Microsoft Office Access 2007 -tuotteen yleiskuvaus

Microsoft Officen sujuvan käyttöliittymän ja vuorovaikutteisten rakenneominaisuuksien ansiosta, jotka eivät edellytä syvempää tietokannan tuntemusta, voit helposti seurata ja raportoida tietoja Microsoft Office Access 2007:llä. Pääset aloittamaan nopeasti valmiilla sovelluksilla, joita voit muokata tai mukauttaa liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin. Kerää tietoja lomakkeiden avulla sähköpostitse tai tuo tietoja ulkoisista sovelluksista. Luo ja muokkaa yksityiskohtaisia raportteja, joissa näkyvät lajitellut, suodatetut ja ryhmitellyt tiedot siten, että ne toimivat apunasi tietojen arvioimisessa tehdessäsi päätöksiä keräämisesi tietojen pohjalta. Voit jakaa tietoja siirtämällä Office Access 2007 -tiedostot Windows SharePoint Services -verkkosivustolle, jossa voit tarkistaa muutoshistorian, palauttaa poistettuja tietoja, määrittää tietojen käyttöoikeudet ja varmuuskopioida tietosi säännöllisin väliajoin.

Tervetuloa

Office Access 2007 tarjoaa valikoiman valmiita tietokantaratkaisuja, joiden avulla pääset nopeasti alkuun.

Toimintaohjeet

Pikaopas seurantatietojen käytön aloittamiseen

Pätevien raporttien luominen ja mukauttaminen

Seurantatietojen jakaminen muiden kanssa

Luottamuksellisten tietojen hallinta ja valvonta

Pikaopas seurantatietojen käytön aloittamiseen

Aloita työskentely heti Office Access 2007:n tuloshakuisten ominaisuuksien parissa:

  • Valmiit ratkaisut    Uusi käytön aloittamisnäyttö sisältää lukuisia valmiita tietokantaratkaisuja. Näiden sovellusten avulla voit välittömästi seurata yhteystietoja, tapahtumia, ongelmia, resursseja, tehtäviä ja monia muita asioita. Voit myös käsitellä niitä kuin malleja ja parantaa ja tarkentaa niitä sen mukaan, millaisia tietoja haluat seurata tai millä tavalla haluat niitä seurata. Kun muita sovellusmalleja tulee saataville Microsoft Office Onlinessa, niistä ilmoitetaan käytön aloittamisnäytöllä.

  • Officen sujuva käyttöliittymä    Office Access 2007:lle on annettu päivityksessä uusi ulkonäkö, jonka ansiosta seurantasovelluksia (Access-tietokantaratkaisuja) on helppo luoda, muokata ja käsitellä. Officen sujuva käyttöliittymä (UI) on tilannekohtainen ja optimoitu tehokkuutta ja löydettävyyttä silmällä pitäen. Sujuvassa käyttöliittymässä on käytettävissä lähes 1 000 komentoa, mutta käyttöliittymä näyttää vain ne, jotka soveltuvat juuri sillä hetkellä suorittamaasi tehtävään. Lisäksi välilehdellinen ikkunanäkymä sekä uusi tilarivi, vierityspalkit ja otsikkorivi antavat Office Access 2007:n sovelluksille hyvin modernin ulkoasun.

  • Parannettu siirtyminen    Uusi siirtymisruutu tarjoaa kattavan näkymän taulukoista, lomakkeista, kyselyistä ja raporteista. Voit myös luoda mukautettuja ryhmiä järjestääksesi ja nähdäksesi kaikki lomakkeet ja raportit, jotka liittyvät yhteen taulukkoon.

  • Taulukoiden luominen nopeasti    Office Access 2007 tekee työskentelystä helpompaa suoraan taulukkonäkymän sisällä taulukoiden luomiseksi ja niiden mukauttamiseksi. Kirjoita tiedot soluun samalla tavalla kuin Microsoft Office Excelissä. Kun lisäät uuden arvon, Office Access 2007 lisää automaattisesti uuden kentän ja tunnistaa tietotyypin (esimerkiksi päivämäärä, luku tai teksti). Voit myös liittää Excel-taulukoita uuteen taulukkonäkymään, jolloin Office Access 2007 muodostaa kaikki kentät ja tunnistaa tietotyypit automaattisesti.

