Kirjaudu sisään

Microsoft Office Access 2007:n uudet ominaisuudet

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Microsoft Office Access 2007: n uudet ominaisuudet

Microsoft Office Access 2007 sisältää useita tehokkaita työkaluja, joiden avulla voit seurata ja jakaa tietoja sekä raportoida niistä nopeasti. Voit kätevästi luoda tehokkaita ja helppokäyttöisiä seurantasovelluksia mukauttamalla valmiita malleja, muuntamalla aiemmin luotuja tietokantoja tai luomalla uusia tietokantoja. Tähän et tarvitse perusteellista kokemusta tietokantojen käytöstä. Office Access 2007:n avulla voit helposti mukauttaa tietokantasovelluksia ja -raportteja muuttuvien liiketoimintatilanteiden mukaan. Laajennetun Windows SharePoint Services 3.0 -tuen ansiosta Office Access 2007:ssä tietojen jakaminen, hallinta, valvonta ja varmuuskopiointi on vaivatonta.

Lataa ilmainen kokeiluversio -painike

Osta Office nyt

Artikkelin sisältö

Nopeasti alkuun

Käyttöä sujuvoittava käyttöliittymä

Tehokkaat objektienluontityökalut

Uudet tietotyypit ja ohjausobjektit

Parannetut suunnittelu- ja analysointityökalut

Tehostettu tietoturva

Uudet tavat jakaa tietoja ja hyödyntää yhteiskäyttöominaisuuksia

Ongelmien tehokas vianmääritys

Parannetut tarkistustyökalut

Nopeasti alkuun

Office Access 2007 sisältää malleja, joiden avulla voit helposti luoda tietokantoja, taulukoita ja kenttiä. Lisäksi käytettävissä on uusia näkymiä ja suunnittelutyökaluja uusien tietokantaobjektien luontia ja tietojen käsittelyä varten.

Sovellusten luomiseen tarkoitetut tietokantamallit

Office Access 2007 sisältää useita ammattilaisten suunnittelemia tietokantamalleja esimerkiksi yhteystietojen, tehtävien, tapahtumien, opiskelijoita koskevien tietojen ja kaluston seurantaa varten. Voit käyttää niitä sellaisinaan tai voit muokata niitä vastaamaan paremmin juuri omia tarpeitasi. Voit aloittaa tietokannan luonnin nopeasti avaamalla mallin Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivulta, joka tulee näkyviin aina, kun käynnistät Office Access 2007:n.

Kalusto-mallitiedoston ruutu ja ehdotettu tiedoston nimi

Kukin malli on täydellinen seurantasovellus, jossa on valmiiksi määritettyjä taulukoita, lomakkeita, raportteja, makroja ja yhteyksiä. Mallit ovat käyttövalmiita, joten voit aloittaa työskentelyn nopeasti. Jos malli vastaa tarpeitasi, voit aloittaa heti. Jos malli taas ei sovi käyttöösi, voit käyttää mallia apuna juuri tarpeidesi mukaisen tietokannan luomisessa.

Kalustokohteen tiedot -lomake

Office Access 2007:n sisältämien mallien lisäksi voit käyttää Microsoft Office Online -sivustosta ladattavia malleja.

Kenttä- ja taulukkomallit

Joudutko käyttämään paljon aikaa kenttien suunnitteluun? Voit nyt käyttää uusia kenttämalleja. Ne ovat valmiita kenttiä, joilla on nimi, tietotyyppi, pituus ja valmiiksi määritetyt ominaisuudet. Voit vetää tarvitsemasi kentät suoraan Kenttämallit-ruudusta taulukkoon. Kenttämallit ovat .xsd (XML Schema Definition) -tiedostoja, joten voit määrittää vakiomääritykset osaston tai työryhmän jaettua käyttöä varten.

Kenttämallit-ruutu

Lisäksi Office Access 2007 sisältää taulukkomalleja yleisimpiä tietokannoissa käytettäviä taulukoita varten. Voit esimerkiksi lisätä Yhteystiedot-taulukon tietokantaan Yhteystiedot-taulukkomallin avulla. Taulukko sisältää valmiiksi tavallisimmat kentät, kuten Sukunimi, Etunimi ja Osoite. Kentän ominaisuudet on määritetty valmiiksi, joten taulukko on heti käyttövalmis. Käytettävissä on myös muita tiettyjen tietojen tallentamiseen ja seurantaan tarkoitettuja kenttiä sisältäviä taulukkomalleja, kuten Tehtävät, Seurantakohteet, Tapahtumat ja Kalusto.

