Jos haluat avata PDF-tiedoston muuntamatta sitä Word-asiakirjaksi, avaa tiedosto suoraan tallennuspaikastaan (esimerkiksi kaksoisnapsauttamalla sitä Tiedostot-kansiossa).
Jos haluat kuitenkin muokata PDF-tiedostoa, avaa se suoraan Wordissa. Word luo PDF-tiedostosta kopion ja muuntaa sen Word-asiakirjaksi siten, että sen asettelu vastaa mahdollisimman hyvin alkuperäistä PDF-tiedostoa. Sinulle jää aina alkuperäinen PDF-tiedosto, jos et halua säilyttää Wordin muuntamaa versiota.
Muuntaminen PDF-muodosta Word-muotoon toimii parhaiten tiedostoissa, joissa on pääosin tekstiä, kuten liiketoimintaan liittyvissä, juridisissa tai tieteellisissä asiakirjoissa. Kun avaat PDF-tiedoston Wordissa, se ei välttämättä näytä täysin samalta kuin PDF-tiedostona.
Jos PDF-tiedostossa on enimmäkseen taulukoita tai muuta grafiikkaa, koko sivu saattaa näkyä kuvana. Jos näin tapahtuu, tekstiä ei voi muokata.
Joskus Word ei tunnista jotain elementtiä, jolloin Word-versio ei vastaa alkuperäistä PDF-tiedostoa. Esimerkiksi jos Word ei tunnista alaviitettä, se käsittelee alaviitteen tavallisena tekstinä ja saattaa sijoittaa sen muualle kuin sivun alareunaan.
Asiakirjan osat, jotka eivät muunnu hyvin
Joidenkin elementtien muuntaminen PDF-muodosta Word-muotoon on tunnetusti ongelmallista. Jos PDF-tiedostosi sisältää näitä elementtejä, sinun kannattaa ehkä avata ne suoraan Word-asiakirjaksi muuntamisen sijasta:
-
taulukot, joissa käytetään solujen välistystä
-
sivujen värit ja reunat
-
muutosmerkinnät
-
kehykset
-
toiselle sivulle jatkuvat alaviitteet
-
loppuviitteet
-
ääni, video ja PDF:n aktiiviset osat
-
PDF-kirjanmerkit
-
PDF-tunnisteet
-
PDF-kommentit
-
fonttitehosteet, kuten hehku tai varjostus (Word-tiedostossa tehosteina käytetään grafiikkoja)
Miten muunnos toimii?
PDF on kiinteä tiedostomuoto, mikä tarkoittaa, että tiedosto tallentaa sivun tekstin, kuvien ja vektorigrafiikan sijainnin, mutta ei välttämättä niiden välisiä suhteita. Useimmat PDF-tiedostot eivät sisällä tietoja rakenteellisen sisällön elementeistä, kuten kappaleista, tauluista tai sarakkeista. PDF-tiedosto esimerkiksi tallentaa taulukon joukkona rivejä ilman taulukon solujen välisiä yhteyksiä.
Eri ohjelmat edustavat samaa sisältöä käyttäen eri rakenteita PDF-tiedostoissa. PDF-tiedostossa voi olla esimerkiksi näkymätöntä tekstiä, grafiikkaa ja kuvia. Siinä voidaan käyttää eri tekstin rajoja. Näitä eroja ei voi nähdä, kun PDF-tiedostoa tarkastellaan lukuohjelmalla.
Kun avaat PDF-tiedoston Wordissa, Word selvittää monimutkaisia sääntöjä käyttämällä, mitkä Word-objektit (kuten otsikot, luettelot, taulukot) parhaiten edustavat alkuperäistä PDF-tiedostoa, ja mihin objektit sijoitetaan Word-tiedostossa.
