Microsoft MyAnalytics vihjeitä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Näiden ohjeiden avulla voit aikaa paremmin ja keskittyä asiat on kerrottu työsi. Kaikki vihjeet eivät ole kaikille. Mitä voit ja mitä pitäisi tehdä aina määräytyy tehtäväsi ja työskentelet organisaatiossa.

Käytä MyAnalytics : Outlook

Haluatko tietää, kuinka moni on lukenut lähettämäsi sähköpostiviestin? MyAnalyticsin Outlook-apuohjelma auttaa tarkistamaan, kuinka moni on lukenut sähköpostiviestin, vastannut siihen tai välittänyt sen.

Vihje: Siirry sovellukseen Outlook ja avaa lähettämäsi tai vastaanottamasi sähköposti. Pääset tutkimaan tilastoja valitsemalla MyAnalytics sähköpostin yläreunasta juuri vastaanottajarivin alapuolelta.

Kokoukset

Vähemmän kokouksia, lyhempiä kokouksia tai tehokkaampia kokouksia. Siinä muutamia vaihtoehtoja kokouksiin käytetyn ajan tehostamiseen.

Yhteenvedon lähettäminen kutsun sijaan

Sähköposti ei aina ole ajanhukkaa. Joskus voi olla parempi pienentää kokouksen osallistujamäärä ja pitää ihmiset ajan tasalla muulla tavalla. Jos tiettyjen työtoverien panosta ei tarvita kokouksen päätöksenteossa, voit lähettää heille kokouksen jälkeen yhteenvedon, joka tiivistää kokouksessa tehdyt päätökset.

Kokousten lyhentäminen

Hiljattain tehdyn liikejohdon kyselytutkimuksen perusteella 25–50 prosenttia kokouksiin käytetystä ajasta menee hukkaan. Joissakin yrityksissä on otettu käyttöön seisovat kokoukset. Seisomalla ei välttämättä voi tehostaa kaikkia kokouksia, mutta usein seisova kokous on lyhempi ja tehokkaampi kuin perinteinen istuen käyty kokous. Vaihtoehtoisesti kannattaa harkita toistuvien kokousten lyhentämistä tai yhdistämistä, etenkin jos osallistujia on yli kymmenen.

Toistuvien kokousten uudelleenarviointi

Yleinen tuottavuusvinkki on kalenterin suursiivous. Kokeile peruuttaa kaikki toistuvat kokoukset viikon ajalta ja lisää sitten niistä vain oikeasti tarpeelliset. Tällä tavalla on osoitettu, että tiimien kokouksista voidaan vähentää 10–30 prosenttia.

Osallistujaluettelon uudelleenarviointi

Suuret kokoukset, kuten viikkokatsaukset tai tilannepäivitykset, joihin on kutsuttu mukaan kaikki sidosryhmät, voivat muodostua tehottomiksi, jos kaikki osallistujat eivät ole täysin läsnä. Muiden tehtävien hoitaminen kokouksen aikana on usein merkki siitä, että kyseistä henkilöä ei tarvita kokouksessa. Voisiko kyseiselle henkilölle lähettää vain kokouksen yhteenvedon?

Vapaamatkustamisen kitkeminen

Vapaamatkustamisella viitataan esimerkiksi sellaisiin henkilöihin, jotka pyrkivät osallistumaan kaikkiin mahdollisiin kokouksiin vain ollakseen tietoisia kokouksen asioista. Onnistuneet kokoukset edellyttävät dynaamista panosta ja keskittymistä kaikilta osallistujilta. Vastaavasti passiiviset osallistujat voivat heikentää kokouksen tehokkuutta. Kokouksen järjestäjän kannattaa häiriöiden välttämiseksi ja vuorovaikutuksen lisäämiseksi rajoittaa kokoukseen osallistumista.

Sähköposti

Käytä puhelinta, vältä Vastaa kaikille -toimintoa tai poistu tarpeettomilta sähköpostilistoilta. Siinä muutamia keinoja muuttaa toimintaasi, jos huomaat, että käytät liikaa aikaa sähköposteihin.

Poista tarpeettomat vastaanottajat sähköpostiviestistä

Ennen kuin lähetät viestin, varmista, että jokainen vastaanottajaluettelossa oleva henkilö tuo lisäarvoa keskusteluun. Harkitse kahdesti ennen Vastaa kaikille -toiminnon käyttämistä. Lähtökohtaisesti kannattaa vastata vain lähettäjälle. Käytä Vastaa kaikille -toimintoa vain, jos vastauksesi todella kiinnostaa kaikkia luettelossa olevia. Joidenkin vastaanottajien tarvitsee tietää vain päätösten lopputulos sen sijaan, että heidät pidetään mukana koko keskustelussa.