  • Yhteystietojen tuominen Microsoft Office Outlook 2007:stä    Office Access 2007:n avulla on helppo vaihtaa yksittäinen Access-yhteystieto Office Outlook 2007:llä. Voit tuoda Outlook-yhteystiedon Office Access 2007:ään. Voit myös viedä yhteystiedon Office Access 2007:stä ja tallentaa sen yhteystiedoksi Office Outlook 2007:ään.

Outlookin Yhteystiedot-luettelo

Office Access 2007 on uudistettu Officen sujuva käyttöliittymä ja se tarjoaa tiiviin integroinnin Outlookin yhteystietojen kanssa.

  • Tietojen suodattaminen ja lajitteleminen    Office Access 2007 helpottaa tietojen suodattamista ja täten selkeyttää liiketoiminnan ratkaisuja. Tekstille, luvuille ja päivämäärätietotyypeille on saatavilla erilaisia suodatusvaihtoehtoja. Uudet suodatusasetukset esimerkiksi helpottavat kaikkien tietueiden suodattamista päivämääräsarakkeista, kuten tänään, eilen, viime viikolla, ensi kuussa, tulevaisuudessa, menneisyydessä ja niin edelleen. Suodatustoiminto on samanlainen Office Excel 2007:ssä ja Office Access 2007:ssä, joten et joudu opettelemaan uutta tapaa tarvitsemiesi tietojen etsimiseen.

Access

Office Access 2007 helpottaa tietojen suodattamista ja täten selkeyttää liiketoiminnan ratkaisuja.

  • Työskentely useita arvoja sisältävien kenttien parissa    Office Access 2007 tukee monimutkaisia tietotyyppejä, joten voit luoda sarakkeita, jotka hyväksyvät useamman kuin yhden arvon solua kohden. Jos esimerkiksi olet määrittänyt tehtävän useammalle kuin yhdelle henkilölle, voit lisätä molemmat nimet soluun. Windows SharePoint Services -teknologia on yhteensopiva näiden monimutkaisten tietotyyppien kanssa ja auttaa varmistamaan tietojen symmetrian paikallisten ja verkkopohjaisten tietosäilöjen välillä.

  • Asiakirjojen ja tiedostojen liittäminen tietokantaan    Sovellukset voivat sisältää tietoa, joka kiinnostavampaa ja hyödyllisempää kuin koskaan aiemmin. Voit liittää useita tiedostoja, kuten valokuvia, asiakirjoja tai laskentataulukoita, yksittäisiin tietueisiin tietosäilössä, josta ne ovat helposti löydettävissä. Jos tiedosto ei ole pakatussa muodossa, Office Access 2007 pakkaa sen automaattisesti puolestasi kiintolevytilan säästämiseksi.

  • Vuorovaikutteinen lomakkeiden rakenne    Office Access 2007:n ominaisuuksiin kuuluu WYSIWYG-muotoinen lomakkeiden käyttöliittymä. Voit suunnitella ja muokata lomakkeen asettelua reaaliajassa näytöllä ja tarkastella lomaketta sitä luodessasi. WYSIWYG-muotoisella käyttöliittymällä voit luoda lomakkeita erittäin nopeasti ja käyttää enemmän aikaa työn tekemiseen ja vähemmän aikaa suunnittelu- ja muotoiluseikkoihin.

  • RTF    Lihavoitua tekstiä? Kursivointia? Ei hätää. Office Access 2007 tarjoaa RTF-tuen taulukoihin tallennetuille tiedoille.

Lomakkeiden muokkaaminen Office Access 2007:ssä

Lomakkeiden muokkaaminen Office Access 2007:n vuorovaikutteisessa suunnittelutilassa on todellinen WYSIWYG-toiminto.

Sivun alkuun

Pätevien raporttien luominen ja mukauttaminen

Käytä Office Access 2007:ää apuna monimutkaisten rakenteiden selvittämiseksi kokoamalla tiedot käytännöllisiin raportteihin, joiden avulla voit tehdä päätöksiä tietoihin perustuen.

  • Vuorovaikutteisen raporttisuunnittelutilan muokkaaminen    Office Access 2007 sisältää uuden ominaisuuden, joka näyttää raportin luonnin aikana, miltä tiedot näyttävät valmiissa raportissa. Uuden WYSIWYG-käyttöliittymän avulla voit muokata raportin asettelua suoraan selatessasi tietoja raportin luontitilassa, jolloin raporttia ei tarvitse suorittaa sen näkemiseksi, miltä se näyttää sivulla. Ominaisuuden avulla voit luoda onnistuneita raportteja helposti ja nopeasti.

