Mukautetun ohjetekstin lisääminen lomakemalliin

Voit lisätä lomakemalliin ohjetekstiä, jonka avulla käyttäjät ymmärtävät lomakkeen merkityksen ja saavat täytettyä lomakkeen oikein.

Tässä artikkelissa kerrotaan, millä tavalla paras ohjetekstityyppi määritetään ottamalla huomioon erilaisia tekijöitä, kuten luotavan lomakemallin tyyppi, lomakkeen käyttäjät, lomakkeen käytön laajuus sekä se, täyttävätkö käyttäjät lomakemalliin pohjautuvia lomakkeita verkkoselainta käyttämällä.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Yhteensopivuuteen liittyvät näkökohdat

Ohjeen lajit

Ohjeen näyttämiseen käytettävän näkymän luominen

Ohjeen näyttämiseen käytettävän mukautetun tehtäväruudun luominen

Tilannekohtaisten ohjeiden näyttäminen ehdollisen muotoilun avulla

Ulkoiseen ohjetiedostoon tai verkkosivustoon johtavan hyperlinkin luominen

InfoPath-ohjejärjestelmän käyttöohjeiden lisääminen käyttäjiä varten

Yhteensopivuuteen liittyvät näkökohdat

Kun suunnittelet lomakemallia Microsoft Office InfoPath 2007:ssa, luo selainyhteensopiva lomakemalli. Kun suunnittelet selainyhteensopivaa lomakemallia, jotkin ominaisuudet ja toiminnot eivät ole käytettävissä. Esimerkiksi mukautettuja tehtäväruutuja, joita usein käytetään mukautetun ohjetekstin näyttämiseen, ei tueta selainyhteensopivissa lomakemalleissa. Voit lisätä ohjeita selainyhteensopivaan lomakemalliin harkitsemalla vaihtoehtoista tapaa lisätä ohjeen, kuten käyttämällä ehdollinen muotoilu:ia, jotta saat näkyviin tilannekohtaisen ohjeen.

Sivun alkuun

Ohjeen lajit

Lomakemallin monimutkaisuuden ja käyttäjien tarpeiden perusteella voit lisätä erilaisia ohjetekstejä eri menetelmiä käyttämällä. Lomakemallin perusteella voit mahdollisesti käyttää lomakemallissa useita ohjetekstien lajeja. Seuraavassa on luettelo yleisimmistä menetelmistä, joilla lomakemallissa voidaan esittää ohjetekstiä:

  • Ohjenäkymä    Voit luoda erillisen näkymä ohjetekstien näyttämistä varten, kun haluat esittää käyttäjille tarkkoja ohjeita. Voit luoda vain ohjetekstiä sisältävän ohjenäkymän tai voit käyttää ohjausobjekteja, jotka olet lisännyt lomakemallin oletusnäkymään, ja lisätä niihin liittyvän ohjetekstin. Jos lisäät ohjetekstiin ohjausobjekteja, käyttäjät voivat täyttää lomakkeen vaihtoehtoisesti niin, että kutakin osiota tai ohjausobjektia varten on tilannekohtaiset ohjeet. Tämä on hyödyllistä, jos lomakkeen käyttäjiin kuuluu sekä uusia käyttäjiä, jotka tarvitsevat apua lomakkeen täyttämisessä, että kokeneita käyttäjiä, jotka osaavat jo täyttää lomakkeen.

    Vihje: Selainyhteensopivat lomakemallit eivät tue mukautettuja tehtäväruutuja, joten ohjetekstien näyttäminen ohjenäkymissä on hyvä vaihtoehto mukautetuille tehtäväruuduille.

