Moniarvoisten kenttien ohje

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Useimmissa tietokantojen hallintajärjestelmissä, myös Microsoft Accessin aiemmissa versioissa, kenttään voi tallentaa ainoastaan yhden arvon. Microsoft Office Access 2007 -versiossa voit kuitenkin luoda myös kentän, jossa on useita arvoja, esimerkiksi luokkaluettelon, johon olet liittänyt jonkin seikan. Moniarvoiset kentät sopivat tiettyihin tilanteisiin. Voit käyttää Office Access 2007 -ohjelmaa esimerkiksi Windows SharePoint Services 3.0 -luetteloon tallennettujen arvojen käsittelemiseen, ja kyseisessä luettelossa on kenttä, jossa käytetään Windows SharePoint Services -palvelussa käytettävissä olevia moniarvoisia kenttätyyppejä.

Tässä ohjeaiheessa kuvataan Office Access 2007 -ohjelman ja Windows SharePoint Services -palvelun moniarvoisia kenttiä, moniarvoisten kenttien luomista ja niiden käyttötarkoitusta sekä moniarvoisen kentän käyttämistä kyselyssä.

Artikkelin sisältö

Moniarvoisen kentän ominaisuudet

Moniarvoisten kenttien Windows SharePoint Services-palveluissa

Moniarvoisen kentän käyttäminen

Moniarvoisen kentän luominen

Ohjatun hakukentän luonnin käyttäminen

Moniarvoisen kentän rakenteen muuttaminen

Miten moniarvoisen kentän käyttäminen kyselyssä

Tietoja moniarvoisesta kentästä

Oletetaan, että sinun on määritettävä tehtävä yhdelle työntekijälle tai alihankkijalle, mutta päätätkin määrittää sen useille henkilöille. Office Access 2007 -ohjelmassa voit luoda moniarvoisen kentän, jonka luettelosta voit valita henkilöt.

Moniarvoinen kenttä

Kun napsautat yhdistelmäruutua, valintasi ilmaisevat valintaruudut tulevat näkyviin. Voit valita luettelosta kohtia tai poistaa niiden valintoja. Lähetä sitten valintasi valitsemalla OK.

Moniarvoisen kentän yhdistelmäruutu

Valitut henkilöt on tallennettu moniarvoisen kenttään, ja ne on erotettu toisistaan pilkuilla (oletusarvon mukaan), kun ne näytetään.

Moniarvoinen kenttä, jonka arvot on erotettu toisistaan pilkulla

Moniarvoisten kenttien tarkoitus on tukea tilanteita, joissa haluat valita ja tallentaa useita vaihtoehtoja luomatta rakenteeltaan monimutkaista tietokantaa. Moniarvoiset kentät ovat myös tärkeitä Windows SharePoint Services -palveluun integroinnissa, sillä SharePoint-luettelot tukevat moniarvoisia kenttiä.

Saatat ihmetellä, miksi Office Access 2007 sallii useiden arvojen tallentamisen kenttään, kun suurin osa relaatiotietokantojen hallintajärjestelmistä estää tämän. Tämä johtuu siitä, että Office Access 2007 -ohjelman tietokantamoduuli ei tallenna arvoja yhteen kenttään. Vaikka näkemäsi ja käyttämäsi vaikuttaa olevan yksi ainoa kenttä, arvot on tallennettu itsenäisesti ja piilotettuihin järjestelmätaulukoihin, joissa niitä myös hallitaan. Accessin tietokantamoduuli käsittelee tämän sinun puolesta, erottelee tiedot automaattisesti ja tuo ne takaisin yhteen siten, että arvot näyttävät olevan yhdessä kentässä.

Tekniseltä kannalta Accessin moniarvoinen kenttä mallintaa monta-moneen-yhteyden. Ottakaamme esimerkiksi tapahtumataulukko, jossa voit määrittää vastuun kustakin tapahtumasta työntekijöille. Luot moniarvoisen Määritetty-kentän, jonka avulla voit määrittää tapahtumat työntekijöille. Tapahtumien ja työntekijöiden välinen yhteys on monta-moneen. Tämä tarkoittaa, että yhteen tapahtumaan voi olla määritetty useita työtekijöitä ja yksi työntekijä voi olla määritetty moneen tapahtumaan.