  • Vuorovaikutteisen raportin selaus    Uuden raportin selaustila tekee käyttäjän raporteista helppokäyttöisempiä. Käytä CTRL + F tietueiden etsimiseksi, tietojen kopioimiseksi muihin sovelluksiin ja yksityiskohtaisten tietueiden saamiseksi tietojen muokkaamista varten. Uudella suodatustoiminnolla saat selkeämmät tiedot, joiden perusteella voit tehdä päätöksiä.

  • Tietojen ryhmittely raportteihin    Entistä parempi Ryhmittelyruutu tarjoaa selkeän näkymän tietojen ryhmittelyistä. Sen ansiosta voit esikatsella muutoksia tehdessäsi niitä raportteihin. Voit helposti lisätä summia, välisummia, määriä ja muita osia, joiden avulla voit helpommin analysoida tietoja. Voit ryhmitellä tiedot yhteen tai useampaan tasoon ja lisätä välisummia.

Raporttien muokkaaminen Office Access 2007:ssä

Raporttien muokkaaminen Office Access 2007:ssä tarjoaa helpon ryhmittelyn ja muokkauksen vuorovaikutteisessa suunnittelutilassa.

Sivun alkuun

Seurantatietojen jakaminen muiden kanssa

Office Access 2007:n avulla voit kerätä tietoja helposti ja asettaa ne muiden käytettäviksi turvallisemmin ja joustavammin.

  • Tietojen kerääminen Office Outlook 2007:n avulla    Office Access 2007 yksinkertaistaa tietojen keräämistä muilta. Se luo tietojenkeräyslomakkeen automaattisesti Microsoft Office InfoPath 2007:ssä tai HTML:ssä sähköpostiviestin tekstiosassa. Voit lähettää tämän lomakkeen vastaanottajille käyttämällä sähköpostiosoitteita Outlookin yhteystiedoista tai suoraan Accessista. Office Outlook 2007 käsittelee saapuvat lomakkeet ja tallentaa tiedot Office Access 2007 -tietosäilöön sekä päivittää seurantasovelluksen tiedot tehokkaasti heti ilman, että niitä tarvitsisi kirjoittaa uudelleen.

Tietojen kerääminen InfoPathilla

Kerää tietoja muilta sähköpostitse InfoPath- (tai HTML) -lomakkeiden avulla, jotka on luotu Office Access 2007:ssä.

  • Verkkoyhteistyö Windows SharePoint Services -palvelun kanssa    Windows SharePoint Services -pohjaiset sivustot tarjoavat paikan, jossa ryhmäsi voi kommunikoida, jakaa tiedostoja ja työskennellä yhdessä projektin parissa. Office Access 2007:n avulla voit julkaista Access-tiedostoja kirjastoissa tai siirtää sovelluksen Windows SharePoint Services -palveluun siirtämällä tiedot ja edustatietokannan palvelimelle niin, että ryhmä voi käsitellä sitä helposti selaimen kautta. Lomakkeita ja raportteja voi tarkastella, päivittää tai poistaa suoraan Windows SharePoint Services -sivustolla määritettyjen käyttöoikeusasetusten mukaan.

  • Windows SharePoint Services -luetteloiden seuranta Office Access 2007:llä    Monipuolisempi käyttökokemuksen takaamiseksi voit seurata Windows SharePoint Services -luetteloiden tietoja käyttämällä tietokoneesi Office Access 2007 -ohjelmaa.

  • Työskentely offline-tilassa Windows SharePoint Services -luetteloiden kanssa    Office Access 2007:n avulla voit työskennellä Windows SharePoint Services -palvelujen parissa offline-tilassa. Jos joudut matkustamaan, voit esimerkiksi ylläpitää SharePoint-luettelon paikallista kopiota kannettavalla tietokoneella, jossa voit muokata ja hakea tietoja luettelosta aivan kuin se olisi mikä tahansa taulukko Office Access 2007:ssä. Lomakkeet ja raportit, joissa käytetään SharePoint-luetteloa, ovat täysin vuorovaikutteisia – ja Office Access 2007 voi synkronoida paikallisen luettelon online-luetteloon sitten, kun saat kannettavan tietokoneen jälleen online-tilaan.