  • Mukautettu tehtäväruutu    Mukautettu tehtäväruutu on HTML-tiedosto, jonka sisältö näkyy InfoPath-tehtäväruudussa, kun käyttäjä täyttää lomaketta. Voit määrittää vain yhden HTML-tiedoston avautuvaksi lomakemallin mukautetussa oletustehtäväruudussa, mutta voit lisätä muita HTML-tiedostoja lomakemalliin resurssitiedostoiksi ja luoda niiden välille hyperlinkkejä. Mukautetuissa tehtäväruuduissa voi näyttää vain HTML-tiedostoja. Mukautettu tehtäväruutu voi sisältää lomakekohtaisia komentoja ja ohjeita. Voit lisätä HTML-tiedoston suoraan lomakemalliin, jolloin käyttäjät voivat tarkastella mukautetun tehtäväruudun ohjetta, vaikka he täyttäisivät lomakkeen offline-tilassa, tai voit linkittää mukautetun tehtäväruudun HTML-tiedostoon, joka on tallennettu toiseen paikkaan. Jos aiot esimerkiksi päivittää ohjeen sisältöä usein mutta et halua julkaista lomakemallia aina, kun HTML-ohjetiedostoon tehdään päivitys, HTML-tiedoston voi tallentaa toiseen paikkaan ja muodostaa siihen linkin mukautetusta tehtäväruudusta. Muista, että selainyhteensopivat lomakemallit eivät tue mukautettuja tehtäväruutuja, joten mukautettuja tehtäväruutuja tulee luoda vain sellaisia lomakkeita varten, jotka täytetään InfoPathissa.

  • Ehdollinen muotoilu    Voit määrittää ehdollisen muotoilun avulla ohjausobjektin erilaiset muotoiluasetukset, jotka perustuvat lomakkeessa esiintyviin ehtoihin. Jos määritetyt ehdot täyttyvät, kun käyttäjä täyttää lomakkeen, ehdollinen muotoilu otetaan käyttöön. Kun lisäät ohjetekstin lomakemallin osaan ja lisäät tähän osaan ehdollisen muotoilun, käyttäjä voi näyttää tai piilottaa osan tilannekohtaisen ohjetekstin tarvittaessa näkymiä vaihtamatta. Tämä on kätevä tapa tarjota erityisiä osia tai ohjausobjekteja koskevia sisäisiä ohjeita niitä tarvitseville käyttäjille.

  • Ulkoinen ohjetiedosto     Voit lisätä linkin ulkoiseen tiedostoon, kuten verkkosivulla olevaan HTML-tiedostoon. Jos esimerkiksi yrityksen teknisen tuen verkkosivustolla on verkkosivu, jota käyttämällä voi aloittaa online-keskustelun teknisen tukihenkilön kanssa, voit lisätä lomakemalliin hyperlinkin, jonka avulla käyttäjät voivat avata kyseisen sivun verkkoselaimissaan. Tämä on hyödyllistä, kun suunniteltava lomakemalli on tarkoitettu organisaation toisen osaston käyttöön ja kyseinen osasto voi parhaiten välittää käyttäjille ohjeita tai teknistä tukea.

  • InfoPath-ohjelmiston ohjejärjestelmä lomakkeita täyttäville käyttäjille     InfoPathissa on erillinen ohjejärjestelmä käyttäjille, jotka täyttävät lomakkeita. Jos neuvot käyttäjiä painamaan F1-näppäintä lomaketta täyttäessään, he voivat käyttää näitä InfoPathin perustoimintojen ohjeaiheita. Tätä menetelmää tulee käyttää vain lomakkeissa, jotka käyttäjät täyttävät InfoPathia käyttämällä.

Sivun alkuun

Ohjeen näyttämiseen käytettävän näkymän luominen

Voit luoda lomakemalliin erillisen näkymän, josta käyttäjät voivat hakea ohjeita lomakkeen täyttämiseksi. Lomakemalliin on ensin luotava ohjenäkymä ja sitten oletuslomakenäkymään on lisättävä painike, jonka valitsemalla käyttäjät voivat siirtyä ohjenäkymään.

Ohjenäkymän luominen

  1. Napsauta Näkymä-valikosta Hallitse näkymiä.

  2. Napsauta Näkymät-tehtäväruudun Toiminnot-kohdasta Lisää uusi näkymä.

  3. Kirjoita Uuden näkymän nimi -ruutuun ohjenäkymän nimi ja napsauta sitten OK.

    Voit kirjoittaa esimerkiksi Ohjeet.

