Päivitetty viimeksi helmikuussa 2015
Sisällys
Microsoft Lync Room Systemin tietosuojatietojen liite
Tämä sivu on Microsoft Lync -tuotteiden tietosuojatietojen liite. Lue sekä Microsoft Lync -tuotteiden tietosuojatiedot että tämä liite, jotta ymmärtäisit tiettyä Microsoft Lync -ohjelmaa tai -palvelua koskevat tietojenkeräys- ja käyttötavat.
Tässä tietosuojatietojen liitteessä käsitellään yrityksesi Microsoft Lync Room Systemin tietoliikenneohjelmiston käyttöönottoa ja käyttöä. Jos käytät Microsoft Lync Room Systemiä osana verkkoratkaisua tai -palvelua (toisin sanoen jos kolmas osapuoli [esimerkiksi Microsoft] ylläpitää palvelimia, joiden kautta ohjelmisto toimii), tiedot siirretään kyseiselle kolmannelle osapuolelle. Lisätietoja kolmannelle osapuolelle välitettyjen tietojen käytöstä saat yrityksen järjestelmänvalvojalta tai palveluntarjoajalta.
Automaattinen näköistiedoston päivitys
Ominaisuuden tarkoitus: Näköistiedoston päivitys lataa Lync Room System -ohjelmiston päivitykset yrityksen verkosta ja asentaa ne Lync Room System -ympäristöön. Yrityksen järjestelmänvalvoja määrittää päivitysten lataussijainnin.
Tietojen kerääminen, käsitteleminen tai uudelleenlähettäminen: Jos järjestelmänvalvoja ottaa käyttöön näköistiedoston päivitystoiminnon, laitteeseen kirjautuneen käyttäjän tiedot, Lync Room System -ohjelmiston versio ja laitteen tiedot lähetetään yrityksen palvelimeen. Mitään henkilötietoja ei lähetetä Microsoftille.
Tietojen käyttö: Jos uusi Lync Room System -ohjelmiston versio on saatavilla, näköistiedoston päivitystoimisto lataa ja asentaa sen automaattisesti Lync Room System -ympäristöön. Päivitys ladataan yrityksen verkosta.
Valinta ja hallinta: Lync Room System -ympäristön käyttäjä ei voi hallita näköistiedoston päivitystoimintoa. Ainoastaan yrityksen järjestelmänvalvoja voi päättää, käytetäänkö näköistiedoston päivitystiedostoa vai ei.
Asiakaspuolen kirjaaminen
Ominaisuuden tarkoitus: Asiakaspuolen kirjaamisen avulla kerätään tietoja, joita toisen tason tukihenkilöstö voi käyttää ongelmatilanteiden syyn määrittämiseen. Asiakaspuolen lokit tallennetaan paikallisesti käyttäjän tietokoneeseen.
Tietojen kerääminen, käsitteleminen tai uudelleenlähettäminen: Kun asiakkaan kirjaaminen on käytössä, tietyt käyttötiedot kirjataan ja tallennetaan käyttäjän tietokoneelle. Asiakkaan tietoihin tallennetaan esimerkiksi kokousten aiheet ja paikat, session initiation protocol (SIP) -viestit, Lync-kutsujen vastaukset, pikaviestien lähettäjän ja vastaanottajan tiedot sekä viestin saapumistapa, käyttäjän yhteystietoluettelo ja tavoitettavuustiedot, sovellusten, liitteiden, Microsoft PowerPoint -tiedostojen, luonnoslehtiöiden tai jaettujen äänestysten nimet, mukaan lukien kaikki jaetut äänestyksen kysymykset sekä äänestyksen tulokset. Asiakkaan tietoihin ei tallenneta Lync-keskusteluiden sisältöjä (pikaviestit, PowerPoint-diapinot, luonnoslehtiöiden sisällöt, muistiinpanot, äänestyksen yksityiskohdat jne). Mitään tietoja ei lähetetä Microsoftille.
Tietojen käyttö: Asiakaspuolen lokeista kerättyjä tietoja voidaan käyttää käyttäjän asiakastukea varten tai ne voidaan lähettää Microsoftille Lync-ongelmien vianmääritystä varten.