Parannettu taulukkonäkymä

Taulukoiden luominen on nyt todella helppoa. Riittää, että valitset Luo-välilehdessä Taulukko ja aloitat tietojen lisäämisen. Office Access 2007 määrittää kuhunkin kenttään parhaan tietotyypin automaattisesti, joten pääset nopeasti vauhtiin. Lisää uusi kenttä -sarakkeen avulla näet helposti, mihin kenttä kannattaa lisätä. Jos sinun on muutettava uuden tai aiemmin luodun kentän tietotyyppiä tai näyttömuotoa, myös sen voit tehdä helposti Microsoft Officen sujuvan käyttöliittymän valintanauhakomentojen avulla. Voit myös liittää Microsoft Office Excel -taulukoita uuteen taulukkonäkymään, minkä jälkeen Office Access 2007 luo kaikki kentät ja tunnistaa tietotyypit automaattisesti.

Accessin laskentataulukko, jossa on Lisää uusi kenttä -sarake

1. Lisää uusi kenttä -sarake

Oletetaan, että haluat lisätä aiemmin luodun kentän toisesta taulukosta omaan taulukkoosi. Voit lisätä kentän yksinkertaisesti vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta taulukkoon, minkä jälkeen Access luo tarvittavat yhteydet automaattisesti tai ohjaa sinua vaiheittaisessa prosessissa.

Uusi asettelunäkymä nopeuttaa lomakkeiden ja raporttien suunnittelua

Asettelunäkymässä voit tehdä muutoksia suunnitelmaan samalla, kun tarkastelet lomakkeen tai raportin tietoja.

Lomake asettelunäkymässä, reaaliaikaiset tiedot näkyvät

Voit esimerkiksi lisätä kentän rakenneruudukkoon vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta tai muuttamalla ominaisuuksia ominaisuusikkunassa. Asettelunäkymä tukee pinottuja ja taulukkomuotoisia asetteluja, joissa ryhmiteltyjä ohjausobjekteja voidaan siirtää yhtenä yksikkönä. Tämä helpottaa kenttien, sarakkeiden, rivien ja kokonaisten asettelujen järjestämistä. Myös ohjausobjektiryhmien kokoa voidaan muuttaa. Voit poistaa kentän tai lisätä muotoilun helposti asettelunäkymässä. Rakennenäkymä on edelleen käytettävissä yksityiskohtaisempaa työstämistä varten, ja myös se tukee nyt pinottuja ja taulukkomuotoisia asetteluja.

Sivun alkuun

Käyttöä sujuvoittava käyttöliittymä

Uusi Microsoft Officen sujuva käyttöliittymä helpottaa ja tehostaa Office Access 2007:n käyttöä. Aiemmin pitkien valikkopolkujen päässä tai eri työkaluriveillä sijainneet komennot ja toiminnot löytyvät nyt helposti tehtäväkohtaisista välilehdistä, joihin ne on koottu loogisesti ryhmiteltyinä. Useiden valintaikkunoiden asemesta käyttöliittymään on lisätty käytettävissä olevat vaihtoehdot sisältäviä valikoimia, ja työkaluvihjeet ja esikatselunäkymät auttavat käyttäjää valitsemaan haluamansa vaihtoehdon. Kun työskentelet uudessa käyttöliittymässä ja haluat vaikkapa lisätä tietoja tai luoda raportin, Access tuo käyttöösi juuri kyseisessä työssä tarvitsemasi työkalut.

Microsoft Officen sujuva käyttöliittymä    Uusi Officen sujuva käyttöliittymä sisältää valintanauhan, jossa on ominaisuuksien ja toimintojen mukaan jaoteltuja komentoryhmiä. Valintanauha korvaa Accessin aiempien versioiden valikot ja työkalurivit.

Accessin valintanauha

Office Fluent -valintanauha helpottaa toisiinsa liittyvien komentojen löytämistä. Jos esimerkiksi haluat luoda lomakkeen tai raportin, käytä Luo-välilehden komentoja. Uuden rakenteen ansiosta tarvitsemiesi komentojen löytäminen on helpompaa ja löydät ominaisuuksia, joita et muuten ehkä olisi havainnut. Tämä johtuu siitä, että komennot sijaitsevat lähempänä "pintaa" eikä niitä ole upotettu syvälle valikkoihin. Näin säästyt etsimisen vaivalta ja muistat komennot.

Officen sujuva käyttöliittymä – tärkeimmät ominaisuudet:

  • Komentovälilehdet, joissa näkyvät useimmin yhdessä käytettävät komennot, auttavat löytämään tarvittavat komennot.