Sivun alkuun

Moniarvoiset kentät Windows SharePoint Services -palvelussa

Windows SharePoint Services 2.0 tukee Valinta-saraketta, jonka avulla voit valita ja tallentaa useita vaihtoehtoja yhteen kenttään. Windows SharePoint Services 3.0 -versiossa voit myös luoda hakukentän, jonka avulla voit valita yhdessä kentässä useita vaihtoehtoja ja tallentaa ne siihen. Jotta Office Access 2007 voisi integroitua Windows SharePoint Services -palveluun ja tukea sen kenttätyyppejä, Office Access 2007 ottaa käyttöön moniarvoisten kenttien tuen.

Kun linkität SharePoint-luetteloon, jossa käytetään jotakin näistä moniarvoisista tietotyypeistä, Office Access 2007 luo automaattisesti Accessin moniarvoisen tyypin paikallisesti ja käyttää sitä paikallisesti.

Kun viet Access-taulukon SharePoint-luetteloon ja Access-taulukossa on moniarvoinen kenttä, kentästä tulee jokin Windows SharePoint Services -palvelussa käytettävissä olevista moniarvoisista kenttätyypeistä. Vastaavasti kun siirrät Access-tietokannan SharePoint-sivustoon ja tietokannassa on moniarvoisia kenttiä sisältäviä Access-taulukoita, kustakin näistä moniarvoisista kentistä tulee jokin Windows SharePoint Services -palvelun moniarvoisista kenttätyypeistä.

Sivun alkuun

Moniarvoisen kentät käyttökohteet

Moniarvoisten kenttien luomista kannattaa harkita seuraavissa tapauksissa:

  • Moniarvoisen valinnan tallentaminen suhteellisen pienestä vaihtoehtojen luettelosta.

    Moniarvoinen kenttä luodaan Office Access 2007 -ohjelmassa taulukon rakennenäkymässä ohjatun hakukentän luomisen avulla.

  • Vie Access-taulukko SharePoint-sivustoon siten, että siinä käytetään moniarvoista vaihtoehto- tai hakukenttää, joka on käytettävissä Windows SharePoint Services -palvelussa.

    Moniarvoinen kenttä luodaan Office Access 2007 -ohjelmassa taulukon rakennenäkymässä ohjatun hakukentän luomisen avulla. Tämän jälkeen taulukko viedään SharePoint-luetteloon.

  • Siirrä Access-taulukko SharePoint-sivustoon siten, että siinä käytetään Windows SharePoint Services -palvelussa käytettävissä olevia moniarvoisia valinta- tai hakukenttiä.

    Moniarvoinen kenttä luodaan Office Access 2007 -ohjelmassa taulukon rakennenäkymässä ohjatun hakukentän luomisen avulla. Valitse tämän jälkeen Ulkoiset tiedot-välilehden Siirrä SharePointiin -komento.

  • Linkittäminen moniarvoisen vaihtoehto- tai hakukentän sisältävään SharePoint-luetteloon.

    Office Access 2007 -ohjelman moniarvoinen kenttä luodaan automaattisesti ja sen vastineeksi määritetään Windows SharePoint Services -palvelun kenttä, kun luot linkitetyn taulukon.

Edellä kuvattujen tilanteiden lisäksi voit myös käyttää moniarvoista kenttää, kun olet suhteellisen varma, että tietokantaa ei myöhemmin siirretä Microsoft SQL Server -palvelimeen. Office Access 2007 -ohjelman moniarvoinen kenttä viedään SQL Server -palvelimeen memo-kenttänä (ntext), joka sisältää erotinmerkeillä varustetun arvojoukon. Koska SQL Server ei tue monta-moneen-yhteyttä mallintavaa moniarvoista tietotyyppiä, saatetaan tarvita muita rakenne- ja muuntamistoimia.

Sivun alkuun

Moniarvoisen kentän luominen

Kun avaat taulukon, se avautuu taulukkonäkymään. Voit lisätä moniarvoisen hakusarakkeen valitsemalla Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmästä Hakusarake. Ohjattu hakusarakkeen luominen käynnistyy, ja se ohjaa läpi hakusarakkeen luontiprosessin.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Avaa siirtymisruudussa taulukko, johon haluat luoda hakusarakkeen, kaksoisnapsauttamalla sitä.

  4. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmästä Hakusarake.

    Accessin valintanauhan kuva

    Näyttöön tulee Ohjattu hakukentän luominen.

    Ohjatun hakusarakkeen luomisen sivu, jolla taulukko/kysely tai arvoluettelo valitaan

  5. Ilmoita ohjatun hakusarakkeen luomisen ensimmäisessä valintaikkunassa, haluatko hakusarakkeen perustaksi taulukon vai kyselyn arvot vai kirjoittamasi arvojen luettelon.