Valinta ja hallinta: Asiakaspuolen kirjaaminen on oletusarvoisesti poissa käytöstä. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi ottaa tämän toiminnon käyttöön tai poistaa sen käytöstä kussakin neuvotteluhuoneessa erikseen hallinta-asetuksissa.
Työpöydän ja sovellusten jakaminen
Ominaisuuden tarkoitus: Työpöydän ja sovellusten jakaminen mahdollistaa käyttäjien yhteistyön videokeskustelun välityksellä ja työpöydän tai sovelluksen jakamisen samanaikaisesti kaikkien kokouksen osallistujien kanssa, jolloin osallistujat voivat jakaa ja muokata tiedostoja aivan kuin he olisivat samassa huoneessa työtovereidensa kanssa. Käyttäjät voivat myös pitää Microsoft PowerPoint esityksiä ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa virtuaalisella luonnoslehtiöllä, joka on uusi sivu muistiinpanoille ja piirustukselle, jota kaikki kokouksen osallistujat voivat käyttää yhdessä. Kun käyttäjä jakaa työpöydän tai sovelluksen ensimmäisen kerran, hän on ainoa, jolla on siihen hallintaoikeus.
Kerättävät, käsiteltävät tai lähetettävät tiedot: Kun jakaminen on aloitettu, kaikki keskustelun osallistujat näkevät tietokoneesi näytön (näytöt), koko työpöydän tai valitut sovellukset sen mukaan, mitä jaat. Mitään tietoja ei lähetetä Microsoftille.
Tietojen käyttö: Työpöydän ja sovelluksen jakamisen avulla voit tehdä yhteistyötä keskustelun ja kokouksen osallistujien kanssa.
Valinta ja hallinta:
-
Liitä VGA- tai HDMI-kaapeli kannettavaan tietokoneeseen.
-
Varmista, että kannettavan tietokoneen näyttötila on jokin muu kuin Vain tietokone.
-
Kun kaapeli on liitetty ja esitys on käynnissä, aloita näytön jakaminen kokouksessa napsauttamalla Lync-konsolin alareunassa olevaa Kyllä-painiketta.
Tärkeää: Työpöydälläsi auki olevat tiedostot tai kuvat, jotka ovat suojattu Digitaalisten oikeuksien hallinta (DRM) -ohjelmiston avulla, saattavat näkyä niille, joiden kanssa jaat työpöytäsi Lync-keskustelussa.
Luonnoslehtiön lähettäminen sähköpostitse
Tietoja tästä ominaisuudesta: Ajastetuissa Lync-kokouksissa käyttäjät voivat valita haluamansa kokouksen aikana luodut luonnoslehtiöt ja lähettää ne kokouksen järjestäjälle. Kun kyseessä on ad hoc- tai pikakokous, käyttäjät voivat valita yksittäisen vastaanottajan sähköpostiosoitteen Exchange-hakemistosta.
Tietojen kerääminen, käsitteleminen tai uudelleenlähettäminen: Koko valittuna oleva luonnoslehtiö ja kaikki valittuna oleva luonnoslehtiön sisältö lähetetään sähköpostitse. Käyttäjä voi valita sähköpostitse lähetettävän luonnoslehtiön. Mitään tietoja ei lähetetä Microsoftille. Mitään tietoja ei tallenneta Lync Room System -tietokoneeseen. Tiedot tallennetaan tilapäisesti välimuistiin ja ne poistetaan, kun prosessi on valmis. Lisäksi järjestelmä on määritetty siten, että lähetettyjä sähköpostiviestejä ei tallenneta Exchange-kansioon.
Tietojen käyttäminen: tämän toiminnon avulla käyttäjä voi säilyttää muistiinpanot Lync-kokouksesta.
Valinta ja hallinta: Käyttäjä voi lähettää sähköpostiviestin niin halutessaan. Jos käyttäjä lopettaa kokouksen, kaikki kokoukseen sisältyvät luonnoslehtiön tiedot suljetaan. Jos käyttäjä päättää lähettää luonnoslehtiöt sähköpostitse, hän voi valita, mitkä luonnoslehtiöt lähetetään. Sähköpostin lähettäminen on oletusarvoisesti poissa käytöstä. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi ottaa sähköpostitoiminnon käyttöön tai poistaa ne käytöstä yrityksessä.
