Mukautettujen työnkulkujen luominen SharePoint Designerilla

Microsoft Office SharePoint Server 2007 sisältää yleisimpiä liiketoimintaprosesseja varten tarkoitettuja valmiita työnkulkuja, joiden avulla voit esimerkiksi kerätä palautetta tai lähettää tiedoston hyväksyttäväksi.

Mutta entäpä jos tietyt tiimisi prosessit edellyttävät enemmän ominaisuuksia kuin valmiit työnkulut sisältävät? Saatat tarvita esimerkiksi sellaisen työnkulun, joka sisältää palautteen keräämisen ja tiedoston hyväksymisen lisäksi tiedoston kopioimisen johonkin toiseen kirjastoon, kun tiedosto on valmis julkaistavaksi.

Microsoft Office SharePoint Designer 2007:llä voit suunnitella mukautettuja työnkulkuja, jotka lisäävät kooditonta sovelluslogiikkaa SharePoint-sivustoihisi. Työnkulun suunnittelutoiminnon avulla voit luoda sääntöjä, jotka liittävät ehtoja ja toimintoja SharePoint-luetteloiden ja -kirjastojen sisältämiin toimintoihin ja muihin kohteisiin. Luetteloiden tai kirjastojen sisältämiin kohteisiin tehdyt muutokset käynnistävät työnkulun tehtäviä.

Huomautus: Tässä artikkelissa viitataan SharePoint-esimerkkimallisäilöön, jonka on luonut kuvitteellinen Adventure Works -yhtiö. Yhtiö valmistaa polkupyöriä ja niiden osia sekä lisävarusteita.

Adventure Worksin dokumentointitiimi suunnitteli työnkulun. Office SharePoint Server 2007:n sisältämä hyväksymistyönkulku määrittää tehtävän, jonka vaihtoehtoina ovat Hyväksy ja Hylkää. Tiimin editori Juha-Pekka haluaa hiukan enemmän tehtävien suorittamiseen liittyviä vaihtoehtoja. Käyttämällä Office SharePoint Designer 2007:n työnkulun suunnittelutoimintoa Juha-Pekka suunnitteli mukautetun työnkulun, jonka vaihtoehdot ovat seuraavat:

  • Hyväksy ja julkaise

  • Hyväksy mutta reititä lakiosastolle tarkistettavaksi

  • Hylkää ja palauta kirjoittajalle

Kukin näistä vaihtoehdoista käynnistää eri toiminnon mukautetussa työnkulussa.

Sääntöihin perustuvien työnkulkujen luominen

Office SharePoint Designer 2007:llä voit luoda työnkulkuja, jotka perustuvat sääntöihin. Ensimmäinen vaihe on valita työnkulun käynnistävä tapahtuma työnkulun suunnittelutoiminnossa. Sen jälkeen määritetään toiminnot, jotka haluat työnkulun suorittavan. Voit määrittää myös ehtoja, joiden täyttymistä näiden toimintojen suorittaminen edellyttää. Työnkulku voi sisältää useita vaiheita, jolloin se voi arvioida ja käsitellä useita ehtojen ja toimintojen joukkoja.

Kun ymmärrät työnkulun perusperiaatteet, voit suunnitella mukautettuja työnkulkuja nopeasti myös itse. Tärkeimmät osat, joista työnkulku muodostuu, ovat seuraavat:

  • Tapahtumat    Tapahtuma käynnistää tai aloittaa työnkulun. Mukautettu työnkulku on aina liitetty yhteen luetteloon tai kirjastoon. Kun luot työnkulun, valitset luettelon tai kirjaston, johon työnkulku liitetään. Tämän luettelon tai kirjaston sisältämä tapahtuma käynnistää työnkulun. Työnkulun käynnistäviä tapahtumia on kolmenlaisia: (1) kun kohde luodaan, (2) kun kohdetta muutetaan ja (3) kun työnkulun osallistuja napsauttaa työnkulun aloituslomakkeen käynnistyspainiketta.

  • Toiminnot    Toiminto on työnkulun työn perusyksikkö. Office SharePoint Designer 2007 sisältää valmiita toimintoja, joita voit lisätä työnkulkuihin. Työnkulku voi esimerkiksi luoda, kopioida, muuttaa tai poistaa luettelon kohteita (tai kirjaston tiedostoja); kuitata kohteita sisään ja ulos; lähettää sähköpostiviestejä sekä luoda tehtäviä Tehtävät-luettelon sisältäville henkilöille.

  • Ehdot    Kun suunnittelet työnkulun, luot säännön, joka määrittää ehdon, jonka täyttyessä työnkulku suorittaa tietyn toiminnon. Office SharePoint Designer 2007 sisältää useita valmiita ehtoja, joita voit lisätä työnkulkuihin. Voit esimerkiksi määrittää, että työnkulku suorittaa määritetyt toiminnot vain, jos kohde luodaan tai sitä muokataan määritetyn ajanjakson aikana tai jos sitä muokkaa määritetty henkilö.