  • Tilannekohtaiset komentovälilehdet – Tulevat näkyviin kulloinkin käsiteltävän objektin tai tehtävän mukaan. Tilannekohtaisessa komentovälilehdessä on komennot, joita todennäköisimmin tarvitset kulloisenkin tehtävän suorittamiseen.

  • Valikoimat – Uusia ohjausobjekteja, joissa voit esikatsella valitsemiasi tyylejä ja vaihtoehtoja ennen lopullisen valinnan tekemistä. Valikoimia käytetään kaikkialla 2007 Microsoft Office System -käyttöliittymässä.

  • Pikatyökalurivi – Valintanauhassa näkyvä vakiotyökalurivi, jonka avulla voidaan suoraan käyttää useimmiten tarvittavia komentoja, kuten Tallenna ja Kumoa.

Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu    Tältä sivulta pääset nopeasti ammattilaisten suunnittelemien tietokantamallien kirjastoon sekä viimeksi avaamiisi tietokantoihin. Pääset myös siirtymään Office Online -artikkeleihin napsauttamalla vastaavia linkkejä (jos Internet-yhteys on muodostettuna).

Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu

Siirtymisruutu    Tässä ruudussa näkyvät kaikki parhaillaan avattuna olevan tietokannan objektit, joten pääset helposti käsittelemään kaikkia objekteja. Siirtymisruudun avulla voit järjestää objektit objektityypin, luontipäivämäärän, muokkauspäivämäärän, objektiin liittyvän taulukon (objektien välisten riippuvuussuhteiden) tai luomiesi mukautettujen ryhmien mukaan. Tarvitsetko enemmän tilaa lomakkeiden käsittelyä varten? Voit pienentää siirtymisruudun niin, että se vie vain vähän tilaa, mutta on edelleen käytettävissä. Siirtymisruutu korvaa tietokantaikkunan, joka oli käytössä Access 2007 -versiota aiemmissa versioissa.

Siirtymisruudun kohteet

Välilehtinä näkyvät objektit    Taulukot, kyselyt, lomakkeet, raportit ja makrot näkyvät Access-ikkunassa eri välilehtinä.

Access 2007:n välilehdellinen objekti

Voit helposti siirtyä objektista toiseen napsauttamalla objektivälilehtiä.

Tilarivi    Ikkunan alaosassa oleva näkymänvaihtopainikkeet sisältävä palkki, jossa näkyy tilatietoja.

Pikavalikoima    Työkalurivin kaltainen elementti, joka näkyy valitun tekstin yläpuolella läpinäkyvänä. Pikavalikoiman avulla voit helposti käyttää muotoiluja, kuten lihavointia tai kursivointia, tai vaihtaa fonttia.

Ohjeikkuna    Toisin kuin Accessin aiemmissa versioissa, Office Access 2007:ssä sekä Accessin ohje että kehittäjille suunnattu ohjesisältö ovat helposti käytettävissä samassa ohjeikkunassa. Voit kohdistaa hakusi vain jompaankumpaan. Riippumatta ohjeikkunassa tekemistäsi valinnoista, sekä Accessin ohjeen että kehittäjille suunnatun ohjesisällön koko sisältö on aina käytettävissä Office Online -sivustossa.

Ohjeikkuna

Sivun alkuun

Tehokkaat objektienluontityökalut

Office Access 2007 sisältää intuitiivisen ympäristön lomakkeiden ja raporttien luontia varten. Voit luoda helposti lomakkeita ja raportteja, joihin voi lajitella, suodattaa ja ryhmitellä tietoa.

Luo-välilehti

Luo-välilehdessä voit nopeasti luoda uusia lomakkeita, raportteja, taulukoita, Windows SharePoint Services -luetteloita, kyselyjä, makroja ja moduuleja. Jos olet valinnut taulukon tai kyselyn siirtymisruudussa, voit luoda uuden lomakkeen tai raportin valitsemasi objektin pohjalta yhdellä napsautuksella käyttämällä Lomake- tai Raportti-komentoa. Uusissa, tällä menetelmällä luoduissa lomakkeissa on tyylikäs ulkoasu, ja ne ovat heti käyttövalmiita. Automaattisesti luoduissa lomakkeissa ja raporteissa on logon ja otsikkotiedot sisältävät ylätunnisteet, mikä vahvistaa ammattimaista yleisilmettä. Automaattisesti luoduissa raporteissa on myös päivämäärä- ja kellonaikatiedot sekä lisätietoja sisältävät alatunnisteet ja yhteenvetotiedot.

Osittainen näkymä valintanauhan Luo-välilehdestä

Huomaat, että uuden nopean luomisen avulla luodut objektit helpottavat ja nopeuttavat tehtävien suorittamista.