Lync Roomin järjestelmäkonsolissa
-
Valitse Lync-konsolin käyttöliittymän oikeassa alakulmassa Sähköpostin luonnoslehtiö.
-
Näkyviin tulee luettelo valittavista luonnoslehtiöistä.
-
Valitse sähköpostitse lähetettävät luonnoslehtiöt napsauttamalla nimien vieressä olevia valintaruutuja.
-
Lähetä luonnoslehtiö napsauttamalla Lähetä.
Hätätilanteiden palvelut (112)
Tietoja tästä ominaisuudesta: Jos yrityksen järjestelmänvalvoja on ottanut tämän ominaisuuden käyttöön, hätätilanteiden palveluiden avulla Lync voi toimittaa sijaintitiedot kolmannen osapuolen reitityspalvelulle, jonka asiakas on valinnut. Kolmannen osapuolen reitityspalvelu lähettää sijaintitiedot hälytyskeskukseen, kun hätänumero (112) valitaan. Jos ominaisuus on otettu käyttöön, hätäkeskukseen lähetetyt sijaintitiedot ovat ne, jotka yrityksen järjestyksenvalvoja on määrittänyt jokaiselle käyttäjälle erikseen (esimerkiksi rakennuksen ja toimiston numero) ja syöttänyt sijaintitietokantaan tai jos sijaintitietoa ei ole saatavilla, käyttäjät voivat myös itse syöttää sijaintinsa Sijainti-kenttään. Jos käyttäjä soittaa hätänumeroon käyttäessään Lynciä langattoman Internet-yhteyden kautta, hätäkeskukseen lähetetty sijaintitieto on vain summittainen, vaikka käyttäjä olisi normaalisti työpisteessään, koska sijaintitieto perustuu langattoman lähettimen signaalin päätepisteeseen. Kyseisen päätepisteen sijaintitieto on yrityksen järjestelmänvalvojan manuaalisesti syöttämä eikä siten välttämättä ole käyttäjän todellinen sijainti. Toimiakseen täydellisesti tämä ominaisuus vaatii yritykseltä valtuutettujen palveluntarjoajien reitityspalvelua, ja kyseinen palvelu on käytössä vain USA:ssa.
Tietojen kerääminen, käsitteleminen tai uudelleenlähettäminen: Lyncin keräämät sijaintitiedot määritetään sijaintitietopalvelimen kautta tulevien automaattisten sijaintitietojen tai käyttäjän itsensä manuaalisesti lisäämien sijaintitietojen perusteella. Nämä tiedot tallennetaan käyttäjän tietokoneen muistiin, joten kun hätänumeroon soitetaan, nämä sijaintitiedot lähetetään puhelun mukana tarkoituksena välittää puhelu oikeaan hätäkeskukseen ja antaa heille tieto summittaisesta sijainnista. Sijainti voidaan ilmoittaa myös lähettämällä pikaviestin paikalliselle turvallisuushenkilöstölle. Heidän puhelutietoihinsa tallennetaan sijaintitiedot hätäpuheluita varten. Mitään tietoja ei lähetetä Microsoftille.
Tietojen käyttäminen: Sijaintitietoja käytetään, jotta puhelu voitaisiin reitittää oikeaan hätäkeskukseen ja lähettää pelastushenkilökuntaa mahdollisimman nopeasti. Tämä tieto voidaan lähettää myös yrityksen turvallisuushenkilöstölle ilmoituksena, jossa näkyy soittajan sijainti ja yhteystiedot.
Valinta ja hallinta: Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti pois käytöstä. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi ottaa sen käyttöön. Tarkista yrityksesi järjestelmänvalvojalta, onko tämä ominaisuus mahdollista ottaa käyttöön. Sinun ei ole mahdollista hallita, haetaanko sijaintitiedot automaattisesti tai lähetetäänkö ne hätäkeskukseen hätäpuhelun yhteydessä.
Huomautus: Yrityksen järjestelmänvalvoja voi rajoittaa hätäpuheluiden soittamismahdollisuuden vain työpisteeseesi, joten kannattaa tarkistaa järjestelmänvalvojalta, kuinka laajalti hätäpuhelutoiminto on käytössä.