  4. Napsauta lomakemallissa juuri lisättyä näkymää, ja kirjoita tai liitä haluamasi ohjeteksti.

  5. Jos Ohjausobjektit-tehtäväruutu ei ole näkyvissä napsauta Lisää-valikosta Lisää ohjausobjekteja tai paina ALT+I, C -näppäinyhdistelmää.

  6. Napsauta Ohjausobjektit-tehtäväruudusta Painike.

  7. Napsauta lisättyä painiketta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten pikavalikosta Painikkeen ominaisuudet.

  8. Napsauta Yleiset-välilehteä.

  9. Kirjoita Selite-ruutuun painikkeen selite, esimerkiksi Palaa lomakkeeseen.

  10. Napsauta Säännöt.

  11. Napsauta Säännöt-valintaikkunassa Lisää.

  12. Napsauta Lisää toiminto.

  13. Napsauta Toiminto-ruudussa Näkymän vaihtaminen.

  14. Napsauta Näkymä-ruudussa oletusnäkymän nimeä.

  15. Napsauta OK neljästi, niin palaat lomakemalliin.

Kun olet luonut lomakemallin ohjenäkymän, oletusnäkymään tulee lisätä painike, jonka avulla käyttäjät voivat helposti avata ohjeet lomaketta täyttäessään.

Painikkeen lisääminen oletusnäkymään

  1. Napsauta Näkymä-valikosta Hallitse näkymiä.

  2. Napsauta Näkymät-tehtäväruudussa oletusnäkymän nimeä.

  3. Jos Ohjausobjektit-tehtäväruutu ei ole näkyvissä, napsauta Lisää-valikosta Lisää ohjausobjekteja tai paina ALT+I, C -näppäinyhdistelmää.

  4. Napsauta Ohjausobjektit-tehtäväruudusta Painike.

  5. Napsauta lisättyä painiketta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten pikavalikosta Painikkeen ominaisuudet.

  6. Napsauta Yleiset-välilehteä.

  7. Kirjoita Selite-ruutuun painikkeen selite, esimerkiksi Ohje.

  8. Napsauta Säännöt.

  9. Napsauta Säännöt-valintaikkunassa Lisää.

  10. Napsauta Lisää toiminto.

  11. Napsauta Toiminto-ruudussa Näkymän vaihtaminen.

  12. Napsauta Näkymä-ruudussa edellisessä kohdassa lisätyn ohjenäkymän nimeä.

  13. Napsauta OK neljästi, niin palaat lomakemalliin.

Vihje: Voit halutessasi lisätä ohjenäkymään oletusnäkymässä olevat ohjausobjektit. Tällöin käyttäjät voivat halutessaan täyttää lomakkeen oletusnäkymässä, jos he eivät tarvitse ohjeita, tai he voivat käyttää ohjenäkymää lomakkeen täyttämiseen, jos he haluavat tarkistaa ohjetekstien ohjeet.

Sivun alkuun

Ohjeen näyttämiseen käytettävän mukautetun tehtäväruudun luominen

Huomautukset: Ennen kuin luot lomakemalliin mukautetun tehtäväruudun, jossa ohjeet näytetään, ota seuraavat asiat huomioon:

  • Selainyhteensopivat lomakemallit eivät tue mukautettuja tehtäväruutuja.

  • Ennen kuin mukautettu tehtäväruutu otetaan käyttöön, mukautettua tehtäväruutua varten tulee luoda HTML-tiedosto käyttämällä HTML-editoria, kuten Microsoft Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmaa.

Voit luoda mukautetun tehtäväruudun ja ottaa sen käyttöön seuraavasti:

  1. Napsauta Työkalut-valikosta Lomakkeen asetukset.

  2. Napsauta Luokka-kohdasta Ohjelmointi.

  3. Valitse Ota mukautettu tehtäväruutu käyttöön -valintaruutu.

  4. Kirjoita Tehtäväruudun nimi -ruutuun nimi, joka tulee näkyviin mukautetun tehtäväruudun yläosaan. Voit kirjoittaa esimerkiksi Ohjeet.