Uudet näkymät: raporttinäkymä ja asettelunäkymä

Kahden uuden näkymän avulla voit käsitellä lomakkeita ja raportteja vuorovaikutteisesti. Raporttinäkymässä voit selata esiin raportin näyttömuodon tarvitsematta tulostaa sitä tai tarkastella sitä esikatselussa. Voit tarkastella tiettyjä tietueita käyttämällä suodatusta ja etsiä tietoja käyttämällä etsintätoimintoa. Voit kopioida tekstiä Leikepöydälle käyttämällä Kopioi-komentoa sekä avata selaimessa raportin sisältämien hyperlinkkien sisällön.

Uuden asettelunäkymän avulla voit tehdä rakenteeseen muutoksia samalla, kun selaat tietoja. Voit tehdä monia yleisimpiä rakenteen muutoksia lomake- tai raporttitietojen tarkastelun yhteydessä. Voit esimerkiksi lisätä kentän vetämällä kentän nimen uudesta Kenttäluettelo-ruudusta tai muuttaa ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Asettelunäkymä tukee pinottuja ja taulukkomuotoisia asetteluja, joissa ryhmiteltyjä ohjausobjekteja voidaan käsitellä yhtenä kokonaisuutena. Tämä helpottaa kenttien, sarakkeiden, rivien ja kokonaisten asettelujen järjestämistä. Asettelunäkymässä voit myös helposti poistaa kentän tai lisätä haluamasi muotoilun. Rakennenäkymässä voit edelleen käsitellä tietoja tarkemmin, ja se myös tukee entistä monipuolisemmin erilaisia asetteluja.

Raportti asettelunäkymässä

Joustava ryhmittely ja lajittelu raporteissa

Office Access 2007:ssä voit nyt entistä paremmin ja kätevämmin ryhmitellä ja lajitella raporteissa olevaa tietoa sekä lisätä loppusummia. Uusi käyttöliittymä on selkeä, ja siinä liikkuminen on entistä helpompaa. Uudessa asettelunäkymässä voit tarkastella muutosten vaikutusta heti.

Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu

Oletetaan, että haluat nähdä raportissa kokonaismyynnin alueittain. Käytä asettelunäkymää ja lisää uusi ryhmätaso uuden Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruudun avulla. Kun teet summapyynnön, muutokset näkyvät raportissa reaaliaikaisesti. Uusi summarivi helpottaa nyt summan, keskiarvon, määrän sekä enimmäis- ja vähimmäisarvojen laskemista raportin ylä- ja alatunnisteissa. Summien laskemista varten ei enää tarvitse luoda laskettua kenttää – pelkkä hiirellä napsauttaminen riittää.

Summan luominen raportissa

Uudet ohjausobjektit lomakkeiden ja raporttien luontia varten

Lomakkeissa ja raporteissa on usein taulukkomuotoista tietoa, kuten asiakkaiden nimiä sisältävä sarake tai yhden asiakkaan kaikki kentät sisältävä rivi. Office Access 2007:ssä voit ryhmitellä nämä ohjausobjektit asetteluksi, jota voi helposti käsitellä yhtenä kokonaisuutena, selite mukaan lukien.

Järjestä-sivun Ohjausobjektin asettelu -ryhmän komennot

Koska voit valita ohjausobjekteja useasta eri osasta, kuten osan ylä- tai alatunnisteen otsikosta, voit käyttää ohjausobjekteja joustavasti. Voit

  • siirtää asettelua tai muuttaa sen kokoa, esimerkiksi siirtää saraketta vasemmalle tai oikealle

  • muotoilla asettelua, esimerkiksi määrittää asiakkaan nimen sarakkeeseen lihavoinnin, jotta se erottuu selvästi

  • lisätä asetteluun sarakkeen (kentän).

  • poistaa sarakkeen (kentän) asettelusta.

Sarakkeen siirtäminen asettelunäkymässä

Asettelut tallennetaan rakenteeseen, joten ne ovat käytettävissä.

Uudet jaetut lomakkeet, joiden avulla tietoja voi selata nopeasti

Uuden jaetun lomakkeen avulla voit luoda lomakkeen, jossa yhdistyvät taulukkonäkymä ja lomakenäkymä. Voit määrittää ominaisuuden, joka ilmoittaa Accessille, sijoitetaanko taulukko ylös, alas, vasemmalle vai oikealle.

Jaettu lomake

Lomakkeisiin ja raportteihin upotetut makrot

Uudet, turvalliset, upotetut makrot vähentävät koodin kirjoitustarvetta. Upotettu makro tallennetaan ominaisuuteen, ja se on osa objektia, johon se kuuluu. Voit muokata upotettua makroa tarvitsematta huolehtia siitä, miten muutokset vaikuttavat muihin makroa käyttäviin ohjausobjekteihin, sillä jokainen upotettu makro on itsenäinen kokonaisuus. Upotetut makrot ovat turvallisia, koska tiettyjen, mahdollisesti riskejä sisältävien toimintojen suorittaminen on niissä automaattisesti estetty.