Endpoint Protection ja automaattiset päivitykset
Huomautus Endpoint Protectionista ja automaattisista päivityksistä: Jos otat Endpoint Protectionin käyttöön, muista pitää ohjelmisto ajan tasalla. Microsoft suosittelee, että valitset ohjelmiston automaattisen päivityksen. Jos kuitenkin määrität, että ohjelmisto ei päivity automaattisesti, tai kieltäydyt hyväksymästä automaattisia päivityksiä, Microsoft suosittelee, että päivität ohjelmiston muulla tavalla säännöllisesti tai poistat ohjelmiston asennuksen. Lisätietoja on Endpoint Protection tietosuojalausekkeessa.
Lyncin kehitysohjelma
Tietoja tästä ominaisuudesta: Lyncin kehitysohjelma (Lync Improvement Program, LIP) kerää tietoja Lync Room Systems -käyttökokemuksestasi ja lähettää tiedot Microsoftille aina kun käytät Lync Room Systemsiä. Microsoft käyttää näitä tietoja tavallisten ongelmien ratkaisemiseen sekä Lync Room Systemsin ja muiden Microsoft-tuotteiden kehittämiseen.
Tietojen kerääminen, käsitteleminen tai lähettäminen: Microsoftille lähetetyt tiedot voivat sisältää tietoja siitä, miten käytät Lync Room Systemiä, suorituskykyä ja luotettavuutta, laitekokoonpanoa ja verkkoyhteyden laatua sekä virhekoodeja, virhelokeja ja poikkeustietoja. LIP voi myös lähettää tietoja sinusta ja laitteestasi, kuten käyttäjänimestäsi tai IP-osoitteestasi, mutta nämä tiedot anonymisoidaan, ennen kuin ne tallennetaan Microsoftin palvelimiin.
Tietojen käyttö: Microsoft käyttää Lyncin kehitysohjelmaa yleisten kirjautumisongelmien ja -trendien tunnistamiseen, jotta se voi auttaa käyttäjää vianmäärityksessä ja kirjautumisongelmien ratkaisemisessa ja parantaa Lync Room Systems -kirjautumista.
Valinta/hallinta: Tämä toiminto on oletusarvoisesti poissa käytöstä, ja sitä hallinnoi yrityksen järjestelmänvalvoja. Järjestelmänvalvoja voi päättää joko lähettää Lyncin kehitysohjelman tiedot aina Microsoftille, olla lähettämättä niitä koskaan tai sallia käyttäjien päättää asiasta itse. Käyttäjä voi muuttaa tätä asetusta Asetukset-valintaikkunassa. Myös järjestelmänvalvoja voi määrittää tämän asetuksen käyttämällä ryhmäkäytäntöasetusta. Jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt tämän asetuksen organisaatiolle, käyttäjää ei pyydetä lähettämään tietoja Microsoftille.
Tavoitettavuus- ja yhteystiedot
Tietoja tästä ominaisuudesta: Tavoitettavuus- ja yhteystietojen avulla käyttäjä voi tarkastella muiden käyttäjien tavoitettavuus- ja yhteystietoja (sekä organisaation sisä- että ulkopuolella) ja jakaa omia julkisia tietojaan, kuten tavoitettavuus-, tila-, ammattinimike- ja sijaintietoja sekä muistiinpanoja. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi myös määrittää Outlook ja Exchange Serverin yhteiskäytön, jolloin käyttäjän poissaoloviestit ja muut tilatiedot (esimerkiksi Outlook-kalenteriin merkityt kokoukset) näkyvät.
Tietojen kerääminen, käsitteleminen tai uudelleenlähettäminen: Käyttäjän kirjautumisosoite ja salasana kirjautumista ja tunnistautumista varten. Jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt Outlookin ja Exchange Serverin toimimaan yhdessä, ja toiminto on käytössä Outlookissa, yhteystietokortissa näkyvät kaikki näkyville halutut lisäpuhelinnumerot, poissaoloviestit ja muut tilatiedot, mukaan lukien kaikki muistiinpanot tai tavoitettavuustiedot, jotka käyttäjä on lisännyt manuaalisesti. Mitään tietoja ei lähetetä Microsoftille.