Lähetä vähemmän sähköpostia; käytä Skype-sovellusta tai puhelinta

Ennen kuin kirjoitat ja lähetät sähköpostia, pohdi seuraavia asioita. Organisaation toiminnan tehostamista selvittänyt työryhmä havaitsi, että johdon sähköpostimäärän vähentäminen 54 prosentilla paransi koko yrityksen tuottavuutta 7 prosentilla. Tätä lähestymistapaa tukien liikkeenjohdon konsultit kannustavat johtajia käyttämään enemmän puhelinta. Usein puhelut ovat tehokkaampia kuin monivaiheiset sähköpostikeskustelut, koska ne mahdollistavat kysymyksiin vastaamisen reaaliajassa. Skype on hyvä vaihtoehto.

Poistu ryhmistä, joita et lue

Pohdi, voisitko poistua ryhmistä, joihin sinun ei tarvitse osallistua. Jos poistat tietyt viestit toistuvasti lukematta niitä tai siirrät ne odottamaan toiseen kansioon kuitenkaan koskaan palaamatta niihin, voi olla parempi, ettei tällaiset viestit turhaan täytä postilaatikkoasi.

Säästä muiden postilaatikkoja

Harkitse, voitko käyttää seuraavan menettelytavan kopiona lähettäviä sähköpostiviestejä varten. Kun vastaat sähköpostiviestiin, siirrä mahdollisimman moni vastaanottajista Piilokopio-kenttään ja lisää viestiin huomautus ”Siirsin Jarin, Sallin ja Marin piilokopioksi, etten turhaan täytä heidän postilaatikkojaan”. Tällöin kyseiset työtoverit voivat halutessaan pysyä mukana keskustelussa, mutta samalla he voivat myös jättäytyä pois siitä, jos keskustelusta ei ole heille mitään hyötyä. Tällainen muiden ihmisten ajan kunnioittaminen auttaa edistämään hyviä toimintatapoja koko organisaatiossa. Anna hyvän kiertää.

Työajan ulkopuolinen työ

Ole huomaavainen työtoveri.

  • Tiivistä sähköpostiviestit ja tilapäivitykset päivittäisiksi tai viikoittaisiksi yhteenvedoiksi. Tämä vähentää sähköpostin ylikuormituksen aiheuttamaa ajanhukkaa ja epäjärjestystä.

  • Tallenna sähköpostiviestit luonnoksina tai lähetä ne vasta sitten, kun vastaanottaja on tavoitettavissa työajan puitteissa. Vältä vastaamista tärkeään sähköpostiviestiin myöhään illalla tai aikaisin aamulla, jotta vältät tarpeettomat häiriöt.

  • Poista ilmoitukset käytöstä puhelimessasi tai pöytäkoneessa, kun yrität keskittyä työtehtävään.

Ryhmien toiminta:

  • Esimerkki: Ei kokouksia keskiviikkoisin.

  • Sovi yhteinen tiimiaika.

  • Kunnioita muiden vapaa-aikaa.

  • Järjestä kokouksia työajan ulkopuolella vain harkiten ja pohdi tarkkaan, ketkä kannattaa kutsua.

Keskittymisaika

Keskittyneen työajan määritelmä on vähintään kaksi peräkkäistä tuntia, joiden aikana ei ole kokouksia. Keskittymisajalla kuvataan riittävän pitkää aikaa projektitehtävien ja muiden tärkeiden tehtävien suorittamiseen.

Varaa kalenterista aikaa keskittymiselle

Priorisoi oma aikasi ja vältä sopimasta päällekkäisiä menoja. Kunnioita vastaavasti tiimillesi varattua aikaa.  

Vähemmän kokouksia

Kun kokouksia on vähemmän, aikaa jää enemmän tärkeisiin tehtäviin keskittymiseen ja lepoon.

Sosiaalisiin suhteisiin käytetty aika voi parantaa tuottavuutta

Anna itsellesi mahdollisuus pitää pieniä lepotaukoja työpäivän aikana. Tauot voivat parantaa keskittymistäsi ja auttavat pysymään vireänä. On osoitettu, että suhteiden ylläpitäminen ja verkoston laajentaminen auttaa saavuttamaan ammatillisia tavoitteita. Kumppaniorganisaation tutkimus osoitti korrelaation menestyvän myyjän ja suuren verkoston välillä. Tutkimuksen mukaan parhaimpien myyjien sisäiset verkostot olivat 33 prosenttia suuremmat kuin keskitason alle jäävillä myyjillä. Tässä tapauksessa panostaminen työpaikan sosiaalisiin suhteisiin on sidoksissa työtulokseen.

Priorisoi tärkeät asiat

Älä korvaa lounasta neljännellä kupilla kahvia työpöydän ääressä, vaan käy syömässä tiimisi kanssa. Annat aivoillesi lepotauon, huolehdit suhteistasi ja todennäköisesti myös parannat tuottavuuttasi.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×