Moniarvoisten kenttien käyttäminen kyselyissä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Microsoft Office Access 2007 -ohjelmassa voidaan luoda kenttiä, joissa on useita arvoja. Tällainen kenttä voi olla esimerkiksi sellaisten henkilöiden luettelo, jotka on määritetty vastaamaan tietystä asiasta. Moniarvoisia kenttiä voidaan käyttää tietyissä tilanteissa, esimerkiksi kun käsitellään Office Access 2007 -ohjelman avulla Windows SharePoint Services 3.0 -luetteloon tallennettuja tietoja ja luettelo sisältää kentän, joka käyttää jotakin Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelmassa käytettävissä olevista moniarvoisen kentän tyypeistä.

Tässä artikkelissa käsitellään moniarvoisia kenttiä ja sitä, kuinka niitä käytetään kyselyissä.

Artikkelin sisältö

Moniarvoisen kentän ominaisuudet

Johdanto kyselyihin

Moniarvoisen kentän näyttäminen kyselyssä

Yksittäisten arvojen näyttäminen moniarvoisessa kentässä

Sidottu arvo ja näyttää arvon hakukentän ymmärtäminen

Sidottu arvo näyttäminen kyselyssä

Yksinkertaisen kyselyehtojen syöttäminen moniarvoisessa kentässä

Etsii tekstiarvon moniarvoisessa kentässä

Tietoja vaikutus. Arvokentän kenttäluettelossa

Laskeminen, ryhmitteleminen ja muiden koostefunktioiden käyttäminen

Moniarvoisen kentän kanssa liittämiskyselyn avulla

Päivityskyselyn käyttäminen moniarvoisen kentän kanssa

Poistokyselyn käyttäminen moniarvoisen kentän kanssa

Sivun alkuun

Tietoja moniarvoisesta kentästä

Oletetaan, että sinun on määritettävä tehtävä yhdelle työntekijälle tai alihankkijalle, mutta päätätkin määrittää sen useille henkilöille. Office Access 2007 -ohjelmassa voit luoda moniarvoisen kentän, jonka luettelosta voit valita henkilöt.

Moniarvoinen kenttä

Kun napsautat yhdistelmäruutua, valintasi ilmaisevat valintaruudut tulevat näkyviin. Voit valita luettelosta kohtia tai poistaa niiden valintoja. Lähetä sitten valintasi valitsemalla OK.

Moniarvoisen kentän yhdistelmäruutu

Valitut henkilöt on tallennettu moniarvoisen kenttään, ja ne on erotettu toisistaan pilkuilla (oletusarvon mukaan), kun ne näytetään.

Moniarvoinen kenttä, jonka arvot on erotettu toisistaan pilkulla

Moniarvoisten kenttien tarkoitus on tukea tilanteita, joissa haluat valita ja tallentaa useita vaihtoehtoja luomatta rakenteeltaan monimutkaista tietokantaa. Moniarvoiset kentät ovat myös tärkeitä Windows SharePoint Services -palveluun integroinnissa, sillä SharePoint-luettelot tukevat moniarvoisia kenttiä.

Saatat ihmetellä, miksi Office Access 2007 sallii useiden arvojen tallentamisen kenttään, kun suurin osa relaatiotietokantojen hallintajärjestelmistä estää tämän. Tämä johtuu siitä, että Office Access 2007 -ohjelman tietokantamoduuli ei tallenna arvoja yhteen kenttään. Vaikka näkemäsi ja käyttämäsi vaikuttaa olevan yksi ainoa kenttä, arvot on tallennettu itsenäisesti ja piilotettuihin järjestelmätaulukoihin, joissa niitä myös hallitaan. Accessin tietokantamoduuli käsittelee tämän sinun puolesta, erottelee tiedot automaattisesti ja tuo ne takaisin yhteen siten, että arvot näyttävät olevan yhdessä kentässä.

Tekniseltä kannalta Accessin moniarvoinen kenttä mallintaa monta-moneen-yhteyden. Ottakaamme esimerkiksi tapahtumataulukko, jossa voit määrittää vastuun kustakin tapahtumasta työntekijöille. Luot moniarvoisen Määritetty-kentän, jonka avulla voit määrittää tapahtumat työntekijöille. Tapahtumien ja työntekijöiden välinen yhteys on monta-moneen. Tämä tarkoittaa, että yhteen tapahtumaan voi olla määritetty useita työtekijöitä ja yksi työntekijä voi olla määritetty moneen tapahtumaan.

Sivun alkuun

Johdanto kyselyihin

Tietokantojen päätarkoituksena on antaa tietoja: "Mikä on parhaiten myyvä tuotteemme? Kuka on paras asiakkaamme? Missä emme saavuta myyntitavoitteitamme?" Kaikki nämä ovat kysymyksiä, joihin hyvin suunnitellusta tietokannasta voidaan olettaa saatavan vastaukset. Kun Access-tietokannasta halutaan vastauksia, luodaan kysely ja syötetään tarvittavat ehdot. Kyselyn tiedot voivat tulla yhdestä tai useasta taulukosta. Kun Access on noutanut kysymykseen vastaavat tiedot, voit tarkastella ja analysoida tietoja. Kun olet luonut kyselyn, voit käyttää sitä lomakkeen, raportin, kaavion tai jopa toisen kyselyn perustana.

