Muistikirjan jakaminen SharePoint-sivustossa

Jos organisaatiossasi on käytössä SharePoint, voit käyttää sitä OneNote-muistikirjojen tallentamiseen siten, että muistikirjat ovat keskitetysti koko työryhmäsi käytettävissä. Aina kun sinä tai joku työtoverisi muuttaa muistikirjan sisältöä, OneNote tallentaa ja synkronisoi muistiinpanot SharePointiin automaattisesti.

Tärkeää:  Sinä ja työryhmäsi tarvitsette SharePoint-sivuston luku- ja kirjoitusoikeudet. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan, jos oikeuksia ei vielä ole.

Kun olet saanut käyttöoikeudet, toimi seuraavasti:

  1. Valitse OneNote 2016:ssa Tiedosto > Uusi > SharePoint.

    Huomautus: Jos SharePointia ei näy tässä luettelossa, sinulla ei ehkä ole käyttöoikeuksia tai ryhmäsivustonne voi olla eriniminen. Katso, näkyykö luettelossa SharePoint-logoa tai etsi ryhmäsi SharePoint-sivusto kohdasta Muut verkkosijainnit.

  2. Valitse oikean reunan SharePoint-kohdassa Selaa.

  3. Siirry SharePoint-sivuston tiedostokirjastoon, johon haluat tallentaa työryhmäsi muistikirjan.

  4. Kirjoita Muistikirjan nimi -ruutuun muistikirjaa kuvaava nimi ja valitse sitten Luo.

Kun olet luonut muistikirjan, voit lähettää työryhmällesi ja -tovereillesi sähköpostilla linkin muistikirjaan. Kaikki, joilla on kirjoitusoikeudet SharePoint-sivustossa, voivat myös tarkastella ja muokata muistiinpanoja.

Jos haluat saada viestin aina, kun joku päivittää muistiinpanoja SharePointissa, toimi seuraavasti:

  1. Siirry selaimessa muistikirjan sisältävään tiedostokirjastoon.

  2. Napsauta muistikirjakansion vieressä olevaa nuolta, jolloin avattava valikko aukeaa, ja valitse sitten Ilmoita.

  3. Valitse Uusi ilmoitus -valintaikkunassa ilmoitusasetus, joka sopii parhaiten sinulle ja työryhmällesi. Voit esimerkiksi valita kerran päivässä lähetettävät ilmoitukset, jos et halua häiritä työryhmäsi jäseniä liian monilla muutosilmoituksilla.

Tämän artikkelin sisältö

Jaettujen muistikirjojen käyttäminen SharePoint-sivustoilla

Uuden jaetun muistikirjan luomineen SharePoint-kirjastoon

Jaettujen muistikirjojen käyttäminen SharePoint-sivustoilla

Käyttämällä jaettua muistikirjaa SharePoint-sivustolla voit jakaa tietojasi muiden käyttäjien kanssa. Muistikirjan avulla työryhmäsi voi tehdä esimerkiksi seuraavaa:

  • jakaa ideoita projektissa

  • kerätä viiteaineistoja

  • kirjata ja jakaa kokouksen muistiinpanoja

  • tehdä toimenpideluetteloita

Kun Office OneNote 2007-muistikirjat tallennetaan jaettuun sijaintiin, kuten SharePoint-kirjastoon, useat käyttäjät voivat samanaikaisesti käyttää jaettuja muistiinpanoja ja muokata niitä säännöllisesti. Kirjasto on SharePoint-sivuston keskitetty paikka tiedostojen säilyttämiseen ja hallintaan.

Kun jaat muistikirjan SharePoint-sivustossa, voit hallita ja jakaa muistikirjojasi kirjaston ominaisuuksien avulla. Voit hallita sitä, kenellä on oikeus tarkastella muistikirjaa tai lisätä muistiinpanoja. Voit tallentaa lisätietoja muistikirjasta tai sen sivuista, kuten osaston nimen tai projektin numeron. Voit myös seurata muistikirjan versioita, jotta ihmiset voivat tarkastella tai palauttaa aiemman version tarvittaessa ja saavat päivityksiä ilmoituksina tai RSS-syötteiden avulla.