Upotetun makron liittäminen Kaksoisnapsautettaessa-tapahtumaan

Sivun alkuun

Uudet tietotyypit ja ohjausobjektit

Office Access 2007 sisältää uusia ja parannettuja tietotyyppejä ja ohjausobjekteja, jotka helpottavat muuntyyppisten tietojen tallentamista.

Moniarvoiset kentät monimutkaisia tietoja varten

Voit luoda kenttiä, jotka sisältävät useita arvoja. Tällaisia tietoja kutsutaan monimutkaisiksi tiedoiksi. Oletetaan, että sinun on määritettävä tehtävä yhdelle työntekijällesi tai alihankkijallesi, mutta haluat määrittää sen useammalle kuin yhdelle henkilölle. Useimmissa tietokantojen hallintajärjestelmissä ja Accessin aiemmissa versioissa tällainen tilanne edellyttää moni-moneen-yhteyden luomista. Office Access 2007:ssä vaikein osuus on tehty puolestasi siinä vaiheessa, kun valitset kentän, jonka haluat hyväksyvän useita arvoja. Moniarvoiset kentät soveltuvat esimerkiksi tilanteeseen, jossa käytät Office Access 2007:ää sellaisen SharePoint-luettelon käsittelemiseen, joka sisältää jonkin Windows SharePoint Servicesin moniarvokenttätyypin. Office Access 2007 on yhteensopiva tällaisten tietotyyppien kanssa.

Moniarvoinen kenttä

Tiedostojen liitekentät

Uuden Liite-tietotyypin avulla voit helposti tallentaa kaikentyyppisiä asiakirjoja ja binaaritiedostoja tietokantaan kasvattamatta tietokannan kokoa tarpeettomasti. Office Access 2007 pakkaa liitteet automaattisesti tilan käytön optimoimiseksi. Haluatko liittää Microsoft Office Word 2007 -asiakirjan tietueeseen tai tallentaa digitaalikuvia tietokantaasi? Liitteiden avulla se on helppoa. Voit jopa lisätä yhteen tietueeseen useita liitteitä.

Liitteet-valintaikkuna

Tekstimuotoilujen ja versiohistorian tuki muistiokentissä

Koska Office Access 2007 tukee nyt RTF-muotoa, voit lisätä tietueisiin muutakin kuin pelkkää tekstiä. Voit muotoilla tekstin (esimerkiksi lihavoida tai kursivoida, käyttää erilaisia fontteja ja värejä sekä tehdä muita tavallisia muotoiluja) ja tallentaa sitten tekstin tietokantaan. RTF-teksti tallennetaan muistiokenttään HTML-muodossa, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Servicesin Rich Text -tietotyypin kanssa. Jos määrität uuden TekstinMuoto-ominaisuuden arvoksi RichText tai PelkkäTeksti, tekstiruutuohjausobjektien ja taulukkonäkymän teksteissä näkyy vastaava muotoilu.

Muistiokenttiin on kätevä tallentaa suuria tietomääriä. Office Access 2007:ssä voit määrittää Vain liittäminen -ominaisuuden, joka säilyttää kaikkien muistiokenttään tehtyjen muutosten historiatiedot. Tämän jälkeen voit tarkastella muutoshistoriaa. Tämä toiminto tukee myös Windows SharePoint Servicesin seurantaominaisuutta, joten voit tarkastella SharePoint-luettelon sisältöhistoriaa Accessilla.

Kalenteri päivämäärien valitsemista varten

Päivämäärä/kellonaika-tietotyyppiä käyttäviin kenttiin ja ohjausobjekteihin tulee automaattisesti yksi ominaisuus lisää: päivämäärän valitseminen sisäisestä, vuorovaikutteisesta kalenterista. Kalenteripainike tulee automaattisesti näkyviin päivämäärän oikealle puolelle. Jos haluat tietää vaikkapa kuluvan viikon perjantain päivämäärän, voit avata kalenterin tätä painiketta napsauttamalla. Voit myös poistaa kentän tai ohjausobjektin kalenterin käytöstä käyttämällä ominaisuutta.

Sivun alkuun

Parannetut suunnittelu- ja analysointityökalut

Uudet Office Access 2007:n työkalut nopeuttavat tietokantaobjektien luomista ja helpottavat tietojen analysointia.