Office Access 2007 -ohjelmassa voidaan käyttää moniarvoisia kenttiä tietyissä kyselyissä ja tietyillä tavoilla. Moniarvoinen kenttä voidaan näyttää kyselyssä, moniarvoisen kentän yksittäiset arvot voidaan näyttää kyselyssä ja moniarvoisia kenttiä käyttämällä voidaan suorittaa tiettyjä valittuja koostetoimintoja ja muutoskyselyjä.

Sivun alkuun

Moniarvoisen kentän näyttäminen kyselyssä

Kun näytät moniarvoisen kentän kyselyssä, sinun on päätettävä, haluatko näyttää kaikki pilkuilla erotetut arvot sisältävän koko moniarvoisen kentän vai erillisen rivin kullekin arvolle. Oletetaan, että tietokannassa on esimerkiksi Seurantakohteet-taulukko, joka sisältää seurantakohteiden henkilöille määrittämiseen käytettävän Määritetty-kentän. Voit luoda Määritetty-kentän sisältävän kyselyn tekemällä seuraavat toimet:

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Sulje.

  6. Vedä kentät, joita haluat käyttää, kyselyn rakenneruudukkoon. Tässä esimerkissä kyselyn ruudukkoon vedetään Otsikko-kenttä ja Määritetty-niminen moniarvoinen kenttä.

  7. Valitse Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kyselyn tulos näyttää suunnilleen seuraavassa kuvassa esitetyltä – yhdessä sarakkeessa näkyy seurantakohteen nimi ja toisessa sarakkeessa moniarvoinen kenttä:

Kyselyn tulos, jossa näkyvät Otsikko- ja Määritetty-kentät

Kun luot kyselyn käyttämällä rakennenäkymää, Access muodostaa automaattisesti vastaavan SQL (Structured Query Language) -lauseen. SQL on Accessin käyttämä kyselykieli. Tekemällä seuraavat toimet voit siirtyä SQL-näkymään, jos haluat nähdä SQL-lauseen.

  1. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  2. Valitse SQL-näkymä.

SQL-lause näyttää seuraavalta:

SELECT Issues.Title, 
Issues.AssignedTo
FROM Issues;

Sivun alkuun

Moniarvoisen kentän yksittäisten arvojen näyttäminen

Voit katsoa, miltä moniarvoinen Määritetty-kenttä näyttää laajennettuna niin, että kukin nimi eli Määritetty-arvo näkyy erillisellä rivillä. Määritä tällöin Arvo-ominaisuus liittämällä merkkijono ".Arvo" Kenttä-rivillä tekstiin "Määritetty", kuten seuraavassa kyselyn ruudukossa:

Kyselyn ruudukko, jossa näkyy Otsikko ja Määritetty.Arvo

Kun määrität Määritetty-kentän Kenttä-rivillä, kaikki moniarvoisen kentän arvot näkyvät yhdellä rivillä, kun suoritat kyselyn. Kuitenkin, kun käytät Arvo-ominaisuutta, esimerkiksi Määritetty.Arvo, moniarvoinen kentän tulee näkyviin laajennetussa muodossa, jolloin kukin arvo näkyy erillisellä rivillä. Tekemällä seuraavat toimet voit luoda kyselyn, joka näyttää yksittäiset arvot.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Sulje.

  6. Vedä kentät, joita haluat käyttää (tässä esimerkissä moniarvoinen kenttä, jonka nimi on "Määritetty.Arvo"), kyselyn ruudukkoon.

  7. Valitse Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kyselyn tulos, jossa näkyvät Otsikko ja yksittäiset Määritetty-arvot

Kun luot kyselyn käyttämällä rakennenäkymää, Access muodostaa automaattisesti vastaavan SQL (Structured Query Language) -lauseen. SQL on Accessin käyttämä kyselykieli. Tekemällä seuraavat toimet voit siirtyä SQL-näkymään, jos haluat nähdä SQL-lauseen.

  1. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  2. Valitse SQL-näkymä.

SQL-lause näyttää seuraavalta:

SELECT Issues.Title, 
Issues.AssignedTo.Value
FROM Issues;

Sivun alkuun

Sidotun arvon ja hakukentän näyttöarvon perusteet

Moniarvoinen kenttä on hakukenttä. Hakukenttä on taulukon kenttä, jonka arvo noudetaan toisesta taulukosta tai kyselystä tai arvoluettelosta. Accessissa on tuettuja yhden arvon hakukenttää eri versioita varten. Moniarvoiset hakukentät ovat uusi ominaisuus Office Access 2007 -ohjelmassa. Hakukentän tarkoituksena on korvata numeron, esimerkiksi tunnuksen (tai jonkin muun viitekentän arvon), näyttö jollakin merkityksellisemmällä arvolla, kuten nimellä. Esimerkiksi yhteyshenkilön tunnusnumeron sijasta Access voi näyttää yhteyshenkilön nimen. Yhteyshenkilön tunnusnumero on sidottu arvo. Ohjelma hakee sen automaattisesti lähdetaulukosta tai kyselystä ja korvaa sen yhteyshenkilön nimellä. Yhteyshenkilön nimi on näyttöarvo.