    Yleisin moniarvoinen hakusarake on sellainen, joka näyttää yhteydessä olevasta taulukosta tai kyselystä haetut arvot.

  6. Lisätietoja Suorita ohjattu hakukentän on artikkelissa käyttämällä ohjattua hakukentän. Katso tarkempia tietoja moniarvoisen kentän luominen, lisääminen tai muuttaminen hakusarakkeen, jonka avulla voit tallentaa useita arvoja.

Sivun alkuun

Ohjatun hakusarakkeen luomisen käyttäminen

Ohjattu hakusarakkeen luominen käynnistyy, kun hakusarake luodaan taulukkonäkymässä, kun kenttä vedetään Kenttäluettelo-ruudusta taulukkoon, joka on avattu taulukkonäkymään, ja rakennenäkymässä, kun Tietotyyppi-sarakkeesta valitaan Ohjattu hakusarakkeen luominen. Ohjattu toiminto käy läpi hakusarakkeen luonnissa tarvittavat vaiheet ja määrittää asiaankuuluvien kenttien ominaisuudet automaattisesti valitsemiesi vaihtoehtojen mukaan. Ohjattu toiminto luo myös tarvittaessa hakusaraketta tukevat taulukoiden yhteydet ja indeksit.

Kun ohjattu toiminto käynnistyy, sinun täytyy päättää, perustuuko hakusarake taulukkoon vai kyselyyn vai itse syöttämääsi arvojen luetteloon. Useimmiten jos tietokanta on suunniteltu kunnolla ja tiedot on jaettu aiheisiin perustuviin taulukoihin, hakusarakkeen lähteeksi pitäisi valita taulukko tai kysely.

  • Taulukkoon tai kyselyyn perustuvan moniarvoisen haun luominen

    Kun vedät kentän Kenttäluettelo-ruudusta luodaksesi moniarvoisen kentän, ohjelma tekee ensimmäiset kaksi vaihetta automaattisesti puolestasi, joten aloitat kolmannesta vaiheesta.

    1. Valitse ohjatussa hakukentän luomisessa Haluan, että kohteen hakusarakearvot haetaan taulukosta tai kyselystä -vaihtoehto ja valitse sitten Seuraava.

    2. Valitse luettelosta taulukko tai kysely ja valitse sitten Seuraava.

    3. Valitse Käytettävissä olevat kentät -kohdasta kentät, jotka haluat sisällyttää hakuun.

    4. Siirrä valitsemasi kentät Valitut kentät -luetteloon napsauttamalla suurempi kuin -painiketta (>).

    5. Toista edellä olevat kaksi vaihetta, kunnes kaikki hakuun sisällytettävät kentät ovat Valitut kentät -luettelossa. Valitse sitten Seuraava.

    6. Voit myös valita yhdestä neljään kenttää, joiden mukaan haettavat kohteet lajitellaan. Valitse sitten Seuraava. Siirry haettavien kohteiden nousevaan järjestykseen lajittelusta laskevaan järjestykseen lajitteluun valitsemalla Nouseva-painike. Huomaa, että painikkeen nimeksi vaihtuu Laskeva. Valitse painike uudelleen, jos haluat vaihtaa lajittelun takaisin. Jatka valitsemalla Seuraava.

    7. Muuta tarvittaessa hakukentän sarakkeiden leveyttä ja valitse sitten Seuraava.

    8. Valitse Haluatko tallentaa tälle hakukentälle useita arvoja? -kohdasta Salli useita arvoja -valintaruutu.

      Huomautus: Useiden arvojen tallentamisen käyttöön ottaminen edellyttää tämän valintaruudun valitsemista.

    9. Valitse Valmis.

      Kun valitset Valmis-painikkeen, ohjelma luo hakusarakkeen, jonka kenttien ominaisuudet perustuvat ohjatussa hakusarakkeen luomisessa valitsemiisi vaihtoehtoihin.

    10. Tallenna taulukko, valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Tallenna.

  • Moniarvoisen haun luominen kirjoittamiesi arvojen perusteella

    1. Valitse ohjatussa hakukentän luomisessa Haluan määrittää arvot itse -vaihtoehto ja valitse sitten Seuraava.

    2. Kirjoita sarakkeiden määrä. Kirjoita jokaisen arvon. Jos haluat siirtyä seuraavaan sarakkeen tai rivin, paina SARKAINTA.