Huomautus: Jotta voit käyttää SharePoint-sivuston ominaisuuksia, sinulla on oltava oikeus käyttää niitä sivustossa. Lisätietoja saat sivuston omistajalta tai järjestelmänvalvojalta.

OneNoten ohjattu muistikirjan luominen auttaa luomaan jaetun muistikirjan, johon sinulla ja muilla ryhmän jäsenillä on käyttöoikeus. Kun käytät ohjattua toimintoa, voit valita, että muille lähetetään sähköpostiviesti, joka sisältää linkin uuden muistikirjan sijaintiin.

Kun jaat muistikirjan, kaikki, joilla on oikeus käyttää SharePoint-kirjastoa, voivat käyttää jaettuja muistikirjoja samanaikaisesti ja OneNote synkronoi kaikkien tekemät muutokset SharePoint-sivuston muistikirjaan. OneNote tallentaa myös offline-kopiot muistiinpanoista kunkin käyttäjän tietokoneeseen. Näin työryhmän jäsenet voivat muokata muistiinpanoja paikallisesti myös silloin, kun he eivät ole yhteydessä verkkoon. Kun käyttäjä muodostaa yhteyden jaettuun muistikirjaan seuraavan kerran, OneNote yhdistää hänen tekemänsä muutokset muiden tekemiin muutoksiin.

Lisätietoja jaetuista muistikirjoista on Katso myös -osassa.

Sivun alkuun

Uuden jaetun muistikirjan luominen SharePoint-kirjastoon

Kun lisäät kirjastoon uuden muistikirjan, muistikirjasta tulee kirjaston kansio ja osat tallennetaan tiedostoiksi. Sisällön lisääminen ja muokkaaminen vastaa muistikirjan muokkaamista missä tahansa jaetussa sijainnissa.

  1. Valitse Jaa-valikossa Luo jaettu muistikirja.

    Vihje: Voit luoda jaetun muistikirjan myös valitsemalla Uusi muistikirjaTiedosto-valikosta.

  2. Tee ohjatussa muistikirjan luonnissa jokin seuraavista toimista:

    • Kirjoita jaetun muistikirjan nimi Nimi-kenttään (esimerkiksi Työryhmän viikkoraportit tai Tuotesuunnittelu).

    • Voit halutessasi valita muistikirjan kannen värin, joka näytetään Muistikirjat-siirtymispalkissa.

    • Voit halutessasi valita Mallista-luettelosta oletusmallin, jota käytetään jaetun muistikirjan sivujen luomiseen.

  3. Valitse Seuraava.

  4. Valitse Ketkä käyttävät tätä muistikirjaa? -kohdasta Tämän muistikirjan käyttäjiä on useita ja valitse sitten Palvelimeen (SharePoint-tiedostokirjasto, jaettu verkkoresurssi tai muu jaettu sijainti).

  5. Valitse Seuraava.

  6. Kirjoita Polku-kohtaan sen SharePoint-kirjaston verkko-osoite, johon haluat tallentaa muistikirjan.

    Voit siirtyä kirjastoon valitsemalla Selaa, valitsemalla sitten haluamasi SharePoint-sivuston ja -kirjaston ja valitsemalla lopuksi Valitse.

  7. Voit kertoa muille muistikirjasta jättämällä Luo muille lähetettävä sähköpostiviesti, joka sisältää tämän muistikirjan linkin -valintaruudun valituksi.

  8. Valitse Luo.

Huomautus: Kun teet muutoksia muistikirjaasi, voi kestää muutaman minuutin, että muut näkevät tekemäsi muutokset tai että muutokset synkronoidaan. Tämä riippuu verkon määrityksistä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×