Samoin kuin yksiarvoisella hakukentällä, jolla on näyttöarvo ja sidottu arvo, myös moniarvoisella hakukentällä on näyttöarvoja, jotka näkyvät käyttöliittymässä, ja sidottuja arvoja, jotka tallentuvat taulukkoon. Jokaista moniarvoisen kentän merkintää varten ohjelma "hakee" näyttöarvon sidotun arvon perusteella.

Tämä tarkoittaa sitä, että Access näyttää usein haetun näyttöarvon, joka ei ole sama kuin kenttään tallennettu sidottu arvo. Esimerkiksi edellisessä esimerkissä, jossa käytetään Määritetty-kenttää, joukko työntekijöiden tunnusarvoja Laajennetut yhteystiedot -kyselystä tallentuu Määritetty-kenttään. Laajennetut yhteystiedot -kysely valittiin rivilähteeksi, kun moniarvoinen kenttä luotiin.

Nämä työntekijöiden tunnukset ovat sidottuja arvoja. Koska Määritetty-kenttä on hakukenttä, Access näyttää kyselyn tuloksessa kuitenkin haettujen arvojen joukon – tässä tapauksessa yhteyshenkilöiden nimet. Yhteyshenkilöiden nimet ovat näyttöarvoja.

Taulukkonäkymä, jossa on näyttöarvoja, ja taulukkonäkymä, jossa on sidottuja arvoja

1. Näyttöarvot.

2. Sidotut arvot.

Voit näyttää moniarvoisen kentän hakuominaisuudet rakennenäkymässä seuraavasti:

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, johon moniarvoinen kenttä on tallennettu.

  4. Valitse Rakennenäkymä.

  5. Napsauta moniarvoista kenttää (esimerkiksi Määritetty-kenttää).

  6. Valitse Kentän ominaisuudet -kohdasta Haku-välilehti.

Moniarvoisen hakukentän ominaisuudet

On tärkeää ymmärtää hakukentän näyttöarvon ja sidotun arvon välinen ero. Näyttöarvo tulee automaattisesti taulukkonäkymään oletusarvon mukaan. Sidottu arvo on kuitenkin arvo, joka on tallennettu, jota käytetään kyselyn ehdoissa ja jota Access käyttää oletusarvon mukaan liitoksissa muihin taulukoihin.

Sivun alkuun

Sidotun arvon näyttäminen kyselyssä

Näyttöarvo tulee automaattisesti taulukkonäkymään oletusarvon mukaan. Kun luot kyselyn, voit korvata tämän toiminnon toiminnolla, jossa näkyviin tulee sen sijaan sidottu arvo. Seuraavassa kerrotaan, mitä toimia pitää tehdä:

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Sulje.

  6. Vedä kentät, joita haluat käyttää, kyselyn rakenneruudukkoon. Tässä esimerkissä kyselyn ruudukkoon vedetään Otsikko-kenttä ja Määritetty.Arvo-niminen moniarvoinen kenttä.

  7. Napsauta Määritetty.Arvo-kenttää kyselyn ruudukossa, jolloin kohdistus siirtyy siihen.

  8. Valitse Rakenne-välilehden Piilota tai näytä -ryhmästä Ominaisuusikkuna.

  9. Valitse ominaisuusikkunan Haku-välilehden Näyttöohjausobjekti-ominaisuuden arvoksi Muokkausruutu.

Näyttöohjausobjekti-ominaisuus kyselyn rakenteessa

Kun Näyttöohjausobjekti-ominaisuuden arvoksi vaihdetaan Muokkausruutu, hakusarakkeen normaali toiminta poistuu käytöstä, joten näyttöarvon sijasta näkyy sidottu arvo.

Sidottu arvo näkyy kyselyn tuloksessa

Sivun alkuun

Yksinkertaisten kyselyehtojen syöttäminen moniarvoista kenttää varten

Oletetaan, että haluat nähdä Kelly Rollinille määritetyt seurantakohteet. Voit syöttää kyselyn ehdot kyselyn ruudukon Ehdot-riville, mutta kun syötät ehtoja hakukenttää varten, sinun täytyy syöttää sidottu arvo, ei näyttöarvoa. Tässä tapauksessa määrität, että Kelly Rollinin sidottu arvo on 6. Se on Laajennetut yhteystiedot -kyselyssä oleva perusavaimen arvo Kellyn osalta.

Luo kysely, joka näyttää Kellylle määritetyt seurantakohteet, tekemällä seuraavat toimet :

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Sulje.

  6. Vedä kentät, joita haluat käyttää, kyselyn ruudukkoon. Tässä esimerkissä Otsikko vedetään ruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen. Sen jälkeen Määritetty vedetään toiseen sarakkeeseen.

  7. Kirjoita kyselyn ruudukon välilehden Määritetty-kentän alapuolella olevalle Ehdot-riville arvo 6. Huomaa, että syötät sidotun arvon, et näyttöarvoa.