  • Windows SharePoint Services -työnkulun integrointi    Office Access 2007 -käyttäjät voivat luoda yhteistyön mahdollistavia työryhmäsovelluksia käyttämällä liiketoimintalogiikkaa, joka on luotu Windows SharePoint Services -palvelun työnkulkutuella. Työnkulun avulla voit määrittää tehtäviä automaattisesti muille käyttäjille, raportoida projektin tilasta ja auttaa varmistamaan, että tehtävät suoritetaan ajoissa. Kaikkia Windows SharePoint Services -tehtäviä voidaan tarkastella Office Access 2007:ssä tai Office Outlook 2007:ssä työskentelytavastasi riippuen.

  • Sähköposti- ja RSS-ilmoitukset    Käyttäjät voivat tilata sähköposti-ilmoituksia, kun tietueita lisätään, poistetaan tai muutetaan. Lisäksi Really Simple Syndication (RSS)-tilausten käyttäjät voivat tilata luettelosyötteitä Office Outlook 2007:ssä.

  • Mobiilisovellusten yhdistettävyys    Windows SharePoint Services -luetteloita voidaan käyttää myös matkapuhelimilla, joten etäkäyttäjät pysyvät ajan tasalla muuttuvien liiketoimintatietojen suhteen.

  • PDF- ja XPS-tuki    Office Access 2007:n avulla voit tallentaa raportin Portable Document Format (PDF) -tiedostona tai XML Paper Specification (XPS) -muodossa, jolloin se voidaan tulostaa, postittaa tai lähettää sähköpostina. Kun tallennat raportin PDF- tai XPS-tiedostona, raportin tiedot ovat helposti jaettavassa muodossa, joka säilyttää kaikki muotoiluominaisuudet, mutta ei edellytä raportin tulostamiseksi tai tarkastelemiseksi, että muilla käyttäjillä olisi käytössään Office Access 2007.

Voit tallentaa PDF- tai XPS-tiedoston 2007 Microsoft Office -järjestelmän ohjelmasta vasta sen jälkeen, kun olet asentanut apuohjelman. Katso lisätietoja kohdasta Tiedostojen tulostaminen, jakaminen ja suojaaminen PDF- ja XPS-tiedostomuodoissa.

Seuranta

Office Access 2007 -sovelluksen siirtäminen Windows SharePoint Services -palveluun mahdollistaa tietojen käytön selaimessa.

Sivun alkuun

Luottamuksellisten tietojen hallinta ja valvonta

Office Access 2007:n avulla tiedonhallintatarpeet on helpompi täyttää, kun tietojen läpinäkyvyys on entistä parempi hallitussa ympäristössä.

  • Parannettu tietoturva    Jotta Office Access 2007:stä on saatu entistä turvallisempi ja yhdenmukaisempi muiden 2007 Microsoft Office -järjestelmän ohjelmien kanssa, Office Access 2007:ssä on entistä parempia ja myös uusia suojausominaisuuksia. Yhtenäiset luottamuspäätökset integroidaan Officen Luottamuskeskuksessa. Luotettujen sijaintien avulla on helppo luottaa kaikkiin suojatuissa kansioissa oleviin tietokantoihin. Sitä vastoin voit ladata Access-sovelluksen, jonka koodi tai makrot on poistettu käytöstä ja täten tarjota turvallisemman käyttökokemuksen.

Ongelmaluettelo

Office Access 2007:n uuden toiminnon avulla voit seurata tietueita ja nähdä, kuka tietueita on luonut, muokannut ja poistanut.

  • Tietojen seuranta    Voit helposti siirtää tietoja tiedostosta paikallisesta tietokannan tiedostosta ilman IT-tuen apua palvelimelle Windows SharePoint Services -ohjelman avulla, jota oman organisaatiosi IT-ammattilaiset voivat hallita, suojata ja varmuuskopioida organisaation käytäntöjen mukaisesti.

  • Muutoshistoria    Uuden toiminnon avulla voit seurata tietueita ja nähdä, kuka tietueita on luonut, muokannut ja poistanut. Voit myös tarkastella, milloin tietoja on muokattu ja tarvittaessa peruuttaa tietojen muokkauksia.

  • Käyttöoikeuksien määrittäminen    Windows SharePoint Services -ohjelman avulla voit hallita, ketkä käyttäjät saavat käyttää tietoja ja määrittää rajoitetut lukuoikeudet tai täydet muokkausoikeudet.

  • Roskakori    Voit palauttaa vahingossa poistetut tiedot Windows SharePoint Services -ohjelman roskakoritoiminnolla.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×