Parannettu Kenttäluettelo-ruutu

Uusi Kenttäluettelo-ruutu on monipuolisempi kuin Accessin aiempien versioiden kentänvalitsin, koska se mahdollistaa kenttien lisäämisen myös muista taulukoista. Voit vetää kenttiä tietuelähteen taulukosta, toisiinsa liittyvistä taulukoista tai sellaisista tietokannan taulukosta, jotka eivät liity toisiinsa. Office Access 2007 luo tarvittavan infrastruktuurin, joten jos taulukoiden välille on luotava yhteyksiä, se tehdään automaattisesti tai ohjelma opastaa sinua prosessin edetessä.

Kenttäluettelo-ruutu

Parannetut lajittelu- ja suodatustyökalut

Oletetaan, että haluat nopeasti löytää jonkin arvon tai lajitella sarakkeen tiedot tietyllä tavalla. Office Access 2007:n uusi pikasuodatusominaisuus hyödyntää jo valmiiksi tehokkaita suodatusominaisuuksia, joten löydät nopeasti etsimäsi. Voit valita sarakkeesta yksilöllisiä arvoja, jos et esimerkiksi muista tarvitsemaasi nimeä, tai voit lajitella arvoja käyttämällä pikavalikon vaihtoehtoja, kuten Lajittele vanhimmasta uusimpaan tai Lajittele pienimmästä suurimpaan.

Pikasuodatus

Yleisimmät suodatusvaihtoehdot ovat valmiiksi näkyvissä valikkokomentoina, tai voit suodattaa haluamasi tiedot käyttämällä pikasuodatusta. Pikasuodatusvaihtoehdot muuttuvat automaattisesti tietotyypin mukaan, joten tekstiä, päivämääriä ja numeroita varten käytettävissä olevat suodatusehdot ovat erilaiset.

Päivämääräsuodattimet-valikko

Nämä uudet suodatus- ja lajitteluominaisuudet toimivat samalla tavalla sekä Office Access 2007:ssä että Microsoft Office Excel 2007:ssä.

Summat ja erilaisia taustoja taulukoissa

Taulukkonäkymässä uutta on Summa-rivi, jolla voidaan näyttää summa, määrä, keskiarvo, enimmäis- tai vähimmäisarvo, keskihajonta tai varianssi. Kun olet lisännyt Summa-rivin, voit valita haluamasi laskutoimituksen osoittamalla sarakkeen solussa olevaa nuolta.

Taulukkonäkymän summarivi

Taulukot, raportit ja jatkuvat lomakkeet tukevat uutta rivien vaihtoehtoista taustaväriä, jonka voit määrittää oletustaustaväristä riippumatta. Joka toisen rivin varjostaminen on helppoa, ja voit valita haluamasi värin.

Taulukko, jossa on käytetty vuorottelevaa rivin taustaväriä

Sivun alkuun

Tehostettu tietoturva

Office Access 2007:n parannetut suojausominaisuudet ja tiivis integrointi Windows SharePoint Servicesin kanssa tehostavat tietojen hallintaa ja parantavat tiedonseurantasovellusten tietosuojaa. Kun tallennat seurantasovelluksen tiedot Windows SharePoint Services -luetteloihin, voit tarkistaa versiohistorian, palauttaa poistettuja tietoja ja määrittää tietojen käyttöoikeuksia.

Jotta Office Access 2007:n suojaus on entistä tehokkaampi ja jotta ohjelma pystyy säilyttämään yhtenäisyyden muiden 2007 Office -version tuotteiden kanssa, Office Access 2007:ään on sisällytetty uusia ja parannettuja suojausominaisuuksia. Yhdenmukaiset luottamuspäätökset on integroitu Microsoft Officen Luottamuskeskuksen kanssa. Luotetut sijainnit helpottavat kaikkien suojatuissa kansioissa olevien tietokantojen määrittämistä luotetuiksi. Voit ladata koodia tai makroja sisältävän Office Access 2007 -sovelluksen siten, että koodi ja makrot poistetaan käytöstä ja näin luodaan vielä suojatumpi, eristetty käyttötila, jossa ei-luotettuja komentoja ei voi suorittaa. Luotetut makrot suoritetaan eristetyssä tilassa.

Sivun alkuun

Uudet tavat jakaa tietoja ja hyödyntää yhteiskäyttöominaisuuksia

Käyttämällä Office Access 2007:n uusia yhteiskäyttöominaisuuksia voit nyt kerätä tehokkaasti tietoja muilta ja jakaa ne turvallisesti verkossa.