    Kyselyn ruudukko, jossa on ehto moniarvoisessa kentässä

  8. Suorita kysely valitsemalla Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kun kysely suoritetaan, tulos tulee taulukkonäkymään. Huomaa, että kysely palauttaa vain ne rivit, joilla "Kelly Rollin" on.

Kyselyn tulos, jossa Määritetty-arvo sisältää luvun 6

Kun luot kyselyn käyttämällä rakennenäkymää, Access muodostaa automaattisesti vastaavan SQL (Structured Query Language) -lauseen. SQL on Accessin käyttämä kyselykieli. Tekemällä seuraavat toimet voit siirtyä SQL-näkymään, jos haluat nähdä SQL-lauseen.

  1. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  2. Valitse SQL-näkymä.

SQL-lause näyttää seuraavalta:

SELECT Issues.AssignedTo
FROM Issues
WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)=6));

Tekstin etsiminen tunnusnumeron sijasta

Mitä jos tunnusnumeroiden syöttäminen on mielestäsi hankalaa ja haluaisit syöttää hakuarvoksi mieluummin nimen "Kelly Rollin"? Jotta tämä toimisi, kyselyn tuloksessa on oltava kenttä, joka sisältää tekstimuotoisen nimen. Siten voit etsiä kentästä nimeä "Kelly Rollin".

Määritetty.Arvo-kenttää ei voi käyttää, koska sen sidottu arvo on tunnus, joten kentän suodattamista varten on syötettävä tunnus.

Tässä esimerkissä yhteyshenkilön nimen kenttä ei ole taulukossa. Sen sijaan se on lähdekyselyssä, joka antaa tietoja moniarvoiselle Määritetty.Arvo-kentälle. Voit liittää moniarvoisen kentän lähdetaulukon tai -kyselyn moniarvoisen kentän sisältävän taulukon kanssa, kun haluat sisällyttää kentän (tässä esimerkissä yhteyshenkilön nimen) lähdetaulukosta tai -kyselystä kyselyn tulokseen. Sen jälkeen voit etsiä arvoa kyseisestä kentästä moniarvoisen kentän sijasta.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Näytä taulukko -valintaikkunan Kyselyt-välilehti ja napsauta sitten kyselyä (tässä esimerkissä "Laajennetut yhteystiedot"), joka on moniarvoisen kentän lähde, ja valitse sitten Lisää.

  6. Valitse Sulje.

  7. Vedä kentät, joita haluat käyttää, kyselyn ruudukkoon. Tässä esimerkissä Otsikko vedetään Seurantakohteet-taulukosta ruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen. Sen jälkeen Yhteyshenkilön nimi vedetään Laajennetut yhteystiedot -kyselystä toiseen sarakkeeseen ja Näytä-valintaruudun valinta poistetaan. Sen jälkeen Määritetty vedetään kolmanteen sarakkeeseen.

  8. Jos Laajennetut yhteystiedot -kyselyn Tunnus-kentän ja Määritetty.Arvo-kentän välillä ei näy liitosviivaa alla olevan esimerkin mukaisesti, napsauta ja vedä Tunnus-kenttä Laajennetut yhteystiedot -kyselystä Seurantakohteet-taulukon Määritetty.Arvo-kenttään.

    Näkyviin tulee liitosviiva.

    Jos näkyvissä on muita liitosviivoja, poista ne. Liitosviiva poistetaan korostamalla se ja painamalla DEL-näppäintä.

  9. Kirjoita kyselyn ruudukkoon Yhteyshenkilön nimi -kohdan alapuolella olevalle Ehdot-riville "Kelly Rollin".

    Kyselyn ruudukko, jossa Määritetty-ehto sisältää arvon "Kelly Rollin"

  10. Suorita kysely valitsemalla Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kun kysely suoritetaan, tulos tulee taulukkonäkymään. Huomaa, että kyselyn tuloksissa näkyvät vain ne rivit, joilla "Kelly Rollin" on. Tämä tapa toimii, koska lähdetaulukon tai -kyselyn tunnuksen ja Määritetty.Arvo-kentän välinen liitos palauttaa erillisen rivin moniarvoisen kentän kutakin arvoa kohti; jokainen rivi sisältää myös Yhteyshenkilön nimi -kentän, jossa on koko nimi. Koska Yhteyshenkilön nimi on laskettu kenttä eikä hakukenttä, sidottua arvoa ja näyttöarvoa ei ole. On vain yksi arvo eli yhteyshenkilön nimi. Näin voit antaa vastinetekstin, joka on tässä tapauksessa "Kelly Rollin".

Kyselyn tulos, jossa Määritetty-kenttä sisältää arvon "Kelly Rollin"

Kun luot kyselyn käyttämällä rakennenäkymää, Access muodostaa automaattisesti vastaavan SQL (Structured Query Language) -lauseen. SQL on Accessin käyttämä kyselykieli. Tekemällä seuraavat toimet voit siirtyä SQL-näkymään, jos haluat nähdä SQL-lauseen.

