365 DNS-tietueet:

Kaikki käytössä olevien Office 365 -palvelujen DNS-tietueet. Poikkeuksia ovat seuraavat:

  • Exchange Online MX-tietue.

  • Uuden SPF-tietueen luonnin sijaan nykyiseen SPF-tietueeseen lisätään seuraava tieto: include:spf.protection.outlook.com.

Tutustu tietueluetteloon artikkelissa Vahvista toimialue Office 365:ssä.

SPF-tietue: “v=spf1 mx include:adatum.com include:spf.protection.outlook.com ~all”

Tavoitetilanne – käyttäjät, sähköpostiosoitteet ja ensisijaiset sähköpostin sijaintitiedot:

Postilaatikko/käyttäjä

Sähköpostiosoite

Ensisijainen sijainti

Ilse

ilse@ cohowinery .com

Office 365

Markus

markus@ cohowinery .com

Office 365

Annika

annika@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Selma

selma@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Stefan

stefan@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Pilottiasetusten määrittäminen Office 365 -hallintakeskus -toiminnossa

Vaihe 1: Kirjautuminen Office 365 -hallintakeskus -toimintoon

Kirjaudu sisään järjestelmänvalvojan tunnistetiedoilla.

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Siirry Toimialueet-sivulle.

Vaihe 2: Käytettävän toimialueen omistajuuden vahvistaminen

  1. Valitse Toimialueet-sivulla Lisää toimialue.

    Valitse Toimialueet-sivulla Lisää toimialue

  2. Kirjoita paneelissa toimialueen nimi (tässä esimerkissä cohowinery.com) ja valitse Seuraava.

  3. Lisää TXT-tietue DNS-palvelimessa noudattamalla Vahvista toimialue -sivulla olevia vaiheittaisia ohjeita.

    Valitse avattavasta luettelosta käyttämäsi DNS-isännöintipalvelu ja lisää toimialueen omistajuuden vahvistava TXT-tietue noudattamalla ohjeita.

    Lisää TXT-tietue DNS-palvelimessa noudattamalla Vahvista-sivulla olevia ohjeita.

    Tärkeää: Jos toimialueen vahvistusohjeissa puhutaan MX-tietueen käyttämisestä, varmista, että määrität prioriteettitiedot oikein. Tätä MX-tietuetta käytetään vain toimialueen omistajuuden vahvistamisessa. Sitä ei käytetä sähköpostin reititykseen. Sen prioriteetin on oltava pienempi kuin nykyisen MX-tietueen, joka reitittää sähköpostit A. Datumin kautta.

  4. Valitse Vahvista. DNS-muutosten voimaan tuleminen voi kestää muutamasta minuutista 72 tuntiin.

  5. Kun tiedot on tarkistettu, sinua pyydetään muokkaamaan DNS-tietueita.

Vaihe 3: Toimialueen merkitseminen jaetuksi Exchange Onlinessa

  1. Siirry Exchange-hallintakeskukseen.

  2. Valitse Exchange-hallintakeskuksen Sähköpostin kulku -osassa Hyväksytyt toimialueet.

  3. Kaksoisnapsauta muokattavaa toimialuetta (tässä esimerkissä cohowinery.com).

  4. Valitse avautuvassa ikkunassa Sisäinen välitys.

  5. Valitse Tallenna. Asetuksen voimaan tuleminen saattaa kestää muutamia minuutteja.

Vaihe 4 (valinnainen): Nykyisen sähköpostipalvelimen lisääminen hyväksyttyjen luetteloon

Office 365 käyttää roskapostisuojauksessa Exchange Online Protection -palvelua. Jos palvelu havaitsee, että A. Datumin sähköpostipalvelin edelleenlähettää suuria roskapostimääriä, se voi estää A. Datumin palvelimen, mikä puolestaan estää edelleenlähetyksen toiminnan. Jos luotat toisen sähköpostipalveluntarjoajan käyttämään roskapostisuojaan, voit lisätä kyseisen palvelun palvelimen Office 365:n hyväksyttyjen luetteloon. Jos teet näin, myös kaikki A. Datumin kautta tulevat roskapostit pääsevät Office 365-postilaatikoihin etkä pysty arvioimaan, kuinka tehokkaasti Office 365 estää roskaposteja.

  1. Siirry Exchange-hallintakeskukseen.

  2. Valitse Exchange-hallintakeskuksessa Suojaus ja valitse sitten Yhteyssuodatin.

    Valitse Suojaus ja valitse sitten Yhteyssuodatin

  3. Valitse Sallittujen IP-osoitteiden luettelo -kohdassa + ja lisää sähköpostipalvelimen IP-osoite. Saat osoitteen nykyiseltä sähköpostipalveluntarjoajaltasi.

Vaihe 5: Käyttäjätilien luominen ja ensisijaisen (vastaus)osoitteen määrittäminen

  1. Siirry Office 365 -hallintakeskukseen.

  2. Valitse vasemman reunan siirtymispalkissa Käyttäjät > Aktiiviset käyttäjät.

  3. Luo käyttäjätilit. Tässä esimerkissä luodaan tilit Ilselle ja Markukselle.

    1. Valitse jokaisen tilin kohdalla +-merkki (Uusi) ja lisää tarvittavat tiedot.

      • Jotta Ilsen ja Markuksen sähköpostiosoitteet säilyvät ennallaan, Käyttäjänimi-kenttään on lisättävä käyttäjän nykyinen sähköpostiosoite täsmälleen oikeassa muodossa.