    3. Kun olet syöttänyt haluamasi arvot, valitse Seuraava.

    4. Jos olet määrittänyt useamman kuin yhden sarakkeen vaiheessa 2, sinun on valittava käytetään yksilöivät jokaisen arvon sarakkeen. Kaksoisnapsauta Käytettävissä olevat kentät -ruudusta sarake, jota haluat käyttää yksilöivät jokaisen arvon.

      Huomautus: Tämä vaihe ei tule näyttöön, jos valitsit vain yhden sarakkeen vaiheessa 2.

    5. Kirjoita ohjatussa hakukentän luomisessa hakusarakkeen selite.

    6. Valitse Haluatko tallentaa tälle hakukentälle useita arvoja? -kohdasta Salli useita arvoja -valintaruutu.

      Huomautus: Useiden arvojen tallentamisen käyttöön ottaminen edellyttää tämän valintaruudun valitsemista.

    7. Valitse Valmis.

      Kun valitset Valmis-painikkeen, ohjelma luo hakusarakkeen, jonka kenttien ominaisuudet perustuvat ohjatussa hakusarakkeen luomisessa valitsemiisi vaihtoehtoihin.

    8. Tallenna taulukko, valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Tallenna.

      Kun olet luonut moniarvoisen kentän, se näkyy valintaruudulla varustettuna avattavana luettelona, kun tarkastelet taulukkoa taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun

Moniarvoisen kentän rakenteen muokkaaminen

Lisätietoja moniarvoisen kentän rakenteen muuttamisesta on artikkelissa lisääminen tai muuttaminen hakusarakkeen, jonka avulla voit tallentaa useita arvoja.

Sivun alkuun

Moniarvoisen kentän käyttäminen kyselyssä

Kun käytät moniarvoista kenttää kyselyssä, sinun on päätettävä, haluatko hakea kaikki pilkuilla erotetut arvot sisältävän moniarvoisen kentän vai erillisen rivin kullekin arvolle. Oletetaan, että tietokannassa on esimerkiksi seurantakohteiden työntekijöille määrittämiseen käytettävän Määritetty-kentän sisältävä Seurantakohteet.taulukko. Voit luoda Määritetty-kentän sisältävän kyselyn seuraavasti:

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Sulje.

  6. Vedä kentät, joita haluat käyttää, kyselyn ruudukkoon. Tässä esimerkissä kyselyn ruudukkoon vedetään Otsikko-kenttä ja Määritetty-niminen moniarvoinen kenttä.

  7. Valitse Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kyselyn tulos näyttää suunnilleen tällaiselta siten, että yhdessä sarakkeessa näkyy seurantakohteen nimi ja toisessa sarakkeessa moniarvoinen kenttä:

Kyselyn tulos, jossa näkyvät Otsikko- ja Määritetty-kentät


Voit katsoa, miltä moniarvoinen Määritetty-kenttä näyttää laajennettuna niin, että kukin Määritetty-arvo näkyy erillisellä rivillä. Määritä Arvo-ominaisuus liittämällä merkkijono ".Arvo" Kenttä-rivillä tekstiin "Määritetty", kuten tässä on kuvattu kyselyn ruudukossa:

Kyselyn ruudukko, jossa näkyy Otsikko ja Määritetty.Arvo

Kun määrität Määritetty-kentän Kenttä-rivillä, kaikki moniarvoisen kentän arvot näkyvät yhdellä rivillä, kun suoritat kyselyn. Kuitenkin, kun käytät Arvo-ominaisuutta, esimerkiksi Määritetty.Arvo, moniarvoinen kentän tulee näkyviin laajennetussa muodossa, jolloin kukin arvo näkyy erillisellä rivillä. Tekemällä seuraavat toimet voit luoda kyselyn, joka näyttää yksittäiset arvot.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Sulje.

  6. Vedä kentät, joita haluat käyttää (tässä esimerkissä moniarvoinen kenttä, jonka nimi on "Määritetty.Arvo"), kyselyn ruudukkoon.

  7. Valitse Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kyselyn tulos näyttää suunnilleen tällaiselta siten, että yhdessä sarakkeessa näkyy seurantakohteen nimi ja toisessa sarakkeessa Määritetty.Arvo:

Kyselyn tulos, jossa näkyvät Otsikko ja yksittäiset Määritetty-arvot

Lisätietoja moniarvoisten kenttien käyttäminen kyselyissä on artikkelissa Moniarvoisten kenttien käyttäminen kyselyissä.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×