Muokkausmerkintöjen ja kommenttien poistaminen asiakirjasta

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Omat muutokset ovat näkyvissä

Jäljitä muutokset -toiminto

Asiakirjan muokkausmerkintöjen ja kommenttien tarkistaminen

Muokkausmerkintöjen ja kommenttien poistaminen pysyvästi

Kuinka muokkausmerkinnät ja kommentit päätyivät asiakirjaan?

Piilotettujen muutosten ja kommenttien etsiminen

Miksi Microsoft Office Wordin oletusarvona on muokkausmerkintöjen ja kommenttien näyttäminen?

Onko mahdollista sekä säilyttää että poistaa merkinnät?

Omat muutokset ovat näkyvissä

Saat työtoveriltasi asiakirjan sähköpostin liitetiedostona. Asiakirja on mielestäsi hyvä lähtökohta työstämäsi aiheen käsittelyä varten, joten tallennat sen uudella nimellä ja muokkaat sen omien tarpeidesi mukaiseksi. Et kuitenkaan huomaa, että työtoverisi on jättänyt kommentteja alkuperäiseen asiakirjaan, koska ne eivät näy omassa kopiossasi.

Olet nyt valmiina lähettämään asiakirjan asiakkaillesi, mutta haluat lähettää heille oman asiakirjasi, et asiakirjan sellaista versiota, jossa näkyvät sekä omat mukautuksesi että työtoverisi tekemät kommentit.

Tai ehkä olet käyttänyt Wordin Jäljitä muutokset -ominaisuutta, jotta voisit seurata ansioluetteloon tekemiäsi muutoksia. Nyt haluat lähettää ansioluettelon mahdolliselle uudelle työnantajallesi, mutta haluat tämän näkevän ainoastaan muokkaustesi tuloksen, et sitä edeltävää ajatusprosessiasi.

Molemmissa tapauksissa olet hämmentynyt, kun asiakirjasi vastaanottaneet henkilöt ilmoittavat, että sitä on vaikea lukea yliviivausten, alleviivausten ja sivussa olevien selitteiden johdosta. Katso itse! Ansioluettelossasi on kappale, jossa näkyy kolme eri kohtaa yliviivattuina. Lisäksi erikoisosaaminen, jota halusit tässä yhteydessä korostaa, näkyy alleviivattuna tekstinä. Tätä työpaikkaa et ikävä kyllä taida saada.

Muokkausmerkintöjä sisältävä asiakirja

Näitä merkintöjä ei ollut asiakirjassa, kun lähetit sen. Kuinka on mahdollista, että Word on löytänyt ne ja ne ovat nyt näkyvissä? Miten saat ylimääräiset merkinnät pois?

Sivun alkuun

Jäljitä muutokset -toiminto

Olet ehkä huomaamattasi käsitellyt asiakirjaa niin, että Wordin Jäljitä muutokset- tai Kommentit-toiminto on ollut käytössä. Tavallisesti Word näyttää muokkausmerkinnät siten, että poistot näkyvät merkintöinä reunuksissa ja lisäykset näkyvät alleviivattuna tekstinä. Poistot, samoin kuin kommentit (tai huomautukset), voidaan näyttää myös tekstin sisällä.

Muokkausmerkinnät ja kommentit voidaan piilottaa usealla tavalla, mutta kaikki Jäljitä muutokset -toiminnon käytössä olon aikana tehdyt muokkaukset ja lisätyt kommentit säilyvät asiakirjassa, kunnes ne hyväksytään tai hylätään (tai kommenttien osalta poistetaan).

Huomautus: Muokkausmerkintöjen piilottaminen ei poista muokkausmerkintöjä ja kommentteja asiakirjasta. Sen sijaan se mahdollistaa asiakirjan lukemisen ilman häiritseviä yli- ja alleviivauksia sekä merkintöjä.

Sivun alkuun

Asiakirjan muokkausmerkintöjen ja kommenttien tarkistaminen

Word 2010 sisältää Asiakirjan tarkistaminen -toiminnon, jonka avulla voit tarkistaa, onko asiakirjassa muokkausmerkintöjä, kommentteja, piilotekstiä tai muita henkilökohtaisia tietoja. Voit tarkistaa asiakirjan seuraavasti:

  1. Avaa asiakirja, jonka muokkausmerkinnät ja kommentit haluat tarkistaa.

  2. Valitse Tiedosto-välilehti.

  3. Valitse Tiedot, sitten Tarkista ongelmien varalta ja valitse Tarkasta asiakirja.

  4. Valitse Asiakirjan tarkistaminen -valintaikkunassa Tarkasta.

  5. Tarkista toiminnon tulokset. Jos asiakirjaa tarkistettaessa löytyy kommentteja tai muokkausmerkintöjä, voit napsauttaa kohdan Kommentit, muokkaukset, versiot ja huomautukset vieressä Poista kaikki.

  6. Valitse Tarkasta uudelleen tai Sulje.

Sivun alkuun

Muokkausmerkintöjen ja kommenttien poistaminen pysyvästi

Voit poistaa muokkausmerkinnät ja kommentit vain hyväksymällä tai hylkäämällä muokkausmerkinnät ja poistamalla kommentit. Voit tehdä tämän seuraavasti:

  1. Napsauta Tarkista-välilehden Seuranta-ryhmässä Näytä merkintä -komennon viereistä nuolta.
    Näytä merkintä -vaihtoehtoluettelo

  2. Varmista, että seuraavien kohteiden vieressä on valintamerkki:

    • Kommentit

    • Käsinkirjoitus

    • Lisäykset ja poistot

    • Muotoilu

    • Tarkistajat (Valitse Tarkistajat ja varmista, että Kaikki tarkistajat -vaihtoehto on valittu.)