  5. Lisää tiedosto lomakemalliin napsauttamalla Resurssitiedostot.

    Huomautus: Linkitä tiedosto lomakemalliin kirjoittamalla Tehtäväruudun sijainti -ruutuun HTML-tiedoston absoluuttinen polku ja napsauta sitten OK.

    Tietoturvahuomautus : On suositeltavaa muodostaa linkki HTML-tiedostoon, joka sijaitsee toimialueella kuin lomakemallikin. Muussa tapauksessa käyttäjät, jotka avaavat lomakemalliin perustuvan lomakkeen, saavat näkyviin varoituksen.

  6. Napsauta Resurssitiedostot-valintaikkunasta Lisää.

  7. Siirry Tiedoston lisääminen -valintaikkunassa haluamasi HTML-tiedoston kohdalle, valitse tiedosto ja napsauta sitten OK.

  8. Jos lisäämäsi HTML-tiedosto viittaa muihin tiedostoihin, kuten avattaviin taulukkoihin, lisää myös nämä tiedostot.

    Vihje: Voit määrittää vain yhden HTML-tiedoston avautuvaksi lomakemallin mukautetussa oletustehtäväruudussa, mutta voit lisätä muita HTML-tiedostoja lomakemalliin resurssitiedostoiksi ja luoda niiden välille hyperlinkkejä.

  9. Napsauta juuri lisätyn HTML-tiedoston nimeä Lomakkeen asetukset -valintaikkunan Tehtäväruudun sijainti -ruudussa.

  10. Testaa muutokset valitsemalla vakiotyökaluriviltä Esikatselu tai painamalla CTRL+VAIHTO+B-näppäinyhdistelmää. Juuri luomasi mukautetun tehtäväruudun pitäisi näkyä oletusarvoisesti, kun esikatselet lomakemallia.

Sivun alkuun

Tilannekohtaisten ohjeiden näyttäminen ehdollisen muotoilun avulla

Seuraavassa kuvataan, kuinka ehdollisen muotoilun avulla voidaan näyttää tai piilottaa tilannekohtaiset ohjeet.

  1. Jos Ohjausobjektit-tehtäväruutu ei ole näkyvissä, napsauta Lisää-valikosta Lisää ohjausobjekteja tai paina ALT+I, C -näppäinyhdistelmää.

  2. Napsauta Ohjausobjektit-tehtäväruudussa Valintaruutu ja napsauta sitten Osa.

  3. Napsauta osaa, jonka juuri lisäsit lomakemalliin, ja kirjoita ohjetekstiä.

  4. Poista valintaruudun oletusarvoinen otsikkotekstin ja kirjoita sitten Napsauta näyttämiseksi tai piilota ohje.

  5. Napsauta lomakemallin osan välilehteä ja napsauta sitten Muotoile-valikosta Ehdollinen muotoilu.

  6. Napsauta Lisää.

  7. Napsauta Kun tämä ehto täyttyy -kohdan ensimmäisestä ruudusta Valitse kenttä tai ryhmä.

  8. Valitse Kentän tai ryhmän valitseminen -valintaikkunassa kenttä, joka vastaa vaiheessa 2 lomakkeeseen lisättyä valintaruudun ohjausobjektia, ja napsauta sitten OK.

  9. Napsauta toisen ruudun Ehdollinen muotoilu -valintaikkunassa on yhtä suuri kuin.

  10. Napsauta kolmannesta ruudusta EPÄTOSI.

  11. Valitse Ota tämä muotoilu käyttöön -kohdassa Piilota tämä ohjausobjekti -valintaruutu.

    Huomautus: Jos valintaruutu valitaan, osio tuodaan ehdon mukaan näyttöön.

  12. Testaa muutokset napsauttamalla vakiotyökaluriviltä Esikatselu tai painamalla CTRL+VAIHTO+B-näppäinyhdistelmää.

Sivun alkuun

Ulkoiseen ohjetiedostoon tai verkkosivustoon johtavan hyperlinkin luominen

Seuraavassa kerrotaan, miten voit lisätä hyperlinkin lomakemallista ulkoisen ohjetiedostoon, kuten HTML-tiedostoon tai yhdistettyyn ohjetiedostoon (.chm) tai verkkosivustoon, kuten teknisen tuen verkkosivustoon.