  1. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  2. Valitse SQL-näkymä.

SQL-lause näyttää seuraavalta:

SELECT Issues.Title, Issues.AssignedTo 
FROM [Contacts Extended] INNER JOIN Issues ON
[Contacts Extended].ID = Issues.AssignedTo.Value
WHERE ((([Contacts Extended].[Contact Name])=
"Kelly Rollin"));

Sivun alkuun

Useamman kuin yhden arvon etsiminen moniarvoisesta kentästä

Joskus täytyy etsiä useampi kuin yksi vastinearvo. Oletetaan, että haluat nähdä ne seurantakohteet, joissa sekä "Kelly Rollin" että "Lisa Miller" ovat Määritetty-kentän arvojen joukossa. Kelly Rollinin sidottu arvo on 6, ja Lisa Millerin sidottu arvo on 10. Voit määrittää moniarvoiselle kentälle useita ehtoja käyttämällä AND- ja OR-operaattoreita.

Luo kysely tekemällä seuraavat toimet.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Sulje.

  6. Vedä kentät, joita haluat käyttää, kyselyn ruudukkoon. Tässä esimerkissä Otsikko vedetään ruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen. Sen jälkeen Määritetty vedetään toiseen sarakkeeseen.

  7. Kirjoita kyselyn-ruudukossa mukaisesti määritettyehdot -riville 6-10.

    Kysely, jossa näytetään AND-operaattorin käyttö moniarvoisessa kentässä

  8. Suorita kysely valitsemalla Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kun kysely suoritetaan, tulos tulee taulukkonäkymään.

Kysely tulos, jossa näytetään AND-operaattorin käyttö moniarvoisessa kentässä

Tuloksessa näkyvät vain ne seurantakohteet, jotka on määritetty sekä Kelly Rollinille että Lisa Millerille. Kun luot kyselyn käyttämällä rakennenäkymää, Access muodostaa automaattisesti vastaavan SQL (Structured Query Language) -lauseen. SQL on Accessin käyttämä kyselykieli. Tekemällä seuraavat toimet voit siirtyä SQL-näkymään, jos haluat nähdä SQL-lauseen.

  1. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  2. Valitse SQL-näkymä.

SQL-lause näyttää seuraavalta:

SELECT Issues.Title, Issues.AssignedTo
FROM Issues
WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)=6
And (Issues.AssignedTo.Value)=10));

OR-operaattorin käyttäminen AND-operaattorin sijasta

Oletetaan, että haluat kyselyn luettelevan vain ne rivit, joilla on joko "Kelly Rollin" tai "Lisa Miller". Voit muokata SQL-lausetta siten, että siinä käytetään OR-operaattoria AND-operaattorin sijasta. Lauseen pitäisi näyttää seuraavalta:

SELECT Issues.Title, Issues.AssignedTo
FROM Issues
WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)=6
Or (Issues.AssignedTo.Value)=10));

Kun kysely suoritetaan, tulos tulee taulukkonäkymään.

Kysely, jossa moniarvoisen kentän kanssa käytetään OR-operaattoria

Tuloksessa näkyvät vain ne seurantakohteet, jotka on määritetty joko Kelly Rollinille tai Lisa Millerille.

Sivun alkuun

.Arvo-kentän kenttäluetteloon sisällyttämisen vaikutus

On tärkeää ymmärtää .Arvo-kentän sisällyttämisen vaikutus kyselyn tulossarakkeiden luetteloon (SELECT-luetteloon). Kun kysely käsitellään, ensimmäinen vaihe on tuottaa tulosjoukko ilman WHERE-lauseen tai suodattimen vaikutusta. Sen jälkeen suodatinta käytetään tässä alkuperäisessä joukossa. Sen takia voi olla hyödyllistä ajatella, että tämä tulosjoukko luodaan ensin ja sen jälkeen sitä pienennetään käyttämällä WHERE-lauseessa suodatinta. Tarkastele seuraavaa esimerkkiä:

SELECT Issues.Title, AssignedTo
FROM Issues
WHERE NOT AssignedTo.Value = 3;

Alkuperäisen tulosjoukko saattaa näyttää ennen suodattamista seuraavalta:

Otsikko

Määritetty

Seurantakohde 1

David Hamilton, Eva Valverde

Seurantakohde 2

Kathleen Gail Jensen, Kelly Rollin, Susan Burk, Lisa Miller

Seurantakohde 3

Jesper Aaberg, Kelly Rollin, Eva Valverde, Tom Michaels

Seurantakohde 4

Wei Yu, Lisa Miller

Seurantakohde 5

David Hamilton, Kathleen Gail Jensen

Seurantakohde 6

Sanjay Jacob, Kelly Rollin

Seurantakohde 7

Jesper Aaberg, Susan Burk

Seurantakohde 8

David Hamilton

Seurantakohde 9

Kelly Rollin, Lisa Miller

Seurantakohde 10

Eva Valverde, Tom Michaels

Suodatusvaihe käy sen jälkeen läpi alkuperäisen tulosjoukon ja valitsee rivit, jotka eivät sisällä David Hamiltonia, jonka tunnus on 3:

Otsikko

Määritetty

Seurantakohde 2

Kathleen Gail Jensen, Kelly Rollin, Susan Burk, Lisa Miller

Seurantakohde 3

Jesper Aaberg, Kelly Rollin, Eva Valverde, Tom Michaels

Seurantakohde 4

Wei Yu, Lisa Miller

Seurantakohde 6

Sanjay Jacob, Kelly Rollin

Seurantakohde 7

Jesper Aaberg, Susan Burk

Seurantakohde 9

Kelly Rollin, Lisa Miller

Seurantakohde 10

Eva Valverde, Tom Michaels

Tarkastellaan seuraavaksi toista esimerkkiä, joka sisältää .Arvo-kentän kenttäluettelossa. Pane ensin merkille, kuinka .Arvo-kentän läsnäolo muuttaa alkuperäistä tulosjoukkoa ennen suodattamista:

SELECT Issues.Title, AssignedTo.Value
FROM Issues
WHERE NOT AssignedTo.Value = 3;

Alkuperäinen tulosjoukko näyttää ennen suodattamista seuraavalta:

Otsikko

Määritetty.Arvo

Seurantakohde 1

David Hamilton

Seurantakohde 1

Eva Valverde

Seurantakohde 2

Kathleen Gail Jensen

Seurantakohde 2

Kelly Rollin

Seurantakohde 2

Lisa Miller

Seurantakohde 2

Susan Burk

Seurantakohde 3

Eva Valverde

Seurantakohde 3

Jesper Aaberg

Seurantakohde 3

Kelly Rollin

Seurantakohde 3

Tom Michaels

Seurantakohde 4

Lisa Miller

Seurantakohde 4

Wei Yu

Seurantakohde 5

David Hamilton

Seurantakohde 5

Kathleen Gail Jensen

Seurantakohde 6

Kelly Rollin

Seurantakohde 6

Sanjay Jacob

Seurantakohde 7

Jesper Aaberg

Seurantakohde 7

Susan Burk

Seurantakohde 8

David Hamilton

Seurantakohde 9

Kelly Rollin

Seurantakohde 9

Lisa Miller

Seurantakohde 10

Tom Michaels

Seurantakohde 10

Eva Valverde

Nyt suodatusvaihe käy läpi alkuperäisen tulosjoukon ja valitsee vain ne rivit, jotka eivät sisällä David Hamiltonia, jonka tunnus on 3:

Otsikko

Määritetty.Arvo

Seurantakohde 1

Eva Valverde

Seurantakohde 2

Kathleen Gail Jensen

Seurantakohde 2

Kelly Rollin

Seurantakohde 2

Lisa Miller

Seurantakohde 2

Susan Burk

Seurantakohde 3

Eva Valverde

Seurantakohde 3

Jesper Aaberg

Seurantakohde 3

Kelly Rollin

Seurantakohde 3

Tom Michaels

Seurantakohde 4

Lisa Miller

Seurantakohde 4

Wei Yu

Seurantakohde 5

Kathleen Gail Jensen

Seurantakohde 6

Kelly Rollin

Seurantakohde 6

Sanjay Jacob

Seurantakohde 7

Jesper Aaberg

Seurantakohde 7

Susan Burk

Seurantakohde 9

Kelly Rollin

Seurantakohde 9

Lisa Miller

Seurantakohde 10

Tom Michaels

Seurantakohde 10

Eva Valverde

Kyselyn oikea tulos on helpompi ennakoida visualisoimalla tulosjoukko ennen suodattimen käyttämistä ja sen jälkeen.

Sivun alkuun

Laskeminen, ryhmitteleminen ja muiden koostefunktioiden käyttäminen

Haluat ehkä suorittaa laskutoimituksia moniarvoiseen kenttään tallennetuilla arvojen ryhmillä. Esimerkiksi kuinka monta seurantakohdetta kullekin henkilölle on määritetty? Kuinka monta henkilöä kullekin seurantakohteelle on määritetty? Tällainen laskutoimitus voidaan tehdä käyttämällä summakyselyssä koostefunktiota.

Koostefunktio suorittaa laskutoimituksen arvojen joukolla ja palauttaa sen jälkeen yhden arvon. Esimerkiksi Summa, Määrä ja Keskiarvo ovat koostefunktioita, joita käyttämällä voidaan laskea summia. Summia voidaan laskea kaikkia tietueita tai tietueiden ryhmiä varten. Jos haluat yhteenvedon ryhmittäin, valitse ensin kyselyn ruudukossa kenttä tai kentät, joiden mukaan ryhmitellään.

Seuraavassa näytetään, kuinka luodaan kysely, joka laskee kullekin henkilölle määritettyjen seurantakohteiden määrän.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Sulje.

  6. Vedä kentät, joita haluat käyttää, kyselyn ruudukkoon. Tässä esimerkissä Määritetty.Arvo vedetään ruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen. Sen jälkeen Otsikko vedetään toiseen sarakkeeseen.