Jos jonkin vaihtoehdon vieressä ei näy valintamerkkiä, valitse vaihtoehto napsauttamalla sitä.

  1. Napsauta Tarkista-välilehden Muutokset-ryhmässä Seuraava- tai Edellinen-painiketta.
    Muutokset-ryhmä

  2. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Valitse Muutokset-ryhmästä Hyväksy.

    • Valitse Muutokset-ryhmästä Hylkää.

    • Valitse Kommentit-ryhmästä Poista.

  3. Toista vaiheita 3 ja 4, kunnes kaikki asiakirjan muokkausmerkinnät on hyväksytty tai hylätty ja kaikki kommentit on poistettu.

    Huomautukset: 

    • Jos tiedät, että haluat hyväksyä kaikki muutokset, valitse Hyväksy ja sitten Hyväksy kaikki asiakirjan muutokset.

    • Jos tiedät, että haluat hylätä kaikki muutokset, valitse Hylkää ja sitten Hylkää kaikki asiakirjan muutokset.

    • Voit myös poistaa asiakirjasta kaikki kommentit. Napsauta Kommentit-ryhmässä Poista-kentän vieressä olevaa nuolta ja valitse Poista kaikki asiakirjan kommentit.

Sivun alkuun

Kuinka muokkausmerkinnät ja kommentit päätyivät asiakirjaan?

Luulit ehkä, että olit poistanut muutokset ja kommentit, tai olet ehkä saanut asiakirjan joltakulta toiselta etkä huomannut, että se sisälsi muokkausmerkintöjä ja kommentteja. Kuinka Word voi tallentaa nämä merkinnät ilman, että lainkaan huomaat niitä?

Joko sinä itse tai asiakirjan lähettänyt henkilö on piilottanut muokkausmerkinnät tai kommentit, jotta asiakirjan lukeminen olisi helpompaa. Muokkausmerkintöjen piilottaminen ei kuitenkaan poista niitä asiakirjasta. Ne jäävät asiakirjaan, kunnes ne poistetaan. Käyttämäsi Wordin version ja määrittämiesi asetusten mukaan määräytyy, tulevatko muokkausmerkinnät ja kommentit näkyviin, kun seuraava henkilö avaa asiakirjan.

Jos et halua muiden näkevän muokkausmerkintöjä ja kommentteja, hyväksy tai hylkää muokkausmerkinnät ja poista kommentit, ennen kuin jaat asiakirjan muiden kanssa.

Sivun alkuun

Piilotettujen muutosten ja kommenttien etsiminen

Muokkausmerkinnät ja kommentit voi piilottaa usealla eri tavalla, joten on helppo luulla, että niitä ei ole asiakirjassa lainkaan. Esimerkiksi:

  • Näytä tarkistusta varten -ruutu   Tarkista-välilehden Seuranta-ryhmän Näytä tarkistusta varten -ruudusta näet, mikä näyttötila on käytössä. Se sisältää myös asiakirjan näyttämistä koskevia lisävalintoja. Jos valitset Lopullinen tai Alkuperäinen, Word piilottaa muokkausmerkinnät ja kommentit. Saat ne näkyviin valitsemalla Lopullinen: näytä merkinnät tai Alkuperäinen: näytä merkinnät.
    Näytä tarkistusta varten -ruutu Seuranta-ryhmässä

  • Näytä merkintä   Tarkistus-välilehden Seuranta-ryhmässä voit Näytä merkintä -luettelon valinnoilla piilottaa kommentit ja muokkausmerkinnät. Näytä merkintä -kohdassa valintamerkillä merkityt kohteet ovat näkyvissä, ja kohteet, joiden kohdalla ei näy valintamerkkiä, on piilotettu. Saat piilotetun kohteen, esimerkiksi Lisäykset ja poistot, näkyviin valitsemalla sen Näytä merkintä -valikosta.
    Näytä merkintä -vaihtoehtoluettelo

Miksi Microsoft Office Wordin oletusarvona on muokkausmerkintöjen ja kommenttien näyttäminen?

Jotta et jakelisi muokkausmerkintöjä ja kommentteja sisältäviä asiakirjoja vahingossa, Word näyttää muokkausmerkinnät ja kommentit oletusarvon mukaan. Näytä tarkistusta varten -ruudun oletusvalinta on Lopullinen, jossa näkyvät merkinnät.

Sivun alkuun

Onko mahdollista sekä säilyttää että poistaa merkinnät?

Jos haluat säilyttää muokkausmerkinnät ja kommentit asiakirjassa, mutta haluat myös jakaa asiakirjan muille niin, että he eivät näe merkintöjä, paras tapa on tallentaa asiakirjasta kaksi erillistä versiota.

Luo julkinen kopio muille jakamista varten ja säilytä yksityinen kopio itseäsi varten. Hyväksy tai hylkää muille jaettavan version muokkausmerkinnät ja kommentit tässä artikkelissa aiemmin kuvatulla tavalla. Voit jättää ne omaan versioosi.

Sivun alkuun

Katso myös

Lisää tai poista kommentti

Näytä tai piilota kommentit tai jäljitetyt muutokset

Tarkista, hyväksy, hylkää ja piilota jäljitetyt muutokset

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×