  • Vaiheet    Työnkulku muodostuu yhdestä tai useasta vaiheesta. Kukin vaihe voi sisältää minkä tahansa määrän toimintoja ja niille määritettyjä ehtoja. Vaiheet mahdollistavat ehtojen ja toimintojen ryhmittelemisen siten, että tietty sääntöjoukko (ehdot ja toiminnot) arvioidaan ja suoritetaan ennen seuraavan joukon arvioimista ja suorittamista.

Voit luoda vieläkin dynaamisemman ja joustavamman työnkulun lisäämällä työnkulkuun aloituslomakkeen tai mukautetun tehtävän lomakkeen. Lomakkeiden avulla voit kerätä tietoja työnkulun osallistujilta ennalta määritettyinä ajankohtina työnkulun aikana sekä sallia osallistujille työnkulun tehtävien vuorovaikutteisen käsittelyn. Voit suunnitella lomakkeita ohjattujen toimintojen avulla, ja Office SharePoint Designer 2007 luo lomakkeet automaattisesti, kun lopetat työnkulun luonnin.

Esimerkiksi dokumentointitiimin mukautettu työnkulku sisältää kolme erilaista hyväksymisvaihtoehtoa. Kukin vaihtoehto käynnistää erilaisen työnkulun toiminnon. Kun Juha-Pekka suunnittelee työnkulun, hän luo mukautetun tehtävän lomakkeen ohjatulla mukautetun tehtävän luontitoiminnolla, kuten näet kuvasta.

Ohjatun toiminnon Lisää kenttä -valintaikkuna

Kun Juha-Pekka on saanut työnkulun valmiiksi, Office SharePoint Designer 2007 luo mukautetun tehtävän lomakkeen. Nyt tiedostoja hyväksyvät tiimin jäsenet näkevät seuraavanlaisen lomakkeen selaimissaan. Tämä lomake sisältää vaihtoehdot, jotka Juha-Pekka määritti ohjatussa mukautetun tehtävän luontitoiminnossa.

Mukautettu tehtävä -lomake

Liiketoimintaprosessien automatisoiminen

Jos luot WWW-sovelluksia liiketoimintaprosessien automatisoimiseksi, Office SharePoint Designer 2007:n sisältämä työnkulun suunnittelutoiminto on hyödyllinen työkalu. Sen avulla voit integroida liiketoimintasääntöjä ja työnkulkulogiikkaa WWW-sovelluksiisi siten, että minkäänlaisen palvelinkoodin kirjoittamista ei edellytetä.

Esimerkiksi dokumentointitiimi tarvitsee työnkulun, joka automatisoi useampia prosesseja kuin vain tiedostojen hyväksymisen. Työnkulun suunnittelua käyttäen Juha-Pekka suunnittelee työnkulun, jonka tiimin jäsenet voivat käynnistää manuaalisesti, kun tiedostot ovat valmiina hyväksyttäviksi. Työnkulku luo tiedoston tarkistamistehtävän, jonka kolmesta edellä mainitusta vaihtoehdosta tarkistaja valitsee yhden.

Juha-Pekka suunnittelee työnkulun siten, että se suorittaa eri toiminnon sen mukaan, minkä vaihtoehdon tiedoston tarkistaja valitsee mukautetun tehtävän lomakkeessa:

  • Jos tarkistaja valitsee Hyväksy ja julkaise, työnkulku kopioi tiedoston tiedostokirjastoon nimeltä Valmiina julkaistavaksi ja lähettää viestin dokumentointitiimille.

  • Jos tarkistaja valitsee Hyväksy mutta reititä lakiosastolle tarkistettavaksi, työnkulku kopioi tiedoston kansioon nimeltä Odottaa laillisuuden tarkistamista ja lähettää viestin lakiosastolle.

  • Jos tarkistaja valitsee Hylkää ja palauta kirjoittajalle, työnkulku lähettää tarkistajan palautteen sisältävän viestin kirjoittajalle ja päivittää Tiedosto-kirjastossa sijaitsevaan kohteeseen viimeisimmän palautteen.

Seuraavassa on kuva työnkulun suunnittelutoiminnon vaiheesta, joka sisältää tämän ehdollisen logiikan.

Työnkulun suunnittelun ehdollinen logiikka

Tämä on vain yksi työnkulun vaihe. Ajan myötä Juha-Pekka voi muokata työnkulkua ja lisätä siihen lisää vaiheita. Hän voi myös suunnitella uusia mukautettuja työnkulkuja, jotka liitetään Valmiina julkaistavaksi- ja Odottaa laillisuuden tarkistamista -kirjastoihin, jolloin työnkulut voidaan käynnistää aina, kun Juha-Pekan tarkistamistyönkulku luo kohteita näihin kirjastoihin. Työnkulun suunnittelutoiminto on tehokas työkalu, jolla voit automatisoida liiketoimintaprosesseja ja lisätä ehdollista logiikkaa WWW-sovelluksiisi.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×