Huomautukset: 

  • Varmista, että linkin kohteena oleva ulkoinen ohjetiedosto tai verkkosivusto on lomakkeen käyttäjien käytettävissä. Jos haluat lisätä linkin HTML-tiedostoon lomakemallissa, joka on yhteensopiva vain InfoPathin kanssa (eli käyttäjien on täytettävä tähän lomakemalliin pohjautuvat lomakkeet InfoPathin avulla), voit lisätä lomakemalliin HTML-tiedostot lomakemalliin lisäämällä ne resurssitiedostoina, jotka avautuvat mukautetussa tehtäväruudussa. Jos kyseessä on selainyhteensopiva lomakemalli, HTML-tiedostot tulee julkaista käyttäjien käytettävissä olevalla sivustolla, mieluiten samalla verkkosivustolla, jossa lomakemalli sijaitsee, ja lomakemalliin tulee luoda ulkoiseen HTML-tiedostoon osoittava staattinen hyperlinkki.

  • Jos päätät käyttää ohjetiedostolle jotakin muuta muotoa, kuten .chm-tiedostoa, muista varmistaa, tukevatko käyttäjien tietokoneisiin asennetut käyttöjärjestelmät valitsemaasi tiedostomuotoa.

Ulkoiseen tiedostoon osoittavan staattisen hyperlinkin luominen

  1. Napsauta lomakemallissa kohtaa, johon haluat lisätä hyperlinkin, tai valitse hyperlinkiksi muutettava teksti tai kuva.

  2. Napsauta vakiotyökalurivin Lisää hyperlinkki -painiketta Painikkeen kuva .

  3. Napsauta Yleiset-välilehteä.

  4. Kirjoita Osoite-ruutuun URL-osoite, johon haluat muodostaa linkin.

  5. Jos haluat muuttaa lomakemallissa näkyvää hyperlinkkitekstiä, kirjoita haluamasi teksti Teksti-ruutuun.

    Huomautus: Jos valitsit kuvan vaiheessa 1, tämä asetus ei ole käytettävissä.

  6. Jos haluat, että näyttöön tulee kohdeohje, kun käyttäjä siirtää hiiren osoittimen hyperlinkin päälle, napsauta Lisäasetukset-välilehteä ja kirjoita näytettävä teksti Kohdeohje-ruutuun.

  7. Testaa muutokset napsauttamalla vakiotyökaluriviltä Esikatselu tai painamalla CTRL+VAIHTO+B-näppäinyhdistelmää.

Sivun alkuun

InfoPath-ohjejärjestelmän käyttöohjeiden lisääminen käyttäjiä varten

InfoPathissa on erillinen ohjejärjestelmä, jota voi käyttää lomakkeita täytettäessä. Ohjejärjestelmä sisältää tietoa yleisistä tehtävistä, kuten automaattisen täydentämisen ottamisesta käyttöön ja poistamisesta käytöstä sekä lomakkeen tekstin oikeinkirjoituksen tarkistamisesta. Lomakkeen suunnittelija voi avata lomakkeen käyttäjille tarkoitetun InfoPathin ohjeen painamalla F1-näppäintä, kun lomaketta tarkastellaan esikatseluikkunassa.

Lomakkeen käyttäjille tarkoitettu ohje käsittelee vain asioita, jotka liittyvät kaikkiin lomakkeisiin, joten suunniteltuihin lomakemalleihin kannattaa lisätä mukautettuja ohjeita. Voit lisätä lomakemalliin kuvauksen siitä, kuinka käyttäjät voivat tarkastella InfoPathin ohjejärjestelmää lomaketta täyttäessään. Voit lisätä lomakemalliin esimerkiksi jonkin seuraavista esimerkeistä:

  • Voit avata InfoPathin ohjeen painamalla F1-näppäintä.

  • Voit avata InfoPathin ohjeen napsauttamalla Ohje-valikosta Microsoft Office InfoPathin ohje -vaihtoehtoa.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×