  7. Valitse Rakenne-välilehden Piilota tai näytä -ryhmästä Summat.

    Summa-rivi tulee kyselyn ruudukkoon. Ryhmittelyperuste näkyy oletusarvon mukaan kyselyn jokaisen kentän alapuolella olevassa Summa-solussa.

  8. Valitse kyselyn ruudukossa Otsikko-kentän alapuolella olevalla Summa-rivillä Määrä.

  9. Suorita kysely valitsemalla Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kun suunnittelet kyselyä, voit määrittää, mitä kenttiä ryhmittelemisessä käytetään ja mitä kenttiä summia (laskutoimituksia) varten käytetään. Tässä esimerkissä Määritetty.Arvo oli ryhmittelyssä käytetty kenttä, ja Otsikko oli summan laskennassa käytetty kenttä. Valitse ryhmittelyä varten käytettäville kentille RyhmittelyperusteSumma-rivillä. Käytä summan laskennassa käytettäviä kenttiä varten laskutoimituksen laji (kuten Summa tai Keskiarvo). Huomaa, että kun käytät moniarvoista kenttää ryhmittelyä varten, sinun täytyy käyttää .Arvo-kenttää. Tässä esimerkissä Määritetty-kenttää ei voi käyttää ryhmittelyä varten, vaan on käytettävä Määritetty.Arvo-kenttää. .Arvo-kenttää on käytettävä myös käytettäessä moniarvoista kenttää lajittelua varten.

Huomautus: Käytettäessä moniarvoista kenttää ryhmittelyä varten on käytettävä .Arvo-kenttää. Käytettäessä moniarvoista kenttää lajittelua varten, on käytettävä .Arvo-kenttää.

Kun kysely suoritetaan, tulos tulee taulukkonäkymään.

Kysely, joka sisältää kullekin henkilölle määritetyt seurantakohteet

Jos haluat nähdä tämän kyselyn SQL-lauseen, siirry SQL-näkymään tekemällä seuraavat toimet.

  1. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  2. Valitse SQL-näkymä.

SQL-lause näyttää seuraavalta:

SELECT Issues.AssignedTo.Value, 
Count(Issues.Title) AS CountOfTitle
FROM Issues
GROUP BY Issues.AssignedTo.Value;

Oletetaan, että haluat tietää, kuinka monta henkilöä kullekin seurantakohteelle on määritetty. Voit ryhmitellä Otsikko-kentän mukaan ja valita moniarvoisen laskutoimitukseksi Määrän. Luo kysely tekemällä seuraavat toimet.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Napsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa (tässä esimerkissä "Seurantakohteet") ja valitse sitten Lisää.

  5. Valitse Sulje.

  6. Vedä kentät, joita haluat käyttää, kyselyn ruudukkoon. Tässä esimerkissä Otsikko vedetään ruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen. Sen jälkeen Määritetty vedetään toiseen sarakkeeseen.

  7. Valitse Rakenne-välilehden Piilota tai näytä -ryhmästä Summat.

    Summa-rivi tulee kyselyn ruudukkoon. Ryhmittelyperuste näkyy oletusarvon mukaan kyselyn Otsikko-kentän alapuolella olevassa Summa-solussa. Lauseke näkyy oletusarvon mukaan Määritetty-kentän alapuolella olevassa Summa-solussa. Tämä johtuu siitä, että Group By -toimintoa ei voi suorittaa moniarvoiselle kentälle. Sen voi suorittaa vain moniarvoiselle .Arvo-kentälle.

  8. Valitse kyselyn ruudukossa Määritetty-kentän alapuolella olevalla Summa-rivillä Määrä.

  9. Suorita kysely valitsemalla Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kun kysely suoritetaan, tulos tulee taulukkonäkymään.

Kyselyn tulos, jossa näkyy henkilöiden määrä seurantakohdetta kohti

Jos haluat nähdä tämän kyselyn SQL-lauseen, siirry SQL-näkymään tekemällä seuraavat toimet.

  1. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  2. Valitse SQL-näkymä.

SQL-lause näyttää seuraavalta:

SELECT Issues.Title, 
Count(Issues.AssignedTo) AS CountOfAssignedTo
FROM Issues
GROUP BY Issues.Title;

Huomautus: Tässä SQL SELECT -lauseessa tulos on sama huolimatta siitä, käytetäänkö Määrä(Seurantakohteet.Määritetty) vai Määrä(Seurantakohteet.Määritetty.Arvo). 

Sivun alkuun

Liittämiskyselyn käyttäminen moniarvoisen kentän kanssa

Yksittäinen arvo voidaan lisätä moniarvoiseen käyttämällä lisäyskyselyä. Oletetaan, että haluat lisätä nimen "Kelly Rollin" seurantakohteen moniarvoiseen Määritetty-kenttään. Ensin seurantakohteelle ja Kellyn yhteystietotietueelle määritetään perusavaimen arvo. Oletetaan, että seurantakohteen arvo on 10 ja Kellyn arvo 6.

Seuraavassa näytetään, kuinka kysely luodaan.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Valitse Näytä taulukko -valintaikkunassa Sulje.

  5. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  6. Valitse SQL-näkymä.