    2. Valitse mukautettu toimialuenimi Käyttäjänimi-kohdan vieressä olevasta avattavasta luettelosta.

  4. Valitse Luo > Sulje.

Huomautus: Jos avaat Ilsen ja Markuksen ominaisuustiedot Exchange-hallintakeskuksessa, näet, että @cohowinery.onmicrosoft.com-osoite säilyy SMTP-lisäosoitteena.

Vaihe 6: DNS-tietueiden päivittäminen DNS-isännöintipalvelussa

Kirjaudu DNS-isännöintipalvelun sivustoon ja noudata käyttämääsi palvelua vastaavia ohjeita artikkelissa DNS-tietueiden luominen Office 365:tä varten, kun hallinnoit itse DNS-tietueita kuvatulla tavalla.

  1. Älä luo uutta MX-tietuetta tai muuta nykyistä MX-tietuettasi.

  2. Jos sinulla jo on SPF (Sender Policy Framework) -tietue edellistä sähköpostipalveluntarjoajaa varten, älä luo uutta SPF (TXT) -tietuetta Exchange Online -käyttöön, vaan lisää nykyiseen TXT-tietueeseen seuraava tieto: "include:outlook.com". Esimerkki: ”v=spf1 mx include:adatum.com include:spf.protection.outlook.com ~all”.

    Jos sinulla ei vielä ole SPF-tietuetta, muokkaa Office 365:n suosittelemaa tietuetta lisäämällä siihen nykyisen sähköpostipalveluntarjoajasi toimialue sekä tieto protection.outlook.com. Näin määrität, että lähtevät viestit hyväksytään molemmista sähköpostijärjestelmistä.

Vaihe 7: Sähköpostin edelleenlähetyksen määrittäminen nykyisessä sähköpostipalvelussa

Määritä Ilsen ja Markuksen sähköpostitileihin edelleenlähetys nykyisestä sähköpostipalvelusta onmicrosoft.com-toimialueeseen:

  • Ilsen A. Datum -postilaatikon on ohjattava viestit osoitteeseen ilse@cohowinery.onmicrosoft.com

  • Markuksen A. Datum -postilaatikon on ohjattava viestit osoitteeseen markus@cohowinery.onmicrosoft.com

Kun olet suorittanut tämän vaiheen:

  • Kaikki osoitteisiin ilse@cohowinery.com ja markus@cohowinery.com lähetetyt viestit ovat käytettävissä Office 365:ssä.

  • Kun Ilse ja Markus vastaavat saamiinsa viesteihin, heidän vastausosoitteinaan on ilse@cohowinery.com ja markus@cohowinery.com.

Huomautuksia:

  • Kysy edelleenlähetyksen tarkat ohjeet nykyiseltä sähköpostipalveluntarjoajaltasi.

  • Sinun ei tarvitse säilyttää viestien kopioita nykyisessä sähköpostipalvelussa.

  • Useimmat palveluntarjoajat lähettävät viestit edelleen jättäen lähettäjän vastausosoitteen ennalleen, jotta vastausviestit menevät alkuperäiselle lähettäjälle.

Vaihe 8: Postinkulun testaaminen

  1. Kirjaudu Outlook Web App -sovellukseen käyttämällä Ilsen tunnistetietoja.

  2. Tee seuraavat testit:

    1. Testaa paikallista Office 365 -sähköpostia. Lähetä sähköposti esimerkiksi Markukselle osoitteeseen markus@cohowinery.com. Sähköpostin pitäisi tulla perille välittömästi. Tässä tilanteessa viestiä ei reititetä Markuksen A. Datum -postilaatikkoon, koska Office 365 tunnistaa postilaatikon paikalliseksi.

    2. Testaa sähköpostin lähettämistä henkilölle, joka käyttää jotakin muuta sähköpostijärjestelmää. Lähetä sähköposti esimerkiksi Annikalle. Tämän sähköpostin pitäisi mennä Annikan postilaatikkoon A. Datum -palvelimeen.

    3. Käytä ulkopuolista tiliä tai työntekijän jossakin muussa sähköpostijärjestelmässä olevaa tiliä ja tarkista, että edelleenlähetys toimii oikein. Lähetä sähköposti esimerkiksi Annikan A. Datum -tililtä tai Hotmail-tililtä Ilselle ja tarkista, että viesti tulee Ilsen Office 365 -postilaatikkoon.

Vaihe 9: Postilaatikon sisällön siirtäminen

Koska siirrettäviä käyttäjiä on vain kaksi ja koska Ilse ja Markus käyttävät jo Outlookia, sähköpostin voi siirtää avaamalla vanhan .PST-tiedoston uudessa Outlook-profiilissa ja kopioimalla sitten viestit, kalenterimerkinnät, yhteystiedot ja mahdolliset muut tiedot artikkelissa Outlook-kohteiden tuonti Outlookin datatiedostosta (.pst) kuvatulla tavalla. Kun tiedot on järjestetty Office 365 -postilaatikossa oikeille paikoilleen, niitä voi käyttää millä tahansa laitteella missä vain.

Jos siirrettäviä postilaatikoita on enemmän tai työntekijät eivät vielä käytä Outlookia, voit käyttää Exchange-hallintakeskuksen siirtotyökaluja. Siirry Exchange-hallintakeskukseen ja noudata artikkelissa Sähköpostin siirtäminen IMAP-palvelimesta Exchange Online -palvelun postilaatikoihin annettuja ohjeita.

Katso myös

Käyttäjien ja toimialueen lisääminen Office 365:ssä

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×