Tietojen käyttäminen: Kirjautumisosoitetta ja salasanaa käytetään Lynciin kirjautumiseen ja Lync-palvelimeen yhdistämiseen. Käyttäjän määrittämistä yksityisyysasetuksista riippuen muut Lync-käyttäjät ja ohjelmat voivat päästä käsiksi käyttäjän tavoitettavuus-, yhteys- ja tilatietoihin (jos ne julkaistaan), jolloin käyttäjät voivat helpommin kommunikoida toistensa kanssa.
Valinta ja hallinta: Tavoitettavuus- ja yhteystietojen asetuksia hallitaan Lyncin työpöytäsovelluksella.
Käyttäjäkokemuksen laatuun (QoE) liittyvä tietojen kerääminen ja raportointi
Tietoja tästä ominaisuudesta: Kokemuksen laatu (QoE), tietojen kerääminen ja raportointi -ominaisuuden avulla kerätään ja raportoidaan Lyncin kautta tapahtuvan vertaiskommunikoinnin ja kokousten laatua. Tilastotiedot sisältävät esimerkiksi IP-osoitteet, hävikkitiedot, käytetyt laitteet sekä puhelunaikaiset heikkolaatuiset tapahtumat.
Tietojen kerääminen, käsitteleminen tai lähettäminen: Jos yrityksen järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön kokemuksen laaduntarkkailun, Lyncin vertaiskommunikoinnin ja kokousten median laatutiedot tallennetaan QoE-tietokantaan. Tämä ominaisuus ei tallenna Lyncin sisältöä. Kokemuksen laatutiedot tallennetaan yrityksen käytössä olevaan valvontapalvelimen taustatietokantaan ja ne raportoidaan kokoelmana vakiovalvontapalvelinraportteja. Mitään tietoja ei lähetetä Microsoftille.
Tietojen käyttäminen: Yrityksen järjestelmänvalvojalla on pääsy näihin tietoihin, ja hän voi käyttää niitä, jos haluaa kerätä palautetta järjestelmän median laadusta. Näihin tietoihin kuuluu myös käyttäjän IP-osoite.
Valinta ja hallinta: Kokemuksen laaduntarkkailu on oletusarvoisesti käytössä, mutta yrityksen järjestelmänvalvojan tulee asentaa valvontapalvelin, joka on yhdistetty valvontapalvelimen taustatietokantaan, jos hän haluaa kerätä kokemuksen laatutietoja. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi käyttää valvontapalvelimen vakioraportteja tai luoda mukautettuja raportteja valvontapalvelimen tietokannasta.
Automaattinen rajaus
Tietoja tästä ominaisuudesta: Kun käyttäjä jakaa videonsa videoneuvottelun aikana, automaattinen rajaustoiminto päättelee kasvotunnistuksen avulla, missä verkkokameran kuvan alueella käyttäjän kasvot ovat. Kun käyttäjän kasvot on tunnistettu, Lync-sovellus muuttaa tämän tiedon koordinaateiksi ja lisää koordinaatit lähettämäänsä videokuvaan. Vastaanottava Lync-sovellus käyttää hyväkseen tätä tietoa ja rajaa saapuvan videokuvan sen alkuperäisen kuvasuhteen mukaisesti ja koordinaatteja noudattaen, jotta käyttäjän kasvot näkyisivät rajatun videon keskellä. Automaattinen rajaus on reaaliaikainen toiminto, joka tarkkailee jatkuvasti käyttäjän liikkeitä ja mukauttaa koordinaatteja sen mukaisesti, jolloin videokuvaa vastaanottava Lync-sovellus pystyy mukauttamaan videon rajausta ja käyttäjän kasvot pysyvät edelleen videonäkymän keskellä.
Tietojen kerääminen, käsitteleminen tai uudelleenlähettäminen: Käyttäjän pään koordinaatit suhteessa kameran näkymään lisätään videokuvaan. Mitään tietoja ei lähetetä Microsoftille.
Tietojen käyttäminen: koordinaatteja käytetään saapuvan videokuvan oikean osan rajaamiseen.
Valinta/hallinta: Tätä toimintoa ei voi ottaa pois käytöstä.
Huomautus: Vanhojen Lync-versioiden ja Lyncin mobiiliversioiden käyttäjät näkevät lähetetyn videon rajaamattomana.