Integrointi Windows SharePoint Servicesin kanssa

Office Access 2007 integroituu Windows SharePoint Servicesiin monin tavoin, joten voit hyödyntää monia tehokkaita Windows SharePoint Servicesin yhteiskäyttöominaisuuksia.

Tietoihin tehtyjen muutosten seuranta    Voit tarkastella muutoshistoriaa tietuetasolla Windows SharePoint Servicesin avulla. Haluatko saada selville, kuka on muuttanut tiettyä riviä ja milloin muutos on tehty? Voit tarkistaa asian muutoshistoriasta.

Käyttöoikeuksien määrittäminen    Voit määrittää SharePoint-luetteloiden käyttöoikeudet Windows SharePoint Servicesin avulla. Voit sallia tai kieltää käyttöoikeudet tiettyjen käyttäjien osalta. Voit määrittää rajoitetut lukuoikeudet tai täydet muokkausoikeudet.

Tietojen palauttaminen roskakorista    Windows SharePoint Servicesin uudesta roskakorista voit helposti tarkastella poistettuja tietueita ja palauttaa vahingossa poistettuja tietoja.

Access-lomakkeiden ja -raporttien avaaminen Windows SharePoint Servicesissä    Windows SharePoint Services:n käyttäjät voivat avata monipuolisten Access-näkymien luettelot suoraan SharePoint-sivustosta. Office Access 2007in lomakkeet, raportit ja taulukot voidaan tuoda näkyviin SharePoint-sivuston luetteloihin muiden näkymien rinnalle. Kun valitset Access-näkymän, Office Access 2007 käynnistyy ja avaa pyydetyn lomakkeen, raportin tai taulukon. Näin monipuolinen Office Access 2007 -raportti on helppo suorittaa SharePoint-sivustossa käynnistämättä ensin Office Access 2007:ää. Voit myös avata luettelon Accessissa, ja jos tietokantaa ei ole olemassa, ohjelma luo sen automaattisesti ja sisällyttää tietokantaan luettelon perusteella esimääritetyt lomakkeet ja raportit.

Tietokannan siirtäminen SharePoint-sivustoon    Voit helposti muuttaa erillisen tietokannan jaetuksi Windows SharePoint Services -ratkaisuksi, joka tallentaa linkitettyjen SharePoint-luettelojen tietoja. Ohjattu tietojen siirtäminen SharePoint-sivustoon on älykäs ohjelma, joka siirtää perusavaimet ja yhteydet automaattisesti.

Jaetun Windows SharePoint Services -ratkaisun etuja ovat jaettu selainpohjainen yhteys, keskitetty varmuuskopiointi, SharePoint-sivustoon perustuva tietokannan käyttö ja kaikki monipuolisen Access-pohjaisen asiakasympäristön käytön edut palvelinpohjaisessa ratkaisussa. IT-osastot voivat parantaa ennustettavuutta ja hallintaa siirtämällä tietokannan käytön SharePoint-sivustoon, ja käyttäjät voivat määrittää, että heille lähetetään sähköposti-ilmoitus aina, kun tietueita lisätään, poistetaan tai muutetaan SharePoint-luettelossa.

Integrointi Windows SharePoint Services -työnkulkuun    Office Access 2007 tukee työnkulkua käyttämällä Windows SharePoint Servicesiin sisältyviä Windows-työnkulkupalveluja. Voit esimerkiksi luoda työnkulun reititystä ja hyväksyntää käyttäviä ratkaisuja, määrittää tehtäviä automaattisesti toisille käyttäjille, raportoida projektin tilatietoja ja varmistaa, että tehtävät valmistuvat ajoissa.

SharePoint-luetteloihin linkitettyjen taulukoiden entistä tehokkaampi käyttö    SharePoint-luetteloihin linkitettyjen taulukoiden sisäiseen käsittelyyn määrittämäsi optimoinnit mahdollistavat entistä nopeamman ja tasaisemman käytön.

Kaikki Windows SharePoint Services -tietotyypit vastaavat nyt Access-tietotyyppejä    Moniarvoisten kenttien ja liitteiden tuki tarkoittaa, että Office Access 2007 tukee kaikkia Windows SharePoint Servicesissä esiintyviä tietotyyppejä, mikä merkittävästi yksinkertaistaa jaettujen Windows SharePoint Services -sovellusten suunnittelua ja luomista.

SharePoint-luetteloiden vieminen offline-tilaan Accessia käyttäen    Jos joudut viemään töitä kotiin, Accessin avulla voit siirtää SharePoint-luettelot offline-tilaan yhdellä napsautuksella. Käsittele tietoja Accessissa ja synkronoi sitten tekemäsi muutokset tai muodosta yhteys SharePoint-sivustoon myöhemmin.