  7. Kirjoita seuraava SQL-lause SQL-näkymässä:

    INSERT INTO Issues ( AssignedTo.[Value] )
    VALUES (6)
    WHERE ID = 10;
  8. Suorita kysely valitsemalla Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Access saattaa pyytää vahvistamaan valitun rivin liittämisen. Lisää rivi valitsemalla Kyllä tai peruuta valitsemalla Ei.

Kelly on nyt seurantakohteen Määritetty-kentässä. Tämä on lisäyskyselyn ainoa muoto, joka toimii moniarvoisen kentän kanssa.

Huomautus: Liittämiskysely on kysely, jonka avulla tietueita lisätään taulukosta toiseen aiemmin luotuun taulukkoon. Office Access 2007 -ohjelmassa ei voi käyttää liittämiskyselyä, joka viittaa moniarvoisen kentän sisältävään taulukkoon. Esimerkiksi seuraava kysely ei ole kelvollinen:

INSERT INTO [NewIssues] ( ID, Title, AssignedTo ) SELECT Issues.ID, Issues.Title, Issues.AssignedTo FROM Issues;

Sivun alkuun

Päivityskyselyn käyttäminen moniarvoisen kentän kanssa

Päivityskyselyllä voidaan muuttaa aiemmin luotujen tietueiden arvoja. Kun päivityskyselyllä päivitetään moniarvoisia kenttiä sisältävä taulukko, moniarvoisen kentän yksittäinen arvo voidaan vaihtaa toiseksi arvoksi. Oletetaan, että haluat päivittää moniarvoisen Määritetty-kentän tietyn seurantakohteen osalta - haluat esimerkiksi korvata nimen "Kelly Rollin" nimellä "Lisa Miller." Ensin määrität perusavaimen arvon seurantakohteelle sekä Kellyn ja Lisan yhteystietotietueille. Oletetaan, että seurantakohteen arvo on 8, Kellyn arvo on 6 ja Lisan arvo 10.

Seuraavassa näytetään, kuinka kysely luodaan.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  4. Valitse Näytä taulukko -valintaikkunassa Sulje.

  5. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  6. Valitse SQL-näkymä.

  7. Kirjoita seuraava SQL-lause SQL-näkymässä:

    UPDATE Issues 
    SET Issues.AssignedTo.Value = 10
    WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)=6)
    AND ((Issues.ID)=8));

    Huomautukset: 

    • Sisällytä kyselyyn aina WHERE-lause, joka tunnistaa vain ne tietueet, jotka haluat päivittää. Muussa tapauksessa päivität tietueet, joita et aikonut muuttaa. Päivityskysely, joka ei sisällä WHERE-lausetta, muuttaa taulukon jokaista riviä.

    • Voit määrittää yhden muutettavan arvon.

  8. Suorita kysely valitsemalla Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Access saattaa pyytää vahvistamaan tietueen päivityksen. Päivitä rivi valitsemalla Kyllä tai peruuta valitsemalla Ei.

Lisa Miller on nyt Määritetty-kentässä Kelly Rollinin sijasta kyseisen seurantakohteen osalta.

Sivun alkuun

Poistokyselyn käyttäminen moniarvoisen kentän kanssa

Poistokyselyn avulla taulukosta voidaan poistaa tietueita. Kun käsittelet moniarvoisen kentän sisältävää taulukkoa, voit poistaa poistokyselyn avulla tietueet, jotka sisältävät tietyn arvon moniarvoisessa kentässä, tai voit poistaa tietyn arvon taulukon kaikkien tietueiden moniarvoista kentästä.

Oletetaan, että haluat poistaa nimen "Kelly Rollin" Määritetty-kentästä kaikkialta taulukosta. Luo kysely tekemällä seuraavat toimet.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  4. Valitse Näytä taulukko -valintaikkunassa Sulje.

  5. Tuo Näkymä-valikko näyttöön napsauttamalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmän Näkymä-kohdan alapuolella olevaa nuolta.

  6. Valitse SQL-näkymä.

  7. Kirjoita seuraava SQL-lause SQL-näkymässä:

    DELETE Issues.AssignedTo.Value
    FROM Issues
    WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)=6));
  8. Suorita kysely valitsemalla Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Access saattaa pyytää vahvistamaan tietueiden poiston. Poista tietueet valitsemalla Kyllä tai peruuta valitsemalla Ei.

Seuraava esimerkkikysely ei poista Seurantakohteet-taulukosta tietueita. Se poistaa jokaisen sellaisen tietueen moniarvoisesta Määritetty-kentästä arvon, jossa arvo on. Jos haluat poistaa tietueita Seurantakohteet-taulukosta, älä määritä SQL-lauseeseen DELETE-lauseen jälkeen kenttää. Jos haluat esimerkiksi poistaa kaikki ne seurantakohteet, joissa "Kelly Rollin" on niiden henkilöiden joukossa, joille seurantakohde on määritetty, kirjoita seuraava SQL-lause:

DELETE 
FROM Issues
WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)=6));

Huomautus: Ole varovainen, kun poistat tietueita käyttämällä poistokyselyä. Tietueita ei voi palauttaa poiston jälkeen.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×