Vihje:  Etkö ole varma, mihin versioon pitäisi päivittää? Muista tarkistaa uudet Access 2010:n ominaisuudet (esimerkiksi tietokannat, joita voi käyttää selaimellasi, taulukkojen lasketut kentät ja tietomakrot).

Tietojen kerääminen InfoPath-lomakkeiden ja Outlookin avulla

Uuden tietojen keräysominaisuuden avulla Office Access 2007 voi luoda automaattisesti Microsoft Office InfoPath 2007 -lomakkeen tai HTML-lomakkeen ja upottaa sen sähköpostiviestin leipätekstiin. Sen jälkeen voit lähettää lomakkeen Outlook-yhteystiedoista valitsemillesi vastaanottajille tai Access-tietokantaan yhteystiedoiksi tallentamillesi henkilöille.

Tietojen kerääminen sähköpostiviestin kautta

Voit valita, haluatko kerätä uusia tietoja vai päivittää olemassa olevia tietoja. Sen jälkeen vastaanottajat täyttävät lomakkeen ja palauttavat sen. Office Outlook 2007 tunnistaa saapuvat lomakkeet ja tallentaa tiedot automaattisesti Office Access 2007 -tietokantaan. Tietoja ei siis tarvitse toistuvasti kirjoittaa.

Vieminen PDF- tai XPS-tiedostoon

Voit nyt viedä tietoja PDF (Portable Document Format)- tai XPS (XML Paper Specification) -tiedostomuotoon tietojen tulostamista, julkaisemista ja sähköpostitse jakamista varten. Tämä edellyttää Julkaise .pdf- tai .xps-muodossa -apuohjelman asentamista. Kun viet tiedot lomakkeesta, raportista tai taulukosta PDF- tai XPS-tiedostoon, voit saattaa tiedot helposti jaettavaan muotoon, joka säilyttää kaiken muotoilun, mutta tietojen tulostaminen tai tarkistaminen ei edellytä, että muilla käyttäjillä on Access asennettuna tietokoneissaan.

  • PDF (Portable Document Format)    PDF on kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilun ja helpottaa tiedostojen jakamista. Kun PDF-tiedostoa tarkastellaan sähköisessä muodossa tai se tulostetaan, sen muotoilut säilyvät täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa eikä tietoja voi helposti kopioida tai muuttaa. PDF-muoto sopii hyvin myös asiakirjojen kaupallisen painamiseen.

  • XML-paperimääritys    XPS on sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilun ja helpottaa tiedostojen jakamista. Kun XPS-tiedostoa tarkastellaan sähköisessä muodossa tai se tulostetaan, sen muotoilut säilyvät täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa eikä tietoja voi helposti kopioida tai muuttaa.

Voit viedä tietoja .pdf- tai .xps-muotoiseen tiedostoon Office Access 2007:stä vasta sen jälkeen, kun olet asentanut apuohjelman. Lisätietoja on artikkelissa Muiden tiedostomuotojen, kuten PDF- ja XPS-tiedostomuotojen, tuen ottaminen käyttöön.

Ulkoisten tietojen vaivaton käyttäminen

Office Access 2007:n uudet ominaisuudet helpottavat tietojen viemistä ja tuomista. Voit tallentaa vienti- tai tuontitoiminnon ja käyttää tallennettua toimintoa uudelleen, kun seuraavan kerran haluat suorittaa saman tehtävän. Ohjatussa laskentataulukon tuontitoiminnossa voit ohittaa Accessin valitseman tietotyypin sekä tuoda, viedä ja linkittää Office Excel 2007:n uusien tiedostomuotojen tiedostoja.

Sivun alkuun

Ongelmien tehokas vianmääritys

Microsoft Officen diagnostiikka sisältää useita diagnostiikkatestejä, joilla voit selvittää, miksi tietokone jumiutuu. Osa ongelmista voidaan ratkaista suoraan diagnostiikkatestien avulla. Testit voivat myös tarjota ratkaisuja muihin ongelmiin. Microsoft Officen diagnostiikka korvaa seuraavat Microsoft Office 2003:n toiminnot: Vikojen jäljittäminen ja korjaaminen sekä Microsoft Officen sovellusten palauttaminen.

Lisätietoja on artikkelissa Viallisten Office-ohjelmien diagnosointi ja korjaaminen Office Diagnostiikan avulla.

Sivun alkuun

Parannetut tarkistustyökalut

Seuraavassa on joitakin oikeinkirjoituksen tarkistusohjelman uusia ominaisuuksia:

Lataa ilmainen kokeiluversio -painike

Osta Office nyt

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.



Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Miten voimme parantaa?

Miten voimme parantaa?

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!